CentralStation CRM hat sich als benutzerfreundliche Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen einen Namen gemacht. Doch ist das deutsche CRM-System wirklich die beste Wahl für dein Unternehmen? In diesem umfassenden Review werden die Kernfunktionen, die Preisgestaltung und der Vergleich zur Konkurrenz beleuchtet. Abschließend wird Zeeg vorgestellt, ein Terminplanungstool, das eine geeignete Alternative zu CentralStation CRM darstellt, welches Terminplanung und CRM miteinander vereint.
Das in Deutschland entwickelte CRM CentralStation richtet sich speziell an Teams, die eine einfache aber effektive Kundenverwaltung suchen. Mit über 10.000 zufriedenen Kunden und einer Bewertung von 4,7 Sternen scheint das Tool zu überzeugen.¹
Was ist CentralStation CRM?
CentralStation CRM ist ein webbasiertes Kundenmanagement-System, das 2010 entwickelt wurde. Das Tool zeichnet sich durch seinen Fokus auf Einfachheit und praktische Funktionen aus, ohne Nutzer mit überflüssigen Features zu überfordern.
Die Philosophie hinter CentralStation CRM ist klar: Wenige Funktionen – aber wirklich durchdacht. Statt ein aufgeblähtes System zu entwickeln, konzentrieren sich die Macher auf die wesentlichen Aspekte des Kundenbeziehungsmanagements. Das macht das Tool besonders für CRM-Einsteiger und kleine Teams attraktiv.
Als vollständig cloudbasierte Lösung ermöglicht CentralStation CRM den Zugriff von überall – egal ob vom Büro, unterwegs oder im Homeoffice. Die Daten werden dabei DSGVO-konform auf deutschen Servern gespeichert, was für viele europäische Unternehmen ein wichtiger Pluspunkt ist.
CentralStation CRM: Wichtigste Funktionen im Überblick
CentralStation CRM Features im Detail
Kontakt- und Firmenverwaltung
Das Herzstück von CentralStation CRM ist die intuitive Kontaktdatenbank. Unter dem Menüpunkt "Personen" findest du alle Kontakte und Leads übersichtlich zusammengefasst. Mit wenigen Klicks erstellst du eine vollständige Personenakte mit allen wichtigen Informationen:
- Namen und Kontaktdaten
- Adressen und Telefonnummern
- Social-Media-Profile
- Persönliche Details wie Geburtstage
- Individuelle Zusatzfelder nach Bedarf
Zusätzlich kannst du Firmendaten in einem separaten Bereich verwalten. Hier werden Unternehmensinformationen nach dem gleichen Prinzip wie Einzelpersonen organisiert. Praktisch: Du kannst Tags zu deinen Kontakten hinzufügen, was eine effektive Filterung und Organisation ermöglicht.
Ein Wermutstropfen: CentralStation CRM unterscheidet nicht zwischen Bestandskunden und Leads, was in größeren Vertriebsteams zu Unübersichtlichkeit führen kann.
E-Mail-Integration und Kommunikation
Die E-Mail-Integration ist ein zentrales Feature, auch wenn sie ihre Tücken hat. Während CentralStation CRM keinen eigenen E-Mail-Service bietet, kannst du ein- und ausgehende E-Mails problemlos Kontakten zuordnen.
Mit Microsoft 365 funktioniert das nahezu perfekt: E-Mails werden automatisch dem entsprechenden Kontakt zugeordnet. Bei anderen E-Mail-Anbietern wie Gmail oder Apple Mail musst du E-Mails manuell über eine spezielle CRM-Ablage-Adresse weiterleiten. Dennoch ist das System nach einer kurzen Eingewöhnungsphase durchaus praktikabel.
Zusätzlich bietet CentralStation CRM eine Integration mit Userlike für Live-Chat-Funktionen – eine nette Ergänzung für den Kundensupport.
Aufgaben- und Projektmanagement
CentralStation CRM punktet mit seinem durchdachten Aufgabenmanagement. Du kannst individuelle Aufgaben erstellen und Teammitgliedern zuweisen – von Kundenbesuchen über Produktpräsentationen bis hin zu Telefonaten.
Die Aufgaben werden automatisch in den integrierten Kalender eingetragen und erscheinen in einer separaten "Meine Aufgaben"-Ansicht. Das macht die Tagesplanung deutlich einfacher und hilft, keine wichtigen Termine zu vergessen.
Besonders clever: Angebote lassen sich mit Aufgaben verknüpfen und zu größeren Projekten zusammenfassen. So behältst du auch bei komplexeren Verkaufsprozessen den Überblick.
