Ein CRM auszuwählen ist gar nicht so einfach. Du hast dutzende Optionen vor dir, und jede behauptet, das perfekte Tool für dein Unternehmen zu sein. Pipedrive hat sich definitiv einen Namen in der vertriebsorientierten CRM-Welt gemacht. Trotzdem ist keine Software perfekt für jeden. In diesem Artikel prüfen wir, was Pipedrive wirklich gut kann und wo es schwächelt. Außerdem zeigen wir dir Zeeg - ein CRM, das deine Termine in den Mittelpunkt stellt.
Was ist Pipedrive CRM?
Bevor wir uns die Vor- und Nachteile anschauen, lass uns kurz klären, was Pipedrive eigentlich ist und warum es so bekannt wurde. Wir sprechen hier über ein CRM, das ganz klar auf Vertriebsteams ausgelegt ist - weniger für Marketing oder Kundenservice, sondern für die Leute, die täglich mit Deals jonglieren.
Das Unternehmen startete 2010 mit einer simplen Idee: Verkaufspipelines sollten visuell und verständlich sein. Statt komplizierter Tabellen gibt's hier ein System zum Ziehen und Ablegen, das dir genau zeigt, wo jeder Deal gerade steht. Heute nutzen über 100.000 Unternehmen weltweit die Software¹ - das spricht für sich.
Während andere CRMs versuchen, alles abzudecken, konzentriert sich Pipedrive darauf, Vertriebsteams beim Deal-Tracking und Kontaktmanagement zu helfen. Diese Spezialisierung bringt sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich.
Pipedrive Vor- und Nachteile
Pro 1: Der Einstiegspreis ist fair
Das ist wirklich erfrischend - Pipedrive sprengt dir nicht gleich das Budget. Der Lite-Plan kostet nur 14€ pro Nutzer im Monat (bei jährlicher Zahlung)3. Für kleine Unternehmen oder Startups ist das ein vernünftiger Startpunkt.
Das Beste daran: Du bekommst keine abgespeckte Demo-Version. Schon im Basisplan sind Pipeline-Management, Kontakte und über 400 Integrationen dabei. Verglichen mit anderen Anbietern bekommst du hier von Anfang an echte CRM-Funktionen.
Allerdings bietet Pipedrive keinen kostenlosen Plan - das solltest du wissen.
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Pro 2: Die visuelle Pipeline macht einfach Sinn
Kennst du das - manche Software macht aus einfachen Sachen komplizierte Wissenschaften? Bei Pipedrive ist es umgekehrt. Die Pipeline nimmt etwas, wofür du früher Excel-Tabellen gebraucht hast, und macht es visuell begreifbar.
Stell dir vor: Statt durch endlose Datenzeilen zu scrollen, siehst du alles wie auf einem Spielbrett aufgelegt. Deals wandern von links nach rechts, je weiter sie vorankommen. Wenn ein Interessent einer Demo zustimmt, ziehst du den Deal einfach in die "Demo geplant"-Spalte. Bei Vertragsabschluss geht's weiter zu "Gewonnen".
Engpässe erkennst du sofort. Wenn 15 Deals in der "Angebot gesendet"-Phase feststecken, weißt du genau, wo du anpacken musst. Du kannst auch mehrere Pipelines parallel laufen lassen - perfekt für verschiedene Produkte oder Vertriebswege.
Pro 3: Automatisierung, die auch Nicht-Techies hinbekommen
Mal ehrlich - die meisten Automatisierungs-Tools sind von Entwicklern für Entwickler gemacht. Bei Pipedrive (ab dem Growth-Plan) können echte Verkäufer die Automatisierung selbst einrichten, ohne die IT zu bemühen.
Ein paar Beispiele: Erreicht ein Deal die Verhandlungsphase, wird automatisch ein Follow-up für nächste Woche angelegt. Jemand füllt dein Kontaktformular aus? Der Lead landet automatisch beim richtigen Verkäufer (je nach Standort). Deal seit 10 Tagen nicht bearbeitet? Der Besitzer bekommt eine Erinnerung.
Diese Art von Automatisierung nimmt dir die nervigen Routineaufgaben ab, die Vertriebsteams sonst Zeit kosten.
Pro 4: Brauchbare Reports schon in den günstigen Plänen
Selbst in Pipedrives Basisplänen sind die Berichte mehr als nur einfache Kontaktzählungen. Du siehst Conversion-Raten, wie schnell Deals vorangehen und wie dein Team performt - ohne für teurere Versionen zu zahlen. Die Reports sind visuell aufbereitet und selbsterklärend.
Das System passt sich an deine Pipeline-Struktur an, sodass die Zahlen wirklich zu deinem Verkaufsprozess passen.
