Stundenlange E-Mail-Ketten für einen simplen Termin? Das muss nicht sein. Moderne Terminfindungstools beenden diese Zeitverschwendung elegant und sparen dir täglich wertvolle Stunden. In diesem Guide zeigen wir dir die besten Tools zur Terminfindung 2025 – von DSGVO-konformen Alternativen wie Zeeg bis zu spezialisierten Lösungen für verschiedene Anwendungsfälle.
Was macht ein gutes Terminfindungstool aus?
Ein erstklassiges Terminfindungstool muss mehr können als nur Termine verwalten. Es sollte deinen gesamten Workflow verbessern und sowohl dir als auch deinen Kunden das Leben erleichtern. Hier sind die acht wichtigsten Eigenschaften, die ein modernes Tool zur Terminfindung mitbringen sollte.
Intuitive Bedienung für alle Beteiligten steht an erster Stelle. Du solltest in Sekunden neue Verfügbarkeiten einstellen können, während deine Kunden mühelos Termine buchen. Komplizierte Menüstrukturen oder verwirrende Oberflächen kosten mehr Zeit, als sie sparen.
Nahtlose Kalenderintegration verhindert das gefürchtete Doppelbuchungsszenario. Achte besonders darauf, ob das Terminfindungstool auch mit Apple Calendar funktioniert – viele beliebte Apps haben diese Integration nämlich eingestellt. Für reibungslose Videokonferenzen sollte die Verbindung zu Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams kinderleicht sein.
Anpassungsmöglichkeiten sorgen dafür, dass deine Buchungsseite professionell aussieht und deine Marke widerspiegelt. Von individuellen Booking-Links bis hin zu maßgeschneiderten Buchungsformularen – je flexibler, desto besser.
Automatisierung ist der Game-Changer schlechthin. Einmal eingerichtet, übernehmen clevere Workflows die Kommunikation für dich. Automatische Terminbestätigungen, Erinnerungen vor dem Meeting und Follow-up-Nachrichten reduzieren No-Shows und halten alle Beteiligten auf dem Laufenden.
Die Top 10 Terminfindungstools im Überblick
Die besten Terminfindungstools im direkten Vergleich
1. Zeeg: Das DSGVO-konforme Terminfindungstool aus Deutschland
Wenn du nach einem Terminfindungstool suchst, das Funktionalität mit Datenschutz verbindet, führt kein Weg an Zeeg vorbei. Diese in Deutschland entwickelte Lösung für Terminfindung bietet alle wichtigen Features zu fairen Preisen – und das bei vollständiger DSGVO-Konformität.
Was Zeeg besonders macht: Der kostenlose Plan ist bereits richtig großzügig. Du bekommst unbegrenzte 1:1-Termine und zwei verschiedene Buchungsseiten, ohne einen Cent zu bezahlen. Das ist deutlich mehr als bei den meisten anderen Tools zur Terminfindung.
Die Automatisierung läuft wie am Schnürchen. Einmal eingerichtet, übernehmen intelligente Workflows die gesamte Kommunikation – von der Terminbestätigung bis zur Nachfassemail. Besonders praktisch ist die Round-Robin-Funktion, die Termine fair unter Teammitgliedern verteilt.
Smart Routing macht den Unterschied: Mit individuellen Formularen leitest du Kundenanfragen automatisch an die richtige Person weiter. Ein Lead für Enterprise-Software landet beim Senior Sales Manager, während allgemeine Anfragen beim Support-Team ankommen.
Die Integration funktioniert tadellos mit allen wichtigen Kalendern – ja, auch Apple Calendar. Während andere beliebte Terminfindungstools diese Verbindung für neue Nutzer gestrichen haben, bietet Zeeg weiterhin volle Apple-Unterstützung.