Sales und Angebotsverwaltung
Für Vertriebsteams bietet CentralStation CRM solide Funktionen zur Angebotserstellung und -verfolgung. Angebote lassen sich schnell erstellen, aktualisieren und verschiedenen Projekten zuordnen. Das Dashboard zeigt eine übersichtliche Jahresgrafik mit offenen, erwarteten und gewonnenen Angeboten.
Allerdings ist die Sales-Funktionalität im Vergleich zu spezialisierten CRM-Systemen wie Pipedrive oder Salesforce eher grundlegend. Erweiterte Pipeline-Management-Features oder automatisierte Sales-Prozesse kann CentralStation CRM nicht bieten.
Marketing-Features
Im Marketing-Bereich ist CentralStation CRM eher bescheiden ausgestattet. Du kannst eigene Webformulare erstellen und auf deiner Website einbinden – das wars aber auch schon weitestgehend. Für echtes E-Mail-Marketing oder Marketing-Automation musst du externe Tools einsetzen.
Allerdings gibt es eine Kooperation mit EchtPost für postalische Aktionen, allerdings gegen Aufpreis.
Mobile Apps und Benutzerfreundlichkeit
Die mobilen Apps für iOS und Android sind benutzerfreundlich und bieten alle wichtigen Funktionen der Desktop-Version. Innerhalb kürzester Zeit bist du startklar und kannst Kontakte und Aufgaben auch unterwegs verwalten.
Die Benutzeroberfläche ist generell sehr intuitiv gestaltet. CentralStation CRM folgt dem Prinzip "weniger ist mehr" und überfordert Nutzer nicht mit zu vielen Optionen. Das macht das Tool besonders für CRM-Einsteiger attraktiv.
Integrationen und Schnittstellen
CentralStation CRM bietet einige nützliche Integrationen:
- Userlike: Live-Chat-Funktionen
- EchtPost: Versand von Postkarten
- FastBill: Buchhaltungsintegration
- HelpSpace: Kundensupport-Funktionen
- Microsoft 365: Nahtlose E-Mail-Integration
Die Auswahl ist jedoch begrenzt im Vergleich zu größeren CRM-Anbietern. Viele moderne Integrationen mit Marketing-Tools oder anderen Business-Anwendungen fehlen.
CentralStation CRM Preisstruktur
Alle Preise wurden der CentralStation CRM Website entnommen (abgerufen am 27.05.2025).²
Grundsätzlich lässt sich zur Preisgestaltung von CentralStation CRM sagen, dass keine Langzeitverträge angeboten werden, es eine 30-tägige kostenlose Testphase gibt und der Vertrag jederzeit kündbar ist.
Starter (Kostenlose Version)
Die kostenlose Version ist im Vergleich zu anderen CRM-Anbietern sehr großzügig. Mit 3 Nutzern, 200 Kontakten und 100 MB Speicher eignet sie sich perfekt für Startups oder Einzelunternehmer, die erstmal reinschnuppern möchten.
Team (€24/Monat)
Der Team-Plan bietet die gleiche Nutzeranzahl, aber deutlich mehr Kontakte (3.000) und Speicherplatz (1 GB). Ideal für kleine Teams, die mehr Kundendaten verwalten müssen.
Small Office (€75/Monat)
Der beliebteste Plan unterstützt bis zu 10 Nutzer und 10.000 Kontakte – perfekt für wachsende Unternehmen. Mit 3 GB Speicherplatz bietet dieses Paket mehr Platz für Dokumente und Anhänge.
Business (€149/Monat)
Für mittelgroße Teams mit bis zu 20 Nutzern und 20.000 Kontakten. Mit 6 GB Speicherplatz bietet dieser Plan eine gute Balance zwischen Funktionen und Kosten für etablierte Unternehmen.
Enterprise (€289/Monat)
Für mittelständische Unternehmen mit bis zu 40 Nutzern und 40.000 Kontakten. Allerdings wird hier die Begrenzung des Systems deutlich – echte Enterprise-Features für große Unternehmen fehlen.
CentralStation CRM Login und Einrichtung
Erste Schritte mit CentralStation CRM
Die Einrichtung von CentralStation CRM ist einfach und dauert nur wenige Minuten:
- Registrierung: Besuche die CentralStation CRM-Website und erstelle ein kostenloses Konto
- E-Mail-Bestätigung: Bestätige deine E-Mail-Adresse über den zugesandten Link
- Profil vervollständigen: Gib deine Unternehmensdaten ein
- Plan wählen: Entscheide dich für den kostenlosen Starter-Plan oder eine kostenpflichtige Version
- Los gehts: Sofortiger Zugang zu deinem CRM-Dashboard
Datenimport und erste Einrichtung
Nach dem ersten Login führt dich ein kurzer Setup-Assistent durch die wichtigsten Einstellungen. Du kannst sofort Kontaktdaten aus verschiedenen Quellen importieren:
- Excel-Dateien (XLS-Format)
- Visitenkarten aus Xing
- Outlook-Kontakte
- Manuelle Eingabe
Der Import funktioniert in der Regel problemlos, auch wenn CSV-Dateien nicht unterstützt werden – ein kleiner Wermutstropfen.
