La gestion efficace de vos liens de planification peut faire une réelle différence dans votre flux de travail quotidien. Que vous cherchiez à créer un lien Calendly, le partager, le personnaliser ou résoudre des problèmes de liens, ce guide couvre tout ce que vous devez savoir sur la gestion de vos liens de planification avec Calendly.
À la fin de l'article, nous aborderons également la solution de planification Zeeg et expliquerons pourquoi l'utilisation de ses liens de réservation peut constituer une excellente alternative à Calendly.
Qu'est-ce qu'un lien Calendly et comment fonctionne-t-il ?
Commençons par l'essentiel : un lien Calendly est votre URL de planification personnalisée qui vous connecte avec d'autres personnes pour des réunions et des rendez-vous. Considérez-le comme votre porte d'entrée numérique vers la planification - chaque lien représente une façon spécifique pour les gens de réserver du temps avec vous. Quelques points à noter sur les liens Calendly :
- Il peut rediriger vers votre page de planification principale qui affiche tous vos types de réunions disponibles
- Ou vers des liens de types d'événements individuels pour des réunions spécifiques
- Peut également être associé aux pages de réservation d'équipes pour la planification de groupe (rappelons que Calendly propose des forfaits dédiés aux équipes)
- Il dispose d'une URL personnalisée que vous pouvez adapter à votre marque
Chaque type de lien répond à différents besoins de planification tout en restant connecté à votre calendrier et vos préférences de disponibilité. Cette flexibilité signifie que vous pouvez proposer différentes durées de réunion, lieux et créneaux horaires selon la personne que vous rencontrez et le motif.
Quand dois-je partager un lien Calendly ?
Le bon moment pour partager votre lien de planification peut faire la différence dans vos relations professionnelles. Le timing est essentiel - attendez d'avoir établi un contact initial et créé un certain rapport avec votre interlocuteur. Cela peut être après avoir répondu à leurs questions immédiates ou lorsqu'il y a un objectif clair pour une conversation plus approfondie.Le partage de votre lien fonctionne particulièrement bien lors du suivi de conversations significatives ou en réponse à des demandes spécifiques de votre temps. Pendant les discussions actives sur un projet, proposer votre lien de planification peut aider à maintenir l'élan et garantir que le projet avance efficacement.
Note 1 : Le partage de votre lien doit sembler naturel et utile, non intrusif. L'objectif est de faciliter la planification pour tous les participants. Une bonne règle est de partager votre lien une fois que vous avez établi la valeur et l'objectif de la réunion, plutôt que de commencer par là lors de votre première interaction.
Note 2 : Le lien de base est inclus dans tous les forfaits Calendly. Cependant, certaines options ne font pas partie de l'offre gratuite de Calendly : si vous souhaitez personnaliser votre page de confirmation de réservation, par exemple, en ajoutant des liens ou une redirection vers votre site web ou une page de paiement, cela n'est possible qu'avec les versions payantes.
Exemples de liens Calendly
Différentes situations nécessitent différentes approches pour partager votre lien de planification. Nous avons créé quelques exemples pour vous aider à visualiser comment vous pouvez partager votre lien Calendly selon le contexte. Mais les possibilités sont infinies, alors n'oubliez pas de rester authentique et d'utiliser vos propres mots.
Appel de suivi commercial
"Merci de votre intérêt pour notre solution CRM. D'après ce que vous avez partagé concernant les besoins de votre équipe, j'aimerais vous montrer comment nos workflows automatisés pourraient faire gagner plus de 5 heures par semaine à votre équipe commerciale. Vous pouvez réserver une démo de 30 minutes ici : [lien Calendly]. Je personnaliserai la démonstration pour me concentrer sur vos points sensibles spécifiques concernant la gestion des leads."
Réunion de découverte pour une consultation
"J'apprécie votre intérêt pour nos services de développement web. Pour mieux comprendre les besoins de votre projet et discuter de la façon dont nous pouvons vous aider, veuillez choisir un créneau qui vous convient le mieux : [lien Calendly]. Cela nous permettra d'éviter les allers-retours et de nous concentrer sur vos objectifs pendant notre appel."
Session de mentorat professionnel
"J'ai hâte de commencer notre discussion de mentorat. Vous pouvez programmer notre première session à votre convenance ici : [lien Calendly]. N'hésitez pas à choisir un créneau de 45 minutes qui correspond à votre emploi du temps, et ajoutez une note sur les sujets spécifiques que vous souhaitez aborder."
