Die Digitalisierung macht auch vor der Terminplanung nicht Halt. Immer mehr Unternehmen ermöglichen es ihren Kunden, Termine schnell und unkompliziert online zu buchen.
Mit Online-Terminbuchungssystemen lassen sich Termine rund um die Uhr buchen, verschieben und stornieren. Das spart Zeit für Unternehmen und bietet Kunden große Flexibilität.
Die Vorteile von Online-Terminbuchungstools liegen klar auf der Hand:
- Zeitersparnis durch Automatisierung des Buchungsprozesses
- Weniger Terminabsagen und No-Shows durch Erinnerungen per E-Mail/SMS
- Flexibilität für Kunden, da Terminbuchung 24/7 möglich ist
- Bessere Planung durch ständigen Überblick über verfügbare Termine
- Steigerung der Kundenzufriedenheit durch digitale Services
- Umsatzsteigerung durch leichtere Terminbuchung
Durch die Integration eines Online-Terminbuchungssystems auf der Website können Unternehmen ihren Kundenservice deutlich verbessern. Kunden buchen gerne digital und erwarten entsprechende Angebote.
In diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie die Terminplanung in Ihrem Unternehmen optimieren und automatisieren können. Wir stellen Ihnen die besten Tools vor, zeigen, wie Sie ein System kostenlos in Ihre Website integrieren und geben wertvolle Tipps für die reibungslose Einführung.
Kostenlose Online-Terminbuchungsoptionen
Viele Anbieter von Online-Terminbuchungssystemen stellen eine kostenlose Basisversion ihrer Software zur Verfügung. Diese eignet sich ideal zum Testen und für Unternehmen mit überschaubarem Buchungsvolumen.
Die Funktionen der kostenlosen Tools sind allerdings naturgemäß begrenzt. Meist lassen sich nur wenige Mitarbeiterkalender verbinden und die Individualisierungsmöglichkeiten sind eingeschränkt. Auch erweiterte Funktionen wie die Erhebung von Gebühren, integrierte Videotelefonie oder Zahlungsabwicklung per Online-Payment fehlen häufig.
Trotz der Einschränkungen sind kostenlose Online-Terminbuchungstools eine gute Option für Unternehmen, die folgende Kriterien erfüllen:
- Geringes Buchungsvolumen
- Keine komplexen Anforderungen an die Terminplanung
- Nur wenige Mitarbeiter, die Termine vergeben
- Keine Notwendigkeit für Gebührenerhebung oder Bezahlung
- Geringer Individualisierungsbedarf und Bedarf an Erinnerungsfunktionen
- Integration mit Ihrem Kalender und Website
Beliebte kostenlose Tools sind beispielsweise Zeeg, SimplyBook.me, oder Calendly. Mit diesen lässt sich bereits der Buchungsprozess deutlich vereinfachen. Upgrades mit zusätzlichen Funktionen sind zudem meist problemlos möglich.
Wenn Sie umfangreichere Funktionen benötigen, sollten Sie eher eine kostenpflichtige Software für Online-Terminbuchung in Betracht ziehen. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
Software und Tools für die Online-Terminbuchung
Möchten Sie umfangreichere Funktionen und mehr Flexibilität bei der Online-Terminplanung? Dann ist der Einsatz einer kostenpflichtigen Software ratsam.
Professionelle Terminbuchungstools bieten unter anderem:
- Anbindung mehrerer Mitarbeiter und Standorte
- Umfangreiche Individualisierungsmöglichkeiten
- Erstellung benutzerdefinierter Buchungsformulare
- SMS/E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen
- Kunden-und Mitarbeiter-Apps
- Berichtswesen und Auswertungsfunktionen
- Optionale Gebührenerhebung und Zahlungsabwicklung
Bei der Auswahl der Software sollten Sie darauf achten, dass folgende Kernkriterien erfüllt werden:
- Nahtlose Integration in Ihre Website
- Benutzerfreundliche Oberfläche für Kunden
- Flexible Anpassung an Ihr Geschäftsmodell
- Umfangreiche Automatisierungsfunktionen
- Solider Datenschutz und Zuverlässigkeit
- Intuitive Bedienbarkeit für Mitarbeiter
- Möglichkeit zur Skalierung und Erweiterung
Mit der richtigen Terminbuchungssoftware können Sie den Buchungsprozess in Ihrem Unternehmen erfolgreich digitalisieren und automatisieren. Kunden und Mitarbeiter werden es Ihnen danken.