Preisgestaltung bei Zeeg:
- Starter: Kostenlos für immer mit unbegrenzten Meetings
- Professional: 10€/Monat pro Nutzer (jährlich) oder 12€/Monat (monatlich)
- Business: 16€/Monat pro Nutzer (jährlich) oder 20€/Monat (monatlich)
2. Doodle: Der Klassiker für Gruppenabstimmungen zur Terminfindung
Doodle hat sich als Standard für Gruppentermine etabliert und ist vermutlich das bekannteste Tool für kollektive Terminfindung. Du erstellst eine Umfrage mit mehreren Terminvorschlägen, und alle Beteiligten stimmen für ihre verfügbaren Zeiten ab.
Wie Doodle bei der Terminfindung hilft: Das Prinzip ist simpel und effektiv. Statt endlose E-Mail-Ketten zu führen, siehst du auf einen Blick, wer wann kann. Die Erstellung einer Umfrage dauert nur wenige Minuten, und Teilnehmer brauchen keine Anmeldung.
Funktioniert gut für: Spontane Team-Meetings, Vereinstermine oder private Veranstaltungen. Die Bedienung ist selbsterklärend und auch weniger technikaffine Personen finden sich sofort zurecht.
Die Schattenseiten: Doodle sammelt viele Nutzerdaten für Werbezwecke. Die kostenlose Version zeigt Werbung an, was nicht sehr professionell wirkt.
Preismodell:
- Free: 0€ mit Werbung und Basisfunktionen
- Pro: 6,95€/Monat (jährlich) ohne Werbung
- Team: 8,95€/Monat pro Nutzer (jährlich) mit Admin-Funktionen
💡 Erfahre hier, wie du WhatsApp Umfragen erstellst
3. Calendly: Das bekannte Terminfindungstool mit Schwächen
Calendly genießt hohe Bekanntheit als Terminfindungstool und überzeugt durch seine saubere Oberfläche sowie einfache Bedienung – hat aber auch einige Nachteile, die du kennen solltest.
Was für Calendly als Terminfindungstool spricht: Die Einrichtung geht schnell von der Hand. In wenigen Minuten hast du deinen ersten Booking-Link erstellt und kannst ihn teilen. Die Benutzerführung ist durchdacht und auch weniger technikaffine Nutzer finden sich sofort zurecht.
Die Probleme bei der Terminfindung: Seit 2024 können neue Nutzer ihre Apple Calendar nicht mehr verbinden – ein echter Dealbreaker für iPhone-Nutzer. Der kostenlose Plan erlaubt nur einen einzigen Termintyp, was für die meisten Businesses zu einschränkend ist.
Die Anpassungsmöglichkeiten sind in den günstigeren Plänen stark begrenzt. Das Calendly-Branding zu entfernen kostet extra, und viele nützliche Features wie SMS-Erinnerungen gibt es erst in höheren Preiskategorien. Außerdem stehen die Server in den USA, was datenschutzrechtlich problematisch sein kann.
- Free: 0€ mit einem Termintyp
- Standard: 10€/Nutzer/Monat (jährlich) oder 12€/Nutzer/Monat (monatlich)
- Teams: 16€/Nutzer/Monat (jährlich) oder 20€/Nutzer/Monat (monatlich)
👉🏻 Mehr über Calendly findest du hier:
- Ist Calendly DSGVO-konform? Alles was du wissen musst
- Die besten Deutschen Alternativen zu Calendly in 2025
4. Acuity Scheduling: Vollservice-Terminfindungstool für Dienstleister
Acuity Scheduling hat sich als spezialisiertes Terminfindungstool für serviceorientierte Businesses etabliert. Besonders Wellness-Studios, Salons und Praxen schätzen die umfangreichen Funktionen für Kundenverwaltung und Bezahlabwicklung.
Warum Acuity bei der Terminfindung punktet: Das System denkt in Kundenerlebnissen statt nur in Terminen. Du kannst Gutscheine verkaufen, Pakete anbieten und sogar Abonnements verwalten. Die Kundenprofile speichern wichtige Details zu vergangenen Terminen und Präferenzen.
