Ein effizientes Kundenbeziehungsmanagement ist heute unverzichtbar. Bei der Suche nach dem passenden CRM-System stehen Entscheider oft zwischen Zoho CRM und HubSpot - zwei der beliebtesten Lösungen auf dem Markt.

In diesem CRM-Vergleich analysieren wir beide Systeme im Detail und zeigen dir, welches besser zu deinen Anforderungen passt. Zum Abschluss stellen wir außerdem Zeeg vor - ein Tool, mit dem du dein CRM-System noch weiter optimieren kannst.

Lass uns einen genauen Blick auf beide Plattformen werfen und herausfinden, welche für dein Unternehmen die richtige Wahl ist.

Grundlagen beider CRM-Systeme

Was ist Zoho CRM?

Zoho CRM ist eine cloudbasierte CRM-Lösung, die besonders auf kleine und mittelständische Unternehmen ausgerichtet ist. Das System wurde entwickelt, um Vertrieb, Marketing und Kundenservice in einer integrierten Plattform zu vereinen. Es ermöglicht dir, Kundendaten zentral zu verwalten, Verkaufsprozesse zu optimieren und Kundeninteraktionen über verschiedene Kanäle zu verfolgen.

Die Plattform bietet eine umfassende Palette an Funktionen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und zeichnet sich durch ihre hohe Anpassungsfähigkeit aus. Mit Zoho CRM kannst du Arbeitsabläufe individuell gestalten und das System an deine spezifischen Geschäftsanforderungen anpassen.

Was ist HubSpot?

HubSpot ist eine umfassende CRM-Plattform, die für ihre Benutzerfreundlichkeit und den starken Fokus auf Inbound-Marketing bekannt ist. Das System besteht aus verschiedenen "Hubs" für Marketing, Vertrieb, Service, CMS und Operations, die einzeln oder als Gesamtpaket genutzt werden können.

Eine Besonderheit von HubSpot ist die kostenlose Basisversion des CRM-Systems, die bereits zahlreiche grundlegende Funktionen bietet. Das System wurde mit dem Ziel entwickelt, auch für Einsteiger schnell zugänglich zu sein und ohne lange Einarbeitungszeit effektiv genutzt werden zu können.

Zielgruppen der jeweiligen Systeme

Zoho CRM richtet sich hauptsächlich an kleine bis mittlere Unternehmen, die eine flexible und kosteneffiziente CRM-Lösung suchen. Es ist besonders attraktiv für Unternehmen, die spezifische Anpassungen vornehmen möchten und Wert auf umfangreiche Automatisierungsmöglichkeiten legen.

HubSpot hingegen spricht mit seinem intuitiven Design und der skalierbaren Struktur ein breites Spektrum von Unternehmen an - von Startups über mittelständische Betriebe bis hin zu größeren Organisationen. Die Plattform ist ideal für Unternehmen, die eine benutzerfreundliche Lösung mit starkem Fokus auf Inbound-Marketing und Kundenerfahrung suchen.

Zoho vs HubSpot: Preisvergleich 2025

Die Wahl zwischen Zoho CRM und HubSpot ist oft eine Frage des Budgets und der benötigten Funktionen. Ein genauer Blick auf die Preisstruktur beider Anbieter zeigt deutliche Unterschiede, die deine Entscheidung maßgeblich beeinflussen können.

Preismodelle im Überblick

Zoho CRM bietet eine transparente, benutzerbasierte Preisstruktur:

• Kostenlose Version: Bis zu 3 Benutzer
• Standard: 14 € pro Benutzer/Monat
• Professional: 23 € pro Benutzer/Monat
• Enterprise: 40 € pro Benutzer/Monat

HubSpot folgt einem komplexeren Preismodell mit verschiedenen "Hubs":

• Kostenlose Version: Unbegrenzte Benutzer mit Basisfunktionen
• Starter: 20 € pro Benutzer/Monat
• Professional: 100 € pro Benutzer/Monat (Sales Hub) oder 890 € pro Monat (Marketing Hub)
• Enterprise: 150 € pro Benutzer/Monat (Sales Hub) oder 3.600 € pro Monat (Marketing Hub)
• Ultimate: Ab 52 € pro Benutzer/Monat (je nach Hub)

Versteckte Kosten

Bei HubSpot fallen zusätzlich obligatorische Onboarding-Gebühren für Professional- und Enterprise-Pläne an (1.500 € bis 7.000 €). Zudem werden im Marketing Hub zusätzliche Kosten für Marketing-Kontakte fällig, und die höheren Tarifstufen erfordern eine jährliche Vertragsbindung.

