Ein Bewerbungsgespräch ist für Arbeitgeber eine der wichtigsten Phasen im Recruiting-Prozess. Hier haben Sie die Gelegenheit, die Bewerber persönlich kennenzulernen und abzuschätzen, ob sie fachlich und charakterlich zur ausgeschriebenen Stelle und zum Unternehmen passen.
Umso wichtiger ist es, sich als Arbeitgeber optimal auf das Bewerbungsgespräch vorzubereiten. Schließlich möchten Sie, nachdem Ihre Stellenanzeige bereits erfolgreich war, keine Chance verpassen, den idealen Kandidaten oder die perfekte Kandidatin für die Position zu finden.
Relevanz eines reibungslosen Bewerbungsprozesses
Eine Mehrheit der Bewerber gibt an, dass Sie schon mal eine Bewerbung abgebrochen haben, obwohl sie eigentlich an der Stelle interessiert waren. Von den Befragten Jobsuchenden haben ganze 56% von ihrer Seite den Bewerbungsprozess beendet, da das Bewerbungsverfahren zu umständlich und kompliziert war. Dies beinhaltete nicht nur das Einreichen der Bewerbung, sondern auch den weiterführenden Interviewprozess. Des Weiteren klagten viele der Befragten über zu lange Reaktionszeiten der Unternehmen. In der heutigen Zeit legen viele Bewerber Wert auf schnelle und transparente Bewerbungsverfahren. Das zeigt auch der Fakt, dass fast jeder zweite nicht länger als zehn Minuten mit der Dateneingabe in Online-Bewerbungsystemen verbringen möchte. Alleine diese Umfrageergebnisse sollten Anlass genug sein, um Ihre Prozesse der Personalgewinnung zu optimieren.
Tipp 1: Prüfen Sie Bewerbungsunterlagen sorgfältig
Eine sorgfältige Vorbereitung des Bewerbungsgesprächs beginnt bereits bei den Bewerbungsunterlagen. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse und andere Dokumente des Bewerbers vor dem Interview gründlich zu studieren. Nur so können Sie sich ein umfassendes Bild vom Werdegang und den Fähigkeiten des Kandidaten machen.
Analysieren Sie dabei gezielt, welche Positionen und Tätigkeiten der Bewerber bereits ausgeübt hat. Decken sich die bisherigen beruflichen Stationen mit den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle? Welche fachlichen Qualifikationen bringt er mit? Über welche Soft Skills verfügt er laut den Zeugnissen? Anhand dieser Aspekte lassen sich schon erste Rückschlüsse auf die Passgenauigkeit ziehen.
Halten Sie die essenziellen Informationen aus den Bewerbungsunterlagen stichpunktartig fest. Notieren Sie sich beispielsweise besondere Stärken, aber auch mögliche Lücken oder offene Fragen. Diese dienen Ihnen dann als Grundlage, um im Interview gezielt nachzuhaken und einen umfassenden Eindruck vom Bewerber zu erhalten.
Durch die gewissenhafte Vorbereitung der Bewerbungsunterlagen zeigen Sie echtes Interesse am Bewerber. Zudem können Sie die interessantesten Aspekte aufgreifen und müssen sich nicht erst während des Gesprächs in die Dokumente einlesen. Dies schafft eine basis für ein kompetentes und zielführendes Bewerbungsgespräch.
Tipp 2: Definieren Sie klare Kriterien der ausgeschriebenen Stelle und Anforderungen
Bevor Sie in ein Bewerbungsgespräch gehen, sollten Sie eine präzise Vorstellung von der ausgeschriebenen Stelle und den benötigten Fähigkeiten haben. Erstellen Sie dafür im Vorfeld ein klares Stellenprofil, in dem Sie die erforderlichen Qualifikationen und Kompetenzen detailliert beschreiben.
Notieren Sie, welcher Bildungsabschluss und welche Berufserfahrungen wünschenswert sind. Beschreiben Sie die erforderlichen fachlichen Skills. Aber auch Soft Skills wie Kommunikationsfähigkeit, Teamwork und Belastbarkeit sollten Sie aufführen.
Ergänzend dazu empfiehlt sich eine Prüfliste mit den Aspekten, die für die Stelle besonders relevant sind. Was sind die Kernaufgaben und Verantwortlichkeiten? In welchem Umfeld bewegt sich der zukünftige Mitarbeitende? Mit welchen Programmen und Tools muss er umgehen können?
Anhand dieser Vorüberlegungen wissen Sie genau, welche Anforderungen der Bewerber idealerweise mitbringen sollte. Im Interview können Sie dann gezielt prüfen, inwiefern das Profil auf die Stelle passt. So stellen Sie sicher, dass der zukünftige Mitarbeitende die benötigten Fähigkeiten und Motivation mitbringt, um die Rolle optimal auszufüllen.
