Keap verspricht, dein ganzes Business zu verwalten - vom ersten Lead bis zur Rechnung. Die Software will CRM, E-Mail-Marketing und Terminbuchungen unter einem Dach vereinen. Aber rechtfertigen die Funktionen den monatlichen Preis? Wir schauen uns an, was Keap kann, wo es schwächelt und warum europäische Alternativen wie Zeeg oft eine kluge Ergänzung sein können.
Was ist Keap und wie funktioniert die Software?
Keap ist eine cloudbasierte CRM- und Marketing-Automatisierungs-Plattform, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Die Software kombiniert Kundenverwaltung, E-Mail-Marketing, Terminplanung und Zahlungsabwicklung in einer einzigen Lösung.
Ursprünglich als Infusionsoft bekannt, wurde die Plattform 2019 in Keap umbenannt, um den Fokus auf benutzerfreundliche Funktionen zu verdeutlichen. Seit 2024 gehört Keap zu Thryv und bietet über 200.000 Unternehmern weltweit eine zentrale Lösung für ihre Geschäftsprozesse.
Die Keap Software richtet sich hauptsächlich an Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern, die ihre Verkaufs- und Marketing-Prozesse automatisieren möchten. Dabei setzt die Plattform auf eine drag-and-drop-basierte Benutzeroberfläche, die auch ohne technische Vorkenntnisse bedienbar ist.
Keap Login und erste Schritte
Der Keap Login erfolgt über die offizielle Website. Nach der Registrierung erhältst du Zugang zu einer 14-tägigen kostenlosen Testversion, für die keine Kreditkarte erforderlich ist. Der Anmeldeprozess ist unkompliziert gestaltet und führt dich durch die wichtigsten Einstellungen.
Sobald du dich angemeldet hast, bietet Keap eine geführte Einrichtung an. Diese umfasst die Integration deiner bestehenden E-Mail-Konten, die Verknüpfung mit Kalendersystemen wie Google Calendar oder Outlook sowie den Import vorhandener Kontaktdaten.
Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich strukturiert und bietet verschiedene Dashboard-Ansichten. Du kannst zwischen einer vereinfachten Ansicht für Einsteiger und erweiterten Funktionen für fortgeschrittene Nutzer wählen. Das macht den Einstieg besonders für kleinere Teams einfacher.
Keap CRM: Die Kernfunktionen im Detail
Das Keap CRM bildet das Herzstück der Plattform und bietet weit mehr als traditionelle Kundenverwaltung. Die wichtigsten Funktionen umfassen:
Kontaktverwaltung und Segmentierung
Das CRM-System organisiert alle Kundeninformationen zentral und ermöglicht detaillierte Kontaktprofile. Du kannst Kunden nach verschiedenen Kriterien segmentieren und Tags für eine bessere Organisation verwenden. Diese Segmentierung wird später für gezielte Marketing-Kampagnen genutzt.
Jeder Kontakt erhält eine umfassende Chronik aller Interaktionen, einschließlich E-Mails, Anrufe, Termine und Zahlungen. Das ermöglicht einen vollständigen Überblick über die Kundenbeziehung und hilft bei der personalisierten Kommunikation.
Sales Pipeline Management
Die visuelle Sales Pipeline zeigt alle Verkaufschancen in verschiedenen Phasen an. Mit der drag-and-drop-Funktionalität kannst du Leads einfach zwischen den Phasen verschieben. Die Pipeline bietet verschiedene Ansichten und lässt sich an deine Verkaufsprozesse anpassen.
Automatisierte Workflows können bei Phasenübergängen ausgelöst werden. Das bedeutet, dass bestimmte Aktionen wie E-Mail-Sequenzen oder Aufgabenerstellungen automatisch starten, wenn ein Lead eine neue Phase erreicht.
