Vous avez besoin d'aide pour configurer une réunion Zoom mais ne savez pas par où commencer ? Que vous organisiez votre premier appel vidéo ou que vous gériez des réunions d'équipe régulières, ce guide vous accompagne à travers les étapes essentielles pour configurer et partager vos réunions virtuelles de différentes manières. Il explore également comment les outils de planification de Zeeg peuvent améliorer votre expérience Zoom en automatisant les invitations, en évitant les doubles réservations et en gérant les rappels - vous permettant ainsi de vous concentrer sur la conversation plutôt que sur la coordination.
5 façons de configurer et partager des réunions Zoom
Tout d'abord, il est important de savoir qu'il existe différentes façons de planifier vos réunions Zoom (et d'inviter d'autres personnes) :
- Via la version Web de Zoom
- Via l'application de bureau Zoom
- Via l'application mobile Zoom
- Via l'application de calendrier que vous connectez à Zoom
- Via Zeeg, un outil de planification intelligent
*Il existe également une autre méthode que nous avons décidé de ne pas inclure ici, car c'est une approche légèrement différente : le planificateur Zoom. Consultez notre article sur l'utilisation du planificateur Zoom si vous souhaitez savoir comment connecter Zoom à votre application de calendrier et créer des créneaux de disponibilité pour que d'autres puissent réserver des réunions avec vous.
1. Comment configurer un appel Zoom et envoyer une invitation sur le Web
Allez sur https://zoom.com, qui est la page d'accueil, et connectez-vous. Une fois cela fait, suivons les étapes :
1. Si vous êtes connecté, vous devriez pouvoir voir cette page
2. Allez dans "Réunions" dans le menu de gauche, et cliquez sur "+ Planifier une réunion" à droite
3. Vous verrez alors les détails de la réunion à remplir. Dans la moitié supérieure, vous pouvez :
- Choisir le nom de la réunion et ajouter une description
- Décider des horaires : quand la réunion aura lieu, sa durée, le fuseau horaire, et si ce doit être une réunion récurrente ou unique. En cas de réunion récurrente, vous devrez fournir les détails
4. Ensuite, en faisant défiler vers la moitié inférieure, vous pouvez :
- Choisir qui seront vos participants. Vous pouvez activer ou désactiver l'option permettant aux participants d'accéder au chat de la réunion avant et après celle-ci
- Choisir un modèle de réunion, qui vous permettra de créer une réunion basée sur les règles d'autres réunions (vous n'avez donc pas toujours besoin de créer une réunion à partir de zéro si elles sont similaires)
- Ajouter un tableau blanc Zoom, si vous en avez créé dans votre bibliothèque ; ou vous pouvez également ajouter des documents
- Personnaliser le mot de passe, si vous le souhaitez
- Choisir si les participants doivent attendre l'autorisation de l'hôte pour rejoindre la réunion ou s'ils peuvent rejoindre immédiatement
- Si la vidéo peut être activée ou doit être désactivée
- Et choisir certaines de ces options : si les participants peuvent rejoindre la réunion à tout moment pendant la session ; si les participants seront automatiquement mis en sourdine en entrant ; si la réunion doit être enregistrée sur l'ordinateur de l'hôte sans activation manuelle ; ou s'il y a une restriction d'accès basée sur la localisation
5. Enfin, vous serez dirigé vers un écran où vous pourrez :
- Ajouter votre réunion à votre application de calendrier (cela enverra déjà l'invitation à leur calendrier via l'email correspondant)
- Consulter le mot de passe
- Copier l'invitation pour l'envoyer manuellement à d'autres personnes
- Sauvegarder les paramètres de la réunion comme modèle
Comment inviter des participants à une réunion Zoom sur le web
C'est également un processus très simple et facile :
- À partir de la capture d'écran précédente, montrant l'écran que vous verrez une fois la réunion créée, vous pouvez déjà trouver le lien à copier et l'envoyer aux gens. Simple. Et si vous voulez ajouter plus de personnes, dans ce même écran, appuyez sur modifier - vous pourrez alors l'envoyer à plus de personnes. Si vous avez quitté l'écran, cliquez simplement sur "Réunions" dans le menu de gauche, et vous pourrez le vérifier à nouveau ou le modifier.
- Il existe une autre option, peut-être la plus facile et la plus populaire - si vous décidez d'ajouter votre réunion Zoom à un outil de calendrier (comme Google Calendar ou Outlook Calendar), vos invités recevront votre invitation à la réunion Zoom par email, et ils l'auront dans leur application de calendrier. Vous devez juste vous assurer que Zoom a accès à ces outils.
