Die Einhaltung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist für Unternehmen unerlässlich geworden, um die Privatsphäre ihrer Kunden und Website-Besucher zu schützen. Dies gilt insbesondere für Tools zur Online-Terminbuchung, bei denen persönliche Daten erfasst und verarbeitet werden.
Eines der beliebtesten Tools auf diesem Gebiet ist Calendly. Calendly ermöglicht es Unternehmen, Online-Terminbuchungsfelder auf ihrer Website einzubinden und so Treffen und Calls mit Interessenten und Kunden zu planen. Allerdings gibt es oftmals Zweifel daran, ob Calendly die strengen Anforderungen der DSGVO erfüllt.
In diesem Artikel wird erläutert, welche Aspekte Unternehmen bei der DSGVO-konformen Einbindung von Calendly auf ihren Websites beachten müssen. Zudem wird die deutsche Alternative Zeeg vorgestellt, die mit ihrer datenschutzfreundlichen Ausrichtung und der Speicherung aller Daten in Europa die Anforderungen der DSGVO erfüllt.
Für Unternehmen ist es wichtig, die Risiken bei der Nutzung von Calendly in Bezug auf die DSGVO zu kennen und gegebenenfalls auf konformere Lösungen wie Zeeg zurückzugreifen. So lassen sich Bußgelder vermeiden und das Vertrauen der Kunden und Website-Besucher wird gestärkt.
DSGVO-Anforderungen im Zusammenhang mit Terminbuchungstools
Verarbeitung personenbezogener Daten
Die DSGVO regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten. Dazu gehören alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Beispiele sind Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer usw.
Wenn Website-Besucher über ein Online-Terminbuchungstool wie Calendly oder Zeeg einen Termin buchen, werden in der Regel mehrere personenbezogene Daten erfasst und gespeichert, wie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Zudem werden Details zum gebuchten Termin gespeichert.
All dies fällt unter die Verarbeitung personenbezogener Daten und muss DSGVO-konform erfolgen. Dies umfasst unter anderem folgende Pflichten:
- Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
- Datensparsamkeit
- Transparenz über die Verarbeitung
- Datensicherheit gewährleisten
Nur wenn alle diese Bestimmungen eingehalten werden, ist die Nutzung eines Terminbuchungstools wie Calendly oder Zeeg rechtmäßig und risikofrei im Sinne der DSGVO.
Herausforderungen bei Calendly in Bezug auf DSGVO
Calendly birgt laut Datenschutz-Experten Risiken, hauptsächlich auf Grund der Datenspeicherung auf Servern in den USA, sodass Datenschutzbeauftragten oftmals von der Nutzung der Software abraten. Dies kann andernfalls für Unternehmen, die Calendly auf ihrer Webseite einbinden, ggf. rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Im nächsten Abschnitt wird erläutert, wie Calendly zur Terminplanung genutzt werden kann.
Einbettung von Calendly auf Ihrer Webseite
Schritte zur Einbindung von Calendly
Möchten Sie Calendly zur Online-Terminbuchung auf Ihrer Website nutzen, müssen Sie zunächst einen Account bei Calendly anlegen. Danach können Sie wie folgt vorgehen, um Calendly in Ihre Webseite zu integrieren:
- Erstellen Sie einen neuen Termin-Typ, z.B. "Beratungsgespräch".
- Legen Sie die Details fest wie Dauer des Termins, Planungsauswahl für Teilnehmer etc.
- Fügen Sie Ihrer Website an der gewünschten Stelle mit wenigen Zeilen Code eine Schaltfläche hinzu, um den geplanten Termin-Typ zu buchen.
- Besucher Ihrer Website können nun ganz einfach durch Klick auf die Schaltfläche einen verfügbaren Termin bei Ihnen buchen.
Die detaillierte technische Anleitung finden Sie in der Calendly-Hilfe. Grundsätzlich ist die Integration mit geringem Aufwand möglich.
Zweifel an der Datenschutzkonformität
Allerdings entstehen bei Verwendung von Calendly Datenschutzrisiken, da nicht nachgewiesen ist, dass Calendly die DSGVO-Anforderungen vollständig erfüllt. Insbesondere die Speicherung der Daten außerhalb Europas kann rechtswidrig sein und im Falle einer Überprüfung durch Aufsichtsbehörden zu Sanktionen gegen Website-Betreiber führen.
Eine konforme, risikofreie Alternative für die Terminplanung stellt das deutsche Unternehmen Zeeg dar.
DSGVO-Konforme Integration von Zeeg auf Webseiten
Zeeg erfüllt als in Deutschland ansässiges Unternehmen alle Bestimmungen der DSGVO.
Schritte zur Einbettung von Zeeg-Links
- Erstellen eines kostenlosen Zeeg-Kontos
- Festlegen der gewünschten Termin-Einstellungen
- Generieren eines Buchungslinks und Einbetten auf der Website
- Besucher buchen Termine per Klick auf den Link
Die technische Einrichtung erfolgt mit wenigen Klicks innerhalb von Minuten. Per Copy-and-Paste lässt sich der Link dann einfach auf der eigenen Website integrieren.
Im Gegensatz zu Calendly hat die Nutzung von Zeeg keine negativen Konsequenzen in Bezug auf die DSGVO.
Zeeg als Alternative zu Linktree
Zeeg fungiert nicht nur als Terminbuchungstool, sondern bietet auch die Möglichkeit, eine personalisierte Landingpage mit Linkbaum (Link-in-Bio Lösung) zu erstellen. Hier lassen sich beliebig viele Links, Bilder, Videos etc. hinzufügen und sammeln.
