Die Nachfrage nach Videokonferenz-Lösungen ist in den letzten Jahren sprunghaft angestiegen. Während solche Tools früher hauptsächlich von Großunternehmen genutzt wurden, hat die Corona-Pandemie zu einem regelrechten Boom von Videokonferenzen über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg geführt.
Mit den Lockdowns und der plötzlichen Verlagerung großer Teile der Arbeitswelt ins Homeoffice mussten Unternehmen von einem Tag auf den anderen Wege finden, wie ihre Teams virtuell zusammenarbeiten können. Videokonferenz-Software wurde über Nacht zur kritischen Infrastruktur, um den Geschäftsbetrieb am Laufen zu halten.
Der Markt für Videokonferenz-Software wächst dementsprechend rasant. Laut Prognosen wird er von 4,1 Milliarden US-Dollar im Jahr 2019 auf über 11 Milliarden US-Dollar im Jahr 2027 ansteigen. Zahlreiche Anbieter konkurrieren auf diesem Markt mit teils sehr innovativen Tools.
Insbesondere einfach bedienbare Lösungen für kleine Unternehmen sind gefragt. Die Branchengrößen Microsoft, Google und Cisco dominieren mit ihren Suiten den Enterprise-Markt. Für den Massenmarkt spielen jedoch auch Tools wie Zoom, Webex oder neue Anbieter wie Whereby eine große Rolle.
Entsprechend wichtig ist auch die Terminorganisation für Online-Meetings und Besprechungen via Videoübertragung. Professionelle Scheduling-Tools wie Zeeg ermöglichen hier die Automatisierung von Prozessen - die Plattform bindet sich nahtlos an Videokonferenz-Systeme an.
Viele dieser Tools bieten Basisversionen ihrer Videokonferenz-Lösungen sogar kostenlos an. Diese kostenlosen Versionen unterscheiden sich vor allem durch Limitierungen bei der Meeting-Dauer und Teilnehmerzahl von den kostenpflichtigen Business- und Enterprise-Versionen. Dennoch decken die kostenlosen Varianten die Bedürfnisse vieler kleiner Unternehmen bereits ab.
1. Zoom
Zoom ist derzeit einer der absoluten Marktführer für Videokonferenz-Lösungen. Insbesondere seit der Corona-Pandemie hat der Anbieter einen extremen Nachfrage-Boom erlebt. Das Tool zeichnet sich durch seine sehr einfache Bedienbarkeit auch für technische Laien aus, gepaart mit professionellen Funktionen für die geschäftliche Nutzung.
Funktionen von Zoom:
- Videokonferenzen mit bis 100 Teilnehmern
- Bildschirmfreigabe
- Chat-Funktion
- Aufzeichnen von Besprechungen
- Integration gängiger Kalendersysteme
- Persönliche Meeting-IDs
Zoom ermöglicht es, Videokonferenzen für Online-Meetings sehr einfach und mit wenigen Klicks zu starten. Nach einem kostenlosen Registrierungsprozess können Meeting-Veranstalter Konferenzräume erstellen und Teilnehmer per Link oder Meeting-ID einladen.
Ein großer Vorteil von Zoom ist die unkomplizierte Funktion zur Bildschirmfreigabe. Meeting-Teilnehmer können so einfach Inhalte ihres Desktops wie Präsentationen oder Anwendungen mit anderen teilen. Kombiniert mit der Videoübertragung ermöglicht dies produktive Online-Meetings und interaktive Webinare.
Weitere wichtige Funktionen sind die Chat-Kommunikation zwischen den Teilnehmern, das Aufzeichnen von Sitzungen sowie die Integration in gängige Kalender-Apps wie Zeeg, Outlook oder Google Calendar.
Vorteile von Zoom:
Besonders beliebt hat Zoom neben den umfangreichen Funktionen auch durch seine extrem einfache, intuitive Bedienbarkeit für Anwender gemacht. Anders als viele Konkurrenten setzt Zoom auf eine schlanke Oberfläche ohne Over-Engineering, die auch für weniger technik-affine Nutzer einfach verständlich ist.
