Vous cherchez des moyens d'utiliser Zoom Scheduler pour vos réunions ? Lancé en 2023, cet outil de planification vous permet de partager vos disponibilités et de coordonner des réunions directement via la plateforme Zoom. Que vous planifiez des heures de bureau, des entretiens ou des réunions d'équipe, Zoom Scheduler élimine les échanges d'emails habituellement nécessaires pour trouver le moment parfait pour une réunion.
Dans cet article, nous couvrirons tout ce que vous devez savoir sur ce planificateur de rendez-vous Zoom, y compris ses meilleures fonctionnalités, sa mise en œuvre et ses tarifs. Nous vous montrerons également pourquoi vous pourriez préférer une solution de planification plus complète, comme Zeeg, qui vous permet de toute façon de vous intégrer parfaitement à Zoom.
Qu'est-ce que Zoom Scheduler ?
Zoom Scheduler est un outil de coordination de réunions qui s'intègre à vos réunions Zoom pour vous permettre de créer et de gérer des rendez-vous. Faisant partie de la suite d'outils de collaboration de Zoom, il répond au défi courant de trouver des horaires de réunion mutuellement convenables. Le planificateur de réunions Zoom vous permet de générer des liens de réservation qui affichent vos disponibilités, permettant aux autres de sélectionner des créneaux horaires qui conviennent à leur emploi du temps. Lorsque quelqu'un réserve du temps avec vous, le système crée automatiquement un événement de calendrier et inclut un lien de réunion Zoom, en synchronisation avec des services de calendrier comme Google Calendar, Microsoft 365 ou le service de calendrier de Zoom.
Comment fonctionne Zoom Scheduler ?
Lorsque vous vous connectez à Zoom Appontment Scheduler, il se connecte à votre service de calendrier pour générer des créneaux horaires que d'autres peuvent utiliser pour réserver des réunions avec vous. Une fois qu'une personne réserve un créneau, le rendez-vous apparaît automatiquement dans les deux calendriers et un lien de réunion Zoom est inclus. Le planificateur de rendez-vous Zoom s'intègre avec Zoom Calendar Service, Google Calendar et Microsoft 365 Calendar, ce qui le rend pratique pour divers utilisateurs.
Un aspect particulièrement utile est la façon dont le planificateur de réunions Zoom gère la planification externe et la coordination d'équipe. Lorsque quelqu'un veut réserver du temps avec vous ou votre équipe, il peut voir vos créneaux disponibles et choisir ce qui lui convient. Le planificateur de réunions Zoom vérifie automatiquement la disponibilité de votre calendrier, évitant les doubles réservations et garantissant que votre emploi du temps reste organisé.
👉 En savoir plus : Comment planifier une réunion Zoom
Principales fonctionnalités de Zoom Scheduler
En résumé, voici les principales fonctionnalités :
- Intégration du calendrier avec Google Calendar, Microsoft 365 et Zoom Calendar
- Pages de réservation personnalisables qui reflètent vos disponibilités
- Notifications et rappels automatisés par email
- Capacités de planification de groupe pour la coordination d'équipe
- Détection du fuseau horaire pour les réunions internationales
- Paramètres de temps tampon entre les rendez-vous
- Formulaires d'admission personnalisés pour recueillir des informations
- Distribution des réunions entre les membres de l'équipe
Explication des tarifs de Zoom Scheduler
Zoom propose deux façons d'obtenir Zoom Scheduler : comme un module complémentaire autonome ou inclus dans des forfaits Zoom spécifiques. Si vous voulez uniquement la fonction de planification, vous pouvez l'acheter séparément pour 4.58€par utilisateur et par mois (facturation annuelle) ou 5,49 € en facturation mensuelle. Cette option vous offre de la flexibilité si vous n'avez pas besoin de la suite complète d'outils Zoom.
