Time-to-Hire: Definition, Durchschnitt und Optimierung [2023]

Der Fachkräftemangel in Deutschland ist in aller Munde und wird wohl auch in den kommenden Jahren die Arbeitswelt beschäftigen. Besonders im Bereich IT und Technik, den sogenannten MINT Berufen, herrscht auf Grund verschiedener Faktoren wie der Digitalisierung und neuen Herausforderungen mit Bezug auf die Dekarbonisierung eine klaffende Lücke zwischen verfügbaren Stellen und den Arbeitern, die diese Lücke füllen können. Nach aktuellen Zahlen der Bundesregierung sind 630.000 Stellen für qualifizierte Arbeiter unbesetzt und es dauert in bestimmten Branchen bis zu 250 Tage, um eine einzelne Stelle zu besetzen. Im Wettbewerb um die besten Fachkräfte kommt es auch auf Ihren Bewerbungsprozess an - die Time-to-Hire hilft Ihnen, neben weiteren Kennzahlen (KPIs), Ihren Bewerbungsprozess zu messen und an relevanten Stellen zu optimieren. 

Was ist die Time-to-Hire? Definition und Bedeutung:

Die Time-to-Hire beschreibt die Zeitspanne, den die Personaler eines Unternehmens benötigen, um einen Kandidaten einzustellen. Sie berücksichtigt den gesamten Zeitraum von dem Moment an, an dem der Recruiting-Prozess startet, bis hin zur endgültigen Einstellung eines Kandidaten in das Unternehmen. Der Startpunkt ist somit der Beginn der Suche von Kandidaten, um eine bestimmte Stelle zu besetzen, wohingegen der Endpunkt durch die finale Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag festgelegt wird. Die Time-to-Hire misst somit die Geschwindigkeit des Recruiting-Prozesses eines Unternehmens, ohne dabei von externen Faktoren wie beispielsweise Kündigungsfristen der Kandidaten beeinflusst zu werden. 

Wie unterscheidet sich die Time-to-Hire von der Time-to-Fill?

Die Time-to-Hire und die Time-to-Fill sind eng miteinander verbunden, reflektieren jedoch unterschiedliche Zeiträume. Während die Time-to-Hire wie oben erwähnt den Zeitraum zwischen dem Beginn der Suche und der Vertragsunterschrift beschreibt, berücksichtigt die Time-to-Fill den gesamten Zeitraum zwischen dem Start der Suche und dem tatsächlichen Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters. Somit ist der erste Arbeitstag der Endpunkt, um die Time-to-Fill zu messen.

Einflussfaktoren für die Time-to-Hire

Eine verkürzte Time-to-Hire kann für Ihr Unternehmen von großer Bedeutung sein, da sich diese positiv auf die Kosten auswirkt, die mit der Besetzung einer Stelle verbunden sind (Cost per Hire). Außerdem wird der Zugang zu Top-Talenten gewährleistet und die Belastung für das bestehende Team, das neben seinem eigentlichen Job im Recruiting unterstützt, minimiert. Wir stellen Ihnen mehrere Faktoren vor, die Ihre Time-to-Hire positiv beeinflussen können:

Effektive Stellenanzeigen: Sprechen Sie von Anfang an qualifizierte Kandidaten an

Eine klare und ansprechende Stellenanzeige ist der erste Schritt, um die besten Kandidaten zu erreichen. Nutzen Sie aussagekräftige Überschriften, präzise Beschreibungen und seien Sie authentisch - Top Kandidaten, sogenannte High Potentials, merken schnell, ob Unternehmen sich wahrheitsgemäß darstellen und ob die jeweilige Stelle für sie ansprechend klingt. Überlegen Sie sich, wie Sie aus der Masse hervorstechen können und versuchen Sie nicht die gleichen Textbausteine wie andere Unternehmen zu verwenden.

Optimierung von Screening und Kandidatenauswahl: So identifizieren Sie Top-Talente effizient

Ein effizienter Screening- und Auswahlprozess ist sowohl für Sie als auch für die Kandidaten essentiell. Sie sollten versuchen, sich möglichst innerhalb von 24 Stunden nach Eingang einer Bewerbung bei dem entsprechenden Bewerber zu melden. Geben Sie ihm das Gefühl als Unternehmen schnell und agil zu sein, beantworten Sie mögliche Fragen und leiten Sie die nächsten Schritte ein. Nutzen Sie in diesem Zusammenhang am besten ein Bewerber- oder Application-Tracking-System (ATS), um einen genauen Überblick über sämtliche Bewerber und den Status der jeweiligen Bewerbung zu erhalten. Ihre Bewerber werden es Ihnen danken, nicht wochenlang geghostet zu werden und erst eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn die Bewerbung lange in Vergessenheit geraten ist. 

Verschlankung der Interviewprozesse: Führen Sie produktive und zeitnahe Auswertungen der Gespräche durch

Ein effizienter Interviewprozess ist entscheidend, um schnell und produktiv bewerten zu können, ob ein Kandidat zu Ihnen passt. Vereinfachen Sie Ihre Terminplanung auch bei komplexen Interview-Prozessen. Nutzen Sie in diesem Zusammenhang automatisierte Terminplanungstools, um die Abstimmung zwischen Ihnen, Ihren Kollegen und den Kandidaten nicht zu endlosen E-Mail-Threads (Stichwort “E-Mail Ping-Pong”) und Abstimmungs-Telefonaten ausarten zu lassen.

