Wenn du dein Pipedrive CRM an deine Geschäftsanforderungen anpassen willst, sind Custom Fields wahrscheinlich genau das Richtige. Mit dieser Funktion kannst du Pipedrive so einrichten, dass es exakt die Informationen sammelt, die für deinen Vertriebsprozess entscheidend sind.
Egal ob du gerade anfängst oder dein System optimieren möchtest - dieser Guide zeigt dir alles über Pipedrive Custom Fields, von den Grundlagen bis zu fortgeschrittenen Formeln. Zusätzlich erfährst du, wie Zeeg eine geeignete Pipedrive Alternative darstellt, damit du Interessenten schon bei der Terminbuchung optimal betreuen und dein CRM automatisch auf dem neuesten Stand halten kannst.
Was sind Custom Fields in Pipedrive?
Custom Fields sind zusätzliche Felder, die du selbst erstellen kannst, um Informationen zu sammeln, die in den Standard-Pipedrive-Feldern nicht vorgesehen sind. Während Basisfelder wie Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen bereits da sind, helfen dir Custom Fields dabei, genau die Daten zu erfassen, die für dein Business wichtig sind.
Du kannst Custom Fields in verschiedenen Bereichen von Pipedrive nutzen:
- Leads/Deals
- Personen (deine Kontakte)
- Unternehmen
- Produkte
- Projekte
Diese Flexibilität macht es möglich, branchenspezifische Details oder besondere Informationen zu sammeln, die für deinen Verkaufsprozess relevant sind - so wird dein CRM wirklich zu deinem CRM.
Custom Fields vs. Custom Objects
Wenn es um CRM-Anpassungen geht, solltest du den Unterschied zwischen Custom Fields und Custom Objects verstehen. Viele verwechseln das, deshalb hier die Erklärung:
Custom Fields sind wie zusätzliche Spalten in einer Tabelle - sie erweitern die Informationen, die du über bestehende Sachen wie Deals, Kontakte oder Unternehmen speichern kannst. Wenn du zum Beispiel das Budget eines Interessenten oder seinen bevorzugten Kommunikationsweg festhalten willst, erstellst du Custom Fields in den bereits vorhandenen Bereichen.
Custom Objects sind dagegen komplett neue Kategorien, die du von null auf baust. Das wäre wie eine ganz neue Tabelle hinzuzufügen. Falls du Marketingkampagnen, Support-Tickets oder Lagerbestände als eigenständige Bereiche mit ihren eigenen Eigenschaften verwalten willst, brauchst du Custom Objects.
Was Pipedrive kann (und was nicht)
Pipedrive bietet starke Custom Field-Funktionen für alle Standard-Bereiche - Deals, Personen, Unternehmen, Produkte und Projekte. Du kannst hunderte von Custom Fields anlegen, um praktisch jede Information zu erfassen, die für deinen Vertrieb relevant ist.
Was Pipedrive aber nicht kann: Custom Objects. Du kannst keine komplett neuen Datenbereiche erstellen, die über diese fünf Standard-Kategorien hinausgehen. Falls dein Business Daten braucht, die nicht natürlich in Deals, Kontakte, Firmen, Produkte oder Projekte passen, musst du kreative Lösungen finden oder über andere CRM-Systeme nachdenken.
Welche Custom Field-Typen gibt es?
Pipedrive stellt dir 16 verschiedene Custom Field-Typen zur Verfügung, die jeweils für bestimmte Informationsarten gedacht sind:
Custom Fields in Pipedrive anlegen
Custom Fields zu erstellen ist ziemlich einfach:
- Gehe zu Einstellungen > Firma > Datenfelder
- Klick auf "Custom Field hinzufügen"
- Wähle aus, wo das Feld hin soll (Lead/Deal, Person, Organisation, Produkt oder Projekt)
- Gib dem Feld einen Namen und wähle den Typ
- Stelle die Eigenschaften ein
- Speichern
Alternativ kannst du auch direkt aus einem Datensatz heraus neue Felder anlegen: Details > Felder anpassen > +Neues Feld hinzufügen.