Die besten Tools zur Online Terminbuchung
Neben den grundlegenden Funktionen und Möglichkeiten der Online-Terminbuchung lohnt sich auch ein Blick auf einzelne Anbieter und ihre Besonderheiten. Im Folgenden stellen wir Ihnen 9 beliebte Tools für die Terminplanung im Vergleich vor:
- Zeeg
- Calendly
- SimplyBook.me
- Zoho Bookings
- Acuity Scheduling
- OnceHub
- Chili Piper
- Terminland
- Microsoft Bookings
1. Zeeg
Zeeg ist eine cloudbasierte Buchungssoftware made in Germany, die sich besonders für Service-Unternehmen mit hohem Kundenandrang eignet. Die Software ermöglicht unter anderem die Buchung von Terminen 24/7 per Widget auf der Website, automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen, Zeitpläne und Pufferzeiten zwischen Terminen sowie der Anbindung an Google- und Microsoft Kalender.
Dank umfangreicher Anpassungsmöglichkeiten lässt sich Zeeg optimal auf die Bedürfnisse von Unternehmen zuschneiden. Die Software eignet sich ideal für Berater, Friseure, Spa Salons, Personal Trainer, Zahnärzte, kleine Vertriebsteams u.v.m.
Zeeg Kosten
- Preis: Kostenlose Basisversion, Professional Plan bereits ab 5€ im Monat (bei jährlicher Zahlung)
Zeeg Bewertungen
- Reviews: Capterra - 4,9 Sterne | OMR - 4,9 Sterne
2. Calendly
Calendly ist eine sehr beliebte und einfach zu bedienende Lösung für die Online-Terminvergabe aus den vereinigten Staaten. Das Tool überzeugt mit einer übersichtlicher Terminauswahl und Buchung per Klick, automatischer Optimierung freier Zeitfenster, Erstellung benutzerdefinierter Buchungsseiten.
Calendly ist eine gute Wahl für Unternehmen vorallem in den USA. Die Datenschutzkonformität ist die größte Herausforderung für Calendly, da Daten nicht in Europa gespeichert werden. Mittlerweile gibt es viele spannende Alternativen zum einstigen Platzhirsch.
Calendly Kosten
- Preis: Kostenlose Basisversion, Pro-Version mit erweitertem Funktionsumfang kostet ab 12€ pro Monat.
Calendly Bewertungen
- Reviews: Capterra - 4,7 Sterne ❘ OMR - 4,6 Sterne
3. SimplyBook.me
SimplyBook.me setzt auf einfache Bedienbarkeit bei der Online-Terminbuchung. Das Tool bietet u.a. ein ansprechendes Design der Buchungsseiten, Buchung über die Website oder einen Link, SMS-Benachrichtigungen vor dem Termin, u.v.m.
SimplyBook.me empfiehlt sich für Freiberufler und kleine Unternehmen ohne komplexe Anforderungen an die Buchungssoftware.
SimplyBook.me Kosten
- Preis: Kostenlose Testversion, Tarife ab 8,25€ pro Monat
SimplyBook.me Bewertungen
- Reviews: Capterra - 4,6 Sterne | OMR: 3,5 Sterne
4. Zoho Bookings
Zoho Booking ist eine Terminplanungssoftware, die vom indischen Unternehmen Zoho entwickelt wurde. Sie richtet sich an Einzelunternehmer, Berater und Unternehmen. Kunden können ganz einfach Termine, Dienstleistungen usw. buchen. Sie können flexible Zahlungsoptionen wie Ratenzahlungen oder Anzahlungen einrichten, was für hochpreisige Dienstleistungen nützlich sein kann. So können Kunden auch dann buchen, wenn sie den vollen Betrag nicht im Voraus bezahlen können. Sie können außerdem kostenlose Termine wie Erstberatungen anbieten. Eine nette Funktion: Bei einem größeren Team können die Kunden auswählen, mit wem sie sprechen möchten, was nützlich ist, wenn sie bereits eine Beziehung zu einem bestimmten Mitarbeiter aufgebaut haben.