In den höheren Plänen kommen Prognose-Tools und detailliertere Analysen dazu. Du kannst sehen, welche Lead-Quellen die besten Kunden bringen, wie lange Deals durchschnittlich dauern und wo Interessenten häufig abspringen. Das hilft beim Coaching und bei der Prozessoptimierung.
Con 1: Bei der Anpassung ist schnell Schluss
Hier wird Pipedrives Einfachheit zum Problem. Obwohl sie mit "hochgradig anpassbar" werben, stößt du schneller an Grenzen als gedacht. Das größte Manko: keine Custom Objects.
Jedes Unternehmen hat spezielle Datenanforderungen. Vielleicht musst du Projekte, Lagerbestände oder Service-Verträge zusätzlich zu den Deals verwalten. Bei Pipedrive bist du auf deren Deal→Person→Firma-Schema festgelegt. Punkt. Du kannst zwar zusätzliche Felder anlegen, aber keine neuen Datentypen erstellen.
Diese Einschränkung wird mit der Zeit richtig nervig. Unternehmen mit besonderen Workflows müssen kreative Umwege finden, die später zu Verwirrung führen. Andere CRMs wie Zeeg bieten unbegrenzte Custom Objects - Pipedrive nicht.
Con 2: Kalender und Terminplanung sind ziemlich grundlegend
Wenn Termine das Herzstück deines Business sind, wirst du von Pipedrives Terminplanung enttäuscht sein. Die Kalenderfunktion tut ihren Dienst, aber mehr auch nicht.
Der Pipedrive Meeting Scheduler ist erst ab dem Growth-Plan (39€/Nutzer/Monat) verfügbar, und selbst dann bekommst du nur einen Buchungslink pro Person. Für verschiedene Meeting-Typen brauchst du den Premium-Plan. Intelligentes Weiterleiten gibt's gar nicht - Interessenten können nicht automatisch zum passenden Teammitglied geleitet werden.
Das Größte Problem: Pipedrive läuft nicht mit Apple Calendar. Für Mac- und iPhone-Nutzer bedeutet das ständige Reiberei. Wenn Terminbuchung wichtig für dich ist, merkst du diese Schwächen täglich.
Con 3: Die Preissprünge sind groß
Erinnerst du dich an die 14€ Startpreis? Der gilt nur für absolute Grundfunktionen. Sobald du E-Mail-Automatisierung, Terminplanung oder Team-Features brauchst, springt der Preis auf 39€ pro Person und Monat - das sind 179% mehr.
Und es geht weiter nach oben. Lead-Routing und KI-Features? Das kostet 49€ monatlich pro Nutzer im Premium-Plan. Erweiterte Sicherheit und höhere Limits? Der Ultimate-Plan schlägt mit 79€ zu Buche. Bei einem 10-köpfigen Team gehst du von 140€ auf 790€ im Monat - autsch.
Diese Sprünge können dein Budget ordentlich belasten, besonders wenn du feststellst, dass wichtige Features erst in teureren Versionen verfügbar sind.
Con 4: Add-ons summieren sich schnell
Der Grundpreis ist nur die halbe Wahrheit, weil viele Funktionen, die du erwartest, extra kosten.
Willst du einen Chatbot für deine Website? Das ist LeadBooster für 32,50€ monatlich pro Unternehmen Website-Besucher verfolgen? Web Visitors kostet weitere 41€ im Monat E-Mail-Marketing? Das Campaigns Add-on schlägt mit 13,33€ monatlich zu Buche Dokumentenmanagement braucht Smart Docs (außer in Premium und Ultimate enthalten) Projektmanagement ist ein weiteres Add-on für 6,70€ pro Nutzer monatlich
Einzeln sind die Preise okay, aber zusammen wird's teuer. Kleine Unternehmen, die alles wollen, zahlen schnell das Doppelte oder Dreifache des Grundpreises.
Con 5: Marketing fühlt sich zweitrangig an
Das ist verständlich - Pipedrive konzentriert sich eben auf den Vertrieb. Aber wenn du Marketing und Sales zusammen brauchst, ist Pipedrive nicht ideal. Die Marketing-Funktionen sind schwach im Vergleich zu spezialisierten Plattformen.
E-Mail-Marketing gibt's nur als separates Add-on, und selbst dann sind die Funktionen begrenzt. Erweiterte Segmentierung, Verhaltens-Trigger oder ausgeklügelte Kampagnen? Fehlanzeige. Lead-Nurturing ist deutlich einfacher als bei echten Marketing-Plattformen.
Das zwingt dich dazu, separate Tools für Marketing und Vertrieb zu nutzen. Deine Daten landen in verschiedenen Systemen, und die Workflows werden holprig.