Bereiten Sie außerdem standardisierte Interviewfragen im Voraus vor, um die Bewertung der Kandidaten einheitlich zu gestalten - bleiben Sie jedoch flexibel und verlieren Sie nicht Ihr Gespür für den individuellen Kandidaten und die jeweilige Situation. Eine zeitnahe Rückmeldung und Entscheidungen an die Kandidaten innerhalb weniger Tage trägt ebenfalls dazu bei, den Prozess reibungsloser und transparenter zu gestalten.

Einsatz von Technologie und Automatisierung: Nutzen Sie Softwarelösungen für mehr Tempo und Flexibilität

Neben den angesprochenen Bewerber-Tracking-Systemen (ATS) und Terminplanungs-Lösungen sollten Sie auch E-Mail Automatisierungen verwenden, um den Kandidaten nach Eingang der Bewerbung, während der Planung der Interviews sowie kurz vor Durchführung der Interviews immer über den aktuellen Status und die nächsten Schritte zu informieren. Lassen Sie Ihre Kandidaten nicht im Dunkeln tappen und womöglich den Kontakt abbrechen. 

So berechnen Sie die Time-to-Hire für Ihr Unternehmen

Die Time-to-Hire zu berechnen ist nicht besonders komplex. Sie resultiert letztendlich aus der Differenz in Tagen zwischen dem Start des Recruiting-Prozesses und dem Tag der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag. Es ist teilweise jedoch schwierig zu definieren, wann genau der Recruiting-Prozess begonnen hat, am Tag der erstmaligen Ausschreibung der Stellenanzeige oder doch bereits, sobald das Anforderungsprofil vom zuständigen Fachbereich definiert wurde. 

Gleiches gilt für den Endzeitpunkt - beispielsweise kann bereits die mündliche Verständigung darüber, dass der gewünschte Kandidat gefunden wurde und dieser den Job annehmen möchte, als letzten Tag des Prozesses gewertet werden. 

Es gilt - bleiben Sie einheitlich. Nur, wenn Sie bei all Ihren Bewerbungsprozessen einen identischen Start- und Endzeitpunkt definieren, haben Sie die Chance, eine verlässliche und messbare Kennzahl zu erhalten und diese optimieren zu können.   

Der Benchmark - Das ist die durchschnittliche Time-to-Hire in Deutschland

Die Time-to-Hire ist stark von der jeweiligen Branche und den entsprechenden freien Stellen abhängig. Während der Schnitt in Deutschland bei ca. 148 Tagen liegt, so kann es in einzelnen Berufsgruppen, wie beispielsweise in der Naturstein-, Mineral- und Baustoffherstellung, bis zu 250 und mehr Tage dauern, um eine offene Stelle zu besetzen. Die folgende Abbildung von Statista zeigt die Berufe mit den längsten Vakanzzeiten von Arbeitsstellen in Deutschland zwischen Juli 2022 und Juni 2023.

So verkürzen Sie die Time-to-Hire

Legen Sie klare Einstellungsziele und Zeitpläne fest

Definieren Sie klare Ziele und Zeitpläne für Ihren Einstellungsprozess, um sicherzustellen, dass der Prozess effizient voranschreitet und Verzögerungen vermieden werden. Hierbei ist es wichtig, diese Ziele und Zeitpläne mit den verantwortlichen Interessenvertretern, wie beispielsweise Hiring Managern oder Fachbereichs-Verantwortlichen zu kommunizieren, um das Commitment der jeweiligen Personen zu erhalten, die in den Prozess involviert werden. 

Implementieren Sie wirksame Talent-Pipelines

Um den Bedarf an qualifizierten Kandidaten wirksam decken zu können, ist es ratsam, sich frühzeitig um mögliche Bewerber zu bemühen. Nutzen Sie Ihre bestehenden Mitarbeiter, um Empfehlungen auszusprechen und bauen Sie sich bereits vor Beginn des Einstellungsprozesses eine Talent-Pipeline auf.

Nutzen Sie Daten und Analysen, um zu Ihrer Entscheidung zu gelangen

Identifizieren Sie Engpässe in Ihrem Recruiting frühzeitig, um schnellstmöglich darauf reagieren zu können. Hierbei können Ihnen verschiedene Tools im Bereich Datenanalyse helfen, um so ihren Prozess kontinuierlich zu verbessern.

Häufige Fragen

Was bedeutet "Cost per Hire (CPH)”?

Der Begriff Cost-per-Hire (CPH) bezieht sich auf die Gesamtkosten für eine einzelne Einstellung.

Welche Kosten sind mit der Time-to-Hire verbunden?

Time-to-hire ist mit zwei Kostenarten assoziiert: direkte Kosten und indirekte Kosten. Unter direkten Kosten werden in der Regel die Kosten für die Rekrutierung verstanden. Indirekte Kosten sind dagegen insbesondere die Opportunitätskosten, die sich aus der Tatsache ergeben, dass die betreffende Stelle nicht besetzt wird.

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