Feldeigenschaften richtig einstellen
Beim Anlegen von Custom Fields hast du verschiedene Optionen:
Wo das Feld erscheint:
- In der Hinzufügen-Ansicht: Das Feld wird beim Anlegen neuer Einträge angezeigt
- In der Detailansicht: Erscheint auf der Detail-Seite eines Eintrags
- Pipeline-spezifisch (nur bei Lead/Deal-Feldern): Du kannst wählen, in welchen Pipelines das Feld sichtbar ist
Wie wichtig das Feld ist:
- Pflichtfeld: Muss ausgefüllt werden, bevor gespeichert werden kann (ab Professional-Plan)
- Wichtiges Feld: Wird hervorgehoben, ist aber nicht zwingend erforderlich
Felder gruppieren: Du kannst verwandte Custom Fields in Gruppen organisieren. So geht's:
- Klick auf "+ Feldgruppe" beim Erstellen oder Bearbeiten
- Gib der Gruppe einen Namen
- Ordne passende Felder zu
Diese Gruppierung hilft dabei, Ordnung zu halten, besonders wenn du viele Custom Fields hast.
Custom Fields bearbeiten
Deine Custom Fields kannst du jederzeit anpassen:
- Gehe zu Einstellungen > Firma > Datenfelder
- Finde dein Feld und klicke auf die drei Punkte "..."
- Wähle aus:
- Bearbeiten: Name und Eigenschaften ändern (der Typ kann nachträglich nicht geändert werden)
- Neu anordnen: Reihenfolge der Felder ändern
- Löschen: Feld und alle Daten entfernen
- API-Schlüssel kopieren: Für Integrationen
Feldtyp nachträglich ändern
Den Feldtyp kannst du nach dem Anlegen nicht mehr direkt ändern. Aber es gibt einen Workaround:
- Lege ein neues Custom Field mit dem gewünschten Typ an
- Exportiere deine Daten mit beiden Feldern
- Kopiere die Daten vom alten ins neue Feld (in der Excel-Datei)
- Importiere die Datei wieder nach Pipedrive
- Check, ob alles geklappt hat
- Lösche das alte Feld
So kannst du Custom Fields "umwandeln", wenn nötig.
Formelfelder für Profis
Ab dem Professional-Plan bietet Pipedrive Formelfelder - damit kannst du Berechnungen automatisieren:
Formelfeld erstellen
- Gehe zu Einstellungen > Datenfelder > Custom Field hinzufügen
- Wähle "Numerisch" oder "Währung"
- Aktiviere "Formel auf Deals anwenden"
- Baue deine Formel mit den verfügbaren Operationen
Was du in Formeln verwenden kannst:
- Mit # auf andere Felder verweisen (z.B. #Deal-Wert)
- Grundrechenarten: +, -, *, /
- Klammern für Gruppierung: ( und )
- Prozent-Zeichen für Prozentrechnung: %
Beispiel für 10% Provision: #Deal-Wert * 10%
Wie Formeln funktionieren:
- Automatische Neuberechnung bei Änderungen
- Manuelle Berechnung über das Aktualisierungs-Symbol möglich
- Massenberechnung in der Listenansicht
- Funktioniert nur bei Deals, nicht bei Leads
Best Practices für Custom Fields
Um das Beste aus Custom Fields rauszuholen, solltest du strategisch vorgehen. Hier sind bewährte Methoden, die dir dabei helfen, den Wert von Custom Fields in Pipedrive zu maximieren:
Erst planen, dann umsetzen: Bevor du loslegst mit Custom Fields, nimm dir Zeit und durchdenke deinen ganzen Vertriebsprozess. Welche Infos brauchst du wirklich in jeder Phase? Ein Workshop mit dem Verkaufsteam kann sehr aufschlussreich sein - oft merkst du dabei, welche Daten wirklich wichtig sind und welche nur "nice to have". Diese proaktive Herangehensweise verhindert Unordnung und konzentriert sich auf das Sammeln von bedeutsamen Informationen, die Entscheidungen oder Aktionen vorantreiben.
Verständliche Namen verwenden: Entwickle ein System für die Benennung, das Felder sofort erkennbar macht. Zum Beispiel "QUAL_" für alles, was mit Qualifikation zu tun hat, oder "BUDGET_" für budgetbezogene Felder. Das macht das System für alle verständlicher - auch für neue Kollegen. Vermeide Abkürzungen, die nicht allgemein in deiner Organisation verstanden werden.
Verwandte Felder zusammenfassen: Lege Feldgruppen an für zusammengehörige Infos wie "Kundendetails", "Finanzinfos" oder "Produktinteressen". Das macht die Bedienung viel übersichtlicher und die Dateneingabe effizienter. Die Feldgruppierung schafft auch visuelle Klarheit in dem, was sonst eine unübersichtliche Oberfläche werden könnte.
