Kennen Sie das auch? Sie rufen in einer Arztpraxis an, um einen Termin zu vereinbaren und landen erstmal 10 Minuten in der Warteschleife mit nervtötender Musik im Ohr. Oder Sie schreiben eine nette E-Mail an den Kundenservice eines Unternehmens und müssen dann tagelang auf eine Antwort warten. Solche Erfahrungen sind leider immer noch Alltag. Doch es geht auch einfacher.
Mit Online-Terminbuchungssystemen können Termine für Dienstleistungen oder Produktpräsentationen kinderleicht und bequem von zuhause aus gebucht werden. Egal ob es der nächste Friseurtermin ist oder die Beratung für eine neue Küche - die zeitraubende Telefoniererei und E-Mail-Pingpong hat ein Ende. Kunden buchen einfach ihren Wunschtermin, wenn es ihrem Kalender passt. Und Unternehmen optimieren dabei ihre Auslastung. So wird Terminmanagement zum Kinderspiel.
In diesem Artikel schauen wir uns die praktischen Funktionen von Online-Terminbuchungssystemen genauer an. Außerdem geben wir Tipps, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, damit das System optimal zu Ihren Bedürfnissen passt. Denn glückliche Kunden durch einfache Terminbuchung sorgen auch für einen glücklichen Unternehmer.
Welche Funktionen und Merkmale von Online-Terminbuchungssystemen sind wichtig?
Online-Terminbuchungssysteme bieten verschiedene Funktionen, um Terminplanung und -verwaltung effizient zu gestalten:
- Terminverwaltung in Echtzeit: Kalenderansicht mit automatischer Aktualisierung von freien und belegten Terminen ermöglicht effiziente Terminplanung.
- Benachrichtigungen: Automatische Erinnerungen für Kunden und das Unternehmen bei neuen Terminbuchungen oder Änderungen.
- Kundendaten-Management: Anlegen von Kundenprofilen für strukturierte und DSGVO-konforme Speicherung der Kundendaten.
- Terminübersicht für Kunden: Einsicht in gebuchte Termine mit Möglichkeit zur selbstständigen Terminänderung durch Kunden.
- Zahlungsabwicklung: Integration von Zahlungsdienstleistern für einfache Bezahlung der gebuchten Termine.
- Angebote und Informationen: Möglichkeit, passende Zusatzinhalte, Angebote und Downloads beim Buchen einzublenden.
- Integrationen: Schnittstellen zu Kalendern, CRM-Systemen, Shops usw. ermöglichen reibungslose Integration in bestehende Systeme.
- Mehrbenutzerfähigkeit: Personenbezogene Terminkalender für unterschiedliche Mitarbeiter möglich.
- Self-Service-Funktionen: Kunden können eigenständig Termine buchen, absagen und verwalten.
- Ressourcenplanung: Terminkapazitäten und Mitarbeiterauslastung können geplant und optimiert werden.
- Reporting: Statistiken und Auswertungen zur Terminbuchung liefern wertvolle Einblicke.
Welche Typen von Online-Terminbuchungssystemen gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von Systemen zur Online-Terminbuchung, die sich in ihren Funktionen und ihrem Einsatzzweck unterscheiden:
Allgemeine Terminbuchungstools
Dies sind flexible Systeme für unterschiedliche Branchen, die mit den gängigsten Funktionen für das Terminmanagement ausgestattet sind. Vorteile sind die intuitive Bedienbarkeit und schnelle Einrichtung. Allerdings sind spezielle Branchenanforderungen teilweise nicht abgedeckt.
Spezialisierte Terminbuchungssysteme
Diese Lösungen sind speziell auf die Terminprozesse bestimmter Branchen zugeschnitten. Sie bieten individuelle Funktionen für beispielsweise Ärzte, Behörden, Banken oder Dienstleister. Der Funktionsumfang ist sehr groß, dafür ist die Einrichtung komplexer und oftmals teurer.
Zusätzliche Typen an Online-Terminbuchungssystemen
- Systeme für die Online-Buchung von Hotelübernachtungen
- Lösungen für die Online-Reservierung von Tischen in Restaurants
- Tools zur Buchung von Liefer-/Abholdiensten
Die Wahl des passenden Systems richtet sich nach den konkreten Anforderungen und der gewünschten Komplexität.