Tipp 3: Erstellen Sie einen Fragenkatalog
Ein sorgfältig vorbereiteter Fragenkatalog ist essentiell für ein aufschlussreiches Bewerbungsgespräch. Entwickeln Sie im Vorfeld gezielte und offene Fragen aus verschiedenen Kategorien, um die Bewerber umfassend kennenzulernen.
Fragen zur Berufserfahrung geben Aufschluss über bisherige Tätigkeiten, verantwortete Projekte und Erfolge. Mit Fachfragen überprüfen Sie das Wissen zu relevanten Themengebieten. Fragen zu Soft Skills wie Teamfähigkeit oder Problemlösungskompetenz geben Einblick in die persönlichen Fähigkeiten. Die Motivation für die Bewerbung und die Eignung zur Stelle lässt sich durch Fragen nach den Karrierezielen und der Identifikation mit dem Unternehmen ermitteln.
Formulieren Sie für jede Kategorie zwei bis drei offene Fragen, die den Bewerber zum freien Erzählen und reflektieren anregen. Ergänzen Sie geschlossene Fragen, um gezielt Wissen abzufragen. Insgesamt sollten Sie auf einen Fragenkatalog von 10 bis 15 Fragen kommen, um das Gespräch abwechslungsreich zu gestalten und viele Perspektiven zu beleuchten.
Optional können Sie auch im Vorfeld einen 10-15 Minuten Call mit Ihrem Bewerber durchführen, bei dem Sie gezielt Fragen zu dessen Hard Skills stellen. Geschickte und smarte Calls können Sie mit zeeg.me ohne viel Aufwand arrangieren. Synchronisieren Sie dafür Ihren Kalender mit der Terminierungssoftware und lassen Sie den Bewerber eine für ihn und für Sie passende Zeit selbstständig aussuchen.
„Diese Hard Skills kann man gut in einem kurzen Telefongespräch abklopfen und prüfen, ob das, was der Bewerber erzählt, schlüssig ist und sich mit dem deckt, was im Lebenslauf steht. Danach kann man besser entscheiden, ob es zu einem persönlichen Gespräch kommen soll.“ sagt Barić, ein Recruiting-Experte im Interview mit impulse.de
Durch ein klug gestaltetes Vorgespräch kann wertvolle Zeit im eigentlichen Interview gespart werden, die man dazu nutzen kann, den Bewerber besser auf einer persönlichen Ebene kennenzulernen.
Tipp 4: Bereiten Sie einen passenden Beurteilungsbogen vor
Um Bewerber im Anschluss an das Gespräch strukturiert beurteilen und vergleichen zu können, empfiehlt sich die Vorbereitung eines Bewertungsbogens. Definieren Sie im Vorfeld die Kriterien, anhand derer Sie die fachliche und persönliche Eignung bewerten möchten.
Für die fachliche Eignung können Aspekte wie Ausbildung, Berufserfahrung, methodische Kompetenzen und Fachwissen in der gewünschten Thematik relevant sein. Bei der persönlichen Eignung fließen oft Soft Skills wie Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit ein.
Legen Sie für jedes Kriterium eine Gewichtung und eine Bewertungsskala fest, etwa in Form eines Punktesystems von 1 bis 5 oder eines Ampelsystems. So können Sie jeden Bewerber anhand der zuvor definierten Anforderungen strukturiert beurteilen und einen guten Gesamteindruck der Passgenauigkeit für die Position gewinnen.
Nutzen Sie gerne dieses Muster als Inspiration:
Tipp 5: Stellen Sie Rahmenbedingungen sicher
Stellen Sie sicher, dass Sie für das Gespräch einen störungsfreien Raum zur Verfügung haben. Organisieren Sie die benötigte Technik wie Laptop, Beamer oder Flipchart. Falls Tests oder Präsentationen geplant sind, bereiten Sie die technischen Voraussetzungen vor.
Sorgen Sie außerdem für eine angenehme Candidate Experience und Gesprächsatmosphäre. Bieten Sie dem Bewerber etwas zu trinken an und wählen Sie eine Sitzordnung, die eine herzliche Gesprächssituation schafft.
Kleinigkeiten wie die Raumtemperatur, angenehmes Licht und eine aufgeräumte Umgebung tragen zum Wohlbefinden bei. Der Bewerber soll sich wertgeschätzt und willkommen fühlen.