2. Comment planifier une réunion Zoom sur l'application de bureau
1. Ouvrez l'application Zoom et choisissez l'option de planifier une réunion
2. Ensuite, vous trouverez une fenêtre avec des options de réunion similaires à celles que nous avons couvertes sur le bureau. Assurez-vous de passer en revue toutes les options, y compris les personnes que vous souhaitez inviter à la réunion Zoom, et si vous voulez connecter votre réunion à votre outil de calendrier (y compris Google Calendar, iCal et autres). Et appuyez sur envoyer !
*Si vous décidez de l'envoyer via les applications de calendrier, il est très important que vous n'oubliez pas de configurer cette connexion au préalable, juste au cas où.
Comment envoyer une invitation Zoom (application de bureau Zoom)
Si vous voulez ajouter plus de personnes à votre réunion Zoom, suivez ces étapes :
1. Trouvez la réunion que vous voulez modifier
2. Cliquez sur les trois points de cette réunion (coin inférieur droit de l'événement)
3. Appuyez sur "Copier l'invitation" si vous voulez le lien d'invitation à envoyer manuellement
4. Appuyez sur "Modifier" si vous voulez ajouter plus de personnes directement dans la réunion
Si vous appuyez sur modifier, vous verrez les détails de la réunion - choisissez la ou les personnes que vous voulez inviter à votre réunion Zoom. Appuyez sur enregistrer (coin inférieur droit) de cette fenêtre.
Et voilà, c'est tout pour l'application de bureau.
3. Comment planifier une réunion Zoom et inviter d'autres personnes sur l'application mobile Zoom
Similaire à l'application de bureau, sur le mobile, vous verrez un écran avec plusieurs options sous forme de boutons bleus.
1. Choisissez le bouton "Programmer" si c'est ce que vous voulez faire
2. Vous trouverez des options de réunion similaires à celles que nous avons déjà couvertes, y compris les participants à votre réunion Zoom
3. Appuyez sur enregistrer (coin inférieur droit)
Et c'est tout.
Comment inviter d'autres personnes à votre réunion Zoom via l'application mobile
Vous voulez inviter d'autres personnes à des réunions que vous avez déjà créées ? C'est aussi facile sur mobile. Une fois connecté :
1. Choisissez la réunion à laquelle vous voulez inviter des personnes en cliquant sur les trois points de cette réunion
2. Ensuite, vous avez deux options : a) vous pouvez modifier les détails de la réunion (coin supérieur droit) et ajouter de nouveaux participants b) ou vous pouvez simplement appuyer sur "Ajouter des participants" à la réunion Zoom et saisir leurs noms
4. Une troisième façon d'envoyer des invitations Zoom : les applications de calendrier
Une fois que vous créez votre réunion Zoom, si vous liez Zoom à une application de calendrier comme Google Calendar, vous pouvez simplement créer et modifier les événements depuis l'application de calendrier. Vous devez juste vous assurer que la connexion entre Zoom et Google Calendar, dans ce cas, est configurée au préalable. Et vous devriez être prêt - sur les événements Google Calendar, vous trouverez que les liens ont un lien vidéo Zoom.
5. Comment envoyer une invitation Zoom avec Zeeg
Créer des liens de planification avec Zeeg
1. Inscrivez-vous pour un compte Zeeg gratuit
2. Sélectionnez Zoom sous Intégrations
3. Configurez vos paramètres de réunion
4. Personnalisez votre page de planification avec des couleurs, des images, des questions, etc.
5. Copiez votre lien de planification public
C'est tout ! Votre page de planification professionnelle est prête à être partagée.
Automatiser les invitations aux réunions Zoom avec Zeeg
Avec votre lien Zeeg, vous pouvez oublier le travail manuel des invitations. Les avantages incluent :
- Les destinataires réservent des créneaux qui génèrent automatiquement les détails Zoom
- La disponibilité est clairement affichée avant que les participants ne sélectionnent un créneau
- Les confirmations sont envoyées par email aux participants et les mises à jour se synchronisent entre les calendriers connectés
- Zeeg s'occupe de tout le travail pour que vous puissiez vous concentrer sur la préparation d'une réunion engageante !
Comment envoyer une invitation Zoom avec les liens Zeeg
L'un des plus grands avantages de Zeeg est sa facilité d'intégration dans d'autres plateformes de communication. Vous pouvez intégrer ou partager votre lien de planification de différentes manières :
- Signatures email : Ajoutez une image cliquable permettant aux destinataires d'accéder directement à la planification depuis toute correspondance email. Parfait pour la prospection commerciale !
- En-têtes de site web : Placez la fonction de réservation directement sur l'en-tête de votre page d'accueil pour une visibilité maximale et un accès sans friction.