Con 6: Erweiterte Features sind kompliziert
Die Grundfunktionen sind einfach, aber sobald du tiefer einsteigst, wird's knifflig. Custom Fields einrichten, Automatisierungen bauen, Reports anpassen - das dauert.
Neue Nutzer tun sich schwer beim Übergang von simplem Kontaktmanagement zu ausgeklügelter Pipeline-Automatisierung. Pipedrive bietet zwar Schulungen an, aber die erweiterten Features zu meistern dauert Wochen oder Monate. Teams sollten Zeit für Einarbeitung einplanen.
Diese Lernkurve kann die Einführung ausbremsen und die Produktivität anfangs senken.
Con 7: DSGVO-Konformität ist nicht automatisch gegeben
Für Unternehmen mit europäischen Kunden bedeutet DSGVO-Konformität bei Pipedrive Zusatzarbeit. Die Plattform kann DSGVO-konform sein, ist es aber nicht von Haus aus. Daten werden standardmäßig auf US-Servern gespeichert - für europäische Firmen problematisch.
Du brauchst zusätzliche Prozesse, Datenverarbeitungsverträge und spezielle Einstellungen für die Konformität. Das wird schnell kompliziert. Während Pipedrive Tools für DSGVO-Konformität bietet, ist es nicht so unkompliziert wie bei Plattformen, die von Grund auf DSGVO-konform entwickelt wurden.
Con 8: Team-Management wirkt angestaubt
Pipedrives Team-Funktionen hängen hinter moderneren CRMs hinterher. Intelligentes Lead-Routing, automatisches Gebiet-Management oder ausgeklügelte Team-Koordination? Gibt's nicht.
Du kannst Deals zuweisen und einfache Workflows bauen, aber clevere Verteilung nach Verfügbarkeit, Skills oder Arbeitsbelastung funktioniert nicht. Wenn Teams wachsen, wird die Koordination ohne bessere Management-Tools schwierig.
Wer sollte Pipedrive nutzen?
Kleine bis mittlere Vertriebsteams (5-25 Leute) mit geradlinigen Verkaufsprozessen sind ideal für Pipedrive. Wenn dein Sales-Zyklus vorhersagbar ist und keine ausgefallenen Anpassungen braucht, passt die Plattform gut.
Budget-bewusste Unternehmen, die klein starten und schrittweise wachsen wollen, profitieren vom gestuften Ansatz. Rechne nur mit Preiserhöhungen, wenn du mehr Features brauchst.
Teams, die Benutzerfreundlichkeit wichtiger als Feature-Tiefe finden, werden Pipedrives Design-Philosophie mögen. Wenn schnelle Einführung dein Hauptziel ist, macht dieser Ansatz Sinn.
Vertriebsteams, die hauptsächlich in ihrem CRM arbeiten statt zwischen verschiedenen Tools zu wechseln, können Pipedrives Wert voll ausschöpfen.
Wer sollte sich anderswo umschauen?
Unternehmen mit besonderen Anpassungswünschen oder einzigartigen Datenmodellen brauchen flexiblere Plattformen. Wenn du Custom Objects oder hochspezialisierte Workflows brauchst, stößt Pipedrive schnell an Grenzen.
Marketing-lastige Organisationen mit komplexer Automatisierung sollten All-in-One-Plattformen prüfen. Pipedrives Marketing-Features reichen nicht für ausgeklügelte Kampagnen.
Termin-getriebene Unternehmen sollten Plattformen mit stärkeren Buchungs-Features bewerten. Wenn Meetings das Herzstück deines Vertriebs sind, werden dir Pipedrives Basic-Features nicht reichen.
Große Unternehmen mit komplexen Anforderungen brauchen oft umfassendere Lösungen, als Pipedrive selbst im Ultimate-Plan bietet.
Lerne Zeeg kennen: Weil CRM und Terminplanung zusammengehören
Wenn dich Pipedrives Terminplanungs-Schwächen und Anpassungsgrenzen stören, könnte Zeeg genau das Richtige sein. Statt Termine als Nebenfunktion zu behandeln, baut Zeeg das ganze CRM um die Realität auf, dass viele Unternehmen von ihren Buchungskalendern leben.
Nahtlose Kundenakquise. Während Pipedrive dich mit basic Terminplanung abspeist, verwandelt Zeeg jeden Termin automatisch in einen vollwertigen CRM-Eintrag. Deine Gesprächsnotizen bleiben dauerhaft mit der Buchung verknüpft, Follow-ups laufen automatisch, du kannst intelligente Weiterleitung vom ersten Meeting an nutzen (inklusive Round-Robin) und Conversion-Raten vom Ersttermin bis zum Abschluss verfolgen. Keine verlorenen Leads mehr zwischen Kalender und Pipeline.