Lancement de projet d'équipe
"Maintenant que nous sommes alignés sur le périmètre du projet, programmons notre réunion de lancement. Vous pouvez consulter mes disponibilités ici : [lien Calendly]. La réunion durera 60 minutes, et j'ai inclus quelques questions préalables pour nous aider à optimiser notre temps ensemble."
Comment créer et partager un lien Calendly
D'une certaine manière, créer et partager votre lien Calendly est la première étape pour utiliser Calendly. Parcourons le processus pour vous assurer d'être bien configuré.
Étape préalable : Définir vos préférences de disponibilité
Avant de partager un lien Calendly, il est essentiel de configurer correctement vos disponibilités. Prenez le temps de les paramétrer convenablement - elles seront la base d'une bonne planification avec l'outil. Et si vous devez faire des modifications plus tard, vous pourrez toujours ajuster ces paramètres. En substance, Calendly détermine quand les gens peuvent réserver des réunions avec quelqu'un sur la base de trois éléments :
- Calendriers connectés : Calendly vérifie vos calendriers liés pour éviter les doubles réservations et n'afficher que les créneaux disponibles
- Planning de disponibilité par défaut : C'est votre emploi du temps hebdomadaire régulier, que vous pouvez définir différemment pour les jours de semaine et les week-ends
- Paramètres spécifiques aux événements : Vous pouvez créer des plannings Calendly personnalisés pour différents types de réunions
1. Partager le lien de votre page de planification principale
C'est une façon très simple de partager votre lien Calendly. Voici comment faire :
- Assurez-vous d'être connecté à Calendly
- Allez dans "Types d'événements" dans le menu de gauche
- Vous avez alors deux options : copier directement le lien que vous voyez là, ou appuyer sur l'engrenage des paramètres et choisir "Copier le lien"
C'est une méthode, peut-être la plus courante. Votre page de planification principale affiche tous vos types d'événements selon vos disponibilités. Quand vous voulez donner aux gens plusieurs options de réservation ou quand vous n'êtes pas sûr du type de réunion dont ils ont besoin, c'est le lien à partager. En substance, vous partagerez vos disponibilités. Pour ce faire, vous pouvez :
- L'ajouter à votre signature email pour un accès facile
- L'inclure dans les emails de suivi de réunion
- Le placer dans vos biographies sur les réseaux sociaux
- L'ajouter à la page contact de votre site web
- Le partager sur les plateformes de réseautage professionnel
- L'inclure dans vos cartes de visite numériques
2. Partager un lien pour un type d'événement spécifique
Lorsque vous savez exactement quel type de réunion quelqu'un souhaite, l'envoi d'un lien spécifique à l'événement simplifie le processus de réservation. Au lieu d'afficher tous vos types d'événements, ils ne verront que l'option pertinente, facilitant la réservation du bon type de réunion. Par exemple, si vous voulez leur donner uniquement accès à vos créneaux de 30 minutes : comment faire ? C'est également simple, et vous pouvez le faire à la fois sur ordinateur et sur l'application mobile.
Si vous êtes sur votre ordinateur, allez simplement dans le menu des types d'événements, trouvez le type de réunion souhaité et appuyez sur copier le lien. Vous avez également plus d'options de partage sur la droite, mais nous y reviendrons plus tard.Si vous êtes sur l'application mobile, le processus est tout aussi simple. Trouvez le type de réunion souhaité, appuyez dessus, et un menu contextuel apparaîtra vous invitant à copier le lien. Facile.
3. Partager un lien Calendly avec des dates et heures présélectionnées
Parfois, vous souhaitez orienter les gens vers des créneaux spécifiques. Voici comment créer un lien personnalisé avec des horaires présélectionnés :
1. Dans "Types d'événements", trouvez le type souhaité et cliquez sur "Partager"
2. Un menu apparaîtra, choisissez "Ajouter des horaires à l'email", sélectionnez vos jours et heures disponibles, et appuyez sur "Continuer"
3. Vérifiez vos dates et heures de réunion, copiez le lien dans le presse-papiers, et partagez-le où vous le souhaitez
Conseil bonus : Créer un lien Calendly à usage unique
Si vous souhaitez créer un lien Calendly à usage unique pour des réunions exclusives ou des sessions privées, assurez-vous d'activer l'option usage unique lors du partage de votre lien.