Zoho verzichtet auf Pflicht-Onboarding-Gebühren und basiert seine Preise ausschließlich auf der Anzahl der Benutzer, nicht auf Kontakten. Die Vertragslaufzeiten sind flexibler, mit Optionen für monatliche oder jährliche Zahlung.

Funktionsvergleich nach Preisstufen

Bereits in der Standard-Version (14 €) bietet Zoho CRM mehrere Vertriebspipelines, Grundmodule für Verkaufsprognosen, Lead-Bewertung und Workflow-Automatisierung. Bei HubSpot sind vergleichbare Funktionen oft erst in höheren Preisstufen verfügbar.

Der Professional-Tarif von Zoho (23 €) umfasst Bestandsmanagement, CPQ (Configure, Price, Quote), SalesSignals und E-Mail-Integration. Ähnliche Funktionen kosten bei HubSpot mit 100 € pro Benutzer deutlich mehr.

Im Enterprise-Bereich bietet Zoho für 40 € pro Benutzer KI-Unterstützung (Zia), Gebietsmanagement und spezifische Funktionen. HubSpot verlangt für vergleichbare Enterprise-Features 150 € pro Benutzer – mehr als das Dreifache.

Vor- und Nachteile im Überblick

Um dir die Entscheidung zwischen den beiden CRM-Systemen zu erleichtern, fassen wir nun die wichtigsten Stärken und Schwächen beider Plattformen zusammen. Dieser Zoho und HubSpot Vergleich zeigt auf einen Blick, wo die jeweiligen Systeme glänzen und wo sie Schwächen haben.

Zoho CRM

✅ Stärken

Zoho CRM überzeugt besonders durch seine Kosteneffizienz. Die gestaffelten Preispläne sind deutlich günstiger als die von HubSpot, besonders für wachsende Teams. Diese Erschwinglichkeit macht Zoho zu einer attraktiven Option für kleine und mittlere Unternehmen mit begrenztem Budget.

Die hohe Anpassungsfähigkeit ist ein weiterer Pluspunkt. Zoho erlaubt umfangreiche Modifikationen der Benutzeroberfläche, Felder, Prozesse und Berichte. Du kannst das System genau nach deinen Bedürfnissen gestalten.

Der KI-Assistent Zia bietet wertvolle Einblicke und Automatisierungsmöglichkeiten, die bei der Entscheidungsfindung und Prozessoptimierung helfen. Diese KI-Funktionen sind in einem CRM-System dieser Preisklasse bemerkenswert.

Für Unternehmen, die bereits andere Zoho-Produkte nutzen, bietet die nahtlose Integration innerhalb des Zoho-Ökosystems erhebliche Vorteile und einen reibungslosen Datenfluss zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen.

❌ Schwächen

Die Benutzeroberfläche von Zoho ist weniger intuitiv als die von HubSpot. Neue Benutzer benötigen oft eine längere Einarbeitungszeit, um die volle Funktionalität zu nutzen. Diese steile Lernkurve kann die anfängliche Produktivität beeinträchtigen.

Im CRM Vergleich zeigt sich, dass Zoho weniger native Integrationen mit Drittanbieter-Software bietet. Für bestimmte Verbindungen können zusätzliche Konnektoren oder Entwicklungsarbeit nötig sein.

Der Kundenservice wird häufig als langsamer beschrieben, mit längeren Reaktionszeiten bei Problemen. Dies kann besonders für Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung problematisch sein.

Die Marketing-Automatisierungsfunktionen sind weniger ausgereift als die von HubSpot, was für marketingorientierte Unternehmen ein Nachteil sein kann.