Datenschutz und Sicherheit bei Online-Terminbuchungssystemen
Bei der Nutzung von Online-Terminbuchungssystemen spielen auch Datenschutz und Sicherheit eine wichtige Rolle. Folgende Aspekte sollten berücksichtigt werden:
- DSGVO-Konformität: Die Erhebung und Speicherung von personenbezogenen Kundendaten muss den gesetzlichen Vorgaben der DSGVO entsprechen. Dies umfasst transparente Datenschutzbestimmungen, Einwilligungen der Kunden und regelmäßige Prüfung der Konformität.
- Sichere Datenübertragung: Die Übertragung vertraulicher Daten sollte immer per HTTPS Verschlüsselung erfolgen, um ein Abfangen der Daten zu verhindern.
- Datensicherheit: Die Anbieter sollten nachweisen, dass ihre Systeme und Server eine zuverlässige Absicherung gegen Hackerangriffe, Schadsoftware und Datenverlust bieten. Moderne Verschlüsselung und Backups sind unverzichtbar.
- Serverstandort: Die Server sollten vorzugsweise in Europa stehen, da hier die strengsten Datenschutzgesetze gelten. Bei Standorten in unsicheren Drittländern ist Vorsicht geboten.
- Zugriffsregelungen: Es sollten nur berechtigte Personen Zugriff auf die Termin- und Kundendaten haben. Mitarbeiteraccounts mit abgestuften Rechten sind ratsam.
Bei der Entscheidung für ein System sollten diese Aspekte genau geprüft werden, um Risiken für Kunden und das Unternehmen zu vermeiden. Die Wahl eines europaweit zertifizierten und bewährten Anbieters ist empfehlenswert.
Implementierung und Best Practices
Die Einführung eines Online-Terminbuchungssystems in einem Unternehmen sollte gut geplant und schrittweise umgesetzt werden, um einen reibungslosen Ablauf und hohe Akzeptanz zu gewährleisten.
Zu Beginn ist es ratsam, die bestehenden Terminbuchungsprozesse im Unternehmen gründlich zu analysieren und daraus die konkreten Anforderungen an das neue System abzuleiten. Dabei sollten sämtliche Abläufe, beteiligte Personen und benötigte Integrationen berücksichtigt werden. Auf Basis dieser Anforderungen kann dann ein passendes Terminbuchungstool ausgewählt werden, welches in einer Testphase zunächst mit Demo-Zugängen ausprobiert werden sollte. So lassen sich bereits im Vorfeld die Funktionen evaluieren und konfigurieren.
Nach einer erfolgreichen Testphase empfiehlt sich eine schrittweise Einführung des Systems für einen kleinen Kundenkreis. Hier können erste Praxiserfahrungen gesammelt und anhand von Kundenfeedback Verbesserungen vorgenommen werden. Erst wenn die Prozesse reibungslos laufen, sollte eine Ausweitung auf alle Kunden erfolgen. So können Kinderkrankheiten behoben und eine hohe Kundenzufriedenheit sichergestellt werden.
In einem nächsten Implementierungsschritt müssen die Schnittstellen zu bestehenden Softwaresystemen wie CRM, ERP oder Rechnungssoftware eingerichtet werden. Hier sind eine bidirektionale Datensynchronisation und möglichst automatisierte Übergabe der Informationen ratsam, um Medienbrüche zu vermeiden. Auch eine Anbindung an ein zentrales Kundenkonto für Single-Sign-On Zugänge kann praktisch sein.
Eine gründliche Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem Buchungssystem ist ebenfalls elementar für den Erfolg. Verantwortlichkeiten, Ansprechpartner und Regelungen für die Kundenkommunikation müssen klar definiert sein. Nur so kann eine kompetente Betreuung der Kunden bei der Online-Terminbuchung sichergestellt werden.
Zur Förderung der Akzeptanz und Nutzung des Systems ist auch das Marketing auf Kundenseite wichtig. Die Terminbuchungsmöglichkeit sollte prominent platziert und beworben werden. Dabei sollten die Vorteile und der Mehrwert für Kunden im Fokus stehen. Zusätzliche Anleitungen und Hilfestellungen erleichtern den Einstieg.
Auch nach der Einführung ist eine kontinuierliche Analyse der Auslastungsstatistiken und Buchungstrends zu empfehlen. Nutzerfeedback sollte eingeholt und mögliche Optimierungspotenziale ermittelt werden. So lässt sich der langfristige Erfolg steuern und die Effizienz maximieren.