Lead Scoring und Qualifizierung
Das Lead-Scoring-System bewertet Interessenten basierend auf ihrem Verhalten und demografischen Daten. Punkte werden für Aktionen wie E-Mail-Öffnungen, Website-Besuche oder Formular-Ausfüllungen vergeben. Diese Bewertung hilft dabei, die vielversprechendsten Leads zu identifizieren.
Die Lead Qualifizierung erfolgt durch anpassbare Kriterien, die du selbst definieren kannst. Leads, die bestimmte Schwellenwerte erreichen, können automatisch an Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet oder in spezielle Kampagnen eingeschleust werden.
Marketing-Automatisierung mit Keap
Die Marketing-Automatisierung ist eine der Stärken von Keap. Die Plattform bietet sowohl einfache als auch erweiterte Automatisierungsmöglichkeiten:
E-Mail-Marketing und Sequenzen
Das E-Mail-Marketing-Tool umfasst einen drag-and-drop-Editor für Newsletter und Marketing-E-Mails. Vorgefertigte Vorlagen erleichtern den Einstieg, während die Anpassungsmöglichkeiten professionelle Designs ermöglichen.
Automatisierte E-Mail-Sequenzen reagieren auf Kundenverhalten. Wenn ein Kunde beispielsweise ein Produkt kauft, startet automatisch eine Willkommens-Serie. Diese Sequenzen können verzögert werden und verschiedene Pfade je nach Kundenreaktion einschlagen.
Text-Marketing und SMS
Neben E-Mails unterstützt Keap auch SMS-Marketing. Text-Nachrichten haben eine Öffnungsrate von 98%1 und ergänzen E-Mail-Kampagnen wirkungsvoll. Die SMS-Funktionen sind vollständig in die Automatisierungsflows integriert.
Die Keap Business Line bietet eine dedizierte Geschäftstelefonnummer, über die auch SMS versendet werden können. Diese Funktion trennt geschäftliche von privaten Kommunikationen und verleiht kleinen Unternehmen ein professionelleres Auftreten.
Landing Pages und Formulare
Die Landing-Page-Erstellung erfolgt über einen visuellen Editor. Vorgefertigte Vorlagen für verschiedene Branchen und Ziele vereinfachen den Prozess. Die Seiten sind automatisch mobiloptimiert und können direkt mit CRM-Daten verknüpft werden.
Formulare lassen sich individuell gestalten und in bestehende Websites einbetten. Die erfassten Daten fließen automatisch ins CRM und können Automatisierungen auslösen. Conditional Logic ermöglicht dynamische Formulare, die sich an Nutzereingaben anpassen.
Terminplanung und Kalenderfunktionen
Die Terminplanungs-Features sind nahtlos in die Gesamtplattform integriert:
Online-Buchungsseiten
Kunden können über individualisierte Buchungsseiten selbstständig Termine vereinbaren. Diese Seiten zeigen verfügbare Zeiten in Echtzeit an und berücksichtigen Pufferzeiten zwischen Terminen. Die Buchung löst automatisch Bestätigungs-E-Mails und Kalendereinträge aus.
Die Buchungsseiten lassen sich an dein Corporate Design anpassen und können verschiedene Terminarten anbieten. Für kostenpflichtige Beratungen ist eine Vorab-Zahlung über integrierte Payment-Gateways möglich.
Kalender-Integration
Keap synchronisiert mit Google Calendar, Outlook und anderen gängigen Kalendersystemen. Diese bidirektionale Synchronisation sorgt dafür, dass Termine in allen Systemen aktuell bleiben. Automatische Erinnerungen reduzieren No-Shows deutlich.
Die mobile App ermöglicht Terminverwaltung von unterwegs. Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert, sodass alle Beteiligten stets über den aktuellen Stand informiert sind.
⚠️ Keap kann nicht mit iCloud/Apple Kalendern synchronisieren.
