Online-Terminbuchungen haben sich als Standard etabliert. Viele Unternehmen nutzen Calendly für die automatische Terminplanung - doch gerade in der EU ergeben sich dabei Fragen zum Datenschutz. Während das Tool technisch überzeugt, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, die strengen europäischen Datenschutzrichtlinien einzuhalten.
Dieser Guide klärt die wichtigsten Fragen zur DSGVO-Konformität von Calendly. Dabei schauen wir uns an, was bei der Einbindung auf der Website zu beachten ist, welche Angaben in der Datenschutzerklärung nötig sind und wie du mit dem Thema Cookies umgehst. Als Alternative stellen wir Zeeg vor - ein deutsches Tool, das speziell für die Anforderungen des europäischen Datenschutzes entwickelt wurde.
Was ist Calendly?
Calendly ist ein Online-Terminplanungstool, mit dem du Meetings und Termine automatisch koordinieren kannst. Das Prinzip ist einfach: Du erstellst einen Calendly Link, den du dann mit anderen teilen kannst. Über diesen Link können Personen direkt Termine buchen, die mit deinem Kalender synchronisiert werden. Das Tool lässt sich auch auf Website einbinden und wird häufig von Freelancern, Unternehmen und Teams genutzt, um die Terminfindung zu vereinfachen.
Vorteile
✅Automatische Terminkoordination: Das Tool verwaltet die Terminvereinbarung selbstständig basierend auf der verfügbaren Zeit im verknüpften Kalender. Ein Calendly Link erlaubt anderen, direkt einen passenden Termin zu wählen.
✅Verschiedene Meeting-Optionen: Nutzer können unterschiedliche Termintypen und Zeitfenster festlegen, die sich für ihre Arbeit eignen.
✅Kalenderintegration: Die Verbindung mit Google Calendar und Outlook oder Apple Kalender ermöglicht die automatische Synchronisation gebuchter Termine.
✅Web-Integration: Das Tool lässt sich auf Website einbinden, wodurch Besucher direkt über die Website Termine buchen können.
Hinweis: Die Calendly Link-Synchronisation mit Apple Kalendern wird nicht mehr unterstützt, was besonders für iOS- und macOS-Nutzer ein Hindernis darstellen kann.
Nachteile
❌Eingeschränkte Gratisversion: Die kostenlose Version von Calendly bietet nur grundlegende Funktionen. Erweiterte Features erfordern ein kostenpflichtiges Abonnement.
❌Standardisierte Oberfläche: Die Anpassungsmöglichkeiten des Buchungsformulars sind begrenzt, besonders in der Basisversion.
❌Datenschutzaspekte: Die DSGVO-Konformität muss genau geprüft werden, besonders wenn Calendly DSGVO konform eingebunden werden soll. Die Serverstandorte liegen außerhalb der EU.
Wichtiger Hinweis zur Datenschutzerklärung
Pflichtangaben bei Nutzung von Buchungstools
Unabhängig davon, ob du Calendly oder eine Alternative wie Zeeg nutzt: Die Einbindung eines Terminbuchungstools muss in deiner Datenschutzerklärung transparent dokumentiert werden. Dies ist eine rechtliche Pflicht, die sich direkt aus der DSGVO ergibt.
Was in der Datenschutzerklärung stehen muss
Folgende Angaben sind zwingend erforderlich:
- Name und Kontaktdaten des Toolanbieters
- Zweck der Datenverarbeitung (Terminbuchung)
- Rechtsgrundlage für die Nutzung (z.B. berechtigtes Interesse oder Einwilligung)
- Art der verarbeiteten Daten
- Ort der Datenspeicherung
- Dauer der Datenspeicherung
- Hinweise zu möglichen Datenübermittlungen in Drittländer
Die richtige Rechtsgrundlage
Die Nutzung eines Terminbuchungstools muss sich auf eine klare Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO stützen. In den meisten Fällen wird dies entweder:
- Die Einwilligung der Nutzer (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder
- Das berechtigte Interesse des Unternehmens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sein
Diese Informationen sollten präzise und verständlich in der Datenschutzerklärung aufgeführt werden.
Wichtiger Hinweis zu Cookies
Bei der Einbindung von Terminbuchungstools auf deiner Website gibt es zwei wichtige rechtliche Aspekte zu beachten: Zum einen muss das Tool in deiner Datenschutzerklärung aufgeführt werden - inklusive Informationen zum Anbieter, Zweck der Datenverarbeitung und der Rechtsgrundlage. Zum anderen setzt Calendly beim Einbetten Cookies, was zusätzliche Pflichten mit sich bringt: Die Nutzer müssen vorab informiert werden, und theoretisch sollte das Einbettungsskript erst nach deren Einwilligung geladen werden. Alternative Tools wie Zeeg verzichten bewusst auf Cookies, was die Integration deutlich vereinfacht und den Verwaltungsaufwand für die Cookie-Compliance reduziert.
