Ein Online-Terminplaner ist für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) zu einem unverzichtbaren Tool geworden, um die Terminplanung und -organisation effizienter zu gestalten.
Mit einem Online-Terminplaner lassen sich Termine und Buchungen rund um die Uhr annehmen, ohne dass eine manuelle Bearbeitung durch die Mitarbeiter nötig ist. Dies spart Zeit und senkt Kosten für die Terminkoordination bei Kundenanfragen oder vereinbarungen von Gesprächsterminen.
Die Self-Service-Buchungsmöglichkeit über einen Online-Kalender ermöglicht es Interessenten, bestehenden Kunden und Bewerbern, eigenständig ihre Wunschtermine auszuwählen und zu reservieren. Somit lassen sich Termine automatisiert und zentral verwalten, ohne dass Anfragen manuell bearbeitet werden müssen.
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Funktionsweise solcher Online-Terminplaner, welche führenden Lösungen es gibt und was bei der Einführung zu beachten ist.
Was ist ein Online Terminplaner?
Ein Online-Terminplaner ist eine Softwarelösung, die es ermöglicht, Termine und Buchungen über eine webbasierte Oberfläche anzubieten, zu verwalten und für Kunden zur selbstständigen Online-Reservierung freizuschalten.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Kalendern und Termintools lassen sich Online-Terminplaner über eine URL öffentlich im Internet bereitstellen. Kunden und Interessenten können so auf die Terminübersicht zugreifen und ihre Wunsch-Slots mit wenigen Klicks selbst buchen.
Arten von Online-Terminplanern
Es gibt grundsätzlich zwei Arten von Online-Terminplanern:
Basis-Terminplaner: Einfache Terminplaner bieten grundlegende Funktionen wie Terminslots, Kalendersynchronisation und Erinnerungen. Sie eignen sich für kleine Unternehmen und Freiberufler mit einfachen Terminbuchungsbedürfnissen.
Erweiterte Terminplaner: Umfangreichere Lösungen für mittlere und größere Unternehmen mit zusätzlichen Funktionen wie:
- Terminvereinbarung mit mehreren Mitarbeitern (Round-Robin- und Kollektivtermine)
- Terminbuchung für unterschiedliche Services
- Kunden- und Leistungsmanagement
- Zahlungsabwicklung
- Automatische Ressourcenplanung
- Analysen und Reports
Erweiterte Online-Planer können also komplexe Terminprozesse mit CRM- und ERP-Systemen integrieren. Preise unterscheiden sich je nach Funktionsumfang erheblich.
In den folgenden Abschnitten werden einige der führenden Online-Terminplaner für Unternehmen genauer vorgestellt und verglichen.
Die 14 besten Online-Terminplaner 2024
Auf dem Markt existieren zahlreiche Anbieter für Online-Terminplaner mit unterschiedlichen Funktionen, Integrationsmöglichkeiten und Preisen. Im Folgenden werden einige der beliebtesten Lösungen verglichen.
- Zeeg
- Doodle
- Calendly
- SimplyBook.me
- Terminland
- Citurio
- Chilipiper
- Calenso
- Brevo
- Timify
- Etermin
- Google Calendar
- Microsoft Bookings
- HubSpot Meeting Scheduler
Zeeg
Zeeg ist ein DSGVO-konformer deutscher Anbieter für Online-Terminplanung, der sich an KMUs und Enterprise-Kunden richtet. Die Lösung zeichnet sich durch umfassende Funktionalitäten von Basis-Features bis hin zu erweiterten Optionen für Team- und Ressourcenmanagement aus.
Vorteile:
- Attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis
- Umfangreiche Features und Skalierbarkeit
- Konform mit DSGVO-Vorgaben
- Für KMUs und Unternehmenskunden geeignet
Nachteile:
- Vergleichsweise geringere Bekanntheit
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Doodle
Doodle ist eine bekannte Terminumfrage-Lösung, um geeignete Zeiten für Treffen und Veranstaltungen zu finden. Weniger komplexe Funktionen als moderne Terminplaner, aber weit verbreiteter Einsatz für terminliche Abstimmung.