E-Commerce und Zahlungsabwicklung
Zahlungsverarbeitung
Die integrierte Zahlungsverarbeitung "Keap Pay" wickelt Transaktionen direkt in der Plattform ab. Zusätzlich sind Integrationen zu PayPal, Stripe und anderen Payment-Providern verfügbar. Diese Vielfalt ermöglicht es, den bevorzugten Zahlungsdienstleister zu nutzen.
Wiederkehrende Zahlungen für Abonnements werden automatisch verwaltet. Das System erstellt Rechnungen, versendet Zahlungserinnerungen und verfolgt offene Beträge. Bei fehlgeschlagenen Zahlungen werden automatisch Retry-Mechanismen aktiviert.
Rechnungserstellung und -verwaltung
Das Rechnungsmodul erstellt professionelle Rechnungen mit individueller Gestaltung. Automatische Rechnungsstellung spart Zeit und reduziert Fehler. Kunden erhalten Rechnungen per E-Mail und können direkt über eingebettete "Jetzt zahlen"-Buttons bezahlen.
Überfällige Rechnungen lösen automatische Mahnsequenzen aus. Diese können mehrstufig aufgebaut sein und verschiedene Kommunikationskanäle nutzen. Das reduziert Zahlungsausfälle und verbessert den Cashflow.
Reporting und Analytics
Die Analysefunktionen bieten detaillierte Einblicke in Geschäftsprozesse:
Marketing-Reports
Kampagnen-Performance wird detailliert getrackt. Du siehst Öffnungsraten, Klickraten und Konversionen für jede E-Mail-Kampagne. Diese Daten helfen dabei, erfolgreiche Strategien zu identifizieren und zu wiederholen.
Lead-Quellen werden automatisch verfolgt, sodass du weißt, welche Marketing-Kanäle die besten Ergebnisse liefern. ROI-Berechnungen zeigen die Rentabilität verschiedener Marketing-Aktivitäten auf.
Sales-Analytics
Die Sales-Pipeline bietet verschiedene Ansichten und Metriken. Du kannst Conversion-Raten zwischen Pipeline-Phasen analysieren und Engpässe identifizieren. Prognose-Tools helfen bei der Umsatzplanung basierend auf aktuellen Pipeline-Daten.
Team-Performance wird individuell getrackt. Jeder Vertriebsmitarbeiter erhält detaillierte Statistiken über seine Aktivitäten und Erfolge. Diese Transparenz motiviert und hilft bei der gezielten Weiterbildung.
Integrationen und Erweiterungen
Keap bietet über 5.000 Integrationen über Zapier:
Native Integrationen
Direkte Verbindungen bestehen zu wichtigen Business-Tools wie QuickBooks für die Buchhaltung, Gmail für E-Mails und verschiedenen Social-Media-Plattformen. Diese nativen Integrationen funktionieren nahtlos und erfordern minimalen Aufwand bei der Einrichtung.
Die API ermöglicht auch maßgeschneiderte Integrationen für spezielle Anforderungen. Entwickler können eigene Anwendungen mit Keap verknüpfen und Daten in beide Richtungen austauschen.
Zapier-Integrationen
Über Zapier lassen sich praktisch alle gängigen Business-Tools mit Keap verbinden. Diese Automatisierungen, genannt "Zaps", können komplexe Workflows zwischen verschiedenen Anwendungen erstellen.
Beispielsweise kann ein neuer Lead in Facebook automatisch in Keap importiert und einer E-Mail-Sequenz hinzugefügt werden. Solche Automatisierungen sparen Zeit und reduzieren manuelle Fehler.
Keap Preisgestaltung
Keap hat seine Preisstruktur vereinfacht und bietet nun eine einheitliche Lösung mit allen Features ab 299€ monatlich. Dieser Preis gilt für 2 Benutzer und bis zu 1.500 Kontakte. Weitere Benutzer kosten zusätzlich, ebenso wie höhere Kontaktzahlen.
Die neue Preisgestaltung folgt dem Prinzip "serious automation for serious businesses" und bündelt alle CRM-, Marketing-, Pipeline-, Zahlungs-, Termin- und Reporting-Funktionen in einem Paket.