Custom Objects ohne Aufpreis. Erinnerst du dich an Pipedrives größtes Manko - keine Custom Objects zu keinem Preis? Zeeg-Nutzer können vom ersten Tag an unbegrenzte Custom Objects anlegen. Ob Projekte, Service-Verträge oder spezielles Inventar - du bist nicht auf das starre Deal→Person→Firma-Schema festgelegt. Diese Flexibilität, die Pipedrive fehlt, kostet bei anderen CRMs richtig Geld. Bei Zeeg ist sie Standard - für 30€/Nutzer/Monat.
Deutsche Server für echte DSGVO-Konformität. Während Pipedrive standardmäßig auf US-Servern speichert und zusätzliche DSGVO-Arbeit bedeutet, läuft Zeeg komplett auf deutschen Servern. Das erspart dir nicht nur Compliance-Kopfschmerzen, sondern gibt Datenschutzbeauftragten klare Antworten.
Ehrliche Preise ohne Überraschungen. Pipedrives verlockende 14€ werden schnell zu 39€+ mit wichtigen Features, plus Kosten für jedes sinnvolle Add-on. Zeegs Preismodell verzichtet auf diese Sprünge. Für 30€ bekommst du erweiterte Terminplanung plus vollwertiges CRM - ohne zwischen Budget und Business-Anforderungen wählen zu müssen.
Die Entscheidung treffen
Kein CRM ist für alle perfekt - auch Pipedrive nicht. Es geht darum herauszufinden, ob die Stärken zu deinen Prioritäten passen und ob du mit den Schwächen leben kannst.
Nutze am besten die 14-tägige Testphase, um die Kernfunktionen mit deinen echten Daten und deinem Team auszuprobieren. Prüf, ob die Grundfeatures deine aktuellen Bedürfnisse abdecken und ob die Upgrade-Kosten für deine Wachstumspläne passen.
Vergiss nicht die Gesamtkosten einschließlich nötiger Add-ons und künftiger Anforderungen. Die 14€ Startpreis können ganz anders aussehen, wenn du alle Features dazurechnest, die dein Business wirklich braucht.
Häufig gestellte Fragen
Was sind Pipedrives größte Stärken?
Die wichtigsten Vorteile sind der faire Einstiegspreis, intuitive Pipeline-Darstellung, über 400 Integrationen, praktische Automatisierungen und die Möglichkeit, von kleinen zu größeren Teams zu skalieren, ohne das System zu wechseln.
Wo schwächelt Pipedrive am meisten?
Die größten Nachteile sind begrenzte Anpassungsmöglichkeiten (keine Custom Objects), schwache Terminplanung, heftige Preissprünge bei mehr Features, viele kostenpflichtige Add-ons und mangelhafte Marketing-Automatisierung.
Taugt Pipedrive für kleine Unternehmen?
Für kleine Firmen mit einfachen Vertriebsprozessen kann Pipedrive passen. Der niedrige Einstiegspreis und die benutzerfreundliche Oberfläche helfen, aber die Kosten steigen schnell mit zusätzlichen Features.
Wie gut funktioniert die Terminplanung bei Pipedrive?
Die Terminbuchung ist ziemlich basic. Du brauchst mindestens den Growth-Plan (39€/Nutzer/Monat) und bekommst trotzdem nur einen Buchungslink pro Person - ohne Apple Calendar-Anbindung oder intelligente Weiterleitung.
Was kostet Pipedrive wirklich mit allen Extras?
Während Basispläne bei 14€/Nutzer/Monat starten, können Add-ons wie LeadBooster (32,50€/Monat), Web Visitors (41€/Monat) und Campaigns (13,33€/Monat) die Gesamtkosten verdoppeln oder verdreifachen.
Ist Pipedrive GDPR-konform?
Pipedrive kann GDPR-konform gemacht werden, braucht aber zusätzliche Einrichtung. Die Plattform speichert standardmäßig auf US-Servern, sodass europäische Unternehmen extra Prozesse und Vereinbarungen brauchen.
Kann Pipedrive komplexe Vertriebsprozesse abbilden?
Pipedrive funktioniert am besten bei relativ einfachen Verkaufsprozessen. Fehlende Custom Objects und begrenzte Anpassungen machen es ungeeignet für hochspezialisierte Workflows.
Wie schwer ist Pipedrive zu lernen?
Die Grundfunktionen sind benutzerfreundlich und schnell zu verstehen. Erweiterte Features wie Automatisierung und Custom Reports brauchen aber Wochen oder Monate Einarbeitung.
Quellen:
