Seit der Gründung von work4all Anfang der 90er Jahre hat sich auf dem Softwaremarkt viel getan. Angefangen mit On-Premise-Lösungen für Messebauer und mittelständische Handwerksbetriebe, gehört work4all heute zur Spitzengruppe der cloudbasierten Softwareanwendungen, wenn es darum geht, eine umfassende One-in-All-Lösung für Geschäftsprozesse anzubieten. Vom Erstkontakt bis zur Buchhaltungsschnittstelle können mittelständische Unternehmen ihre jeweiligen Geschäftsprozesse in einer Software abbilden.
Die Softwarelösung von work4all ist so konzipiert, dass sie äußerst flexibel ist und sich an die spezifischen Bedürfnisse jedes Kunden anpassen lässt. Sie ist branchenneutral und eignet sich daher für Unternehmen aus unterschiedlichen Bereichen. Darüber hinaus bietet work4all Branchenerweiterungen mit zusätzlichen, auf bestimmte Branchen zugeschnittenen Funktionen an, die die Vielseitigkeit weiter erhöhen.
Die Entscheidung von work4all für die Nutzung von Zeeg
Vor der Zusammenarbeit mit Zeeg hatte work4all mit verschiedenen Herausforderungen zu kämpfen. Ein großes Problem war die effiziente Verwaltung von Support, Beratung und Ticketplanung von Bestandskunden. Das Team verließ sich auf traditionelle Methoden bei der Terminplanung, was zu Verzögerungen, Terminkonflikten und verpassten Folgeaufträgen im Kontakt mit den Kunden führte. Als deutsches mittelständisches Unternehmen war außerdem die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) von entscheidender Bedeutung, was die Prozesse noch komplexer machte.
Bekanntlich drohen bei Nichteinhaltung der DSGVO-Richtlinien hohe Geldstrafen und eine Schädigung des Rufs des Unternehmens. Die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung war eine besondere Herausforderung für work4all, da das Unternehmen Kundendaten, einschließlich Terminangaben, sicher verwalten musste, ohne Kompromisse bei der Effizienz und Benutzerfreundlichkeit einzugehen.
Mit Zeeg konnten wir eine umfassende Lösung bereitstellen, um die Herausforderungen von work4all bei der effizienten Verwaltung von Support, Beratung und Ticketplanung zu bewältigen. Dank einer individuellen Integration konnte work4all die Terminplanung nahtlos in sein bestehendes Ticketsystem sowie Outlook einbinden und so nicht nur die Prozesse ihres eigenen Teams, sondern auch die jeweiligen Abläufe ihres gesamten Kundenstamms verbessern.
Einer der Hauptaspekte, durch den sich Zeeg von anderen (vor allem amerikanischen) Unternehmen unterscheidet, ist die Einhaltung der Datenschutzverordnung. Die robusten Datenschutzmaßnahmen von Zeeg stellten sicher, dass Kundendaten, einschließlich Terminangaben, zu jeder Zeit sicher und in voller Übereinstimmung mit den DSGVO-Vorschriften behandelt werden. Alle Daten werden ausschließlich innerhalb Europas auf Servern gespeichert, die sich im Besitz europäischer Unternehmen befinden. Dies war für work4all von größter Bedeutung, da es dazu beitrug, das Vertrauen der Kunden zu erhalten und sensible Informationen zu schützen.
Eine tiefgreifende Integration als nachhaltige Lösung
Unsere automatisierten Terminplanungsfunktionen haben den Supportprozess von work4all deutlich vereinfacht. Mit den in den E-Mails des Ticketsystems eingebetteten Zeeg-Links können Kunden mühelos Termine für Support, Beratung und andere Dienstleistungen buchen und werden automatisch an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet. Die Integration mit den Kalendern des Teams bedeutet, dass Termine automatisch geplant werden, was das Risiko von Doppelbuchungen ausschließt und den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.
Da unsere Plattform die unterschiedlichen Bedürfnisse der Kunden von work4all berücksichtigt, bietet Zeeg ein hohes Maß an Anpassung und Flexibilität. work4all war in der Lage, den Terminplanungsprozess an die individuellen Bedürfnisse jedes Kunden anzupassen und so eine persönliche Erfahrung zu gewährleisten, die bei den Kunden gut ankam.
Für bestimmte Beratungsleistungen stellt work4all Links zur Verfügung, über die die Berater je nach Verfügbarkeit einzeln gebucht werden können. Unsere Round-Robin-Planungsfunktion erleichterte diesen Prozess. Kunden können auf diese Links zugreifen und Termine mit dem nächsten verfügbaren Berater buchen, wodurch eine faire Verteilung der Arbeitslast auf das Beraterteam gewährleistet wird.
Fazit
Die Implementierung von Zeeg war ein Gemeinschaftsprojekt, bei dem Zeeg umfassenden Support und Schulungen bot, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Die Ergebnisse waren beträchtlich - innerhalb weniger Wochen konnte work4all den Zeitaufwand für die Terminplanung um ca. 60% reduzieren und so wertvolle Ressourcen für andere wichtige Aufgaben freisetzen.
Durch die Automatisierung des Terminplanungsprozesses spart work4all bis zu einem halben Arbeitstag je Mitarbeiter pro Woche, was sich in erheblichen Kosteneinsparungen niederschlägt. Durch die Integration der Abrechnung von Terminen wurde der Terminplanungsprozess sogar noch wichtiger für die Abrechnung, wodurch die Umsatzgenerierung beschleunigt wurde.
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