Für Healthcare-Anbieter gibt es HIPAA-Compliance im höchsten Preisplan. Facebook- und Instagram-Integration ermöglicht direktes Buchen über Social Media – ein Feature, das viele andere Terminfindungstools nicht bieten.
Der Haken: Acuity ist nicht gerade günstig. Der Einstiegsplan kostet 16€ monatlich, und für erweiterte Features musst du deutlich tiefer in die Tasche greifen. Außerdem gibt es keinen kostenlosen Plan, nur eine 7-tägige Testphase.
Preisstruktur:
- Emerging: 16€/Monat (jährlich) für Einzelunternehmer
- Growing: 27€/Monat (jährlich) für Teams bis 6 Personen
- Powerhouse: 49€/Monat (jährlich) für große Unternehmen
5. Setmore: Teamfreundliches Terminfindungstool mit kostenlosem Plan
Setmore hebt sich als Terminfindungstool durch seinen großzügigen kostenlosen Plan ab, der bis zu vier Teammitglieder unterstützt. Das ist einzigartig unter den Scheduling-Tools und macht es zur ersten Wahl für kleine Teams mit knappem Budget.
Die Stärken von Setmore bei der Terminfindung: 200 kostenlose Termine pro Monat plus grundlegende Bezahlfunktionen über Square. Die Social Media-Integration funktioniert direkt über Facebook und Instagram – Kunden können Termine buchen, ohne deine Website zu besuchen.
Ein integriertes Videokonferenz-Tool erspart dir separate Zoom-Meetings. Für kleinere Beratungsgespräche oder Online-Coachings ist das völlig ausreichend.
Wo Setmore als Terminfindungstool schwächelt: Die Anpassungsmöglichkeiten sind begrenzt verglichen mit Premium-Lösungen. Analytics und Reporting fallen eher basic aus. Für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen könnte das Tool schnell an seine Grenzen stoßen.
Preismodell:
- Free: 0€ für bis zu 4 Nutzer mit 200 Terminen
- Pro: 12€/Nutzer/Monat (monatlich) oder 5€/Nutzer/Monat (jährlich)
- Team: 9€/Nutzer/Monat (monatlich) oder 5€/Nutzer/Monat (jährlich)
6. HubSpot Meeting Scheduler: CRM-integriertes Terminfindungstool
Wenn du bereits HubSpots CRM nutzt, bietet deren Meeting Scheduler eine praktische Lösung für die Terminfindung, die direkt in deine bestehenden Kundendaten eingebunden ist. Dieses Tool zur Terminfindung vermeidet Datensilos und reduziert manuelle Eingabearbeit.
Wie HubSpot bei der Terminfindung unterstützt: Wenn Interessenten oder Kunden Zeit mit dir buchen, fließen ihre Informationen automatisch in dein HubSpot CRM. Das erstellt oder aktualisiert Kontaktdatensätze ohne manuelle Eingabe – ein echter Zeitsparer für Sales-Teams.
Die Round-Robin-Funktion verteilt eingehende Terminanfragen fair unter Teammitgliedern. Verschiedene Termintypen ermöglichen maßgeschneiderte Buchungsseiten für unterschiedliche Zwecke – von kurzen Check-ins bis zu ausführlichen Beratungsgesprächen.
Die Grenzen: Als eigenständiges Terminfindungstool ist HubSpots Scheduler eher basic. Die Anpassungsmöglichkeiten für Buchungsseiten sind begrenzt, und für volle Funktionalität brauchst du ein HubSpot-Abonnement, was schnell teuer wird.
Preisstruktur:
- Free Tools: 0€ mit Grundfunktionen
- Starter: 15€/Nutzer/Monat (jährlich) mit erweiterten Optionen
- Professional: 90€/Nutzer/Monat (jährlich) mit Team-Features
👉🏻 Ist HubSpot DSGVO-konform? Kompletter Leitfaden für 2025
7. SimplyBook.me: Modulares Terminfindungstool mit Custom Features
SimplyBook.me bietet eine einzigartige Herangehensweise an die Terminfindung mit seinem modularen System aus über 60 Custom Features. Statt starrer Preispläne wählst du die Funktionen aus, die du wirklich brauchst.