Zoho Bookings Kosten
- Preis: Tarife ab 8€ pro Monat
Zoho Bookings Bewertungen
Reviews: Capterra - 4,5 Sterne | OMR: nicht verfügbar
5. Acuity Scheduling
Acuity Scheduling ist eine Terminplanungssoftware, die sich an Freiberufler, kleine und mittlere Unternehmen richtet. Sie ermöglicht 24/7 Online-Buchungen, -Umplanungen und -Stornierungen durch Kunden - keine zeitraubende E-Mail- und Telefonkoordination mehr. Integrierte Zahlungsabwickler wie PayPal und Stripe sorgen für sofortige Zahlungen und ersparen Ihnen die ständige Überprüfung der eingehenden Gelder.
Acuity Scheduling Kosten
- Preis: ab 16€ im Monat pro Nutzer
Acuity Scheduling Bewertungen
Reviews: Capterra - 4,8 Sterne | OMR: nicht verfügbar
6. OnceHub
OnceHub, ehemals als ScheduleOnce bekannt, ist eine innovative Plattform für Terminplanung und -verwaltung, die darauf ausgerichtet ist, Unternehmen eine effektive Lösung zur Organisation von Terminen und Kundenterminen zu bieten.
OnceHub Kosten
OnceHub Bewertungen
Reviews: Capterra - 4,6 Sterne | OMR: nicht verfügbar
7. Chili Piper
Chili Piper ist eine innovative Terminplanungs- und Buchungsplattform, die speziell darauf ausgerichtet ist, den Vertriebsprozess zu optimieren. Durch die nahtlose Koordination von Verkaufsterminen ermöglicht Chili Piper eine effiziente und verbesserte Interaktion mit potenziellen Kunden während des gesamten Vertriebszyklus.
Chili Piper Kosten
Chili Piper Bewertungen
Reviews: Capterra - 4,4 Sterne | OMR: nicht verfügbar
8. Terminland
Terminland ist eine fortschrittliche Terminverwaltungsplattform, die speziell darauf ausgerichtet ist, Unternehmen in deutschen Städten und öffentlichen Institutionen eine effiziente und benutzerfreundliche Lösung zur Organisation und Koordination von Terminen zu bieten.
Terminland Kosten
Terminland Bewertungen
Reviews: Capterra - keine Bewertungen | OMR: nicht verfügbar
9. Microsoft Bookings
Microsoft Bookings ist ein vielseitiges Terminplanungstool, das Teil des umfassenden Microsoft-Ökosystems ist. Aufgrund dieser Integration in die Microsoft-Plattform ermöglicht es zwar eine nahtlose Verwaltung von Terminen, Reservierungen und Servicebuchungen, schränkt jedoch die Integration mit externen Diensten wie Google, Apple, Zoom usw. ein.
Microsoft Bookings Kosten
Microsoft Bookings Bewertungen
Reviews: Capterra - 4,3 Sterne | OMR: 4,0 Sterne
Integration der Online-Terminbuchung in die Website und Datenschutz
Damit Kunden das Online-Terminbuchungssystem optimal nutzen können, sollte es nahtlos in Ihre Website integriert werden.
Dafür bieten die meisten Tools verschiedene Optionen:
- Einbettung als Widget mit einem Code-Schnipsel
- Installation als Plugin im CMS System
- Einbindung per iFrame
- Verlinkung zu einer externen Buchungsseite
Besonders elegant ist die direkte Integration per Widget oder Plugin. So gelangen Nutzer mit einem Klick vom Terminauswahlprozess zur finalen Buchungsbestätigung.
Achten Sie zudem auf mobile Optimierung, damit die Terminbuchung auch auf Smartphones und Tablets funktioniert.