- Descriptions vidéo : Collez votre lien dans YouTube, Vimeo ou d'autres plateformes vidéo pour que les spectateurs puissent instantanément planifier après le visionnage.
- Posts sociaux : Partagez votre lien de manière visible sur des plateformes comme LinkedIn, Twitter, Instagram ou Facebook pour engager vos followers.
Avec tant d'options, vous pouvez être créatif sur la façon dont les participants potentiels accèdent à votre processus de réservation fluide.
Et pourquoi choisir Zeeg pour planifier des réunions Zoom et inviter d'autres personnes ?
La planification de réunions virtuelles ne devrait pas être compliquée. Zeeg se connecte parfaitement à Zoom pour faciliter la planification, la gestion et l'organisation de vos appels vidéo. De la génération automatique de liens aux suivis post-réunion, voici comment Zeeg améliorera votre expérience Zoom :
Planification fluide des appels Zoom
À travers une page ou un lien Zeeg. Créez des réunions Zoom instantanément avec génération automatique de liens et détection intelligente des fuseaux horaires. Lorsque quelqu'un réserve via votre page Zeeg, il reçoit tous les détails de la réunion sans aucun travail manuel de votre part.
Organisation intelligente des réunions
Collectez des informations importantes avant les réunions grâce à des formulaires d'admission personnalisés, pendant que Zeeg gère la coordination de groupe et la synchronisation des calendriers (Google Calendar, Apple Calendar et Microsoft 365). Cette préparation garantit que vos appels Zoom commencent avec tout le monde sur la même longueur d'onde.
Pas de réunions en double
Prévenez automatiquement les doubles réservations grâce à la synchronisation en temps réel des calendriers. Zeeg vérifie votre disponibilité sur tous les calendriers connectés pour s'assurer que chaque créneau n'est réservé qu'une seule fois.
Suivi efficace des réunions et rappels
Gardez les participants engagés avec des rappels opportuns avant les réunions et des suivis pertinents après. Zeeg envoie des notifications automatisées, des messages de remerciement, et aide à planifier les prochaines étapes tout en suivant les tendances des réunions pour optimiser votre emploi du temps.
Replanification facile
La vie est imprévisible, et parfois les réunions doivent être modifiées. Zeeg simplifie ce processus en mettant automatiquement à jour les liens Zoom et en notifiant tous les participants lorsque les emplois du temps changent, gardant tout le monde synchronisé sans effort supplémentaire.
Options de planification flexibles
Définissez des temps tampons entre les appels pour éviter les réunions dos à dos, ou utilisez le mode empilé pour organiser plusieurs rendez-vous dans des blocs de temps spécifiques. Ces fonctionnalités vous aident à maintenir un emploi du temps équilibré qui correspond à votre style.
Réunions sécurisées et conformes
Organisez des réunions en toute confiance en sachant que vos données sont protégées. Zeeg stocke toutes les informations sur des serveurs européens avec un chiffrement de bout en bout, assurant une conformité totale au RGPD pour les entreprises servant des clients dans le monde entier.
Essayez Zeeg maintenant
Je continue avec la traduction de la section finale des FAQ.
Questions fréquentes sur les réunions Zoom
Comment créer un lien de réunion Zoom avec un mot de passe ?
Activez "Exiger un mot de passe pour la réunion" dans vos paramètres lors de la planification via le portail Zoom. Vous pouvez utiliser le mot de passe généré par Zoom ou créer le vôtre. Une fois activé, le mot de passe sera inclus dans votre invitation, garantissant que seuls les participants invités peuvent rejoindre.
Comment planifier une réunion Zoom pour une date future ?
Connectez-vous à votre compte Zoom et cliquez sur "Planifier une réunion". Saisissez les détails de la réunion, y compris le titre, la date, l'heure et la durée. Vous pouvez ensuite personnaliser les paramètres comme les salles d'attente ou les mots de passe. Après avoir défini vos préférences, cliquez sur "Planifier" pour confirmer et générer votre lien de réunion.
Puis-je planifier des réunions Zoom récurrentes ?
Oui, sélectionnez "Réunion récurrente" lors de la planification et spécifiez la fréquence et la date de fin. Cela crée un lien de réunion cohérent pour toutes les sessions, facilitant la tâche aux participants réguliers. Vous pouvez programmer des réunions quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles avec des dates de fin spécifiques.
Comment inviter efficacement des participants ?
Partagez les détails de votre réunion soit via le lien Zoom direct, soit en utilisant le bouton "Copier l'invitation". Cela fournit toutes les informations nécessaires, y compris l'heure, la date et les détails d'accès. Pour une invitation rapide, utilisez ce format : "Vous êtes invité à [événement] le [date] à [heure]. Rejoignez ici : [lien]."
