Die Terminplanung ist ein wichtiger Bestandteil des beruflichen und privaten Alltags. Die zuverlässige Abwicklung vereinbarter Termine ist essentiell für ein gutes Zeitmanagement und effektive Zusammenarbeit. Dennoch kommt es immer wieder vor, dass Termine verschoben werden müssen. Während Terminabsagen häufig unvermeidbar sind, stellen Terminverschiebungen eine größere Herausforderung dar, da ein neuer Termin gefunden und abgestimmt werden muss. Umso wichtiger ist es, professionell und respektvoll mit Terminänderungen umzugehen.
Dieser Artikel erläutert, wie Terminverschiebungen höflich kommuniziert und nach Möglichkeit vermieden werden können. Er baut auf unseren vorherigen Artikeln zu Terminbestätigungen und -absagen auf, indem er sich einem weiteren Aspekt der Terminorganisation widmet.
Gründe für und Akzeptanz von Verschiebungen
Unerwartete Ereignisse als Grund für Verschiebungen
Terminverschiebungen werden häufig durch unvorhergesehene Ereignisse erforderlich. Typische Gründe sind die eigene Krankheit, Notfälle in der Familie oder bei der Arbeit, die unerwartete Teilnahme an einer wichtigen Besprechung oder das Auftreten dringender Aufgaben, die eine höhere Priorität erfordern.
Auch bei sorgfältiger Planung lassen sich solche Überraschungen nie ganz vermeiden. Wichtig ist, dass man die Teilnehmer rechtzeitig über die Terminänderung informiert und idealerweise so früh wie möglich einen Ersatztermin anbietet.
Wann sind Verschiebungen akzeptabel?
Nicht jeder Grund rechtfertigt eine Terminverschiebung. Wurde der Termin beispielsweise nur vergessen oder verplant, ist das kein akzeptabler Anlass. Hier gilt es, den Fehler einzugestehen und wenn möglich den originalen Termin einzuhalten.
Verschiebungen sollten auf unvorhersehbare Ereignisse beschränkt bleiben. Auch wenn diese für die betroffene Person zwingend erscheinen, ist es wichtig, Verständnis für die Situation der anderen Teilnehmer zu zeigen. Je kurzfristiger die Änderung erfolgt, desto triftiger sollte der Anlass sein.
Eine Faustregel lautet: Verschiebungen sind akzeptabel, wenn die Einhaltung des Termins mit ernsthaften Schwierigkeiten oder Zumutungen verbunden wäre. Alle anderen Fälle erfordern eine genaue Prüfung der Notwendigkeit.
Höfliche Kommunikation
Angemessene Sprachwahl
Bei der Mitteilung einer Terminverschiebung ist eine höfliche Sprachwahl entscheidend. Versetzen Sie sich in die Lage des Gegenübers und formulieren Sie mit Feingefühl. Verwenden Sie Worte wie "leider", "zu meinem Bedauern" oder "entschuldigen Sie bitte" und drücken Sie Ihr Befremden über die Verschiebung aus.
Erklären Sie den Grund möglichst transparent und nachvollziehbar. Bitten Sie höflich um Verständnis und seien Sie dankbar, wenn Ihr Gegenüber die Änderung akzeptiert. Durch eine respektvolle Wortwahl zeigen Sie, dass Ihnen die Unannehmlichkeiten für andere bewusst sind.
Professionelle Formulierung der Mitteilung
Achten Sie auf eine professionelle Struktur der Nachricht. Nennen Sie gleich zu Beginn den Termin, um den es geht und erläutern Sie im nächsten Satz, dass Sie ihn leider verschieben müssen. Erklären Sie im Folgenden kurz und prägnant die Gründe.
Formulieren Sie als nächstes Ihren Vorschlag für einen Ersatztermin und fragen Sie, ob dieses Datum für Ihr Gegenüber passt. Abschließend bedanken Sie sich höflich für das Verständnis und die Mühe der erneuten Abstimmung.