HubSpot

✅ Stärken

HubSpot besticht durch seine außergewöhnlich benutzerfreundliche Oberfläche. Das intuitive Design ermöglicht selbst Neulingen einen schnellen Einstieg ohne umfangreiche Schulung.

Das umfangreiche Integrationsökosystem mit über 1.000 nativen Verbindungen zu anderen Business-Tools ist ein klarer Vorteil im HubSpot vs Zoho CRM Vergleich.

Die kostenlose Basisversion ist großzügig ausgestattet und bietet unbegrenzte Benutzer und Kontakte, was sie ideal für kleine Teams und Startups macht.

HubSpot bietet hervorragende Inbound-Marketing-Funktionen, die tief in die CRM-Funktionalität integriert sind. Dies macht die Plattform besonders wertvoll für Unternehmen mit starkem Marketingfokus.

Der erstklassige Kundenservice und die umfangreichen Lernressourcen von HubSpot werden in vielen CRM Systeme Studien positiv hervorgehoben.

❌ Schwächen

Die Kosten können schnell steigen. Während die Grundversion kostenlos ist, sind viele fortgeschrittene Funktionen nur in teureren Paketen verfügbar. Dies kann für wachsende Unternehmen zu Budgetproblemen führen.

HubSpot bietet eingeschränktere Anpassungsmöglichkeiten als Zoho, besonders in niedrigeren Preisstufen. Dies kann für Unternehmen mit sehr spezifischen Anforderungen limitierend sein.

Die Preissprünge zwischen den verschiedenen Tarifstufen sind erheblich, was eine schrittweise Skalierung erschwert. Für wachsende Unternehmen kann dies zu finanziellen Herausforderungen führen.

In einigen spezialisierten Vertriebsfunktionen bleibt HubSpot hinter Zoho zurück, besonders in Bereichen wie Territoriumsmanagement und komplexen Vertriebsprozessen.

Für wen eignet sich welches System?

Die Entscheidung zwischen Zoho CRM und HubSpot hängt stark von deinen individuellen Geschäftsanforderungen ab. Basierend auf unserer Analyse können wir klare Nutzerprofile identifizieren, für die das jeweilige System besonders geeignet ist.

Ideale Nutzerprofile für Zoho CRM

Zoho CRM ist die optimale Wahl für kostenbewusste Unternehmen, die eine solide CRM-Lösung zu einem erschwinglichen Preis suchen. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen profitieren vom günstigen Einstieg und der skalierbaren Preisstruktur.

Unternehmen mit komplexen, individuellen Geschäftsprozessen finden in Zoho einen starken Partner. Die umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten erlauben es, das System genau nach eigenen Vorstellungen zu gestalten. Dies ist besonders wertvoll für Branchen mit speziellen Anforderungen.

Vertriebsorientierte Organisationen schätzen die starken Pipeline-Management-Funktionen und die fortschrittlichen Vertriebstools von Zoho. Die KI-gestützte Analyse und Prognose hilft Vertriebsteams, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Zoho eignet sich hervorragend für Unternehmen, die bereits andere Zoho-Produkte nutzen und von der nahtlosen Integration profitieren möchten. Das umfassende Zoho-Ökosystem deckt viele Geschäftsbereiche ab.

Technisch versierte Teams, die die Möglichkeit haben, komplexere Anpassungen vorzunehmen und mit einer steileren Lernkurve umgehen können, werden die Flexibilität von Zoho zu schätzen wissen.

Ideale Nutzerprofile für HubSpot

HubSpot ist die erste Wahl für Unternehmen, die Wert auf eine intuitive Benutzeroberfläche und schnelle Implementierung legen. Die geringe Einstiegshürde macht es besonders für CRM-Einsteiger attraktiv, die ohne lange Schulungen produktiv sein wollen.

Marketingorientierte Unternehmen profitieren von HubSpots herausragenden Inbound-Marketing-Funktionen. Die tiefe Integration von Marketing-, Vertriebs- und Servicetools schafft eine einheitliche Plattform für alle kundenbezogenen Aktivitäten.