In puncto Datenschutz sollten Sie sicherstellen, dass das Tool höchsten Ansprüchen genügt. In der DSGVO werden klare Vorgaben zum Schutz von Kundendaten gemacht.
Prüfen Sie daher vor dem Einsatz eines Anbieters folgende Punkte:
- Hosting der Daten auf europäischen Servern
- Verschlüsselte Datenübertragung (SSL)
- Datenschutzkonforme Verarbeitung und Speicherung
- Möglichkeit zur Löschung von Kundendaten
- Keine Weitergabe von Daten an Dritte
- Bereitstellung eines AV-Vertrags
Mit Tools von deutschen Anbietern lassen sich datenschutzrechtliche Risiken minimieren. Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie die DSGVO-Konformität vertraglich absichern.
Eine reibungslose technische Integration und hohe Datensicherheit sorgen dafür, dass Kunden den Buchungsprozess als angenehm empfinden. Investieren Sie in diesen wichtigen Bereich, bevor Sie das Terminbuchungstool freischalten.
Vorteile der Online-Terminbuchung für Unternehmen
Die Digitalisierung des Terminbuchungsprozesses bringt erhebliche Vorteile für Unternehmen mit sich.
Die Automatisierung sorgt für eine deutliche Zeitersparnis, da manuelle Tätigkeiten wegfallen. Kunden buchen eigenständig online nach Verfügbarkeit, ohne dass Sie Termine mühsam abstimmen müssen - dies vereinfacht den Prozess zur Terminfindung deutlich.
Durch die jederzeitige Transparenz über freie Termine lassen sich "Überbuchungen" und damit Terminchaos vermeiden. Kunden sehen auf einen Blick, wann ein Termin möglich ist.
Zudem sinkt die No-Show-Rate, wenn Kunden per E-Mail oder SMS an anstehende Termine erinnert werden. Verpasste Termine gehören damit der Vergangenheit an.
Insgesamt steigt durch die Nutzung eines Online-Tools die Kundenzufriedenheit. Kunden schätzen die Flexibilität und den Komfort der jederzeitigen Online-Buchung.
Auch für Ihre Mitarbeiter ergibt sich eine Arbeitserleichterung, da weniger Terminabsprachen per E-Mail oder Telefon nötig sind.
Langfristig können Sie mit dem Einsatz einer Terminbuchungssoftware Ihren Umsatz steigern. Durch die einfache Buchung werden mehr Termine wahrgenommen und der Kundenstamm wächst.
Alles in allem lohnt sich die Investition in ein Online-Terminbuchungssystem für die meisten Unternehmen schnell durch enorm gewonnene Zeitersparnis und gesteigerte Kundenzufriedenheit.
Mobile Optimierung und wichtige Funktionen von Terminbuchungstools
Eine mobile Optimierung des Buchungstools ist essentiell, da ein Großteil der Terminbuchungen heutzutage über Smartphones erfolgt.
Achten Sie daher auf ein responsives Design, das sich dem jeweiligen Endgerät anpasst. Wichtig ist auch eine benutzerfreundliche Darstellung auf kleinen Displays.
Zu den wichtigsten Funktionen eines Terminbuchungstools zählen:
- Intuitive Terminauswahl: Der Kunde sieht verfügbare Termine auf einen Blick und kann bequem einen auswählen.
- Benutzerkonto: Sie können sich registrieren und einfach Ihre gebuchten Termine verwalten.
- Erinnerungen: Automatisierte Erinnerungen per E-Mail und SMS vor dem Termin.
- Terminverschiebung: Einfache Verschiebung gebuchter Termine durch den Kunden selbst.
- Zahlungsabwicklung: Integration von PayPal oder Kreditkartenzahlung für gebührenpflichtige Terminarten.
- Mehrsprachigkeit: Buchungsseiten sollten auf Deutsch und ggf. weiteren Sprachen verfügbar sein.
- Benachrichtigungen: Automatische Info per E-Mail oder SMS an Kunden und Mitarbeiter bei erfolgreicher Buchung.
- Kalendersynchronisierung: Abgleich von Terminen mit bestehenden Kalendern wie Google, Outlook etc.
