Wie work4all die Zeit für Terminplanung um 60% reduzierte
Innerhalb weniger Wochen sank der Aufwand für die Terminplanung um etwa 60 %.
Zeit, die jetzt in die Betreuung der wachsenden Kundenbasis fließt.
Die Kalenderintegration hat die Doppelbuchungen beseitigt, die früher den Support-Zeitplan belasteten.
Von ihrem Hauptsitz in Köln entwickelt work4all seit über drei Jahrzehnten Software, die die Geschäftsprozesse von mehr als 1.000 Unternehmen in Europa steuert. Ihr 35-köpfiges Team betreut über 20.000 Anwender und bietet Lösungen, die alle Prozesse vom ersten Kundenkontakt bis zur Buchhaltungsschnittstelle abdecken.
„Die Partnerschaft mit Zeeg war für unser Unternehmen ein entscheidender Wendepunkt. Ihr Terminplanungssystem hat die Art und Weise revolutioniert, wie wir Support und Beratungsdienste abwickeln. Unsere Kunden lieben die Bequemlichkeit der Terminbuchung über Zeeg und es hat unsere betriebliche Effizienz erheblich verbessert.“
Wenn Softwareentwickler Software brauchen
Die Geschichte von work4all spiegelt die Evolution von Business-Software wider. Angefangen mit On-Premise-Lösungen für Messebauer und mittelständische Handwerksbetriebe in den frühen 1990er Jahren, hat sich das Unternehmen kontinuierlich an neue Technologien und Geschäftsanforderungen angepasst. Als ihre Kunden in die Cloud wechselten, vollzog auch work4all diesen Schritt und entwickelte sich zu einem der führenden deutschen Anbieter umfassender Geschäftsprozesslösungen.
Für ein Unternehmen, das sich der Lösung komplexer Geschäftsprobleme verschrieben hat, war diese Herausforderung besonders ironisch. Hier war work4all, entwickelte anspruchsvolle Lösungen für tausende von Unternehmen, während das eigene Team mit der scheinbar einfachen Aufgabe der Terminkoordination kämpfte.
Die Herausforderung ging über die bloße Suche nach verfügbaren Zeitfenstern hinaus. Als deutscher Softwareanbieter, der sensible Geschäftsdaten verarbeitet, benötigte work4all eine Terminplanungslösung, die die strengen Anforderungen der DSGVO erfüllen und sich nahtlos in ihre bestehenden Systeme integrieren konnte. Ihr über drei Jahrzehnte aufgebauter Ruf verlangte nichts weniger.
Buchungslinks direkt in jedem Support-Ticket, auf europäischen Servern
Die Integration ging weit über das bloße Hinzufügen einer Terminplanungsebene hinaus. Zeegs Buchungslinks wurden direkt in die E-Mails des Ticketsystems eingebettet und bildeten damit eine natürliche Erweiterung der bestehenden Workflows. Die Round-Robin-Funktion sorgte für eine faire Verteilung der Beratungstermine im Team, während die Kalenderintegration die Doppelbuchungen eliminierte, die früher den Support-Zeitplan belasteten.
Was Zeeg auszeichnete, war das Verständnis für die Anforderungen deutscher Unternehmen. Alle Daten bleiben auf europäischen Servern gespeichert und gewährleisten so vollständige DSGVO-Konformität – ein entscheidender Faktor für work4all und ihre Kunden. Die Fähigkeit des Systems, sich bei strikter Einhaltung der Datenschutzstandards tief in bestehende Tools zu integrieren, machte es zur idealen Lösung für work4all's Bedürfnisse.
60 % weniger Aufwand für Terminplanung und schnellerer Umsatz
Die Auswirkungen waren unmittelbar und messbar. Innerhalb weniger Wochen reduzierte work4all den Aufwand für die Terminplanung um etwa 60%. Dies bedeutete eine Zeitersparnis von bis zu einem halben Arbeitstag pro Mitarbeiter und Woche – wertvolle Zeit, die nun in die Betreuung der wachsenden Kundenbasis investiert werden konnte.
Noch bedeutender als die Zeitersparnis war jedoch, wie die Integration die Umsatzgenerierung beschleunigte. Durch die Optimierung des gesamten Prozesses von der Buchung bis zur Abrechnung verwandelte work4all eine ehemalige administrative Belastung in einen Wettbewerbsvorteil.
Heute erlebt man bei der Buchung einer Beratung oder Support-Sitzung bei work4all einen nahtlosen Prozess, bei dem jeder Schritt automatisiert und sicher ist. Jede Buchung wird automatisch an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet, jede Erinnerung wird ohne manuellen Eingriff versandt, und alle Daten bleiben unter strengen deutschen Datenschutzstandards geschützt.
Für das Team von work4all bedeutet dies mehr Zeit, sich auf ihre Kernkompetenz zu konzentrieren – innovative Lösungen für ihre Kunden zu entwickeln. Für ihre Kunden bedeutet es schnelleren Zugang zu Support- und Beratungsleistungen, mit der Sicherheit, mit Unternehmen zusammenzuarbeiten, die den Datenschutz ebenso ernst nehmen wie sie selbst.
Mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung von work4all und der Betreuung von immer mehr Unternehmen in Europa werden sich auch ihre Terminplanungsmöglichkeiten weiterentwickeln. Ihr Erfolg zeigt, dass manchmal die wirkungsvollsten Verbesserungen aus der Lösung scheinbar einfacher Herausforderungen entstehen, die jedes Unternehmen täglich betreffen.