Für wachsende Unternehmen, die mit einem kostenlosen CRM beginnen und später skalieren möchten, bietet HubSpot einen guten Einstiegspunkt. Trotz höherer Kosten bei fortgeschrittenen Paketen kann der Übergang fließend gestaltet werden.

Unternehmen, die zahlreiche Drittanbieter-Tools einsetzen, werden die umfangreichen Integrationsmöglichkeiten von HubSpot schätzen. Mit über 1.000 nativen Integrationen lässt sich das CRM nahtlos in bestehende Technologie-Stacks einbinden.

Teams, die umfassenden Support und Lernressourcen benötigen, sind bei HubSpot gut aufgehoben. Die Plattform bietet hervorragende Schulungsmaterialien, einen reaktionsschnellen Kundendienst und eine aktive Community.

Entscheidungskriterien basierend auf Unternehmensgröße

Startups und Kleinstunternehmen:

• HubSpot bietet mit seiner kostenlosen Version einen hervorragenden Einstiegspunkt ohne finanzielle Verpflichtung
• Zoho kann mit seinem Standard-Tarif eine kostengünstige Alternative mit mehr Funktionen sein

Kleine und mittlere Unternehmen:

• Zoho bietet ein ausgewogenes Verhältnis von Kosten und Funktionalität für KMUs
• HubSpot kann durch die Hub-Struktur gezielt dort erweitert werden, wo der größte Bedarf besteht

Größere Unternehmen:

• HubSpot Enterprise bietet umfassende Funktionen für komplexe Organisationen
• Zoho Enterprise ist deutlich kostengünstiger, erfordert aber möglicherweise mehr Anpassung

Praxistipps für die Implementierung

Die Einführung eines neuen CRM-Systems erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung. Egal ob du dich für Zoho oder HubSpot entscheidest, folgende Tipps helfen dir bei einer erfolgreichen Implementierung.

Migrationsstrategien

Eine der größten Herausforderungen ist die Datenmigration. Plane diesen Prozess sorgfältig, um Datenverlust zu vermeiden:

1. Führe zunächst eine Datenbereinigung durch, bevor du Informationen in das neue System überträgst. Entferne Duplikate, aktualisiere veraltete Einträge und standardisiere Datenformate.
2. Erstelle eine Datenübertragungsstrategie. Sowohl Zoho als auch HubSpot bieten Import-Tools für verschiedene Datenquellen. Beginne mit einem kleinen Testdatensatz, bevor du alle Daten migrierst.
3. Plane die Übergangsphase. Besonders bei größeren Unternehmen kann es sinnvoll sein, eine Parallel-Phase einzurichten, in der beide Systeme genutzt werden, bis die vollständige Migration abgeschlossen ist.
4. Dokumentiere die Datenzuordnung zwischen deinem alten und neuen System sorgfältig. Dies hilft bei der Fehlerbehebung und bei zukünftigen Systemwechseln.

Schulung der Mitarbeiter

Der Erfolg deines CRM-Systems hängt maßgeblich von der Akzeptanz durch deine Mitarbeiter ab:

1. Biete gestaffelte Schulungen an – beginne mit Grundlagenwissen und erweitere später mit fortgeschrittenen Funktionen. Dies verhindert Überforderung.
2. Identifiziere "Power User" in deinem Team, die als interne Experten und Ansprechpartner fungieren können. Dies erhöht die Akzeptanz und entlastet die IT-Abteilung.
3. Nutze die Schulungsressourcen der Anbieter. Sowohl Zoho als auch HubSpot bieten umfangreiche Lernmaterialien, Webinare und Zertifizierungsprogramme.
4. Etabliere regelmäßige Feedback-Gespräche, um Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Nutze diese Informationen für gezielte Nachschulungen.

