Jemand beschließt um neun Uhr abends, dass er einen Termin braucht. Vielleicht kommt er gerade von der Arbeit. Vielleicht hat er endlich zehn ruhige Minuten.
Was dann passiert, hängt ganz davon ab, wie das Unternehmen aufgestellt ist. Gibt es eine Buchungsseite, steht der Termin am nächsten Morgen. Gibt es nur eine Telefonnummer, muss die Absicht bis Montag überleben.
Buchungszeiten und Terminzeiten sind nicht dasselbe
33 % der Termine wurden außerhalb der Bürozeiten gebucht – vor 8 Uhr, nach 18 Uhr oder am Wochenende. Jeder fünfte wurde nach 18:00 Uhr gebucht.
Ein Drittel der Nachfrage kommt also, wenn das Büro geschlossen ist. Doch diese Zahl allein verdeckt die eigentlich spannende Erkenntnis: Nur 13,5 % der Termine finden tatsächlich außerhalb der Bürozeiten statt.
| Gebucht | 33 % | |
| Stattgefunden | 13,5 % |
Menschen organisieren ihr Leben abends und am Wochenende. Treffen wollen sie sich trotzdem während des Arbeitstags.
Genau diese Lücke ist die Erkenntnis – und sie verändert, was du daraus machst. Du musst nicht anfangen, um 21 Uhr Termine wahrzunehmen. Du musst um 21 Uhr buchbar sein – für einen Termin am Dienstag um zehn.
Sonntag ist Organisationstag, kein Termintag
6,6 % aller Buchungen werden an einem Sonntag gemacht. Nur 1,7 % der Termine finden an einem Sonntag statt.
Fast viermal so viele Menschen vereinbaren sonntags einen Termin, wie sonntags einen wahrnehmen. Am Sonntag wird der Kalender sortiert, gearbeitet wird an anderen Tagen.
Über die Woche hinweg zeigt sich dieselbe Aufteilung in kleinerem Maßstab: Montag ist der buchungsstärkste Tag, Dienstag der terminstärkste. Die häufigste Startzeit ist 10:00 Uhr, mit einem deutlichen Einbruch zur Mittagszeit. Wenn du also Buchungslinks, Erinnerungen oder Kampagnen verschickst, ist der Wochenanfang der Moment, in dem Menschen bereit sind zu handeln – und die Termine, die sie buchen, finden meist ein, zwei Tage später statt.
Weihnachten leert den Kalender, der Sommer kaum
In Deutschland, Österreich und der Schweiz liegt das Buchungsvolumen in den Weihnachtswochen bei etwa einem Drittel des Normalwerts – 2024 genauso wie 2025. In der ruhigsten Sommerwoche sinkt es nur um 14 %.
| Weihnachtswochen | 33 % | |
| Ruhigste Sommerwoche | 86 % |
Die Sommerferien sind gestaffelt: Eine Person ist weg, der Rest arbeitet. Weihnachten ist synchron, und der ganze Kalender steht auf einmal still. Wer sich auf eine allgemeine „Urlaubsflaute“ einstellt, bereitet sich auf die falsche Art von Ruhe vor.
Ein Drittel deiner Nachfrage steht vor verschlossener Tür
Ob das wichtig ist, hängt davon ab, wie die Alternative aussieht. Ist eine Buchungsseite geöffnet oder nimmt ein KI-Telefonassistent den Anruf entgegen, steht der Termin am nächsten Morgen einfach im Kalender, ohne dass jemand etwas tun muss. Führt der einzige Weg über ein Formular oder einen Anruf, der auf der Mailbox landet, wartet die Anfrage so lange, wie es eben dauert.
wartet eine Anfrage, die am Freitagabend eingeht, bis sich am Montagmorgen jemand darum kümmert. Für manche Unternehmen ist das völlig in Ordnung. Für alle, deren Interessenten auch mit einem Wettbewerber sprechen, vielleicht nicht.
Und weil die meisten dieser Buchungen Termine während der normalen Zeiten betreffen, kostet es dich keinen Abend Arbeit, sie zu verpassen. Es kostet dich einen Termin, der am Dienstag stattgefunden hätte – und jetzt bei jemand anderem stattfindet.
Was du tun kannst
Kenne deine eigenen Zahlen. Ein Drittel ist der Durchschnitt über unseren gesamten Kundenstamm. Dein Wert liegt je nach Geschäft und je nachdem, wer bei dir bucht, höher oder niedriger. Nimm deinen eigenen Anteil an Buchungen außerhalb der Bürozeiten, multipliziere ihn mit deinen monatlichen Buchungen und deinem durchschnittlichen Buchungswert – dann hast du eine Zahl dafür, was tatsächlich ankommt, wenn niemand da ist.
Habe mindestens einen Kanal, der funktioniert, wenn du nicht da bist. Wenn sich jemand am Freitagabend entscheidet und du keine Möglichkeit hast, die Buchung anzunehmen, ist die Frage weniger, ob du sie verlierst, sondern eher, ob das nächste Unternehmen, das er ausprobiert, eine solche Möglichkeit hat.
Vergiss das Telefon nicht. Eine Buchungsseite erreicht nur Menschen, die schon auf deiner Website sind. Je nach Branche greifen viele Kunden immer noch zuerst zum Telefon – und eine Leitung, die nach 18 Uhr ins Leere klingelt, erreicht niemanden.
Verwechsle Buchbarkeit nicht mit Verfügbarkeit. Nur 13,5 % der Termine finden tatsächlich außerhalb der Bürozeiten statt. Die Lösung ist nicht, deinen Kalender für Sonntagabende zu öffnen. Die Lösung ist, am Sonntagabend für einen Termin am Dienstagvormittag erreichbar zu sein.
Rechne deine eigene Zahl aus
Rechne deine eigene Zahl aus
Dein Anteil außerhalb der Bürozeiten, deine monatlichen Buchungen, dein durchschnittlicher Buchungswert.
Was diese Daten nicht zeigen
Wir haben gemessen, wann die Nachfrage für erfolgreich gebuchte Termine eingeht. Wir können dir nicht sagen, wie viele Anfragen außerhalb der Bürozeiten ein Unternehmen verliert, das nur telefonisch erreichbar ist – denn wer um 21 Uhr buchen wollte und es nicht konnte, hinterlässt nirgendwo eine Spur.
Wir sehen nur Unternehmen, die es bereits ermöglichen, außerhalb der Bürozeiten zu buchen – sei es über eine Buchungsseite oder einen KI-Telefonassistenten, der Anrufe entgegennimmt. Unternehmen, die nur während der Bürozeiten persönlich erreichbar sind, sind in diesen Daten nicht enthalten. Diese Zahlen beschreiben also die Untergrenze der Nachfrage außerhalb der Bürozeiten, nicht die Obergrenze.