Que doit inclure une invitation complète ?
Incluez le sujet de la réunion, la date, l'heure, le lien de connexion, le mot de passe le cas échéant, et un bref ordre du jour. Ajoutez les éventuels prérequis de préparation et vos coordonnées. Gardez un ton professionnel mais amical, et organisez les informations clairement avec des pauses visuelles pour la lisibilité.
Comment configurer des salles de discussion sur Zoom à l'avance ?
Utilisez "Pré-attribution des salles de discussion" lors de la planification pour organiser les participants en petits groupes avant le début de la réunion. Vous pouvez assigner manuellement les participants à des salles spécifiques ou laisser Zoom les distribuer aléatoirement. Cette fonctionnalité aide à organiser efficacement les discussions en petits groupes.
Puis-je planifier des réunions Zoom depuis mon appareil mobile ?
Oui, téléchargez l'application mobile Zoom et connectez-vous à votre compte. Appuyez sur le bouton "Planifier" et saisissez les détails de votre réunion. L'application mobile offre la plupart des fonctionnalités de bureau, y compris la définition de mots de passe, l'activation des salles d'attente et l'envoi d'invitations.
Comment gérer les salles d'attente ?
Activez "Salle d'attente" dans vos paramètres de réunion pour créer un hall virtuel où les participants attendent d'être admis. Cette fonction de sécurité vous permet de contrôler qui entre dans votre réunion et quand. Vous pouvez admettre les participants individuellement ou tous à la fois.
Les réunions peuvent-elles s'enregistrer automatiquement ?
Oui, activez "Enregistrer la réunion automatiquement" lors de la planification. Choisissez entre le stockage local ou dans le cloud, et définissez si les participants peuvent enregistrer. L'enregistrement démarre automatiquement au début de la réunion, vous évitant d'avoir à penser à appuyer sur enregistrer.
Comment partager un lien de réunion Zoom ?
Après avoir planifié votre réunion, vous avez plusieurs options pour partager le lien. Cliquez sur le bouton "Copier l'invitation" pour obtenir tous les détails de la réunion, ou utilisez l'option "Copier le lien" pour uniquement l'URL. Vous pouvez partager cela par email, applications de messagerie ou invitations calendrier. Pour les réunions récurrentes, le même lien fonctionne pour toutes les sessions.
Lorsque je configure une réunion Zoom, envoie-t-elle automatiquement des invitations ?
Zoom n'envoie pas automatiquement d'invitations sauf si vous l'avez intégré à une application de calendrier comme Google Calendar ou Outlook. Lors de l'utilisation de ces intégrations, les invitations sont envoyées automatiquement aux adresses email que vous spécifiez pendant la configuration. Sinon, vous devrez partager le lien de réunion manuellement.
Quelle est la différence entre configurer un appel Zoom et une réunion Zoom ?
Bien que souvent utilisés de manière interchangeable, un appel Zoom fait généralement référence à une conversation immédiate non planifiée, tandis qu'une réunion Zoom est habituellement planifiée à l'avance avec des paramètres et des participants spécifiques. Les réunions peuvent inclure des fonctionnalités supplémentaires comme les salles d'attente, les exigences d'inscription et les salles de discussion pré-assignées.
Comment créer une invitation à une réunion Zoom par email ?
Connectez votre compte Zoom à votre calendrier email (Google Calendar ou Outlook), puis créez un nouvel événement calendrier et cliquez sur l'option de visioconférence pour ajouter Zoom. Alternativement, copiez votre invitation à la réunion Zoom depuis le portail Zoom et collez-la dans le corps de votre email. Les destinataires recevront toutes les informations nécessaires pour rejoindre la réunion.
Puis-je configurer une réunion Zoom sans la planifier à l'avance ?
Oui, vous pouvez démarrer une réunion instantanée en cliquant sur "Nouvelle réunion" dans l'application Zoom. Cela crée une session immédiate avec un lien de réunion unique que vous pouvez partager. Bien que cela fonctionne pour les conversations spontanées, la planification à l'avance est recommandée pour une meilleure organisation et préparation des participants.
Zoom est-il gratuit à utiliser ?
Zoom propose un plan de base gratuit permettant des réunions de 40 minutes avec jusqu'à 100 participants. Les plans payants offrent des durées plus longues, des capacités de participants plus importantes et des fonctionnalités avancées comme l'enregistrement cloud et les contrôles administratifs. Le niveau gratuit fonctionne bien pour les besoins basiques de visioconférence.
Cet article a été traduit de l'anglais pour rendre ces informations accessibles à notre audience francophone.