Tipp 6: Erstellen Sie einen Ablaufplan
Für ein strukturiertes Bewerbungsgespräch empfiehlt sich die Erstellung eines Ablaufplans mit einer groben Zeitplanung. Skizzieren Sie die geplanten Gesprächsphasen, um eine sinnvolle Dramaturgie zu schaffen.
Planen Sie nach der Begrüßung eine Eingangsphase für einen kleinen Smalltalk ein, um die Stimmung zu lockern. Für die verschiedenen Fragerunden zu Fachwissen, Berufserfahrung und Soft Skills sollten Sie genügend Zeit einkalkulieren. Planen Sie auch eine Abschlussrunde ein, in der der Bewerber noch Fragen stellen kann.
Kalkulieren Sie zwischen den Blöcken immer wieder kleine Puffer ein. So bleibt Raum für vertiefende Nachfrage Möglichkeiten, sollte der Bewerber auf interessante Aspekte eingehen.
Mittels eines Ablaufplans behalten Sie den roten Faden. Gleichzeitig lassen die Zeitpuffer genug Flexibilität, um auf den Bewerber einzugehen. Mit einer durchdachten Gesprächsdramaturgie führen Sie das Interview zielgerichtet und gewinnen die für die Einschätzung nötigen Eindrücke.
Tipp 7: Beziehen Sie Experten und Kollegen aus Ihrem Team ein
Vor allem bei der Besetzung wichtiger Positionen kann es sinnvoll sein, zusätzlich Fachexperten oder künftige Kollegen in das Bewerbungsgespräch einzubinden.
Die Experten können gezielt Fragen zu fachlichen Schwerpunkten stellen. Die zukünftigen Teammitglieder gewinnen einen persönlichen Eindruck von der Teamfähigkeit des Bewerbers.
Besprechen Sie im Vorfeld, wer sich auf welche Aspekte fokussiert. Beispielsweise können Sie als Personaler Fragen zur Motivation und zu Soft Skills stellen, während der Fachexperte das Fachwissen überprüft. So ergeben sich umfassende Perspektiven.
Tipp 8: Führen Sie eine Nachbereitung durch
Die Nachbereitung des Interviews ist ein wichtiger Bestandteil des Bewerbungsprozesses. Planen Sie im Anschluss genügend Zeit ein, um sich mit möglichen anderen Interviewern auszutauschen und die Eindrücke abzugleichen.
In einem gemeinsamen Gespräch lassen sich die Stärken und Schwächen der Bewerber aus unterschiedlichen Blickwinkeln zusammenführen. Diskutieren Sie, inwiefern der Bewerber fachlich und menschlich zur Stelle und zum Team passen würde.
Halten Sie Ihre Einschätzung zeitnah nach dem Gespräch in einem Bewertungsbogen fest. Notieren Sie sich besonders positiv oder negativ aufgefallene Aspekte. Beurteilen Sie anhand Ihrer Kriterien die fachliche und persönliche Eignung.
So können Sie später die Bewerber noch einmal objektiv vergleichen und begründen, wer am besten für die Stelle geeignet ist.
Tipp 9: Seien Sie Zuverlässig
Sie erinnern sich daran, dass fast jeder zweite Bewerber aus der Befragung den Bewerbungsprozess beendet hat, weil die Unternehmen sich zu langsam zurückgemeldet haben?
Zuverlässigkeit ist eine Schlüsseleigenschaft, um im Bewerbungsgespräch einen kompetenten Eindruck zu hinterlassen. Seien Sie unbedingt pünktlich zum vereinbarten Interviewtermin. Kommunizieren Sie Verzögerungen frühzeitig und entschuldigen Sie sich im Zweifelsfall.
Während des Gesprächs zeigen Sie Ihre Verlässlichkeit, indem Sie interessiert und aufmerksam wirken. Signalisieren Sie durch Blickkontakt und eine zugewandte Körperhaltung, dass der Bewerber Ihre volle Konzentration hat. Halten Sie die vereinbarte Zeit ein.
Behandeln Sie den Bewerber respektvoll und auf Augenhöhe. Bleiben Sie freundlich und professionell, auch wenn das Gespräch einmal ins Stocken gerät. Verabschieden Sie den Bewerber höflich und bedanken Sie sich für seinen Besuch.
Indem Sie sich zuverlässig und wertschätzend zeigen, hinterlassen Sie einen bleibenden positiven Eindruck beim Bewerber. Dies ist auch im Hinblick auf Ihr Employer Branding wichtig, denn wie Sie sich im Bewerbungsgespräch verhalten, prägt das Unternehmensimage.
Tipp 10: Heißen Sie Ihren Bewerber willkommen
Bereits zu Beginn des Bewerbungsgesprächs können Sie eine wertschätzende Willkommenskultur vermitteln. Begrüßen Sie den Bewerber freundlich und nehmen Sie sich kurz Zeit für einen Smalltalk. Das baut mögliche Anspannung ab und schafft eine positive Gesprächsatmosphäre.