Vor- und Nachteile von CentralStation CRM
✅ Einfachheit in der Bedienung: Sehr intuitive Benutzeroberfläche, die auch CRM-Neulinge schnell verstehen
✅ DSGVO-konforme Datenspeicherung: Server in Deutschland sorgen für Rechtssicherheit
✅ Verlässlicher deutscher Support: 93% der Kunden bewerten den Support als "sehr gut"¹
✅ Faire Preisgestaltung: Kostenlose Version verfügbar, keine versteckten Kosten
✅ Schnelle Einrichtung: In wenigen Minuten einsatzbereit
✅ Gute Mobile Apps: Vollwertige iOS- und Android-Apps
✅ Flexible Datenimporte: Kontakte aus Excel, Xing oder Outlook importieren
❌ Begrenzte Marketing-Funktionen: Kaum Features für E-Mail-Marketing oder Marketing-Automation
❌ Wenige Integrationen: Begrenzte Auswahl an Schnittstellen zu anderen Tools
❌ Eingeschränkte Support-Features: Kundensupport-Funktionen nur über kostenpflichtige Add-ons
❌ Keine Lead-/Kunden-Unterscheidung: Kann in größeren Teams zu Verwirrung führen
❌ Begrenzte Automatisierung: Wenige Workflow-Automatisierungen verfügbar
❌ Maximale Nutzerzahl: Auf 40 Nutzer begrenzt, nicht für größere Unternehmen geeignet
Was Kunden sagen
"Am besten gefällt mir, dass sich die Hardware aus DSGVO-Gründen in Deutschland befindet. Sehr wichtig für mich ist auch der sehr schnelle und praktische Helpdesk, der alle meine Probleme löste." - Angelika, Unternehmensinhaberin in Deutschland³
"Mein Geschäft ist sehr komplex. Tausende von Kunden, jede Branche, alle Größen zu handhaben. Mit CentralStation fand ich nach langer Zeit und vielen Versuchen endlich DAS TOOL zum Einsatz." - Verifizierter Rezensent³
"CentralStationCRM ist dank seines intuitiven Dashboards und seiner benutzerfreundlichen Oberfläche das mit Abstand am einfachsten zu bedienende CRM." - Onur, Senior Channel Sales Manager³
Top 5 Alternativen zu CentralStation CRM
Auch wenn CentralStation CRM für viele kleine Unternehmen eine gute Wahl ist, gibt es durchaus Alternativen, die je nach Anforderung besser geeignet sein könnten.
1. Zeeg
Zeeg kombiniert Terminbuchung mit einem vollständigem CRM-System.
Am besten für: Unternehmen, die ihre Kundengewinnung über Termine abwickeln
Wie unterscheidet sich Zeeg zu Centralstation CRM?
- Jeder gebuchte Termin wird automatisch zum qualifizierten Lead
- Native Exchange/Apple Calendar-Integration (einzigartig im CRM-Bereich)
- Deutsche Server und vollständige DSGVO-Konformität
- Transparente Preisstruktur ohne versteckte Kosten
- Eliminiert Medienbruch zwischen Terminbuchung und CRM
Preise: Starter kostenlos; Professional ab 10€/Nutzer/Monat, Business ab 16€/Nutzer/Monat
Während traditionelle CRMs Terminplanung als Zusatzfunktion behandeln, baut Zeeg das gesamte System um Appointments herum auf. Jeder gebuchte Termin wird automatisch als qualifizierter Lead erfasst, Gesprächsnotizen bleiben dauerhaft verknüpft und Follow-up-Automation startet ohne manuelle Eingriffe.
2. HubSpot CRM
HubSpot bietet ein umfassendes CRM mit starken Marketing-Automation-Features.
Am besten für: Unternehmen, die Marketing und Vertrieb kombinieren möchten
Wie unterscheidet sich HubSpot zu CentralStation CRM?
- Deutlich umfangreichere Marketing-Tools
- Bessere Lead-Nurturing-Funktionen
- Mehr Integrationen verfügbar
- Komplexere Benutzeroberfläche
- Kann schnell teuer werden
Preise: Kostenlose Version verfügbar; kostenpflichtige Pläne ab €15/Monat⁴
3. Pipedrive
Mit seiner visuellen Sales-Pipeline und aktivitätsbasierten Verkaufsmethodik kann Pipedrive punkten.
Am besten für: Vertriebsteams mit Fokus auf Pipeline-Management
Wie unterscheidet sich Pipedrive zu CentralStation CRM?