Durch diesen klaren Aufbau zeigen Sie, dass die Verschiebung nicht auf Schlampigkeit zurückzuführen ist, sondern dass Sie sich um eine professionelle Lösung bemühen. Das fördert die Akzeptanz beim Empfänger.
Professionelle Vorgehensweise
Schritte für eine strukturierte Terminverschiebung
Gehen Sie bei einer Terminverschiebung systematisch vor:
- Prüfen Sie zuerst, ob die Verschiebung wirklich unvermeidbar ist. Wägen Sie die Konsequenzen sorgfältig ab.
- Informieren Sie so früh wie möglich über die Änderung, idealerweise mit mehreren Tagen Vorlauf.
- Erklären Sie den Grund der Verschiebung knapp, aber transparent.
- Bieten Sie möglichst direkt einen oder mehrere Alternativtermine an. Nutzen Sie hierfür automatisierte Lösungen wie Zeeg.
- Stimmen Sie flexible Terminoptionen ab, die für alle passen.
- Bedanken Sie sich für das Entgegenkommen und die Bereitschaft zur erneuten Abstimmung.
- Bestätigen Sie den neuen Termin klar und deutlich.
Durch diese Schritte stellen Sie sicher, dass die Verschiebung professionell gehandhabt wird.
Vorlage für eine generische E-Mail/Nachricht
Hier ein Beispiel für eine höfliche E-Mail oder Textnachricht zur Terminverschiebung:
Sehr geehrte(r) Frau/Herr [Name],
leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich unseren für [Datum] um [Uhrzeit] vereinbarten Termin verschieben muss. Zu meinem Bedauern ist ein dringender Notfall eingetreten [optional: nähere Erläuterung], der meine Teilnahme zum ursprünglich geplanten Zeitpunkt verhindert.
Ich möchte Sie deshalb um Verständnis bitten, dass ich unseren Termin verschieben muss. Mir ist bewusst, dass Ihnen dies Unannehmlichkeiten bereitet. Ich kann Ihnen folgende Alternativtermine anbieten:
[Datum und Uhrzeit 1] [Datum und Uhrzeit 2] [Datum und Uhrzeit 3]
Sie können einen dieser Termine direkt über meine Zeeg-Seite buchen: [zeeg.me/ihr-name]
Ich bedanke mich schon jetzt für Ihr Entgegenkommen und Ihre Mühe bei der erneuten Terminfindung.
Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]
Vorlage für die Verschiebung eines Arzttermins
Ein weiteres Beispiel zur Terminverschiebung aus Sicht eines Arztes gegenüber einem Patienten.
Sehr geehrte(r) Frau/Herr [Name],
leider muss ich Ihren für nächsten Dienstag um 10 Uhr vereinbarten Kontrolltermin bei mir im Kalender verschieben. Es ist ein dringender Fall dazwischen gekommen, bei dem ich an einer Telefonkonferenz mit einem Spezialisten teilnehmen muss. Mir ist bewusst, dass Terminverschiebungen für Patienten sehr ärgerlich sein können. Ich bitte vielmals um Entschuldigung dafür.
Könnten wir den Termin vielleicht auf Donnerstag um 15 Uhr oder Freitag um 9 Uhr verlegen? Alternativ können Sie auch eine Zeit über meinen Buchungslink buchen: [zeeg.me/ihr-name]
Ich würde mich freuen, wenn einer dieser Alternativtermine für Sie passen würde. Bitte lassen Sie mich baldmöglichst wissen, wann genau es Ihnen am besten passt, damit ich den neuen Termin bestätigen kann.
Viele Grüße und nochmals Entschuldigung für die Kurzfristigkeit! Dr. [Name]
Vorlage für die Verschiebung eines Jobinterviews
Ein Beispiel zum Verschieben eines Jobinterviews aus der Perspektive eines Interviewers.
