Terminfindung leicht gemacht: Das perfekte Tool zur Online-Terminfindung
#
Meetings

Terminfindung leicht gemacht: Das perfekte Tool zur Online-Terminfindung

February 28, 2024
clock icon
6
Min. Lesezeit

Die Terminplanung ist eine der größten Herausforderungen im Arbeitsalltag. Meetings, Besprechungen, Termine mit Kunden - all das muss irgendwie in bereits vollen Kalendern untergebracht werden. Dabei kommt es oft zu zeitraubender Hin- und Her-Kommunikation, doppelten Buchungen und verpassten Gelegenheiten. Moderne Terminfindungstools versprechen hier Abhilfe.

In diesem Artikel schauen wir uns genauer an, was Terminfindung ist, welche Vorteile die Nutzung eines Terminfindungstools mit sich bringt und wie Zeeg Ihnen helfen kann. Sie erfahren außerdem, worauf Sie bei der Auswahl eines Tools achten müssen und bekommen praktische Tipps für eine reibungslose Terminvereinbarung.

Verständnis der Terminfindung

Terminfindung bezeichnet die Koordination und Planung von Terminen, Meetings und Besprechungen zwischen zwei oder mehr Personen. Dabei müssen die Verfügbarkeiten und Präferenzen aller Beteiligten berücksichtigt werden, um einen für alle passenden Zeitpunkt zu finden.

Eine effiziente Terminfindung ist entscheidend für produktives Arbeiten, da sie Zeitverschwendung durch Hin- und Her-kommunizieren vermeidet. Trotzdem stellt die Terminkoordination für viele noch immer eine große Herausforderung dar. Nach einer Umfrage brauchen Arbeitnehmer durchschnittlich 11 E-Mails und 4 Tage, um einen gemeinsamen Termin zu finden. Das kostet wertvolle Zeit und Nerven.

Früher wurden Termine meist telefonisch oder per E-Mail koordiniert. Das ist oft unübersichtlich, führt zu Missverständnissen und erfordert viel manuelle Nacharbeit. Moderne Terminplanungstools automatisieren und vereinfachen diesen Prozess und sorgen so für einen deutlichen Effizienzgewinn.

Vorteile der Verwendung eines Terminfindungstools

Der Einsatz eines Terminfindungstools bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich:

  1. Steigerung der Effizienz
  2. Verbesserte Kommunikation
  3. Überall zugänglich

Steigerung der Effizienz

Moderne Terminfindungslösungen wie Zeeg, Calendly oder Doodle vereinfachen und beschleunigen die Terminkoordination erheblich. Übersichtliche Kalender, automatische Vorschläge und Erinnerungen sparen Zeit und Aufwand bei der Terminvereinbarung. Meetings und Kundenbesprechungen können so schneller geplant werden.

Auch kurzfristige Änderungen sind dank Benachrichtigungen mit wenigen Klicks kommuniziert. Das entlastet nicht nur Unternehmen, sondern auch Privatpersonen und Familien bei ihrer Terminorganisation.

Verbesserte Kommunikation

Da alle Beteiligten stets Zugriff auf denselben Kalender haben, sind Verwirrung und Missverständnisse weitestgehend ausgeschlossen. Integrierte Messaging-Funktionen ermöglichen direkte Kommunikation innerhalb des Tools für Rückfragen oder Terminänderungen.

Automatische Erinnerungen per E-Mail und Push-Benachrichtigung helfen sicherzustellen, dass kein Termin vergessen wird oder Teilnehmer nicht auftauchen.

Überall zugänglich

Cloud-basierte Terminfindungstools sind ortsunabhängig von jedem internetfähigen Gerät aus zugreifbar. Sie müssen also keine Software installieren und können die Terminplanung bequem vom Computer, Tablet oder Smartphone aus erledigen - im Büro, von zu Hause aus oder unterwegs.

Damit müssen auch kurzfristige Planänderungen nicht zu Chaos führen, denn sie lassen sich mit wenigen Klicks allen Beteiligten mitteilen. Die Terminorganisation wird so deutlich flexibler.

Beliebte Terminfindungstools

Es gibt eine Vielzahl an Terminfindungstools auf dem Markt. Hier eine Übersicht mit Funktionen, Vor- und Nachteilen der beliebtesten Lösungen:

Zeeg, Calendly und Doodle im Vergleich
Zeeg, Calendly und Doodle im Vergleich

Andere Tools in diesem Bereich sind vielfältig und teilweise auf bestimmte Zielgruppen ausgelegt. Sie alle unterscheiden sich in Details des Funktionsumfangs, der Bedienoberfläche und der Integrationsmöglichkeiten mit anderen Anwendungen.