Vorteile:
- Hohe Bekanntheit und Verbreitung
- Einfache terminliche Abstimmung
Nachteile:
- Nur Terminabstimmung, keine direkte Buchung
- Weniger CRM-Features
Calendly
Calendly ist ein bekannter Terminplaner mit Basis-Funktionalitäten, der sich an Freiberufler und kleine Teams richtet. Die Lösung bietet eine einfache Bedienbarkeit, geht aber KMUs mit steigender Größe oft an ihre Grenzen.
Vorteile:
- Einfache Einrichtung und Nutzung
- Beliebt bei Solopreneuren
Nachteile:
- Begrenzter Funktionsumfang
- Geringe Skalierbarkeit für größere Anwender
SimplyBook.me
SimplyBook.me positioniert sich durch einen schlanken Funktionsumfang als einfache Terminbuchungslösung für Ein-Personen-Betriebe. Intuitive Bedienung mit Fokus auf Basisfunktionalitäten.
Vorteile:
- Ansprechende einfache Nutzung
- Transparente kostenlose Testoption
Nachteile:
- Sehr begrenzter Funktionsumfang
- Kaum Erweiterungen oder CRM-Features
Terminland
Terminland ist ein benutzerfreundlicher Online-Terminplaner, der sich an kleine und mittlere Unternehmen richtet. Die Lösung bietet eine einfache Einrichtung, individuelle Anpassungsmöglichkeiten und eine Vielzahl von Integrationen mit gängigen Kalender- und Bezahlsystemen. Mit Terminland können Unternehmen ihre Terminplanung effizient verwalten und ihren Kunden eine reibungslose Buchungserfahrung bieten.
Citurio
Citurio ist eine umfassende Terminplanungslösung, die neben der Terminbuchung auch Funktionen für Kundenverwaltung, Mitarbeiterplanung und Analysemöglichkeiten bietet. Die Plattform eignet sich besonders für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen an die Terminorganisation und -verwaltung. Citurio lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu optimieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern.
Chilipiper
Chilipiper ist ein leistungsstarker Terminplaner, der sich auf die Automatisierung von Vertriebsprozessen spezialisiert hat. Mit Chilipiper können Vertriebsteams qualifizierte Leads schnell identifizieren, Termine automatisch zuweisen und den gesamten Vertriebstrichter effizient verwalten. Die Lösung bietet eine Vielzahl von Integrationen mit CRM- und Marketingtools und ermöglicht es Unternehmen, ihre Vertriebsaktivitäten zu skalieren und den Umsatz zu steigern.
Calenso
Calenso ist eine flexible Terminplanungslösung, die sich an Dienstleistungsunternehmen richtet. Mit Calenso können Unternehmen ihre Termine, Ressourcen und Kundendaten zentral verwalten und ihren Kunden eine einfache Online-Buchung ermöglichen. Die Plattform bietet eine Vielzahl von Anpassungsmöglichkeiten, um das Erscheinungsbild und die Funktionalitäten an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anzupassen.
Brevo
Brevo ist eine umfassende Marketing-Automatisierungsplattform, die auch eine Terminplanungsfunktion beinhaltet. Mit Brevo können Unternehmen ihre gesamte Kundenkommunikation, einschließlich E-Mail-Marketing, SMS-Kampagnen und Terminbuchungen, an einem zentralen Ort verwalten. Die Terminplanungsfunktion von Brevo ermöglicht es Unternehmen, nahtlos Termine in ihre Marketingaktivitäten zu integrieren und so die Kundeninteraktion zu optimieren.
Timify
Timify ist eine benutzerfreundliche Terminplanungslösung, die sich an kleine und mittlere Unternehmen richtet. Mit Timify können Unternehmen ihre Termine online verwalten, Kundendaten erfassen und automatische Erinnerungen versenden. Die Plattform bietet eine Vielzahl von Integrationen mit Kalender- und Bezahlsystemen und lässt sich einfach in die bestehende Website des Unternehmens einbinden.
Etermin
Etermin ist ein leistungsstarker Online-Terminplaner, der sich besonders für Unternehmen mit hohem Terminaufkommen eignet. Die Lösung bietet eine Vielzahl von Funktionen für die Terminplanung, Kundenverwaltung und Ressourcenplanung. Mit Etermin können Unternehmen ihre Terminprozesse automatisieren, die Auslastung optimieren und die Kundenzufriedenheit steigern.