Was SimplyBook.me bei der Terminfindung besonders macht: Das modulare System ermöglicht maßgeschneiderte Lösungen. Medical Practices bekommen HIPAA-Compliance, Retail-Businesses integrieren Point-of-Sale-Systeme, und Marketing-Teams nutzen Gutschein- und Treueprogramm-Features.
Die Kundenapp verbessert das Buchungserlebnis erheblich. Kunden können ihre Termine selbst verwalten, erhalten Push-Benachrichtigungen und bewerten ihre Erfahrungen direkt in der App.
Einschränkungen: Alle Pläne haben Buchungslimits – sogar der Premium-Plan ist auf 2.000 Termine pro Monat begrenzt. Für stark frequentierte Businesses kann das problematisch werden. Außerdem ist das Setup komplexer als bei anderen Terminfindungstools.
Preismodell:
- Free: 0€ mit 50 Buchungen und 1 Custom Feature
- Basic: 8,25€/Monat (jährlich) mit 100 Buchungen und 3 Custom Features
- Standard: 24,90€/Monat (jährlich) mit 500 Buchungen und 8 Custom Features
- Premium: 49,90€/Monat (jährlich) mit 2.000 Buchungen und unbegrenzten Features
8. Appointy: Terminfindungstool für Multi-Location-Businesses
Appointy positioniert sich als Terminfindungstool für Unternehmen mit mehreren Standorten und komplexen Ressourcenanforderungen. Besonders Service-Businesses mit verschiedenen Locations profitieren von den Verwaltungsfunktionen.
Appointys Stärken bei der Terminfindung: Das Tool koordiniert nicht nur Mitarbeiterkalender, sondern auch Räume, Equipment und andere Ressourcen. Für Fitnessstudios, Bildungseinrichtungen oder Salons mit mehreren Standorten ist das ein echter Vorteil.
Die zentralisierte Verwaltung ermöglicht einheitliche Prozesse bei standortspezifischen Verfügbarkeiten. Kunden können online buchen und dabei Standort, Service und gewünschten Mitarbeiter auswählen.
Wo Appointy bei der Terminfindung schwächelt: Die Benutzeroberfläche wirkt teilweise überladen und kann langsam laden. Das Preismodell ist verwirrend – zusätzliche Mitarbeiter kosten extra, was bei wachsenden Teams teuer wird.
Preisstruktur:
- Free: 0€ für 1 Mitarbeiter mit 100 Terminen
- Growth: 19,99€/Monat (jährlich) für 1 Mitarbeiter
- Professional: 49,99€/Monat (jährlich) für 5 Mitarbeiter
- Enterprise: 79,99€/Monat (jährlich) mit Multi-Location-Support
9. YouCanBook.me: Flexibles Terminfindungstool mit Kalender-Fokus
YouCanBook.me verfolgt einen kalender-zentrierten Ansatz bei der Terminfindung und unterscheidet sich durch sein Per-Kalender-Preismodell von anderen Tools. Statt pro Nutzer zu berechnen, zahlst du für die Anzahl verbundener Kalender.
Besonderheiten bei der Terminfindung: Die automatische Zeitzonenerkennung funktioniert tadellos und zeigt jedem Besucher Termine in seiner lokalen Zeit an. Für internationale Businesses eliminiert das Verwirrung und verpasste Termine durch Zeitzonenfehler.
Die Buchungsformulare sind sehr flexibel anpassbar. Du kannst detaillierte Fragen stellen, bedingte Felder einrichten und sogar Zahlungen über Stripe, Apple Pay oder Google Pay abwickeln.