Auswahl des richtigen Tools

Die Auswahl eines geeigneten Terminplanungstools kommt vor allem auf deinen Bedarf und Anforderungskontext an:

Übersicht deiner Bedürfnisse

Überlegen Sie sich zunächst, für welchen Zweck Sie ein Tool benötigen. Geht es vorrangig um die Terminplanung für Sie selbst oder Ihr Team? Müssen Kunden von außen Termine buchen können? Wie viele Personen sind durchschnittlich an einem Termin beteiligt?

Je nach Szenario kommen unterschiedliche Lösungen infrage. Ein umfassendes Unternehmens-Tool ergibt beispielsweise wenig Sinn für die Organisation von privaten Treffen.

Features im Fokus

Grundlegende Terminfunktionen bieten die meisten Tools, doch bei erweiterten Optionen gibt es Unterschiede. Aspekte, die für die Entscheidung wichtig sein können, sind etwa Terminserien, integrierte Videokonferenzen, Erinnerungen per SMS statt E-Mail oder die Option, Buchungen auf bestimmte Wochentage oder Tageszeiten einzuschränken.

Auch die Zusammenarbeit mit Kollegen oder Kunden sollte bei der Auswahl berücksichtigt werden.

Genauere Beschreibungen zu einigen der Funktionen von Zeeg wie Kollektivterminen oder Round-Robin-Terminen können Sie auf unserer Webseite finden 👉

Tipps für eine erfolgreiche Terminfindung

Damit die Terminplanung mit einem Tool reibungslos funktioniert, sollten Sie einige Dinge beachten:

Effektive Kommunikation

Kommunizieren Sie von Anfang an klar, worum es bei einem Termin geht, wer alles beteiligt ist und welche Vorbereitungen nötig sind. Fehlen diese Informationen, kommt es oft zu Missverständnissen, was den Zweck oder notwendige Vorbereitungen angeht.

Formulieren Sie Terminanfragen und -beschreibungen präzise und liefern Sie genügend Kontext, damit alle Beteiligten wissen, worauf sie sich einlassen. Nachfragen im Nachgang kosten weitere Zeit.

Seien Sie auch ehrlich bezüglich der erwarteten Terminlänge und planen Sie Puffer für Überziehungen ein. Niemand mag Meetings, die länger als angekündigt dauern.

Tools für Zeitzonen

Wer global über Zeitzonen hinweg Termine ansetzen muss, profitiert von Tools zur Zeitzonenkonvertierung. 

Tools wie Zeeg zeigen alle Zeitzonen weltweit und rechnen mit einem Klick in die lokale Zeit um. So lassen sich Missverständnisse durch unterschiedliche Zeitzonen leicht vermeiden.

In Termin-Tools lässt sich zudem meist so einstellen, dass Termine automatisch in der jeweiligen lokalen Zeit der Nutzer angezeigt werden.

Terminserien

Bei sich regelmäßig wiederholenden Terminen wie Jour fixes oder Team-Meetings sind Terminserien praktisch.

Dabei legt man nur einmal den wiederkehrenden Termin an und bestimmt ein Wiederholungsintervall wie "wöchentlich" oder "monatlich". Das Tool erstellt dann automatisch entsprechende Termine im Kalender.

Das erspart dem Organisator und den Teilnehmern viele einzelne Terminanfragen und -bestätigungen.

Fazit

Die Terminplanung gehört für viele zum stressigsten Teil des Berufsalltags. Absprachen per E-Mail und Telefon sind zeitraubend und unübersichtlich. Moderne Terminfindungstools schaffen hier Abhilfe.

Sie automatisieren zeitaufwändige Routineaufgaben, verbessern die Kommunikation zwischen den Beteiligten und machen die Terminorganisation deutlich effizienter. Damit gewinnt man Zeit für produktivere Aufgaben und senkt gleichzeitig den Stresspegel.

Mittlerweile gibt es für jeden Anwendungsfall passende Lösungen - vom einfachen Tool bis zur unternehmensweiten Kollaborationslösung. Mit den vorgestellten Tipps gelingt die Auswahl eines passenden Terminplanungstools, sodass die Terminorganisation zur Leichtigkeit wird.