Liebe Frau [Name],
zu meinem großen Bedauern muss ich unser für nächsten Mittwoch um 15 Uhr vereinbartes Interview verschieben. Ein wichtiges Projekt mit enger Deadline wurde unerwartet vorgezogen, so dass ich mehr Zeit investieren muss, um es fristgerecht abzuschließen. Die Besetzung der ausgeschriebenen Stelle hat für mich weiterhin hohe Priorität, aber das Projekt erfordert jetzt meine volle Aufmerksamkeit.
Könnten wir unser Interview vielleicht verlegen? Schlagen Sie mir bitte eine Alternative vor, die Ihrem Terminkalender entgegenkommt oder buchen Sie direkt einen Termin auf meiner Buchungsseite: [zeeg.me/ihr-name]. Auch nächste Woche wäre eine Möglichkeit.
Ich möchte mich für die Terminverschiebung aufrichtig entschuldigen und hoffe sehr, dass wir einen neuen zeitnahen Termin finden, um das Interview nachholen zu können. Bitte lassen Sie es mich wissen.
Viele Grüße, [Name]
Rücksicht auf andere Beteiligte
Auswirkungen von Verschiebungen
Terminverschiebungen haben oft weitreichende Folgen für andere Teilnehmer. Sie können zu Konflikten mit anderen Terminen, zusätzlichen Organisationsaufwand und langen Kettenreaktionen von Verschiebungen führen. Auch persönlich sind die Auswirkungen spürbar, wenn man Zeit investiert hat, um den ursprünglichen Termin wahrzunehmen.
Wer einen Termin verschiebt, sollte sich dieser Konsequenzen bewusst sein und Mitgefühl mit den Betroffenen zeigen. Eine offene Kommunikation und eine Lösungsorientierung sind wichtig, um die Störungen so gering wie möglich zu halten.
Strategien zur Minimierung negativer Folgen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die negativen Auswirkungen von Terminverschiebungen auf andere Teilnehmer zu reduzieren:
- Informieren Sie so früh wie möglich, damit genug Zeit für die Reorganisation bleibt.
- Bieten Sie mehrere alternative Termine an, um Überschneidungen zu vermeiden.
- Seien Sie bei der Terminfindung maximal flexibel.
- Übernehmen Sie aktive Hilfe bei der erneuten Koordination.
- Entschuldigen Sie sich persönlich und zeigen Sie Verständnis für die Situation des Gegenübers.
- Bieten Sie einen Ausgleich für die Unannehmlichkeiten an, wenn möglich und angebracht.
- Bedanken Sie sich nachdrücklich für das Entgegenkommen.
- Versuchen Sie für die Zukunft, die Terminzuverlässigkeit zu erhöhen.
Vermeidung von Verschiebungen
Bessere Terminplanung und Priorisierung
Der beste Weg, Terminverschiebungen zu vermeiden, ist eine umsichtige und frühzeitige Planung mit Zeitpuffern und die Festlegung klarer Prioritäten bei der Terminplanung:
Achten Sie bei der Planung Ihres Kalenders darauf, dass Sie sich nicht zu sehr verzetteln, sondern genügend Zeitpuffer für Unvorhergesehenes einplanen. Lassen Sie zwischen den Terminen genügend Pufferzeit, um eventuelle Verzögerungen oder verpasste Termine abzufedern. Sie können Ihre Termine auch nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen, so dass Sie diejenigen identifizieren können, die auf keinen Fall verschoben werden sollten. Ebenso können Sie die Termine in Ihrem Kalender nach Themen oder Orten gruppieren, um Ihre Zeit optimal zu nutzen. Stimmen Sie daher Ihre Termine frühzeitig mit allen Beteiligten ab und bestätigen Sie diese verbindlich. Last but not least sollten Sie Ihren Terminkalender nicht überfrachten, um Doppelbuchungen und Terminkonflikte zu vermeiden.
Damit schaffen Sie sich die Flexibilität, auf Überraschungen angemessen zu reagieren, ohne Termine verschieben zu müssen.