Gleichzeitig ist die Audio- und Videoqualität sehr gut – wichtige Voraussetzungen für produktive Remote-Meetings.
Nachteile von Zoom:
Negativ zu erwähnen bleiben die Sicherheitslücken, die bei Zoom in der Vergangenheit für Kritik sorgten. Zoom hat jedoch umfangreich nachgebessert. Inzwischen gilt die Software bei regelmäßigen Updates und geschlossenen Sicherheitslücken wieder auf einem adäquaten Niveau.
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2. Microsoft Teams
Microsoft Teams ist die Antwort des Software-Giganten Microsoft auf kollaborative Team-Tools wie Slack oder Zoom. Teams erschafft eine zentrale Arbeitsumgebung für Kommunikation, Dateiaustausch und Projektmanagement.
Das Tool kombiniert Chat-basierte Arbeitsbereiche (Kanäle) für Teams und 1:1-Konversationen mit Videokonferenz-Funktionalität. Der Fokus liegt auf der Kollaboration in Projektteams und Abteilungen über Messaging, Audio/Video-Anrufe sowie Terminplanung und Projektmanagement.
Microsoft Teams eignet sich hervorragend für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 oder Office 365 einsetzen. Durch die tiefe Integration mit anderen Microsoft-Diensten wie SharePoint, OneDrive oder Outlook ergibt sich ein runder Workflow.
Funktionen von Microsoft Teams:
- Videokonferenzen mit bis 300 TN
- Bildschirmfreigabe
- Chaträume & Messaging
- Dateiaustausch
- Projektmanagement-Tools
Über die Integration mit anderen Microsoft-Diensten können in Teams Dateien ausgetauscht, gemeinsam bearbeitet sowie Projekte geplant und verfolgt werden. Für Videokonferenzen, Audioanrufe und Bildschirmfreigabe steht eine leistungsfähige Technologie für Gespräche mit bis zu 300 Personen bereit.
Vorteile von Microsoft Teams:
- Nahtlose Integration in Microsoft Office 365 & Azure
- Umfangreiche Features für Team-Kollaboration
- Hohe Sicherheit durch Microsoft-Infrastruktur
Nachteile von Microsoft Teams:
- Komplexes Interface mit Lernkurve
- Eingeschränkte Besprechungsdauer (60 Min.)
3. Google Meet
Google Meet ist die Videokonferenz-Lösung des Tech-Giganten Google in der G-Suite. Ähnlich wie Microsoft Teams kombiniert Meet Collaboration-Funktionalität mit Videokonferenzen und eine Integration in andere Google Dienste.
Funktionen von Google Meet:
- Videocalls mit bis zu 100 Teilnehmern
- Chromecast Support
- Chat-Plug-In für Slack & Hangouts
- Moderne Sicherheitsfeatures
Über die Browser-Oberfläche oder mobile Apps können Nutzer ganz einfach Videokonferenzen starten oder diesen beitreten. Google Meet zeichnet sich durch eine besonders einfache, intuitive Bedienung aus - es sind keinerlei Downloads oder Installationen nötig.
Der Chromecast Support erlaubt das Spiegeln von Inhalten auf Fernseher oder Displays im Meeting-Raum. Für Chat-Nachrichten steht eine enge Integration mit Slack und Hangouts zur Verfügung.
Meets setzt auf eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sowie rollenbasierten Zugriff, um hohe Sicherheitsstandards zu erfüllen.
Vorteile von Google Meet:
- Einfach nutzbare Browser-Oberfläche
- Tiefe Integration in andere G Suite Dienste
- Hoher Sicherheitsstandard
Nachteile von Google Meet:
- Eingeschränkte Meetingdauer (60 Minuten)
- Weniger umfangreiche Funktionen als Wettbewerber
4. Jitsi
Jitsi ist eine kostenlose und Open-Source-Alternative für Videokonferenzen, die vollständig im Browser genutzt werden kann. Der Fokus liegt auf hoher Video- und Audioqualität gepaart mit einer schlanken Benutzeroberfläche.