Nicht alles zum Pflichtfeld machen: Auch wenn es verlockend ist, viele Felder als obligatorisch zu kennzeichnen - das kann Reibung im Verkaufsprozess erzeugen. Mach nur die Felder zur Pflicht, die absolut notwendig für den nächsten Schritt oder für Reporting-Zwecke sind. Erwäge die Verwendung von "wichtigen" Feldbezeichnungen (verfügbar in Professional-Plänen) als Mittelweg, der zur Vervollständigung ermutigt, ohne Hindernisse zu schaffen.
Den richtigen Feldtyp wählen: Passe deine Feldtypen an die Daten an, die sie enthalten werden. Verwende zum Beispiel kein Textfeld für Daten, die durch ein Einzel- oder Mehrfachauswahlfeld standardisiert werden sollten. Die Verwendung von Datumsfeldern für Deadlines anstatt Textfelder ermöglicht ordnungsgemäße Sortierung und Filterung. Der richtige Feldtyp verbessert nicht nur die Datenqualität, sondern auch die Reporting-Möglichkeiten.
Regelmäßig die Nutzung überprüfen: Plane vierteljährliche Überprüfungen deiner Custom Fields mit Pipedrives Feldstatistik-Funktion. Identifiziere, welche Felder häufig verwendet werden und welche vernachlässigt werden. Felder mit niedrigen Vervollständigungsraten müssen möglicherweise überdacht oder in deinem Workflow neu positioniert werden. Diese Überprüfungen helfen dabei, "Feld-Wucherung" zu verhindern - die allmähliche Ansammlung unnötiger Custom Fields, die Benutzer überlasten können.
Dokumentiere dein Setup: Erstelle eine umfassende Dokumentation deiner Custom Field-Struktur, einschließlich des Zwecks jedes Feldes, wann es ausgefüllt werden sollte und wie die Daten verwendet werden. Diese Dokumentation ist unbezahlbar für die Schulung neuer Teammitglieder und die Aufrechterhaltung der Konsistenz bei der Dateneingabe. Erwäge die Erstellung eines einfachen Referenzleitfadens, der nicht nur erklärt, wofür jedes Feld ist, sondern auch, warum es für dein Business wichtig ist.
Vor dem vollständigen Rollout testen: Bei der Implementierung neuer Custom Fields, teste sie mit einer kleinen Benutzergruppe, bevor du sie firmenweit ausrollst. Dieser Pilotansatz ermöglicht es dir, Feedback zu sammeln und dein Setup zu verfeinern, bevor du skalierst, wodurch potenzielle Störungen für dein gesamtes Verkaufsteam vermieden werden.
Anpassung mit Einfachheit ausbalancieren: Obwohl Pipedrives Flexibilität umfangreiche Anpassungen ermöglicht, denke daran, dass das beste CRM-Setup eines ist, das die Leute tatsächlich verwenden werden. Ziele auf die minimal funktionsfähige Anpassung ab, die deine Bedürfnisse erfüllt, anstatt das umfassendste System zu schaffen, das möglich ist.
Was Custom Fields nicht können
Bei der Arbeit mit Pipedrives Custom Fields solltest du deren Grenzen kennen, um deine CRM-Struktur effektiv zu planen.
Einzel- und Mehrfachauswahlfelder können bis zu 500 Optionen aufnehmen, was für die meisten Anwendungsfälle großzügig ist, aber bei Unternehmen mit umfangreichen Kategorisierungsanforderungen sorgfältige Planung erfordern kann.
Zusätzlich haben Autocomplete-Felder eine Speicherbegrenzung von 255 Zeichen, sodass sie für Standard-Einträge gut funktionieren, aber nicht für längere Texte geeignet sind, die diese Schwelle überschreiten könnten.
Für Professional-Plan-Abonnenten, die Formelfelder nutzen, begrenzt Pipedrive die Verwendung auf 10 Formelfelder pro Firmenkonto, was eine strategische Umsetzung deiner wichtigsten Berechnungen erfordert.
Die Plattform beschränkt auch bestimmte erweiterte Funktionen auf höhere Abonnement-Stufen; zum Beispiel sind Pipeline-spezifische Feldeinstellungen ausschließlich für Benutzer mit Professional-Plänen und höher verfügbar.
Ebenso ist die Möglichkeit, Felder als erforderlich zu kennzeichnen - wodurch Teammitglieder gezwungen werden, sie vor dem Speichern auszufüllen - Professional- und Enterprise-Abonnenten vorbehalten. Das Verständnis dieser Grenzen wird dir dabei helfen, eine effektivere Custom Field-Struktur zu entwerfen und potenzielle Frustrationen zu vermeiden.