- Bessere Visualisierung der Sales-Pipeline
- Mehr Sales-Automatisierung
- Über 400 native Integrationen
- Fokus auf Vertriebsprozesse
- Höhere Lernkurve
Preise: Ab €14/Nutzer/Monat⁵
4. Zoho CRM
Zoho CRM bietet ein umfangreiches Feature-Set mit KI-Integration.
Am besten für: Unternehmen, die Enterprise-Features zu kleinen Preisen suchen
Wie unterscheidet sich Zoho CRM zu CentralStation CRM?
- KI-basierte Sales-Assistenz (Zia)
- Deutlich mehr Anpassungsmöglichkeiten
- Workflow-Automatisierung
- Komplexere Einrichtung
- Steile Lernkurve
Preise: Kostenlose Version für 3 Nutzer; kostenpflichtige Pläne ab €14/Nutzer/Monat⁶
5. Freshsales
Freshsales kombiniert CRM-Grundlagen mit modernen KI-Features.
Am besten für: Teams, die KI-gestützte Verkaufsinsights wünschen
Wie unterscheidet sich Freshsales zu CentralStation CRM?
- KI-basierte Lead-Bewertung (Freddy AI)
- Integrierte Telefonie
- Bessere Marketing-Integration
- Mehr moderne Features
- Höhere Komplexität
Preise: Kostenlose Version verfügbar für 3 Nutze; kostenpflichtige Pläne ab €9/Nutzer/Monat⁷
6. Monday Sales CRM
Monday bietet eine visuelle, anpassbare Plattform für Sales und Projektmanagement.
Am besten für: Teams, die CRM mit Projektmanagement verbinden möchten
Wie unterscheidet sich Monday Sales CRM zu CentralStation CRM?
- Hochgradig visuell und anpassbar
- Starke Projektmanagement-Features
- Viele Automatisierungs Optionen
- Moderne Benutzeroberfläche
- Kann überwältigend wirken
Preise: Ab €12/Nutzer/Monat⁸
👉 Lies mehr:
- Die Besten CRM-Systeme im Jahr 2025: Ein umfassender Vergleich
- Die beste CRM-Software für kleine Unternehmen in 2025
Wer sollte CentralStation CRM nutzen?
Kleine bis mittelständische Unternehmen: Die Preisstruktur und der Funktionsumfang passen perfekt zu KMU-Anforderungen.
CRM-Einsteiger: Die intuitive Bedienung macht den Einstieg ins Kundenmanagement besonders einfach.
Teams mit grundlegenden CRM-Bedürfnissen: Wenn du vor allem Kontakte verwalten und Aufgaben organisieren möchtest, ist CentralStation CRM ideal.
Datenschutzbewusste Unternehmen: DSGVO-Konformität und deutsche Server sind für viele europäische Firmen ein Muss.
Budgetorientierte Teams: Die fairen Preise machen es auch für kostensensible Unternehmen attraktiv.
Für wen ist CentralStation CRM weniger geeignet?
Große Unternehmen: Die Begrenzung auf 40 Nutzer und eingeschränkte Enterprise-Features sind nicht skalierbar genug.
Marketing-fokussierte Unternehmen: Wer umfangreiches E-Mail-Marketing oder Marketing-Automation benötigt, ist hier falsch.
Teams mit komplexen Sales-Prozessen: Erweiterte Pipeline-Management-Features oder Sales-Automation fehlen.
Integrations-Liebhaber: Die begrenzte Anzahl an Schnittstellen kann einschränkend wirken.
Fazit
CentralStation CRM ist eine solide, benutzerfreundliche Lösung für kleine bis mittelständische Unternehmen, die Wert auf Einfachheit und Datensicherheit legen. Die Stärken liegen eindeutig in der intuitiven Bedienung, dem hervorragenden deutschen Support und der fairen Preisgestaltung.
Für eine vollständige Kundenmanagement-Lösung empfiehlt sich die Kombination mit einer professionellen Terminplanungssoftware wie Zeeg. So deckst du sowohl die Kundenverwaltung als auch die effiziente Terminorganisation ab – und das zu einem fairen Gesamtpreis.
Letztendlich kommt es auf deine spezifischen Anforderungen an. Der kostenlose Tarif von CentralStation CRM bietet dir die perfekte Möglichkeit, das System risikofrei zu testen und herauszufinden, ob es zu deinem Unternehmen passt.
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Quellen (zuletzt abgerufen am 22. Juli 2025):
¹ CentralStation CRM, Homepage
² CentralStation CRM, Preise
³ Capterra , CentralStation CRM
⁴ HubSpot, Preise
⁵ Pipedrive, Preise
⁶ Zoho CRM, Preise
⁷ Freshsales, Preise
⁸ Monday.com, Preise