Google Calendar
Google Calendar ist ein weit verbreiteter Online-Kalender, der auch Funktionen für die Terminplanung bietet. Mit Google Calendar können Unternehmen Termine erstellen, mit Kunden teilen und automatische Erinnerungen versenden. Die Lösung ist kostenlos verfügbar und lässt sich nahtlos mit anderen Google-Diensten wie Gmail und Google Meet integrieren.
Microsoft Bookings
Microsoft Bookings ist ein Terminplanungstool, das Teil der Microsoft 365-Suite ist. Mit Bookings können Unternehmen ihre Terminplanung verwalten, Kundendaten erfassen und automatische Benachrichtigungen versenden. Die Lösung ist eng mit anderen Microsoft-Diensten wie Outlook und Teams integriert und ermöglicht es Unternehmen, ihre Terminprozesse effizient zu verwalten.
HubSpot Meeting Scheduler
Der HubSpot Meeting Scheduler ist ein Terminplanungstool, das Teil der HubSpot CRM-Plattform ist. Mit dem Meeting Scheduler können Vertriebsteams schnell und einfach Termine mit Leads und Kunden vereinbaren. Die Lösung ist eng mit dem HubSpot CRM verknüpft und ermöglicht es Unternehmen, ihre Vertriebsaktivitäten zu optimieren und die Konversionsraten zu steigern.
Wichtige Funktionen und Integrationen von Online-Terminplanern
Moderne Online-Terminplaner bieten eine Vielzahl praktischer Funktionen und Integrationsmöglichkeiten, um Terminprozesse so automatisiert und nahtlos wie möglich zu gestalten.
Flexible Terminvereinbarung
Eine der wichtigsten Funktionen ist die Terminvereinbarung selbst, bei der Unternehmen Terminslots mit spezifischer Dauer und Pufferzeiten einstellen können. Zusätzlich lassen sich Regelungen zur Terminvergabe, wie beispielsweise die maximale Anzahl von Terminen pro Slot oder Kunde, festlegen. Um die Terminseiten an die Unternehmensidentität anzupassen, bieten viele Online-Terminplaner die Möglichkeit, Farben, Logos und Texte individuell zu gestalten.
Effizientes Ressourcenmanagement
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Ressourcenmanagement, bei dem mehrere Mitarbeiter, Räume oder andere Ressourcen hinterlegt werden können. Die Zuweisung von Terminen zu diesen Ressourcen kann entweder automatisiert oder manuell erfolgen, je nach den Anforderungen des Unternehmens. Dies ermöglicht eine effiziente Nutzung der vorhandenen Kapazitäten und verhindert Doppelbuchungen.
24/7 Self-Service-Buchung
Ein entscheidender Vorteil von Online-Terminplanern ist die Möglichkeit der Self-Service-Buchung. Kunden und Interessenten können rund um die Uhr über den Terminplaner auf die verfügbaren Termine zugreifen und diese selbstständig buchen, ohne dass eine Registrierung oder ein Benutzerkonto erforderlich ist. Dieser 24/7-Service erhöht die Flexibilität für Kunden und entlastet gleichzeitig den Kundenservice des Unternehmens.
Automatische Benachrichtigungen
Um sicherzustellen, dass Kunden ihre Termine einhalten und rechtzeitig erscheinen, bieten Online-Terminplaner automatische E-Mail- und SMS-Erinnerungen. Diese Benachrichtigungen können auch bei eingehenden Terminanfragen oder -stornierungen an das Unternehmen gesendet werden, um eine zeitnahe Reaktion zu ermöglichen.
Integrierte Analysen und Berichte
Für Unternehmen ist es wichtig, die Auslastung, den Umsatz und die Kundeninteraktionen im Blick zu behalten. Hier bieten viele Online-Terminplaner integrierte Analysefunktionen, die Berichte zu diesen Kennzahlen erstellen. Zusätzlich können auch Leads und Conversions verfolgt werden, um den Erfolg von Marketingmaßnahmen zu messen.
Nahtlose Zahlungsabwicklung
Eine weitere nützliche Funktion ist die Möglichkeit der Zahlungsabwicklung direkt bei der Terminbuchung. Durch die Anbindung von Zahlungsanbietern wie Stripe oder PayPal können Kunden bereits bei der Buchung online bezahlen, was den Prozess für beide Seiten vereinfacht und beschleunigt.