Maßnahmen zur Reduzierung von Verschiebungen
Neben einer vorausschauenden Terminplanung gibt es glücklicherweise auch noch weitere Möglichkeiten, um die Notwendigkeit von Terminverschiebungen zu reduzieren. Ein strukturiertes betriebliches Gesundheitsmanagement kann beispielsweise dabei helfen, krankheitsbedingte Ausfälle bei Mitarbeitern zu verringern. Wenn alle achtsam mit ihrer Gesundheit umgehen und Vorsorgeuntersuchungen wahrnehmen, sinkt das Risiko, dass wichtige Termine aufgrund von Krankheit abgesagt werden müssen.
Auch die Nutzung digitaler Tools für eine strukturierte Terminorganisation und automatische Terminerinnerungen trägt dazu bei, dass vereinbarte Termine seltener vergessen oder verplant werden. Eine frühzeitige und klare Kommunikation von Prioritäten gegenüber Kollegen und Geschäftspartnern sorgt wiederum dafür, dass diese die eigene Terminplanung respektieren und wichtige Termine nach Möglichkeit nicht verschieben.
Das Blocken besonders relevanter Termine im Kalender bereits im Voraus gibt diesen zudem einen geschützten Status und macht Überschneidungen unwahrscheinlicher. Wenn jeder in einem Team an einer verlässlichen Zeitplanung und hohen Termintreue arbeitet, wirkt sich das ebenfalls positiv aus. Eine regelmäßige Analyse von früheren Verschiebungsgründen ermöglicht es zusätzlich, daraus zu lernen und diese Ursachen für Terminänderungen künftig zu vermeiden. Auch die konsequente Vermeidung von Doppelbuchungen des eigenen Zeitbudgets und eine frühzeitige Terminabstimmung mit allen Beteiligten tragen dazu bei, Verschiebungen überflüssig zu machen.
Mithilfe all dieser Maßnahmen lassen sich zahlreiche Gründe für Terminverschobungen beseitigen und die Verbindlichkeit von Terminzusagen deutlich erhöhen. Professionelle Terminmanagement-Tools wie Zeeg unterstützen Sie optimal bei der Umsetzung.
Umgang mit häufigen Verschiebungen
Lösungsansätze für wiederkehrende Probleme
Manchmal kommt es mit bestimmten Personen oder bei bestimmten Terminarten immer wieder zu kurzfristigen Verschiebungen. In solchen Fällen sollten Sie das Gespräch suchen und nach langfristigen Lösungen für die Probleme suchen:
- Analysieren Sie, wann und warum die Verschiebungen auftreten.
- Besprechen Sie die Situation und Ihre Wahrnehmung transparent mit der Person.
- Finden Sie gemeinsam Ansätze, um die häufigen Verschiebungen zu vermeiden.
- Vereinbaren Sie Maßnahmen, um die Verbindlichkeit zu erhöhen.
- Setzen Sie bei wiederholten Verschiebungen konsequente Grenzen.
- Überdenken Sie gemeinsam die Art, Dauer und den Turnus von bestimmten Terminen.
- Finden Sie Kompromisse, die für beide Seiten akzeptabel sind.
So lassen sich auch hartnäckige Verschiebungsmuster durchbrechen.
Verbesserung der Terminzuverlässigkeit
Generell ist es hilfreich, das Thema Terminzuverlässigkeit immer wieder anzusprechen und ein Bewusstsein dafür zu entwickeln:
- Betonen Sie, wie wichtig zuverlässige Absprachen für Sie sind.
- Machen Sie klar, dass Verschiebungen Ihnen zusätzlichen Aufwand verursachen.
- Laden Sie andere ein, ebenfalls Beiträge für mehr Verbindlichkeit zu leisten.
- Loben und danken Sie, wenn sich die Terminzuverlässigkeit verbessert.
- Gehen Sie selbst mit gutem Beispiel voran.
- Bleiben Sie freundlich, aber bestimmt bei der Kommunikation dieses Anliegens.
Mit diesen Aspekten lässt sich eine Kultur der höheren Terminverbindlichkeit etablieren.