Der Grundpreis von 299€ monatlich umfasst:
- 2 Benutzerlizenzen
- Bis zu 1.500 verwaltete Kontakte
- Alle CRM-Funktionen
- Marketing-Automatisierung
- E-Mail- und Text-Marketing
- Landing Pages
- Zahlungsabwicklung
- Terminplanung
- Reporting und Analytics
Für größere Teams oder höhere Kontaktzahlen steigen die Kosten entsprechend. Auf Keap’s Website können die genauen Kosten mittels eines Rechners kalkuliert werden.
⚠️ Falls du einen Jahresvertrag hast, musst du bei einer vorzeitigen Kündigung vor Ablauf des Jahres mit einer Stornogebühr von 299€ rechnen.
Preise und Features stammen von der Keap Website. Stand: Dezember 2025
Setup-Gebühr
Zusätzlich zu den monatlichen Kosten fällt eine einmalige Setup-Gebühr an, die professionelle Unterstützung bei der Einrichtung und Konfiguration der Plattform beinhaltet. Diese Investition soll sicherstellen, dass Kunden das Maximum aus ihrer Keap-Installation herausholen.
Keap und Thryv: Die Übernahme und ihre Auswirkungen
Seit der Übernahme durch Thryv im Jahr 2024 ergeben sich neue Entwicklungen für Keap-Nutzer:
Was sich für bestehende Kunden ändert
Bestehende Keap-Kunden behalten ihre gewohnten Login-Daten und Funktionen. Die Übernahme durch Thryv bringt jedoch zusätzliche Möglichkeiten mit sich, da beide Unternehmen ihre Produkte weiterentwickeln und integrieren.
Thryv, ein Unternehmen mit 125 Jahren Erfahrung im Small-Business-Bereich, bringt eigene Tools für Kommunikation, tägliche Operationen und Marketing mit. Diese werden schrittweise mit Keap-Funktionen verzahnt.
Neue Produktmöglichkeiten
Die Zusammenarbeit zwischen Keap und Thryv eröffnet neue Produktkombinationen. Kunden können künftig sowohl Keap-CRM-Funktionen als auch Thryv-Tools für Lead-Generierung und Reputation-Management nutzen.
Diese Erweiterungen werden als separate Abonnements angeboten, sodass Kunden flexibel wählen können, welche zusätzlichen Services sie benötigen.
Vor- und Nachteile von Keap
Vorteile
Keap bietet eine benutzerfreundliche All-in-One-Lösung, die verschiedene Business-Tools ersetzt. Die Automatisierungsmöglichkeiten sind umfassend und können Zeit und Ressourcen sparen. Der Support ist gut und bietet verschiedene Kanäle für Hilfestellungen.
Die Integration verschiedener Funktionen in einer Plattform reduziert die Komplexität und verbessert Arbeitsabläufe. Für kleine Unternehmen, die wachsen möchten, bietet Keap skalierbare Lösungen.
Nachteile
Die Kosten sind für viele kleine Unternehmen prohibitiv hoch. Der Einstiegspreis von 249€ monatlich plus Setup-Gebühr stellt eine erhebliche Investition dar. Die Lernkurve ist steiler als bei einfacheren Tools, was initiale Investitionen in Training erfordert.
Die DSGVO-Konformität erfordert zusätzliche Konfiguration, da Keap ein US-amerikanisches Unternehmen ist. Für europäische Unternehmen entstehen dadurch zusätzliche Compliance-Risiken.
Zeeg ergänzt Keap mit umfangreicher Terminplanung
Während Keap eine solide All-in-One-Lösung bietet, zeigen sich bei der Terminplanung und Kalenderverbindungen einige Schwächen. Hier kommt Zeeg als ideale Ergänzung ins Spiel
Zeeg als spezialisierte Terminplanungs-Ergänzung
Keap bietet zwar grundlegende Terminplanungsfunktionen, aber Zeeg ist darauf spezialisiert. Als europäische Software mit vollständiger DSGVO-Konformität ergänzt Zeeg dein Keap-Setup perfekt. Alle Daten werden auf europäischen Servern gespeichert und mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt.