Integration mit bestehenden Systemen
Integration ist ein Schlüsselfaktor für die nahtlose Einbindung von Online-Terminplanern in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Die Synchronisation mit gängigen Kalender-Anwendungen wie Google Kalender, Office 365, Outlook oder Apple Kalender ermöglicht es, Termine automatisch zu übertragen und Konflikte zu vermeiden. Auch die Einbindung von Videokonferenz-Tools wie Zoom oder GoToMeeting ist möglich, um virtuelle Meetings direkt aus dem Terminplaner heraus zu starten und Einladungslinks automatisch an die Teilnehmer zu versenden.
Kundendatenmanagement und Helpdesk-Integration
Um die Kundendaten zentral zu verwalten und zu nutzen, bieten viele Online-Terminplaner Schnittstellen zu CRM-Systemen. Dadurch können Kundendaten abgeglichen, angereichert und für personalisierte Kommunikation genutzt werden. Auch die Verknüpfung mit Helpdesk-Systemen wie Zendesk ist möglich, um Kundenanfragen und -tickets direkt mit den gebuchten Terminen zu verknüpfen und so einen besseren Überblick und schnellere Reaktionszeiten zu ermöglichen.
Dank dieser umfangreichen Funktionen und Integrationen können Online-Terminplaner zu einem zentralen Bestandteil der Kommunikation und Automatisierung im Unternehmen werden. Sie optimieren nicht nur die Terminplanung selbst, sondern verbessern auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen und tragen so zu einer höheren Effizienz und Kundenzufriedenheit bei.
Vorteile durch die Nutzung von Online-Terminplanern
Online-Terminplaner bieten eine Reihe überzeugender Vorteile, die sie zu einem wertvollen Tool für die Automatisierung von Terminprozessen machen.
- Effizienzsteigerung: Durch die Self-Service-Buchung per Terminplaner lassen sich manuelle Tätigkeiten enorm reduzieren. Anfragen und Terminabsprachen per E-Mail oder Telefon entfallen, Mitarbeiter werden entlastet.
- Flexiblere Terminbuchung: Kunden und Interessenten können 24/7 nach verfügbaren Terminen suchen und diese online selbst buchen. Dies beschleunigt Terminvereinbarungen unabhängig von Öffnungszeiten.
- Höhere Kundenzufriedenheit: Durch schnellere Buchungsmöglichkeiten und Erinnerungen sinkt die No-Show-Rate. Kunden schätzen die Flexibilität und Zeitersparnis bei der Online-Terminvergabe.
- Bessere Auslastung: Die Mitarbeiter-Auslastung lässt sich durch die automatische Ressourcenplanung optimieren. Zeiten und Kapazitäten werden effizienter genutzt.
- Umsatzsteigerung: Durch mehr Buchungen, reduzierte No-Shows sowie Up- und Cross-Selling-Optionen im Buchungsprozess kann der Umsatz gesteigert werden.
- Daten und Analysen: Online-Terminplaner liefern wertvolle Daten zu Auslastung, Kunden, Leistungen etc. und machen die Terminorganisation mess- und optimierbar.
Dank dieser Vorteile amortisieren sich Online-Terminplaner schnell und steigern nachhaltig die Effizienz im Terminmanagement von Unternehmen.
Fazit
Online-Terminplaner haben sich als effiziente Lösung für die Automatisierung und Optimierung von Terminbuchungsprozessen etabliert. Sie ermöglichen Self-Service-Buchungen rund um die Uhr, senken den manuellen Koordinationsaufwand und verbessern die Auslastung und Planbarkeit.
Besonders kleine und mittlere Unternehmen profitieren von den vielfältigen Basis-Funktionalitäten einfacher Tools bis hin zu umfangreichen Unternehmenslösungen. Beliebte Anbieter sind dabei unter anderem Zeeg, Calendly, Doodle oder SimplyBook aufgrund benutzerfreundlicher Bedienkonzepte und fairen Preisen.
Bei der Einführung sollte auf die zentralen Terminvergabeprozesse, nutzerfreundliches Design sowie kontinuierliche Analyse und Optimierung geachtet werden.
Durch Automatisierung per Online-Terminplaner lassen sich die Terminorganisation und -vergabe nachhaltig effizienter und kundenfreundlicher gestalten sowie manuelle Tätigkeiten deutlich reduzieren. Eine Investition, die sich schon innerhalb weniger Monate bezahlt macht.