Best Practices für den Umstieg

Ein erfolgreicher CRM-Wechsel basiert auf diesen bewährten Methoden:

1. Beginne mit der Definition klarer Ziele. Was möchtest du mit dem neuen CRM-System erreichen? Definiere messbare Erfolgskriterien.
2. Implementiere das System schrittweise statt alles auf einmal. Beginne mit den Kernfunktionen und erweitere nach und nach.
3. Passe das CRM an deine bestehenden Geschäftsprozesse an, nicht umgekehrt. Beide Systeme bieten ausreichend Flexibilität, um deine etablierten Arbeitsabläufe abzubilden.
4. Plane regelmäßige Überprüfungen und Optimierungen. Ein CRM-System ist kein statisches Tool, sondern sollte mit deinem Unternehmen mitwachsen.
5. Setze realistische Zeitrahmen. Eine vollständige Einführung und Akzeptanz kann je nach Unternehmensgröße mehrere Monate dauern.

Fazit: Zoho vs HubSpot – Welches CRM ist besser?

Nach unserem ausführlichen Vergleich zwischen Zoho CRM und HubSpot lässt sich keine pauschale Empfehlung aussprechen – die ideale Wahl hängt stark von deinen individuellen Anforderungen ab.

Zoho CRM überzeugt besonders durch sein Preis-Leistungs-Verhältnis und eignet sich hervorragend für kleine bis mittelständische Unternehmen mit begrenztem Budget. Die umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten und soliden Vertriebsfunktionen machen es zu einer leistungsstarken Lösung für Unternehmen mit komplexen Prozessen. Allerdings musst du mit einer steileren Lernkurve und weniger intuitiver Bedienung rechnen.

HubSpot hingegen punktet mit einer außergewöhnlich benutzerfreundlichen Oberfläche und einem durchdachten Gesamtkonzept, das Marketing, Vertrieb und Service nahtlos verbindet. Die kostenlose Basisversion bietet einen risikolosen Einstieg, während die umfangreichen Integrationen eine flexible Anbindung an bestehende Systeme ermöglichen. Die Premium-Funktionen können jedoch schnell kostspielig werden, besonders für wachsende Teams.

Die Wahl zwischen Zoho und HubSpot sollte auf einer sorgfältigen Analyse deiner spezifischen Geschäftsanforderungen basieren:

• Priorisierst du Kosteneffizienz und umfassende Anpassungsmöglichkeiten? Dann ist Zoho vermutlich die bessere Wahl.
• Legst du mehr Wert auf Benutzerfreundlichkeit, Integrationen und ein starkes Marketing-Ökosystem? Dann solltest du HubSpot in Betracht ziehen.

Beide Plattformen bieten kostenlose Testversionen an, die es dir ermöglichen, die Systeme in deiner eigenen Unternehmensumgebung zu testen, bevor du eine endgültige Entscheidung triffst.

Zeeg: Das ideale Ergänzungstool für dein CRM-System

Unabhängig davon, ob du dich für Zoho oder HubSpot entscheidest, kann Zeeg als Ergänzungstool dein CRM-System weiter optimieren. Zeeg ist eine spezialisierte Terminplanungslösung, die sich in beide CRM-Plattformen integrieren lässt.

Mit HubSpot ist Zeeg bereits nativ integriert, was eine besonders einfache Einrichtung und Nutzung ermöglicht. Für Zoho-Nutzer steht eine leistungsstarke Integration über Zapier zur Verfügung, die einen reibungslosen Datenaustausch zwischen beiden Systemen gewährleistet. Diese Flexibilität macht Zeeg zur idealen Ergänzung, unabhängig von deiner CRM-Wahl.

Mit Zeeg kannst du:

• Den Terminplanungsprozess automatisieren und Kunden selbstständig Termine buchen lassen
• Intelligente Routingfunktionen nutzen, um Termine automatisch dem richtigen Teammitglied zuzuweisen
• Die Kundenkommunikation durch automatisierte Erinnerungen und Bestätigungen verbessern
• Die No-Show-Rate durch professionelle Kalenderverwaltung reduzieren

Anders als die in Zoho und HubSpot integrierten Kalenderfunktionen bietet Zeeg erweiterte Terminplanungsfeatures, die speziell auf die Optimierung des Kundendialoges ausgerichtet sind. Die DSGVO-konforme Lösung ergänzt dein CRM ideal und verbessert die Kundenerfahrung vom ersten Kontakt an.