Zeeg lässt sich problemlos mit Keap über Zapier verbinden. So nutzt du die Stärken beider Systeme: Keaps umfassendes Marketing und CRM plus Zeegs überlegene Terminplanungs-Expertise. Diese Kombination ist oft effektiver und günstiger als eine All-in-One-Lösung, die in allen Bereichen nur Durchschnitt bietet.
Native Apple Calendar-Integration
Ein großer Vorteil von Zeeg: Die native Apple Calendar-Integration funktioniert reibungslos, während Keap diese nicht bietet. Wenn dein Team oder deine Kunden Apple-Geräte nutzen, schließt Zeeg diese Lücke elegant.
Erweiterte Terminplanungs-Features
Zeeg bietet Funktionen, die in Keap fehlen oder nur grundlegend vorhanden sind:
- Intelligente Routing-Formulare für Lead-Qualifizierung
- Round-Robin-Scheduling für faire Terminverteilung im Team
- Erweiterte Automatisierungen speziell für Terminprozesse
- Kollektivtermine für Gruppentermine
- Detaillierte Analytics für Terminplanungs-Performance
Spezialisierung als Mehrwert
Während du bei Keap bereits alle Features inklusive Terminplanung für 249€ monatlich erhältst, bietet die Ergänzung mit Zeeg deutlich erweiterte Terminplanungs-Funktionen. Die Investition in Zeeg (ab €10 monatlich) lohnt sich, wenn Terminplanung ein wichtiger Geschäftsbereich für dich ist.
Wann sich die Kombination lohnt
Die Keap + Zeeg Kombination macht besonders Sinn, wenn:
- Dein Team Apple-Geräte nutzt und die native Kalender-Integration benötigt
- Du komplexe Terminplanungs-Workflows wie Round-Robin oder Lead-Routing brauchst
- DSGVO-Konformität für deine Terminplanung kritisch ist
- Du detaillierte Analytics speziell für Terminplanungs-Performance benötigst
Fazit: Lohnt sich Keap?
Keap eignet sich für etablierte kleine bis mittelständische Unternehmen. Die Software macht besonders Sinn für:
- Unternehmen mit 5-50 Mitarbeitern, die bereits mehrere separate Tools nutzen
- Businesses mit komplexen Sales-Funnels und E-Mail-Marketing-Kampagnen
- Teams, die bereit sind, Zeit in Training und Setup zu investieren
- Unternehmen mit einem etablierten Kundenstamm von über 1000 Kontakten
- Firmen, die primär in den USA operieren oder weniger strenge Datenschutz-Anforderungen haben
Keap passt nicht zu:
- Startups und Solo-Selbstständigen mit begrenztem Budget
- Unternehmen, die hauptsächlich Terminplanung benötigen
- Teams ohne technische Ressourcen für komplexe Automatisierungen
- Deutsche Firmen mit strengen DSGVO-Anforderungen
- Businesses, die schnelle, unkomplizierte Lösungen bevorzugen
Viele Unternehmen fahren besser mit spezialisierten Tools. Statt 249€ monatlich für Keap zu investieren, kannst du ein kostenloses oder günstiges CRM nutzen und es mit Zeeg für professionelle Terminplanung ergänzen. Diese Kombination bietet oft mehr Funktionen bei geringeren Kosten und besserer DSGVO-Konformität.
Die 14-tägige Testversion zeigt dir schnell, ob Keaps Komplexität deinem Business-Stil entspricht oder ob du mit fokussierten Tools wie Zeeg besser bedient bist.
Quellen (zuletzt geöffnet am 22. August 2025):