Funktionen von Jitsi:
- HD-Videokonferenzen
- Geteilte Notizen und Präsentationen
- Chat
- Passwortgeschützte Räume
- Integration mit Google & Outlook Kalender
Als Open-Source-Projekt steht Jitsi vollständig unter einer freien MIT-Lizenz. Dadurch ist eine hohe Transparenz und Sicherheit der Software gegeben - Jitsi setzt auf verschlüsselte Peer-to-Peer-Verbindungen und schützt so die Privatsphäre seiner Nutzer.
Die Einrichtung funktioniert ohne Registrierung, es können sofort Videomeetings gestartet werden. Mittels Passwörtern und "Waiting Rooms" können Besprechungen abgesichert werden. Notizen helfen bei der Zusammenarbeit.
Vorteile von Jitsi:
- Keine Registrierung nötig
- Open-Source-Lösung mit hohem Datenschutz
- Gute Videoqualität durch verschlüsselte Peer-to-Peer-Verbindung
Nachteile von Jitsi:
- Fehlende Aufzeichnung von Meetings
- Weniger Features wie Breakout-Räume als Wettbewerber
5. GoToMeeting
GoToMeeting ist eine beliebte Videokonferenz-Software, die sich besonders an kleinere Unternehmen und Selbstständige richtet.
Funktionen von GoToMeeting:
- HD-Videoanrufe
- Bildschirmübertragung
- Chat
- Cloude-Aufzeichnung
- Dedizierte Anmeldeseiten & Apps
GoToMeeting zeichnet sich durch eine einfache Bedienung auch für technisch nicht versierte Nutzer aus. Die Software ermöglicht unkompliziert die Abhaltung von Videokonferenzen mit bis zu 250 Personen, die via Desktop oder App teilnehmen können.
Vorteile von GoToMeeting:
Eine besondere Stärke von GoToMeeting sind die Integrationsmöglichkeiten für Anmeldeseiten und Landing Pages, um z.B. Webinare mit der Videokonferenz-Software abzuhalten. Die Aufzeichnung der Online-Meetings in der Cloud ist ebenfalls sehr praktisch für Asynchrones Arbeiten.
Die Telefoneinwahl per Festnetz oder Handy gestattet es auch Personen ohne Computer/Internet, an Besprechungen teilzunehmen. GoToMeeting punktet mit einer sehr zuverlässigen Video- und Audioübertragung für ein professionelles Meeting-Erlebnis.
Insgesamtprofitiert GoToMeeting von einer langjährigen Produktentwicklung und Ausreifung mit Fokus auf kleinere Unternehmen. Dies schlägt sich in einer benutzerfreundlichen Oberfläche und flotten Performance nieder.
Nachteile von GoToMeeting:
Die kostenlose Testversion ist lediglich auf Besprechungen mit 2 Personen, 7 Tage Laufzeit und keine Cloud-Aufzeichnung beschränkt. Wer mehr benötigt, muss ein kostenpflichtiges Abonnement abschließen, welche preislich im mittleren bis höheren Bereich angesiedelt sind.
Die Collaboration-Funktionen abseits der eigentlichen Videokonferenz wie Chat, File Sharing etc. sind weniger developed als bei Konkurrenzprodukten. Auch sehr große Meetings mit 500+ Teilnehmern stoßen bei GoToMeeting schnell an Grenzen.
6. Cisco Webex
Webex von Cisco ist eine weitere oft eingesetzte Lösung für Videokonferenzen und Online-Meetings. Als führender Anbieter im Enterprise-Segment besticht Webex vor allem durch umfassende Funktionalität.