Beliebte Online-Terminbuchungssysteme im Vergleich
Es existiert eine Vielzahl an Anbietern für Online-Terminbuchungslösungen. Hier ein Überblick zu den verbreitetsten Tools am Markt:
- Zeeg
- Calendly
- Doctolib
- Jameda
- Chili Piper
- SimplyBook.me
- Terminland
1. Zeeg
Zeeg ist eine Software made in Germany, die die Terminplanung für Unternehmen jeder Größe vereinfacht. Über Links oder Widgets auf der Website können Kunden und Partner einfach ihre Wunschtermine buchen. Zeeg synchronisiert die Termine automatisch mit Ihrem Kalender.
- Kernfunktionen: Intelligente Terminvereinbarung per Link oder Widget, Flexible Zeitfenster und Pufferzeiten, Automatische Erinnerungen, Anbindung an Kalendersysteme, Co-Branding der Buchungsseite, Integration in Ihre Website
- Bewertungen: G2 - 5,0/5 ❘ Capterra - 4,9/5
Zeeg macht die Terminorganisation für Teams einfacher und effizienter. Durch die Automatisierung sparen Sie und Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit und Kosten. Die Software passt sich flexibel an Ihre Bedürfnisse an.
Besonders hervorzuheben ist die DSGVO-Konformität von Zeeg. Als deutsche Software werden alle Daten sicher und datenschutzkonform verarbeitet.
2. Calendly
Calendly ist der Platzhirsch unter den Terminbuchungslösungen. Das US-Unternehmen ist in unterschiedlichen Branchen bekannt und vereint die Einfachheit von Kalenderbuchungen mit einer Vielfalt an Integrationen. Es stellt sich jedoch die Frage der DSGVO-konformität.
- Kernfunktionen: Planungslinks erstellen, Ereignistypen und Zusammenarbeits-Regeln definieren, Workflows und Integrationen
- Bewertungen: G2 - 4,7/5 ❘ Capterra - 4,7/5
3. Doctolib
Doctolib ist eine Terminplanungslösung optimiert für Ärzte und Therapeuten. Das Unternehmen aus Frankreich bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten.
- Kernfunktionen: Termin- und Patientenmanagement, Impfmanagement, Videosprechstunde
- Bewertungen: G2 - 5,0/5 ❘ Capterra - 4,0/5
4. Jameda
Jameda ist ein in Deutschland ansässiges Unternehmen, das sich auf die Entwicklung und den Betrieb einer Online-Plattform spezialisiert hat, auf der Nutzer Ärzte, Zahnärzte und andere Gesundheitsdienstleister bewerten können. Die Plattform ermöglicht es den Nutzern, Erfahrungsberichte zu verfassen, Bewertungen abzugeben und nach passenden medizinischen Fachkräften in ihrer Nähe zu suchen. Dabei liegt der Fokus darauf, Transparenz im Gesundheitswesen zu schaffen und Patienten dabei zu unterstützen, informierte Entscheidungen über ihre Gesundheitsversorgung zu treffen.
- Kernfunktionen: Bewertung von (Zahn-) Ärzten und anderen Gesundheitsdienstleistern, Erfahrungsberichte und Bewertungen von Nutzern, Suche nach passenden medizinischen Fachkräften basierend auf Standort und Fachgebiet
- Bewertungen: G2 - nicht vorhanden ❘ Capterra - nicht vorhanden
5. Chili Piper
Chili Piper hat sich auf die Terminplanung von Vertriebsteams spezialisiert. Der Anbieter aus den USA hilft Ihnen dabei, potentielle Kunden schneller zu konvertieren.
- Kernfunktionen: Qualifizieren und Weiterleiten von Leads aus Ihrem Webformular, Sofortige Weiterleitung von Leads an den richtigen Vertriebsmitarbeiter, Automatisierter Übergabeprozess von Leads von einem zum anderen Vertriebsmitarbeiter
- Bewertungen: G2 - 4,6/5 ❘ Capterra - 4,4/5
6. SimplyBook.me
SimplyBook.me ist eine Online-Plattform aus Zypern, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Terminvereinbarungen effizient zu organisieren und ihren Kunden einen einfachen Zugang zur Buchung von Terminen zu bieten.
- Kernfunktionen: Umfassende Online-Terminbuchungsplattform, Effiziente Terminplanung und Verwaltung für Unternehmen, Ressourcenallokation und Zuweisung von Terminen an bestimmte Teammitglieder
- Bewertungen: G2 - 4,4/5 ❘ Capterra - 4,6/5
7. Terminland
Die Online-Terminbuchungsplattform Terminland ist in Wiebaden ansässig und ermöglicht es Unternehmen bereits seit vielen Jahren, ihre Terminplanung zu optimieren und ihren Kunden eine bequeme Möglichkeit zur Terminvereinbarung zu bieten.