Pour les équipes qui utilisent déjà les services plus larges de Zoom, Zoom Scheduler est inclus dans certains forfaits sans frais supplémentaires. Plus précisément, vous le trouverez inclus dans les abonnements Pro et Enterprise. Le forfait Pro coûte 17,49€ par mois et par utilisateur en facturation annuelle (ou 20,99 €en facturation mensuelle), tandis que les tarifs Enterprise Plus nécessitent de contacter l'équipe commerciale de Zoom.
Options de forfaits incluant Zoom Scheduler
Si vous envisagez un forfait Zoom complet qui inclut le planificateur de rendez-vous Zoom, voici vos options :
Pro (12.49 €/mois/utilisateur, facturation annuelle) :
- Inclut Zoom Scheduler
- Enregistrement cloud amélioré
- Fonctionnalités avancées de chat d'équipe
- Limites de durée de réunion étendues
- Contrôles administratifs supplémentaires
Business (17.49 €/mois/utilisateur, facturation annuelle) :
- Inclut Zoom Scheduler
- Support premium
- Stockage cloud illimité
- Fonctionnalités de sécurité avancées
- Solutions personnalisées pour les grandes organisations
*un essai gratuit est disponible pour le planificateur
Limitations de Zoom Appointment Scheduler
Bien que la fonctionnalité de planificateur de réunions Zoom offre de nombreuses choses utiles, il est important de comprendre ses limitations actuelles avant de prendre votre décision. La restriction la plus notable est que vous ne pouvez connecter qu'un seul service de calendrier à la fois. Cela signifie que si vous utilisez plusieurs calendriers - par exemple, un pour le travail et un autre pour les rendez-vous personnels - vous devrez choisir lequel intégrer à Zoom Scheduler.
Une autre considération est le support linguistique. Bien que Zoom Scheduler soit disponible dans le monde entier, l'interface ne prend actuellement en charge que l'anglais. Cela pourrait créer des défis pour les équipes travaillant dans des régions non anglophones ou pour les organisations nécessitant un support multilingue. Bien que Zoom ait mentionné des plans pour ajouter plus de langues, aucun calendrier spécifique n'a été annoncé pour ces ajouts.
L'outil présente également quelques contraintes fonctionnelles à noter. Les durées de réunion sont limitées en fonction de votre forfait Zoom - les utilisateurs avec des forfaits de base peuvent planifier des réunions jusqu'à 40 minutes, tandis que les forfaits payants offrent des durées prolongées. De plus, lors de la configuration de la planification d'équipe, vous êtes limité à 30 hôtes par calendrier de réservation, ce qui pourrait affecter les grandes organisations nécessitant une coordination plus étendue.
Comment utiliser Zoom Scheduler : Votre guide
Comment accéder à Zoom Scheduler
En utilisant l'application de bureau (Windows ou macOS)
- Connectez-vous à votre application de bureau Zoom
- Cliquez sur "Plus" (icône trois points), puis sélectionnez l'onglet "Scheduler"
En utilisant le portail web
- Connectez-vous à votre portail web Zoom
- Trouvez et cliquez sur "Scheduler" dans le menu de navigation à gauche
Le processus est le même que vous utilisiez Windows ou macOS, et les deux méthodes vous donnent accès à toutes les fonctionnalités de Scheduler. Choisissez l'option qui convient le mieux à votre flux de travail.