Funktionen von Cisco Webex:
- Videomeetings mit bis zu 100 Teilnehmern
- Bildschirmübertragung
- Collaboration Tools (Chat, Cloud-Speicher, Apps)
- Integration mit Kalendern & E-Mail
Cisco richtet sein Portfolio besonders auf die Anforderungen großer Unternehmen und Verbünde aus. Entsprechend fällt Webex sehr umfangreich aus mit diversen Add-Ons für Collaboration, Devices und andere Funktionen. Die Bedienbarkeit leidet mitunter etwas unter der Komplexität.
Von der Kern-Videokonferenzlösung bis hin zur Anbindung an Microsoft Teams und Slack oder spezielle Support-Optionen deckt Cisco ein breites Spektrum an Business-Anforderungen ab.
Vorteile von Cisco Webex:
- Leistungsfähige Funktionen für Enterprise-Bereich
- Sehr skalierbar für riesige Nutzerzahlen
- Viele Integrationsoptionen (Zeeg, Office 365, Teams etc.)
Nachteile von Cisco Webex:
- Hohe Komplexität, steile Lernkurve
- Videokonferenz eher kleiner Teil des modularen Konzepts
- Hohe Kosten, lange Vertragslaufzeiten üblich
7. Skype
Skype ist ein weit verbreiteter Messenger für Videoanrufe, der auch eine Option für Online-Meetings bis zu 50 Personen bietet. Die Software ist dabei meist auf Kommunikation im privaten Bereich ausgelegt.
Funktionen von Skype:
- HD Videoanrufe
- Gruppenanrufe mit bis zu 50 Personen
- Chat-Nachrichten
- Bildschirmfreigabe
- Kostenlose Version verfügbar
Die meisten Menschen nutzen Skype als quelloffene Kommunikationslösung mit Textnachrichten oder 1:1 Videoanrufen im Privatbereich. Weniger bekannt ist, dass Skype durchaus auch für kleinere Business-Meetings mit bis zu 50 Teilnehmern verwendet werden kann.
Allerdings ist die Meeting-Funktionalität eher einfach gehalten ohne viele Zusatzfeatures oder Integrationen mit anderen Collaboration-Tools. Die Bedienung bleibt selbst für größere Konferenzen jedoch intuitiv.
Vorteile von Skype:
- Einfache, kostenfreie Nutzung
- Große Verbreitung im Privatkunden-Segment
- Simple Handhabung auch für Gruppenanrufe
Nachteile von Skype:
- Keine Aufzeichnung von Sessions
- Kaum Erweiterungen durch andere Tools
- Nicht für sehr große Gruppen geeignet
8. Whereby
Whereby ist ein vergleichsweise junger Anbieter für Videokonferenz-Lösungen aus Norwegen, der einen besonders simplen und browser-basierten Ansatz verfolgt.
Funktionen von Whereby:
- Browser-basierte Videokonferenzen
- Meetings mit bis zu 12 Personen
- Bildschirmfreigabe
- Chat
- Zugang via Link oder App
Das Alleinstellungsmerkmal von Whereby ist die vollständige Browser-basierung ohne Software-Downloads oder Plugin-Installationen. Über einen von Whereby generierten Link können Meetings ganz einfach per Klick beigetreten werden.
Bis zu 12 Teilnehmer können so einer Videokonferenz folgen und Audio-, Video- sowie Screensharing-Funktionen nutzen. Der Fokus liegt auf einfacher Handhabung für gelegentliche Meetings.
Vorteile von Whereby:
- Keine Downloads oder Installationen nötig
- Einfache Bedienbarkeit speziell für Gelegenheitsnutzer
- Fair und transparente Gebührenstruktur ohne Verträge
Nachteile von Whereby:
- Kleine Teilnehmerzahl von 12 Personen
- Wenige Zusatzfunktionen wie Chat, Tools etc.