Die Integration von Zeeg mit deinem gewählten CRM schafft einen durchgängigen Workflow von der Leadgenerierung über die Terminvereinbarung bis hin zum erfolgreichen Abschluss – und trägt so maßgeblich zur Effizienzsteigerung deines Unternehmens bei.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Zoho vs HubSpot

Welches CRM-System ist kostengünstiger - Zoho oder HubSpot?

In der Regel ist Zoho CRM die kostengünstigere Option. Die Preise beginnen bei 14 € pro Benutzer/Monat für den Standard-Tarif, während HubSpots umfassendere Pakete deutlich teurer sein können. HubSpot bietet allerdings eine starke kostenlose Version mit unbegrenzten Nutzern, die für kleine Teams ausreichend sein kann.

Welches CRM ist benutzerfreundlicher?

HubSpot wird allgemein als das benutzerfreundlichere System angesehen. Es bietet eine intuitive Oberfläche und ermöglicht einen schnellen Einstieg ohne umfangreiche Schulungen. Zoho hat eine steilere Lernkurve, bietet dafür aber mehr Anpassungsmöglichkeiten.

Kann ich mit beiden Systemen Marketingkampagnen durchführen?

Ja, beide Systeme bieten Marketing-Funktionen. HubSpot ist traditionell stärker im Bereich Inbound-Marketing und bietet umfassendere Marketing-Tools. Zoho bietet grundlegende Marketing-Funktionen und kann durch zusätzliche Module wie Zoho Campaigns erweitert werden.

Welches System bietet bessere Integrationsmöglichkeiten?

HubSpot führt hier mit über 1.000 nativen Integrationen. Zoho bietet weniger native Integrationen, kann aber über Zapier oder API mit vielen Drittanbieter-Tools verbunden werden.

Sind Zoho und HubSpot für große Unternehmen geeignet?

Beide Systeme können für große Unternehmen geeignet sein. HubSpot Enterprise bietet umfassende Funktionen für komplexe Organisationen, ist aber entsprechend teuer. Zoho Enterprise ist kostengünstiger und bietet gute Skalierbarkeit, erfordert jedoch möglicherweise mehr Anpassung.

Benötige ich technisches Know-how für die Einrichtung?

HubSpot erfordert weniger technisches Know-how für die Grundeinrichtung. Zoho bietet mehr Anpassungsmöglichkeiten, was mehr technisches Verständnis erfordern kann, besonders für fortgeschrittene Funktionen.

Kann ich zwischen den beiden Systemen wechseln?

Ja, es ist möglich, zwischen den Systemen zu wechseln. Beide bieten Import/Export-Funktionen, die den Datentransfer ermöglichen. Eine sorgfältige Planung ist jedoch wichtig, um Datenverlust zu vermeiden.

Welches CRM eignet sich besser für Vertriebsteams?

Zoho bietet starke Vertriebsfunktionen wie Territoriumsmanagement und fortschrittliche Pipeline-Verwaltung. HubSpot punktet mit einer benutzerfreundlichen Vertriebsoberfläche und hervorragenden Integrationen. Die Wahl hängt von den spezifischen Anforderungen deines Vertriebsteams ab.

Kann ich Zeeg mit beiden CRM-Systemen nutzen?

Ja, Zeeg lässt sich mit beiden Systemen integrieren. Mit HubSpot besteht bereits eine native Integration, während Zoho-Nutzer Zeeg über Zapier verbinden können. Diese Kalenderlösung ergänzt die CRM-Funktionen beider Systeme optimal.

Bieten beide Systeme mobile Apps?

Ja, sowohl Zoho CRM als auch HubSpot bieten mobile Apps für iOS und Android, die den Zugriff auf das CRM-System von unterwegs ermöglichen.

Wie steht es um den Datenschutz bei beiden Anbietern?

Beide Anbieter erfüllen die grundlegenden Datenschutzanforderungen gemäß DSGVO. HubSpot verfügt über umfassende Datenschutzfunktionen, während Zoho besonders in seinen Enterprise-Tarifen erweiterte Sicherheitsoptionen bietet.