Integrationen und Verknüpfungen mit anderen Tools
Um die Abläufe rund um die Online-Terminbuchung möglichst effizient zu gestalten, empfiehlt sich die Integration mit anderen Anwendungen.
Häufige Integrationen sind:
- Kalenderapps: Die Synchronisation des Buchungstools mit Outlook, Google Calendar etc. verhindert Doppelbuchungen und hält alle Termine auf einem Stand.
- CRM-Systeme: Die Termin- und Kundendaten aus der Buchungssoftware werden in das CRM übertragen und erleichtern die Kundenverwaltung.
- Videotelefonie: Tools wie Zoom oder Teams lassen sich einbinden, um direkt Video-Meetings nach der Buchung zu starten.
- Payment-Services: Mit PayPal, Stripe etc. können Zahlungen für gebührenpflichtige Termine direkt abgewickelt werden.
- E-Mail-Marketing: Anbieter wie MailChimp ermöglichen das Verschicken von Buchungsbestätigungen und Erinnerungen.
- Helpdesk-Software: Kundenanfragen aus der Terminbuchung können automatisch als Tickets erfasst werden.
- Web Analytics: Statistiken zur Terminbuchung lassen sich mit Google Analytics und Co. erstellen.
Prüfen Sie bei einem Terminbuchungstool immer, welche Integrationen angeboten werden. Je mehr Verknüpfungen möglich sind, desto effizienter lassen sich Prozesse gestalten.
Tipps für die optimale Nutzung von Online-Terminbuchungssystemen
Um das volle Potential Ihrer Terminbuchungssoftware auszuschöpfen, beachten Sie folgende Tipps:
- Bieten Sie verschiedene Terminarten (Beratung, Probefahrt etc.) mit eigenen Beschreibungen und Regeln an.
- Nutzen Sie intelligente Zeitpläne, die nur sinnvolle Tageszeiten anbieten und Pausen berücksichtigen.
- Beschränken Sie die Vorlaufzeit für Terminbuchungen sinnvoll, z.B. auf maximal 4 Wochen.
- Limitieren Sie die maximal buchbare Zeit pro Termin, um Terminsplitting zu verhindern.
- Kommunizieren Sie Verhaltensregeln und Stornierungsbedingungen transparent beim Buchungsprozess.
- Schalten Sie automatische Erinnerungen 3-5 Tage vor dem Termin per E-Mail und SMS.
- Integrieren Sie wenn möglich Kalender aller Mitarbeiter, um Doppelbuchungen auszuschließen.
- Analysieren Sie Auslastung und Nachfrage, um Kapazitäten optimal anzupassen.
- Holen Sie sich kontinuierliches Kundenfeedback zur Verbesserung des Buchungsprozesses ein.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem Buchungssystem und den Prozessen.
Mit diesen Empfehlungen meistern Sie die Terminplanung mit einem Online-Tool noch erfolgreicher.
Fazit und konkrete Handlungsempfehlungen
Die Digitalisierung macht auch vor der Terminplanung nicht Halt. Mit einem Online-Terminbuchungssystem lassen sich die Abläufe rund um die Terminvergabe deutlich vereinfachen und automatisieren.
Kunden schätzen die neue Flexibilität und Unabhängigkeit bei der Buchung. Unternehmen profitieren durch Zeitersparnis und höhere Auslastung.
Um die Terminbuchung erfolgreich zu digitalisieren, empfehlen wir folgende konkrete Schritte:
- Definieren Sie die genauen Anforderungen an das Buchungssystem
- Vergleichen Sie eingehend geeignete Softwareanbieter
- Nutzen Sie unbedingt eine kostenlose Testphase
- Planen Sie die Integration und Schulungen frühzeitig
- Konzipieren und kommunizieren Sie klare Prozesse und Regeln
- Analysieren und optimieren Sie fortlaufend alle Abläufe
Mit der richtigen Vorbereitung und sorgfältigen Auswahl des Tools werden Sie die Vorteile der Online-Terminbuchung in Ihrem Unternehmen bald zu schätzen wissen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Digitalisierung Ihrer Terminplanung.