- Noch geringe Verbreitung am Markt
Integration von Videokonferenz-Tools in Zeeg für automatische Terminplanung
Zeeg hat sich als führender Anbieter von Software für automatisierte Terminplanung am Markt etabliert. Die Scheduling-Plattform bildet Räume, Equipment und Personal digital ab, um Teilnehmern eine selbstständige Buchung nach Verfügbarkeit zu erlauben.
Automatisierte Workflows für Terminbestätigung, Reminder, Raumzuordnung etc. machen Zeeg zur zentralen Lösung für ressourcenschonendes und effizientes Zeitmanagement.
Über offene APIs binden sich Videokonferenzsysteme wie Zoom, MS Teams oder WebEx auf Knopfdruck in die Terminplanung ein. Bei einer Buchung in Zeeg kann so automatisch auch eine Videokonferenz erstellt und konfiguriert werden.
Vorteile der Integration von Videokonferenz-Tools mit Zeeg
Die Verbindung der Scheduling-Funktionen von Zeeg mit Videomeeting-Software ergibt erhebliche Optimierungseffekte:
1. Effiziente Terminplanung
Über die Zeeg-Oberfläche haben Teilnehmer stets Einsicht auf freie Ressourcen und können Meetings self-service buchen. Die Software prüft automatisch Verfügbarkeiten und bestätigt die Veranstaltung.
Parallel wird über die API-Anbindung direkt eine entsprechende Videokonferenz erstellt. Einladung samt Zugangslink geht umgehend an die Teilnehmer - Zeitraubende Rücksprachen entfallen somit.
2. Automatische Synchronisierung von Terminen
Änderungen von Meetings werden bidirektional zwischen Videokonferenzsystem und Zeegs Kalender synchronisiert. Absagen, Verschiebungen oder neue Events sind damit ohne manuellen Aufwand für alle sichtbar.
Dies vereinfacht Abläufe für Organisatoren ebenso wie für Teilnehmer der Sitzungen erheblich. Jeder sieht stets aktuelle Informationen zum Meeting in seinem Kalender.
3. Verbesserte Koordination von Teilnehmern
Zeeg bietet die Möglichkeit sogenannter Round-Robin Bookings zur koordinierten Zuteilung verfügbarer Ressourcen. Hierbei wird aus einem Pool von Personen oder Räumen abwechselnd ein Eintrag zugewiesen.
Durch die Verknüpfung mit Videokonferenzen können so z.B. Kundenanfragen automatisiert dem aktuell freien Sales Agent oder Support-Mitarbeiter zugewiesen werden. Die Software bucht ein 1-on-1 Meeting mit dem Vertriebler und lädt ihn direkt per individualisierter URL in die Online-Konferenz ein.
So lässt sich Aufgabenverteilung einfach automatisieren, z.B. auf Sales oder Service Mitarbeiter
Häufig gestellte Fragen
Welche Videokonferenz Tools gibt es?
Es gibt viele Anbieter von Videokonferenz-Lösungen, die weit verbreitetsten sind Zoom, Microsoft Teams, Cisco WebEx, GoToMeeting oder auch Skype. Viele dieser Programme integrieren sich zudem mit der Terminplanungs-Software Zeeg für optimierte Abläufe.
Was braucht man alles für eine Videokonferenz?
Für die Teilnahme an einer Videokonferenz benötigt man nur einen Laptop, PC oder ein Smartphone sowie eine Internetverbindung. Optional ist eine Kamera hilfreich. Der Organisator benötigt ein Benutzerkonto bei dem jeweiligen Videokonferenz-Anbieter.
Welche Videokonferenz-Tools sind kostenlos verfügbar?
Die großen Anbieter wie Zoom, Microsoft Teams, Cisco WebEx oder GoToMeeting stellen alle Basis-Versionen ihrer Videokonferenz-Lösungen kostenfrei bereit. Diese sind in Meeting-Dauer und Teilnehmerzahl begrenzt, decken aber die Nutzung für viele kleine Unternehmen bereits ab.