4. Intégrer Calendly sur votre site web
Avoir votre système de planification directement sur votre site web est également un avantage dont vous pouvez profiter. Cela peut augmenter vos réservations en rendant l'expérience de planification plus facile pour vos visiteurs. Vous avez plusieurs options pour intégrer votre lien Calendly :
- Intégration en ligne dans votre contenu : Vous pouvez simplement ajouter votre calendrier de réservation dans le corps de votre site, il sera ainsi visible pour tous et disponible pour les réservations
- Widget de planification en pop-up : C'est plutôt un bouton qui apparaît dans le coin de votre écran, et un clic dessus ouvre votre page de planification dans une fenêtre pop-up
- Texte en pop-up : Vous pouvez le lier depuis un bouton ou un texte - lorsque vos visiteurs cliquent sur ces liens intégrés, une fenêtre pop-up avec votre calendrier apparaît pour leur permettre de réserver leur réunion
- Bouton au style personnalisé
Comment intégrer Calendly sur le site web :
1. Sur la page "Types d'événements", appuyez sur l'engrenage et choisissez "Ajouter au site web" si vous souhaitez partager votre page de planification principale ; si vous voulez partager un type spécifique de réunion, appuyez sur "Partager" et allez dans l'onglet "Ajouter au site web".
2. Dans les deux cas, vous verrez une fenêtre avec les trois options que nous venons de mentionner. Choisissez la vôtre et suivez les instructions indiquées.Assurez-vous de tester votre lien d'intégration Calendly sur différents appareils pour vous assurer qu'il fonctionne correctement pour tous les visiteurs.
5. Créer et partager des codes QR
C'est également une option pratique - l'autre personne n'a qu'à scanner votre code QR pour pouvoir réserver ses créneaux. Calendly vous permet de créer cela.
Sur mobile, accédez à votre type d'événement, appuyez sur "plus d'options de partage" et sélectionnez "créer un code QR". C'est aussi simple que cela.
Pour les utilisateurs sur ordinateur, vous devrez être un peu plus créatif :
1. Copiez votre lien de planification préféré - ce peut être votre page de réservation principale ou un type d'événement spécifique
2. Utilisez ensuite n'importe quel générateur de code QR gratuit en ligne de votre choix
3. Vous êtes prêt et pouvez maintenant l'imprimer sur des supports marketing, l'ajouter à vos cartes de visite ou le garder à portée de main sur votre téléphone pour un partage rapide lors d'événements de networking
6. Utiliser l'extension de navigateur Calendly
L'extension de navigateur Calendly vous donne accès à vos liens de planification pendant votre navigation, vous permet de partager des rendez-vous directement via les messages LinkedIn et permet une planification rapide. C'est particulièrement utile lorsque vous répondez à des emails et avez besoin de votre lien de planification, ou lorsque vous interagissez avec d'autres professionnels sur LinkedIn.
Comment modifier le nom d'un lien Calendly
Votre nom de lien Calendly fait partie de votre image professionnelle. Voici comment le gérer efficacement.
Modifier le lien de votre page de planification principale Calendly
- Accédez à votre menu de compte en cliquant sur votre photo de profil
- Sélectionnez "Mon lien"
- Tapez votre nouveau lien personnalisé
- Enregistrez les modifications
À noter : Après avoir modifié l'URL de votre lien Calendly, les liens précédents ne fonctionneront plus, alors mettez à jour tous les endroits où vous l'avez partagé.
Comment modifier un lien Calendly pour des événements spécifiques
1. Allez sur votre page "Types d'événements" et trouvez l'événement que vous souhaitez modifier
2. Cliquez sur l'icône d'engrenage à côté et sélectionnez "Modifier"
3. Ouvrez la section Options de la page de réservation
4. Trouvez le champ du lien de l'événement et entrez votre nouvelle URL
Comment trouver le lien Calendly de quelqu'un
Dans Calendly, c'est assez simple :
1. Accédez au profil de l'utilisateur en cliquant sur sa photo
2. Recherchez la fenêtre contextuelle d'informations du profil
3. Trouvez leur liste de types d'événements disponibles
4. Cliquez sur l'icône de copie à côté de leur type de réunion préféré
Trouver le lien Calendly de quelqu'un en dehors de Calendly
Si vous recherchez le lien Calendly de quelqu'un en dehors de la plateforme, cela peut demander plus de travail, car cela dépend de comment et où ils le partagent. Bien sûr, vous pouvez commencer par leur demander le lien ; mais si vous ne souhaitez pas le faire, essayez de vérifier leur signature email, car c'est l'endroit le plus courant où les gens partagent leurs liens de planification. De plus, de nombreux professionnels incluent leurs liens Calendly sur leurs sites web d'entreprise, en particulier sur les pages de contact ou d'équipe. Le profil LinkedIn ou les cartes de visite numériques sont d'autres endroits courants où vous pouvez trouver leur lien Calendly. Enfin - si vous ne l'avez toujours pas trouvé à ces endroits : essayez de vérifier vos communications précédentes avec eux, car ils ont peut-être déjà partagé leur lien.