Vermitteln Sie Ihr Interesse am Bewerber und zeigen Sie Wertschätzung für seinen Lebenslauf. Hören Sie aufmerksam zu und stellen Sie offene Fragen, um ihn zum Erzählen anzuregen. So fühlt sich der Bewerber ernst genommen.
Achten Sie auf einen reibungslosen Gesprächsablauf gemäß Ihres Leitfadens. Fassen Sie zwischendurch zusammen und ermöglichen Sie Rückfragen. Damit zeigen Sie Struktur und Klarheit.
Wenn der Bewerbertag mit Test oder Präsentation umfangreicher ist, empfiehlt sich eine sinnvolle Agenda. Erklären Sie die einzelnen Schritte und gewähren Sie Pausen zur Erholung.
Zum Abschluss kann eine Einladung zum Probearbeiten oder die mündliche Zusage signalisieren: Herzlich willkommen an Bord! Der Start ins Onboarding läutet den Beginn einer erfolgreichen Zusammenarbeit ein.
Fazit
Ein gut vorbereitetes und strukturiertes Bewerbungsgespräch ist der Schlüssel, um die idealen Kandidaten für eine Stelle zu finden. Als Arbeitgeber sollten Sie sich daher ausreichend Zeit nehmen, um alle Aspekte des Interviews im Vorfeld zu planen.
Studieren Sie die Bewerbungsunterlagen, um gezielte Fragen ableiten zu können. Definieren Sie die Anforderungen an den Bewerber und erstellen Sie einen Fragenkatalog sowie einen Bewertungsbogen. Bereiten Sie die organisatorischen Rahmenbedingungen vor und entwickeln Sie einen Interview-Ablaufplan.
Binden Sie bei wichtigen Positionen Fachexperten ein und sehen Sie eine strukturierte Nachbereitung vor. Zeigen Sie als Arbeitgeber Zuverlässigkeit und schaffen Sie eine wertschätzende Gesprächsatmosphäre.
Mit einer sorgfältigen Vorbereitung stellen Sie sicher, dass Sie im Gespräch alle wichtigen Informationen sammeln, um die am besten geeigneten Kandidaten zu identifizieren. So finden Sie motivierte Mitarbeitende, die optimal ins Team passen.
Häufig gestellte Fragen
Wie bereite ich mich als Arbeitgeber auf ein Vorstellungsgespräch vor?
- Studieren Sie die Bewerbungsunterlagen, um gezielte Fragen abzuleiten.
- Erstellen Sie einen Fragenkatalog mit offenen und geschlossenen Fragen.
- Entwickeln Sie einen Bewertungsbogen mit Kriterien zur fachlichen und persönlichen Eignung.
- Bereiten Sie den Termin, Raum und die Gesprächsatmosphäre vor.
- Seien Sie absolut zuverlässig und schaffen Sie eine wertschätzende Willkommenskultur.
Welche Fragen sollte man als Arbeitgeber beim Vorstellungsgespräch stellen?
- Fragen zur beruflichen Motivation und den Karrierezielen
- Fragen zu relevanten fachlichen Qualifikationen und beruflichen Erfahrungen
- Fragen zu bestimmten Kompetenzen wie Teamfähigkeit, Belastbarkeit etc.
- Fragen zum Umgang mit bestimmten Programmen oder Tools
- Fragen zur Arbeitsweise und wie der Bewerber typische Aufgaben angehen würde
- Fragen zu besonderen Erfolgen und Errungenschaften in der Laufbahn
Wie fängt man ein Vorstellungsgespräch an?
- Begrüßen Sie den Bewerber freundlich und stellen Sie sich mit Namen vor.
- Laden Sie den Bewerber ein, Platz zu nehmen und bieten Sie etwas zu trinken an.
- Bedanken Sie sich, dass der Bewerber gekommen ist und Zeit investiert.
- Erklären Sie kurz den Ablauf und die ungefähre Dauer des Gesprächs.
- Verschaffen Sie sich einen ersten Eindruck und kommen Sie mit Small Talk ins Gespräch.
- Stellen Sie eine einfache, einleitende Frage, z.B. "Wie war die Anreise?"
- Fragen Sie den Bewerber, ob er noch Fragen hat, bevor es losgeht.
- Leiten Sie dann zum Hauptteil über, z.B. "Nun ein paar Worte zu Ihrer Bewerbung und Ihrem Werdegang".
- Zeigen Sie Interesse und eine positive Gesprächsatmosphäre, um Anspannung abzubauen.