Comment créer et gérer des réservations Zoom Scheduler
Créer un nouveau calendrier
- Accédez à Zoom Scheduler :
- Pour l'application de bureau : Cliquez sur "Plus", puis l'onglet "Scheduler"
- Pour le web : Cliquez sur "Scheduler" dans le menu de gauche
- Allez dans "Mes calendriers" et cliquez sur "Créer des calendriers"
- Choisissez votre type de calendrier :
- One to One : Réunions avec un seul participant
- One to Many : Réunions de groupe
- Any Host Available : Réunions avec rotation des membres de l'équipe
- All Hosts Available : Réunions avec plusieurs hôtes
- One-Off meeting : Réunions à occurrence unique
- Availability poll : Système de vote pour les horaires
- Complétez la configuration de votre calendrier et cliquez sur "Terminer"
- Partagez votre lien de réservation (optionnel : générez un lien à usage unique)
Gérer vos calendriers Vous pouvez filtrer vos calendriers par :
- Tous les calendriers
- Créés par vous
- Partagés avec vous
- Événements d'équipe
- Réunions ponctuelles
- Réunions uniques
- Sondages de disponibilité
Modification et personnalisation Pour modifier un calendrier :
- Trouvez-le sous "Mes calendriers"
- Cliquez sur l'icône d'engrenage
- Choisissez parmi :
- Modifier les détails du calendrier
- Modifier les permissions (accès en lecture/modification)
- Ajouter des notes (jusqu'à 250 caractères)
- Dupliquer le calendrier
- Supprimer le calendrier
- Activer/désactiver le calendrier
Rappel : Les calendriers désactivés apparaissent en gris et ne s'afficheront pas sur votre calendrier public, mais leurs paramètres et liens restent sauvegardés.
Comment créer un calendrier de réunions individuelles
Voici comment configurer votre premier calendrier de réservation dans Zoom Scheduler :
- Accédez à Zoom Scheduler :
- Pour l'application de bureau : Ouvrez Zoom, cliquez sur "Plus", puis sélectionnez l'onglet "Scheduler"
- Pour le web : Connectez-vous au portail Zoom et cliquez sur "Scheduler" dans le menu de gauche
- Naviguez vers "Mes calendriers" et cliquez sur "Créer des calendriers"
- Sélectionnez "One to One" comme type de calendrier et cliquez sur "Suivant"
- Dans l'onglet Détails, configurez vos préférences de réunion de base :
- Nom et couleur du calendrier
- Lien personnalisé (doit comporter au moins 3 caractères)
- Durée de la réunion
- Option de visioconférence (Aucune, Réunion Zoom ou Téléphone)
- Lieu (optionnel)
- Informations supplémentaires (optionnel)
- Configurez votre disponibilité :
- Sélectionnez les jours et heures disponibles (par défaut du lundi au vendredi, de 9h à 17h)
- Définissez votre fuseau horaire
- Choisissez la durée du calendrier (permanent ou plage de dates)
- Ajoutez un temps tampon entre les réunions si nécessaire
- Configurez les notifications :
- Choisissez entre les invitations de calendrier ou les confirmations par email
- Activez les notifications SMS si vous le souhaitez
- Personnalisez les messages de rappel et de suivi
- Ajoutez une politique d'annulation (optionnel)
- Configurez les options supplémentaires :
- Incréments de créneaux horaires
- Nombre maximum de réservations par jour
- Restrictions de fenêtre de réservation
- Exigences de vérification
- Questions personnalisées pour les participants
- Paramètres de la page de confirmation
- Cliquez sur "Terminer" pour sauvegarder votre calendrier et obtenir votre lien de réservation
Vous pouvez choisir de rendre ce calendrier privé (accessible uniquement via un lien direct) ou public (visible sur votre page de réservation). Pour les calendriers privés, vous pouvez également générer des liens à usage unique qui expirent après une réservation.
Comment planifier un rendez-vous Zoom via le lien de réservation de quelqu'un d'autre
- Ouvrez le lien de réservation fourni par l'hôte de la réunion.
- Sélectionnez votre type de réunion préféré parmi les options disponibles. Vous verrez des détails comme la durée et le nombre maximum de participants pour chaque option.
- Choisissez une date dans le calendrier sur la gauche. Les créneaux horaires disponibles pour cette semaine apparaîtront sur la droite. N'oubliez pas que vous pouvez ajuster le fuseau horaire si nécessaire.
- Cliquez sur votre créneau horaire préféré.
- Remplissez vos coordonnées :
- Votre nom et adresse email
- Participants supplémentaires (optionnel, jusqu'à 100 personnes)
- Numéro de téléphone pour les mises à jour SMS (optionnel)
- Notes éventuelles pour l'hôte de la réunion
- Cliquez sur "Réserver" pour confirmer votre rendez-vous.