Fazit
Die Terminplanung birgt immer ein gewisses Maß an Unwägbarkeiten und die Notwendigkeit von Terminänderungen lässt sich nie ganz ausschließen. Wichtig sind ein professioneller und respektvoller Umgang mit Verschiebungen, die frühzeitige Kommunikation, die flexible Terminfindung und die Minimierung von Störungen für andere Beteiligte.
Zugleich lohnt es sich, durch gute Organisation, Priorisierung und einen verantwortungsbewussten Umgang mit der Ressource Zeit die Anlässe für Verschiebungen von vornherein zu reduzieren. Gute Terminkoordination ist eine Frage der gegenseitigen Wertschätzung und ein Schlüssel für eine effektive Zusammenarbeit.
Häufig gestellte Fragen
Was schreiben bei Terminverschiebung?
Bei einer Terminverschiebung sollten Sie höflich und mit Bedauern mitteilen, dass der vereinbarte Termin leider nicht stattfinden kann. Nennen Sie den konkreten Termin und erläutern Sie kurz den Grund für die Verschiebung. Bieten Sie anschließend möglichst direkt einen oder mehrere alternative Termine an und bitten Sie um Rückmeldung, welche Ersatztermine passen würden. Bedanken Sie sich für das Verständnis und die Flexibilität bei der erneuten Terminfindung.
Kann man Termin verschieben?
Grundsätzlich ist es möglich, vereinbarte Termine zu verschieben. Allerdings sollte dies nur in begründeten Ausnahmesituationen geschehen und mit ausreichend Vorlauf kommuniziert werden. Idealerweise wird sofort ein Alternativtermin vorgeschlagen. Wichtig ist auch, Verständnis für die Unannehmlichkeiten beim Gegenüber zu zeigen und sich für die erneute Abstimmung zu bedanken.
Wie schreibe ich eine Terminabsage?
Bei einer Terminabsage formulieren Sie am besten bereits in der Betreffzeile, dass es um die Absage für den konkreten, vereinbarten Termin geht. Im Text nennen Sie ebenfalls nochmals das Datum, die Uhrzeit und die Art des Termins und erklären anschließend den Grund für die Absage. Bedauern Sie, dass der Termin nicht stattfinden kann und entschuldigen Sie sich für die Unannehmlichkeiten. Bieten Sie nach Möglichkeit einen alternativen Termin an.
Wie reagiert man auf eine Terminverschiebung?
Reagieren Sie auf die Verschiebung eines Termins durch einen anderen verständnisvoll und kooperativ. Signalisieren Sie, dass Sie die Gründe nachvollziehen können und schlagen Sie passende Alternative Termine vor. So finden Sie gemeinsam eine Lösung. Bedanken Sie sich, dass Sie über die Verschiebung informiert wurden und stimmen Sie den neuen Termin schriftlich zu, um Klarheit zu schaffen.
Wie kurzfristig Termin absagen?
Termine sollten möglichst frühzeitig abgesagt werden, um den anderen Beteiligten genug Vorlauf zur Reorganisation zu geben. Bei kurzfristigen Absagen nennen Sie den triftigen Grund und entschuldigen Sie sich ausführlich für die späte Information. Bieten Sie einen zeitnahen Ersatztermin an, um Ihre Wertschätzung auszudrücken. Achten Sie darauf, nicht zu oft Termine kurzfristig abzusagen.
Wie kann ich ein Vorstellungsgespräch verschieben?
Teilen Sie der Firma rechtzeitig mit, dass Ihnen der vereinbarte Termin leider nicht passt und Sie das Vorstellungsgespräch verschieben müssen. Nennen Sie den Grund und bieten Sie 2-3 alternative Termine an. Sagen Sie, dass Sie sich auf das Gespräch freuen und bedanken Sie sich dafür, dass die Firma auf Ihre Terminbitte eingeht. Versuchen Sie, das Vorstellungsgespräch nicht zu kurzfristig zu verschieben.