Einschränkungen: Das Bearbeiten bereits gebuchter Termine ist umständlich. Das Per-Kalender-Preismodell kann für größere Teams teurer werden als nutzerbasierte Alternativen. Außerdem wirkt die Oberfläche etwas weniger modern als bei neueren Terminfindungstools.
Preismodell:
- Free: 0€ für 1 Kalender und 1 Buchungsseite
- Individual: 8,10€/Monat (jährlich) für 2 Kalender
- Professional: 11,70€/Monat (jährlich) für 6 Kalender
- Teams: 16,20€/Mitglied/Monat (jährlich) mit Team-Management
So wählst du das richtige Terminfindungstool
Die perfekte Lösung für deine Terminfindung hängt von deinen spezifischen Anforderungen ab. Stelle dir diese Fragen, bevor du dich entscheidest:
Wie komplex sind deine Buchungsszenarien? Für einfache 1:1-Termine reichen basic Tools zur Terminfindung. Brauchst du Team-Scheduling, Routing oder Zahlungsabwicklung, kommst du um professionellere Lösungen nicht herum.
Wie wichtig ist dir Datenschutz? Für deutsche und europäische Unternehmen sollte DSGVO-Konformität bei der Terminfindung kein Kompromiss sein. Tools wie Zeeg bieten hier klare Vorteile gegenüber US-Anbietern.
Welche Systeme nutzt du bereits? Das beste Terminfindungstool ist das, das nahtlos in deinen bestehenden Workflow passt. Apple-Nutzer sollten besonders darauf achten, dass iCloud Calendar unterstützt wird.
Wie groß ist dein Team? Manche Terminfindungstools rechnen pro Nutzer ab, andere haben Pauschaltarife. Je nach Teamgröße kann sich das eine oder andere mehr lohnen.
Welches Budget hast du zur Verfügung? Kostenlose Pläne sind ein guter Einstieg für die Terminfindung, stoßen aber schnell an Grenzen. Investitionen in professionelle Tools amortisieren sich meist durch gesparte Zeit und weniger No-Shows.
Die Entscheidung für das richtige Terminfindungstool ist eine Investition in deine Produktivität. Mit dem passenden Tool zur Terminfindung sparst du nicht nur Zeit, sondern verbesserst auch das Erlebnis für deine Kunden und Kollegen. Teste verschiedene Optionen und finde heraus, welche am besten zu deinem Arbeitsalltag passt.
Häufige Fragen (FAQ) zu Terminfindungstools
Was sind Terminfindungstools und wie funktionieren sie?
Terminfindungstools sind digitale Lösungen, die den Buchungsprozess automatisieren. Du stellst deine Verfügbarkeiten ein, andere können passende Termine auswählen und buchen. Das System synchronisiert automatisch mit deinem Kalender und verschickt Bestätigungen.
Lohnt sich ein kostenpflichtiges Terminfindungstool?
Kostenpflichtige Versionen bieten meist unbegrenzte Buchungen, mehrere Nutzerkonten, erweiterte Anpassungen und besseren Support. Kostenlose Versionen haben oft Limits bei Buchungen oder Features. Für Businesses mit regelmäßiger Terminfindung zahlt sich die Investition meist aus.
Sollte ich mir ein Terminfindungstool zulegen?
Definitiv ja, wenn du regelmäßig Termine koordinierst oder ein Team managst. Besonders nützlich ist ein Tool zur Terminfindung, wenn du häufig mit No-Shows kämpfst, viel Zeit mit E-Mail-Ping-Pong verbringst oder deine Verfügbarkeit auf mehreren Plattformen verwalten musst.
Welches Terminfindungstool ist das beste?
Das hängt von deinen Bedürfnissen ab. Für datenschutzbewusste Unternehmen ist Zeeg ideal. Service-Businesses fahren mit Acuity gut. Kleine Teams profitieren von Setmores kostenlosem Plan. Für einfache Gruppenabstimmungen zur Terminfindung reicht Doodle.