Feldstatistiken für Admins
Für bessere Feldverwaltung bietet Pipedrive Nutzungsstatistiken für Custom Fields. So siehst du sie:
- Geh zu Einstellungen > Firma > Datenfelder
- Find dein Feld und klick auf Bearbeiten
- Klick unten links auf "Feldstatistiken anzeigen"
Das zeigt dir Erstellungs- und Aktualisierungsdaten sowie Statistiken darüber an, wo das Feld verwendet wird. Das hilft Admins dabei, fundierte Entscheidungen über die Feldverwaltung zu treffen.
Zeeg verbindet CRM und Terminplanung
Während Pipedrive starke Custom Field-Funktionen bietet, hat es eine entscheidende Schwäche: Custom Objects gibt es überhaupt nicht. Du bist auf die fünf Standard-Bereiche (Deals, Personen, Unternehmen, Produkte, Projekte) beschränkt - egal welchen Plan du buchst. Pipedrive bewirbt sich als "highly customizable", aber die Realität zeigt eine starre Struktur, in die alles gepresst werden muss.
Dazu kommen weitere Limitationen: Terminplanung gibt es erst ab 29€/Monat mit sehr begrenzter Funktionalität, und wichtige Integrationen wie native Apple Calendar-Unterstützung fehlen komplett.
Zeeg: Die flexible Alternative mit deutscher Compliance
Zeeg löst genau diese Probleme und bietet echte Flexibilität ohne künstliche Beschränkungen. Du kannst beliebige Custom Objects erstellen und mit Custom Fields ausstatten. Die flexible Beziehungsmodellierung zwischen allen Objekten macht aus deinem CRM ein System, das wirklich zu deinen Prozessen passt.
Bei der Terminplanung setzt Zeeg neue Maßstäbe: Native CRM-Integration von Grund auf, intelligente Qualifikationsformulare mit bedingtem Routing und professionelle Team-Koordination für Multi-Interviewer-Prozesse. Das alles zu einem Bruchteil der Kosten von Pipedrives Features.
Die deutsche Datensouveränität ist ein weiterer entscheidender Vorteil. Alle Server stehen ausschließlich in Deutschland (Deutsche Telekom Cloud), wodurch GDPR-Compliance ohne Kompromisse gewährleistet ist. Datenschutzbeauftragte geben grünes Licht, und du musst keine Erklärungen für US-Tool-Entscheidungen abgeben.
Transparente Preisgestaltung: Starter kostenlos für Einzelnutzer, Professional 10€/Monat (vs. Pipedrives 29€ für Advanced-Features), Business 16€/Monat mit vollem Funktionsumfang, Scale 30€/Monat für Enterprise-Teams. Keine versteckten Kosten, keine Mindestlaufzeiten, alle Features von Anfang an verfügbar.
Der Unterschied: Booking und CRM gehören zusammen
Während Pipedrive mit seinem Meeting Scheduler Terminplanung als Nebenfunktion behandelt, ist Zeeg das einzige CRM, das um Terminplanung herum gebaut wurde. Jede Buchung wird automatisch zum qualifizierten Lead mit vollständigem Kontext, und das Conversion-Tracking läuft nahtlos von der ersten Buchung bis zum Abschluss. So entsteht ein Zero-Loss-Funnel, in dem kein Lead zwischen Termin und CRM verloren geht. Endlich weißt du auch, welche Marketing-Kanäle wirklich Deals bringen - dank vollständiger Campaign Attribution.
Die Integration mit deinen bestehenden Tools funktioniert reibungslos: Google Calendar, Exchange, Apple Calendar und über 1.000 weitere Business-Tools über offene APIs. So bleibt dein bewährter Tech-Stack bestehen, während du von besserer CRM-Funktionalität profitierst.
Fazit
Custom Fields verwandeln Pipedrive von einem Standard-CRM in ein maßgeschneidertes System, das gut zu deinen Geschäftsprozessen passt. Durch die durchdachte Umsetzung von Custom Fields kannst du genau die Informationen erfassen, die du brauchst, sie effektiv organisieren und sogar Berechnungen automatisieren, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren.
Ob du branchenspezifische Datenpunkte verfolgst, Provisionssätze berechnest oder einfach Informationen auf eine bestimmte Weise organisiert sehen möchtest - das Beherrschen von Custom Fields wird dir dabei helfen, mehr Wert aus deinem Pipedrive-Abonnement zu ziehen und letztendlich mehr Deals mit weniger Verwaltungsaufwand abzuschließen.
Denk daran, dass die Verfügbarkeit einiger erweiterten Features wie Pipeline-spezifische Felder, Pflichtfelder und Formelfelder von deinem Abonnement-Level abhängt, wobei Professional- und Enterprise-Pläne die größte Flexibilität bieten.