Remarque : Si certaines dates n'affichent aucune disponibilité, vous devrez peut-être contacter l'hôte directement pour des horaires alternatifs. Gardez également à l'esprit que les notifications SMS ne sont pas disponibles lorsque vous ajoutez plusieurs invités à la réunion.
Comment utiliser l'extension Chrome de Zoom Scheduler
Si vous planifiez régulièrement des réunions via Google Calendar, voici une autre façon d'utiliser le planificateur de rendez-vous Zoom. Il vous suffit d'installer une extension Zoom scheduler sur Chrome - cela vous donnera un moyen pratique de créer des réunions Zoom directement depuis votre calendrier. Voyons comment configurer et utiliser l'extension Zoom scheduler pour Chrome :
1. Installer l'extension Chrome Zoom scheduler
Avant de commencer à planifier des réunions, vous aurez besoin de :
- Navigateur Google Chrome
- Un compte Zoom (Google, email professionnel ou connexion SSO)
- L'extension Chrome Zoom depuis le Web Store
Pour installer l'extension, visitez le Chrome Web Store et cliquez sur "Ajouter à Chrome" dans le coin supérieur droit de la fenêtre d'extension.
2. Configurer l'extension Chrome pour la planification Zoom
Une fois installée, vous remarquerez une icône Zoom à côté de la barre d'adresse de Chrome. Voici comment démarrer :
- Cliquez sur l'icône de l'extension Zoom
- Connectez-vous à votre compte Zoom
- Accédez aux options de planification :
- Planifier une réunion : Crée un nouvel événement dans Google Calendar
- Démarrer une réunion : Choisissez de commencer avec ou sans vidéo
- Paramètres : Ajustez vos préférences de réunion Zoom
3. Planifier des réunions Zoom via Google Calendar
L'extension Chrome Zoom scheduler s'intègre parfaitement à Google Calendar. Pour créer une réunion :
- Créez un nouvel événement de calendrier ou modifiez un existant
- Cliquez sur "Plus d'options" pour les nouveaux événements ou sur l'icône en forme de crayon pour les événements existants
- Sélectionnez "En faire une réunion Zoom"
- Le système ajoutera automatiquement les détails de la réunion Zoom à la description de l'événement
- Ajoutez des invités et ajustez les paramètres du calendrier selon vos besoins
- Cliquez sur Enregistrer
Et souvenez-vous : Lors de la reprogrammation de réunions, modifiez directement l'entrée du calendrier plutôt que de faire glisser l'événement vers un nouveau créneau horaire.
Pourquoi envisager Zeeg comme alternative à Zoom Scheduler
Bien que Zoom Scheduler offre des capacités de planification de base, vous pourriez vouloir explorer Zeeg, un outil de planification plus complet. Ayant été créé comme un planificateur de réunions, Zeeg vous permet également de vous connecter à Zoom pour des appels vidéo faciles. C'est simple.
Voici pourquoi vous devriez l'envisager :
Capacités de planification avancées. Zeeg a été conçu dès le départ comme un outil de planification, offrant des fonctionnalités sophistiquées comme des règles de disponibilité intelligentes et la détection automatique du fuseau horaire. Cela évite les doubles réservations et assure une planification fluide à travers différents fuseaux horaires, ce qui le rend idéal pour les équipes et clients internationaux.
Meilleure intégration de calendrier. Contrairement à la limitation de calendrier unique de Zoom Scheduler, Zeeg se connecte à plusieurs services de calendrier simultanément. Vous pouvez synchroniser avec Google Calendar, Microsoft Outlook, Apple Calendar et d'autres, vous donnant une vue complète de votre disponibilité sur toutes les plateformes.
Intégration parfaite avec Zoom. Si vous utilisez Zoom pour vos réunions, vous apprécierez que Zeeg s'intègre parfaitement à la plateforme. Lorsque quelqu'un réserve une réunion, Zeeg crée automatiquement et inclut le lien de réunion Zoom dans l'invitation du calendrier. Et pas seulement cela, Zeeg s'intègre avec de nombreux autres outils.