- Kernfunktionen: Terminmanager zur Erfassung intern vergebener Termine, Buchungsbestätigungen, u.v.m
- Bewertungen: G2 - nicht vorhanden ❘ Capterra - Keine Bewertungen vorhanden
Zukunftstrends
Online-Terminbuchungssysteme werden sich auch in Zukunft kontinuierlich weiterentwickeln. Mögliche Trends und Innovationen sind:
- KI-Optimierung: Künstliche Intelligenz kann Terminplanung und Ressourcenmanagement optimieren. Sie analysiert Auslastungsdaten und Buchungstrends und schlägt automatisch die besten Zeitfenster vor. Auch Personaleinsatz lässt sich per KI effizient steuern.
- Process Mining: Durch Process Mining werden Terminprozesse automatisch analysiert und Verbesserungspotenziale aufgedeckt. Engpässe und medienbrüchige Prozessschritte werden identifiziert und können optimiert werden.
- Chatbots: Intelligente Chatbots können Kunden bei der Terminsuche und -buchung unterstützen sowie häufige Fragen automatisiert beantworten. Dies entlastet Mitarbeiter zusätzlich.
- Mobile Apps: Terminbuchungssysteme lassen sich zukünftig noch stärker in eigene Apps und andere Systeme integrieren. So können Termine vollständig papierlos und ortsunabhängig über das Smartphone gebucht werden.
- Automatisierte Erinnerungen: Erinnerungen und Benachrichtigungen werden durch KI automatisch und personalisiert ausgespielt. Kunden erhalten damit einen noch besseren Service.
- Cloud-Hosting: Terminbuchungssysteme laufen verstärkt über Cloud-Infrastruktur, wodurch sie flexibler skalierbar und von überall nutzbar sind. Auch Updates werden vereinfacht.
Durch diese Innovationen wird die Online-Terminplanung für Unternehmen und Kunden in Zukunft noch effizienter und komfortabler. Die Systeme passen sich smarter an individuelle Bedürfnisse an.
Fazit
Online-Terminbuchungssysteme sind für Unternehmen jeder Branche und Größe eine lohnende Investition, um die Terminplanung und -verwaltung zu vereinfachen und zu optimieren. Sie bieten zahlreiche Funktionen wie Echtzeit-Kalender, Erinnerungen, Kundenprofile und Zahlungsabwicklung, um Terminprozesse effizient und kundenfreundlich zu gestalten.
Für Unternehmen bedeuten die Systeme eine Zeitersparnis durch Automatisierung sowie eine bessere Ressourcenplanung. Kunden wiederum profitieren von flexiblen Terminbuchungsmöglichkeiten und einem exzellenten Service.
Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Aspekte wie Funktionsumfang, Sicherheit, Integration und Skalierbarkeit berücksichtigt werden. Die Implementierung gelingt durch sorgfältige Planung, schrittweisen Rollout und laufende Optimierung.
Auch zukünftig werden Online-Terminbuchungslösungen durch KI, Mobile Apps und Process Mining noch nutzerfreundlicher und intelligenter. Unternehmen sollten die Systeme daher unbedingt in ihre Digitalstrategie integrieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben und ideale Kundenserviceprozesse zu realisieren.
Häufig gestellte Fragen
Wie funktioniert Online Terminbuchung?
Bei der Online-Terminbuchung wählt der Kunde auf der Website oder in der App des Anbieters aus einer Kalenderansicht mit freien Timeslots einen gewünschten Termin aus. Dieser wird dann verbindlich gebucht und in den Kalender übernommen. Der Kunde erhält eine Buchungsbestätigung.
Was kostet ein Online Terminkalender?
Die Kosten für Online-Terminkalendersysteme variieren je nach Umfang der Funktionen. Basis-Pakete beginnen bereits kostenlos. Komplettlösungen für Unternehmen kosten etwa 50-100 Euro monatlich.
Was ist ein digitaler Termin?
Ein digitaler Termin ist ein Termin, der online in einem Terminkalender- oder Buchungssystem geplant und verwaltet wird. Dies ermöglicht eine automatische Verwaltung, Speicherung und Abwicklung des Termins über das System.