Calendly DSGVO Compliance: Was du wissen musst
Grundlagen der Datenverarbeitung
Wenn Nutzer über Terminbuchungstools Termine vereinbaren, erfasst das System automatisch verschiedene personenbezogene Daten. Dazu gehören die Namen und Kontaktdaten der Buchenden, ihre E-Mail-Adressen sowie sämtliche Details zum gewünschten Termin. Je nach Gestaltung des Buchungsformulars können noch weitere Informationen hinzukommen.
Risiken bei Calendly
Die Nutzung von Calendly kann erhebliche datenschutzrechtliche Herausforderungen mit sich bringen. Der zentrale Kritikpunkt ist hierbei häufig die Datenspeicherung auf Servern in den USA, wodurch die Calendly DSGVO-Konformität womöglich nicht vollständig gewährleistet werden kann. Es gibt somit ggf. keine garantierte Übereinstimmung mit den strengen EU-Datenschutzstandards und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Diese Situation schafft potenzielle rechtliche Risiken für Webseiten-Betreiber. Aus diesem Grund raten Datenschutzexperten häufig von der Nutzung ab und empfehlen stattdessen eine Deutsche DSGVO-konforme Calendly-Alternative.
Letztendlich liegt die Entscheidung bei dir, welches Tool du nutzen möchtest. Falls du dich für Calendly entscheidest, zeigen wir dir im nächsten Abschnitt, wie du Calendly auf deine Webseite einbinden kannst.
Calendly auf Website einbinden: Praktische Anleitung
1. Account erstellen und vorbereiten
Bevor du Calendly in deine Website integrierst, brauchst du einen Calendly-Account. Nach der Registrierung kannst du direkt mit der Einrichtung beginnen.
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2. Eventtypen einrichten
Der erste Schritt ist das Erstellen eines passenden Eventtyps. Hier legst du die grundlegenden Parameter fest:Ein neuer Termintyp lässt sich in wenigen Schritten konfigurieren. Du bestimmst die Dauer der Termine, verfügbare Zeitfenster und weitere Buchungsdetails. Diese Einstellungen können später jederzeit angepasst werden.
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3. So bindest du deinen Calendly Link in die Website ein
- Klicke auf den Share-Button bei deinem gewünschten Termintyp
- Wähle die Option Der Website hinzufügen aus
- Entscheide dich für die Inline-Einbettung
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Ein kurzer Rückblick
Wie bereits erläutert, birgt Calendly durch seine Datenspeicherung in den USA erhebliche Datenschutzrisiken für europäische Nutzer. Mit Zeeg steht eine vollständig DSGVO-konforme Alternative aus Deutschland zur Verfügung, die speziell für die Bedürfnisse des europäischen Marktes entwickelt wurde.
Alternative: DSGVO-konforme Terminbuchung
Eine europäische Lösung
Zeeg bietet als deutsches Unternehmen eine datenschutzkonforme Alternative zu Calendly. Die Datenverarbeitung erfolgt vollständig nach europäischen Standards, wodurch die DSGVO-Konformität gewährleistet ist.
Integration auf der Website
Die Einbindung von Zeeg ist unkompliziert: Nach der kostenlosen Registrierung legst du deine Terminverfügbarkeiten und Buchungsoptionen fest. Anschließend erhältst du einen Einbettungscode, den du auf deiner Website platzieren kannst. Ähnlich wie einen Calendly Link können Besucher darüber direkt Termine buchen.
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Datenschutzvorteile
Der entscheidende Vorteil liegt in der Datensicherheit. Im Gegensatz zu Calendlys DSGVO-Bedenken entstehen bei Zeeg keine rechtlichen Risiken. Als Webseiten-Betreiber kannst du sicher sein, dass die Datenverarbeitung den europäischen Datenschutzstandards entspricht.
Zeeg: Mehr als ein Terminbuchungstool
Neben der datenschutzkonformen Terminplanung bietet Zeeg eine vollwertige Link-in-Bio Lösung. Diese Alternative zum bekannten Calendly-System ermöglicht es, neben den Terminbuchungsoptionen eine zentrale Landingpage für alle wichtigen Unternehmenslinks und -inhalte zu erstellen.
Gestaltungsmöglichkeiten der Landingpage
Die Zeeg-Landingpage lässt sich umfassend personalisieren:
Eine zentrale Seite kann somit das gesamte Unternehmensprofil abbilden - vom Corporate Design über Produkte bis hin zu Teamvorstellungen. Die Integration des Buchungstools macht die Seite zusätzlich zu einem interaktiven Kontaktpunkt.
Datenschutz als Kernvorteil
Durch das europäische Hosting verfügen Unternehmen souverän über ihre Daten. Anders als beim Szenario, Calendly auf der Webseite einbinden zu wollen, entstehen bei der Einbindung von Zeeg keine datenschutzrechtlichen Grauzonen. Die Plattform bietet damit eine umfassende, rechtssichere Alternative für Unternehmen, die ihre Online-Präsenz professionell und DSGVO-konform gestalten möchten.