Collecte de paiements. Alors que Zoom Scheduler ne prend pas en charge la collecte de paiements, Zeeg vous permet de facturer vos réunions. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les consultants, les coachs et les prestataires de services qui doivent collecter des paiements au moment de la réservation.
Confidentialité et conformité améliorées. Zeeg assure une conformité complète au RGPD, avec un chiffrement de bout en bout, offrant une tranquillité d'esprit aux entreprises qui traitent des informations sensibles, que vous soyez au Royaume-Uni, dans l'UE ou aux États-Unis.
Analyses et perspectives de réunion. Contrairement à Zoom Scheduler, qui n'offre pas encore de fonctionnalités d'analyse, Zeeg fournit des informations détaillées sur vos habitudes de planification.
Fonctionnalités d'équipe avancées. Zeeg offre des options sophistiquées de planification d'équipe, notamment la distribution en rotation et le mode pile, aidant les grandes organisations à gérer plus efficacement des besoins de planification complexes.
Tarification abordable. À partir de seulement 10 € par mois, Zeeg offre des prix compétitifs avec plus de fonctionnalités que le forfait à 4.58 €de Zoom Scheduler. De plus, le forfait gratuit de Zeeg inclut des réunions individuelles illimitées et deux pages de planification, vous donnant la chance d'essayer ses fonctionnalités principales sans aucun engagement.
Questions fréquemment posées sur Zoom Scheduler
Est-ce que Zoom Scheduler fonctionne avec mon calendrier ? Zoom Scheduler s'intègre avec Google Calendar, Microsoft 365 et Zoom Calendar Service. Cependant, vous ne pouvez connecter qu'un seul service de calendrier à la fois.
Zoom Scheduler est-il disponible dans ma langue ? Actuellement, Zoom Scheduler ne prend en charge que l'anglais, bien qu'il soit disponible dans le monde entier. Zoom prévoit d'ajouter plus de langues dans les mises à jour futures.
Combien coûte Zoom Scheduler ? Vous pouvez obtenir Zoom Scheduler de deux façons : comme un module complémentaire autonome à 5,99 $/mois par utilisateur, ou inclus dans les forfaits Zoom One Business Plus et Enterprise Plus.
Puis-je essayer Zoom Scheduler avant d'acheter ? Oui, Zoom offre un essai gratuit de 14 jours sans carte de crédit requise.
Puis-je créer des pages de planification d'équipe ? Oui, vous pouvez créer des pages de réservation pour jusqu'à 30 membres d'équipe en utilisant les options "Any Host Available" ou "All Hosts Available".
Quel est le nombre maximum de participants ? Pour les réunions de groupe, vous pouvez avoir jusqu'à 100 participants par session.
Puis-je personnaliser les paramètres de notification ? Oui, vous pouvez configurer des notifications par email et SMS pour les confirmations de réservation, les rappels, les suivis et les annulations.
Dois-je installer quelque chose pour utiliser Zoom Scheduler ? Aucune installation n'est requise pour la version web. Pour la version de bureau, vous aurez besoin du client Zoom installé.
Où sont stockées mes données Zoom Scheduler ? Toutes les données Zoom Scheduler sont stockées aux États-Unis. Si vous êtes en dehors des États-Unis, vos données Scheduler seront stockées là-bas, tandis que les autres données Zoom restent dans votre pays par défaut.
Puis-je contrôler qui voit ma disponibilité ? Oui, vous pouvez créer des calendriers privés qui ne sont accessibles que via des liens directs, ou des calendriers publics visibles sur votre page de réservation.
Puis-je collecter des paiements pour mes réunions ? Actuellement, Zoom Scheduler ne prend pas en charge la collecte de paiements.
Puis-je personnaliser la conception de ma page de réservation ? Actuellement, seules des options de personnalisation de base sont disponibles.
Comment puis-je suivre les analyses de planification ? Actuellement, Zoom Scheduler n'offre pas de fonctionnalités d'analyse.
Cet article a été traduit de l'anglais pour rendre ces informations accessibles à notre audience francophone.