Die Linkbaum-Funktion erfüllt ebenso die DSGVO-Standards, da keine externen Anbieter eingebunden werden. Stattdessen speichert Zeeg alle Inhalte der Landingpage auf eigenen europäischen Servern.
Im Vergleich zu Anbietern wie Linktree ist dies ein klarer Vorteil in Bezug auf Datenschutz und Datensouveränität.
Die personalisierbare Landingpage bzw. Linkbaum-Seite bei Zeeg bietet umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, um die eigene Marke und das Unternehmen optimal zu präsentieren:
- Individuelles Design mit Logo, Farben und Schriftarten
- Bilder, Videos oder Slideshows einfügen
- Produktkacheln mit Beschreibungen erstellen
- Teammitglieder mit Profilen vorstellen
- Kundenzitate als Referenzen integrieren
- Blog-Artikel oder Fallstudien einbetten
- Social Media Profile verlinken
- und vieles mehr
So lässt sich auf einer Seite die gesamte Bandbreite des Unternehmens abbilden - von Produkten/Leistungen über Mission und Werte bis zur Unternehmenskultur. Besonders interessant ist dies für Unternehmen, die über Linktree oder ähnliche Tools ihre Linksammlung zur Verfügung stellen.
Da all diese Inhalte sicher bei Zeeg gehostet werden, bleibt die volle DSGVO-Konformität gewahrt. Die Linkbaum-Seite fungiert als schlüssige und rechtssichere Visitenkarte und Content-Drehscheibe für das Unternehmen.
Zeeg als deutsche Alternative zu Calendly
Zeegs Standort in Deutschland und Hosting in Europa
Als in Deutschland gegründetes Startup unterliegt Zeeg dem strengen deutschen Datenschutzrecht sowie der DSGVO. Bereits durch den Firmensitz innerhalb der EU ist sichergestellt, dass einige relevante Bestimmungen bezüglich Datenverarbeitung und -speicherung eingehalten werden.
Zeeg hat seinen Hauptsitz in Berlin und beschäftigt ein deutsches Team aus Experten für Datenschutz, Software-Entwicklung und Kundenservice. Somit können Kunden auf einen kompetenten und vertrauensvollen Partner für die rechtskonforme Nutzung des Terminbuchungstools zurückgreifen.
Im Vergleich zu Calendly mit Hauptsitz in den USA ergeben sich hier klare Vorteile, da die Einhaltung der DSGVO aufgrund der direkten Nähe zu den Regulierungs- und Kontrollinstanzen erleichtert wird.
Ein ebenso wichtiger Aspekt ist, dass Zeeg alle erhobenen Daten ausschließlich auf europäischen Servern speichert - wir nutzen hierfür die Dienste des französischen Cloudanbieters Scaleway.
Sämtliche personenbezogene Informationen, die bei der Terminbuchung preisgegeben werden, bleiben konform zur DSGVO innerhalb der EU. Es findet keinerlei Datenübertragung in Drittländer oder den außereuropäischen Raum statt. Dies schließt Risiken bezüglich unrechtmäßiger Zugriffe weitestgehend aus.
Calendly hingegen verwendet Server in den USA, wo datenschutzrechtlich bedenkliche Überwachungspraktiken gang und gäbe sind. Ob hier jeder Datenpunkt den strengen EU-Auflagen standhält, lässt sich schwer nachprüfen.
AV-Vertrag und Transparenz bei Zeeg
Verfügbarkeit des AV-Vertrags in den Zeeg-Benutzerkonten
Zeeg stellt als Nachweis für die rechtskonforme Verarbeitung der Daten einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) zur Verfügung. Dieser ist für alle Nutzer frei zugänglich im Benutzerkonto hinterlegt.
Der AV-Vertrag definiert verbindlich alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der Daten innerhalb der DSGVO-Vorgaben jederzeit zu gewährleisten. Somit haben Kunden eine schriftliche Bestätigung der DSGVO-Konformität durch Zeeg.
Transparente Informationsbereitstellung über Zeegs Sicherheitsmaßnahmen
Zeeg legt außerdem offen, welche konkreten Sicherheitsstandards eingehalten werden:
- Verschlüsselte Datenübertragung und Speicherung
- Zugriffsbeschränkungen und Kundenprofile
- Maßnahmen zur Verhinderung von Datenpannen
- Regelmäßige Kontrollen und Updates
Dies schafft ein Höchstmaß an Transparenz - im Gegensatz zu US-amerikanischen Anbietern, wo entsprechende Details oftmals nur vage oder gar nicht kommuniziert werden.
Deutscher Kundensupport bei Zeeg
- Zeegs engagierter deutscher Kundensupport: Zeeg punktet auch mit seinem Kundenservice mit Firmensitz in Deutschland. Anfragen werden von erfahrenen Mitarbeitern in deutsche Sprache persönlich und prompt beantwortet. Dies erleichtert die Klärung jeglicher Fragen rund um Datenschutz, Buchungstool oder technische Probleme.
- Unterstützung und Beratung in deutscher Sprache: Zusätzlich bietet Zeeg umfangreiche deutschsprachige Hilfe- und Support-Inhalte über Wissensdatenbanken, Video-Tutorials etc. Calendly setzt hier meist auf englischsprachige Ressourcen. Für deutschsprachige Nutzer erweist sich die native Beratung und Dokumentation bei Zeeg somit als vorteilhaft.
Fazit
Zeeg erfüllt in jeder Hinsicht die Anforderungen der DSGVO und übertrifft Calendly in puncto Datenschutzkonformität deutlich. Daher stellt Zeeg eine empfehlenswerte Alternative für Unternehmen dar, die eine rechtskonforme Lösung für die Online-Terminplanung benötigen.