Zeeg vs. Calendly: Die Datenschutzperspektive
Unternehmensstandort und rechtlicher Rahmen
Als deutsches Startup mit Sitz in Berlin unterliegt Zeeg direkt der europäischen Datenschutzgrundverordnung. Dies stellt einen wesentlichen Unterschied zu Calendly dar, wo die DSGVO-Konformität durch den US-Standort schwerer zu gewährleisten ist.
Datenverarbeitung in Europa
Der zentrale Vorteil von Zeeg liegt in seinem Ursprung und seiner Infrastruktur: Als deutsches Unternehmen nutzt Zeeg ausschließlich die Open Telekom Cloud der Deutschen Telekom. Im Gegensatz zu Calendly, das Daten auf US-Servern speichert, bleiben bei Zeeg alle Informationen in Deutschland.
Durch die Nutzung der Open Telekom Cloud profitierst du von:
- Höchsten TLS-Verschlüsselungsstandards
- Vollständiger Kontrolle über deine Daten
- Deutschsprachiger Bedienung und Support
- Echter DSGVO-Konformität
Das Berliner Team von Zeeg vereint Kompetenzen in Datenschutz, Entwicklung und Support. Dies ermöglicht eine enge Abstimmung mit europäischen Datenschutzbehörden - ein klarer Vorteil gegenüber Anbietern wie Calendly, bei denen die Calendly DSGVO-Konformität schwerer nachzuprüfen ist.
Datensicherheit
Ein wesentlicher Unterschied: Bei Zeeg bleiben alle personenbezogenen Daten innerhalb der EU. Es erfolgt keine Übertragung in Drittländer, wo möglicherweise andere Überwachungspraktiken herrschen. Dies schafft deutlich mehr Rechtssicherheit als die Nutzung von US-basierten Diensten.
Transparenz und Support: Ein detaillierter Einblick
AV-Vertrag bei Zeeg
Anders als bei der Frage "Ist Calendly DSGVO konform?", bietet Zeeg klare rechtliche Sicherheit: Ein vollständiger Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) ist direkt im Nutzerkonto verfügbar. Dieser Vertrag dokumentiert alle technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit und bestätigt die Einhaltung der DSGVO.
Sicherheitsstandards
Zeeg gewährleistet umfassende Sicherheitsmaßnahmen für die Datenverarbeitung:
Die Datenübertragung und -speicherung erfolgt durchgehend verschlüsselt. Strikte Zugriffsbeschränkungen und individuelle Kundenprofile schützen vor unbefugtem Zugriff. Regelmäßige Kontrollen und Updates der Sicherheitssysteme minimieren das Risiko von Datenpannen.
Deutschsprachiger Support
Der Support unterscheidet sich deutlich von der Betreuung bei Calendly: Zeeg bietet einen komplett deutschsprachigen Kundenservice. Das Support-Team sitzt in Deutschland und steht für alle Fragen zur Verfügung - sei es zur technischen Implementierung oder zu datenschutzrechtlichen Aspekten.
Umfassende Dokumentation
Du möchtest Calendly auf deutsch umstellen? Das fühlt sich für viele Nutzer recht kompliziert an. Im Gegensatz hierzu liegt bei Zeeg die gesamte Dokumentation, einschließlich der Anleitungen zum Umstellen der Sprache, auf Deutsch vor. Von der Wissensdatenbank bis zu Video-Tutorials - alle Ressourcen sind in der Muttersprache verfügbar. Dies vereinfacht die Einarbeitung und Nutzung des Tools erheblich.
Fazit: Terminbuchung und Datenschutz
Die Wahl des richtigen Terminbuchungstools ist besonders für deutsche Unternehmen eine wichtige Entscheidung. Während Calendly zwar ein bekanntes und funktionsreiches Tool ist, können erhebliche datenschutzrechtliche Bedenken bestehen. Die Speicherung von Daten auf US-Servern und die fragliche DSGVO-Konformität stellen reale Risiken für Webseiten-Betreiber dar.
Zeeg bietet hier eine überzeugende Alternative. Als deutsches Unternehmen gewährleistet es nicht nur die vollständige DSGVO-Konformität, sondern bietet auch zusätzliche Vorteile: europäische Serverstandorte, transparente AV-Verträge und deutschsprachigen Support. Die Möglichkeit, das Tool rechtssicher auf der Webseite einbinden zu können, macht es besonders für datenschutzbewusste Unternehmen attraktiv.
Letztendlich geht es bei der Entscheidung nicht nur um Funktionalität, sondern auch um rechtliche Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit. Wer auf der sicheren Seite sein möchte, sollte sich für eine Lösung entscheiden, die von Grund auf für den europäischen Markt und seine strengen Datenschutzanforderungen konzipiert wurde.