Pourquoi mon lien Calendly ne fonctionne-t-il pas ?
Lorsque votre lien Calendly ne fonctionne pas correctement, plusieurs problèmes peuvent en être la cause - voici quelques-uns des plus courants :
- Format d'URL incorrect : Parfois, les liens de planification peuvent être tronqués dans les emails ou les publications sur les réseaux sociaux, des caractères supplémentaires peuvent être ajoutés lors de la copie et du collage. Ceci est particulièrement fréquent lorsque les liens sont partagés sur différentes plateformes ou clients email, ou lorsqu'on modifie l'URL ; donc, assurez-vous de confirmer que l'URL est correcte.
- Type d'événement expiré ou désactivé : Si vous avez récemment apporté des modifications à vos types d'événements, archivé d'anciens événements, mis à jour votre niveau d'abonnement, certains de vos liens précédemment partagés peuvent ne plus être valides. Cela arrive souvent lors de la réorganisation de vos options de planification.
- Conflits de paramètres de disponibilité : Votre calendrier peut apparaître comme entièrement réservé s'il y a une incompatibilité entre vos calendriers connectés et la disponibilité Calendly. Lorsque les autorisations du calendrier changent, la synchronisation peut également échouer ; ou si vous avez récemment modifié vos heures de travail sans mettre à jour tous les paramètres, par exemple.
- Problèmes de statut du compte : Des problèmes avec votre vérification de compte, le statut de votre abonnement ou votre mode de paiement peuvent affecter la fonctionnalité des liens. Si vous avez récemment changé de niveau d'abonnement ou si des modifications ont été apportées aux paramètres de votre compte, cela pourrait être le problème.
- Problèmes de cache du navigateur : Votre navigateur peut afficher une version obsolète de votre page de planification, entraînant des erreurs ou un affichage incorrect des disponibilités. Cela se produit couramment après avoir modifié vos paramètres de planification.
Pour résoudre rapidement ces problèmes, commencez par copier votre lien directement depuis votre tableau de bord Calendly pour vous assurer d'avoir l'URL correcte. Ensuite, vérifiez vos paramètres de disponibilité et les connexions de calendrier pour confirmer que tout est correctement synchronisé. Si le problème persiste, essayez de vider le cache et les cookies de votre navigateur - cela résout souvent les problèmes d'affichage ou de chargement. Vous pouvez également tester votre lien dans un autre navigateur pour éliminer les problèmes spécifiques au navigateur. Enfin, vérifiez que votre compte est actif et en règle en vérifiant vos paramètres de compte.Pas encore résolu ? Mieux vaut vous rendre sur le centre d'aide de Calendly et rechercher votre problème, ou essayer de résoudre le problème avec leur chatbox. Vous pouvez également essayer de poster dans leur communauté, ou y rechercher la résolution de problèmes similaires plus anciens.
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- Partage de liens facile et complet : Accédez et partagez vos liens de planification facilement. Créez des liens à usage unique, générez des codes QR, ajoutez-les à vos réseaux sociaux ou intégrez-les sur votre site web de différentes manières.
- Personnalisation professionnelle : Créez des liens de réservation qui correspondent à votre identité de marque, des URLs personnalisées aux pages de planification personnalisées. Faites une impression durable avec une apparence professionnelle cohérente sur tous les points de contact.
- Automatisation transparente : Configurez des workflows de planification qui gèrent automatiquement les rappels, les suivis et la synchronisation des calendriers. Vos participants reçoivent des notifications opportunes par email ou SMS, réduisant les absences et améliorant la participation aux réunions.
- Réunions individuelles et multi-équipes : Partagez des liens de réservation pour des réunions en tête-à-tête ou des réunions de groupe à travers différents fuseaux horaires, tout en maintenant les préférences de disponibilité de chacun.
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Cet article a été traduit de l'anglais pour rendre ces informations accessibles à notre audience francophone.
