Solliciter un rendez-vous par mail est devenu la norme dans le monde professionnel moderne. Avec des agendas chargés et le travail à distance, l'email permet une coordination asynchrone des emplois du temps. Cependant, une demande de rendez-vous envoyée sans réflexion peut paraître impolie, exigeante ou peu claire. Cela risque de compromettre des relations et des opportunités importantes avant même que le rendez-vous professionnel n'ait lieu.
C'est pourquoi il est essentiel de savoir comment solliciter un rendez-vous de manière appropriée et professionnelle. Un email qui explique chaleureusement et clairement l'objectif d'une réunion rend la participation plus attrayante et crée un climat favorable.
Chez Zeeg, une entreprise d'assistant de planification intelligent, nous proposons des liens de planification faciles à utiliser pour simplifier vos demandes de rdv par mail. Mais nous restons convaincus que pour convenir d'un rendez-vous, il faut commencer par un email réfléchi et bien structuré.
La façon dont vous formulez votre demande de rendez-vous professionnel définit les attentes et le ton. Un email poli qui exprime un intérêt sincère lorsque vous demandez la disponibilité de quelqu'un par mail est plus susceptible d'obtenir une réponse rapide et positive. À l'inverse, une demande de rdv trop brève ou peu claire risque d'être ignorée ou rejetée.
Créer l'objet parfait pour solliciter un rendez-vous
L'objet est la première impression que donne votre mail demande de rendez-vous. Avec des boîtes de réception surchargées, un objet convaincant suscite l'intérêt et incite à ouvrir l'email.
Suivez ces conseils pour des objets irrésistibles :
Allez droit au but
L'objet doit immédiatement transmettre le but ou le sujet de la réunion. Les objets vagues, confus ou trop astucieux risquent d'être négligés. Visez la clarté et la concision en utilisant des détails clés.
Bon exemple : "Je me permets de vous solliciter pour un rendez-vous concernant les révisions budgétaires"Mauvais exemple : "On se retrouve !"
Utilisez les mots-clés stratégiquement
Les mots-clés pertinents liés au rôle ou au secteur du destinataire aident la demande de rendez-vous à se démarquer. Mais évitez d'insérer maladroitement trop de mots-clés.
Bon exemple : "Demande de rendez-vous à un directeur - Consultation juridique"Mauvais exemple : "Demande urgente Cas juridique Aide"
Restez concis et facile à lire
Les objets concis permettent aux destinataires de saisir rapidement l'essentiel sur les appareils mobiles ou lors d'une lecture rapide.
Bon exemple : "Serait-il possible de convenir d'un rendez-vous pour la stratégie RP ?"Mauvais exemple : "J'espère que vous trouverez du temps dans votre emploi du temps pour discuter des idées de brainstorming"
Structure générale d'un mail pour convenir d'un rendez-vous
Exposer clairement l'objectif
L'articulation soignée de la raison pour laquelle vous sollicitez un rendez-vous établit un contexte important pour le destinataire. Un objectif peu clair laisse des questions en suspens qui peuvent décourager une réponse. Énoncer explicitement l'objectif dès le début évite toute incompréhension ou ambiguïté sur l'intention de la réunion.
Lorsque vous demandez la disponibilité de quelqu'un par mail, expliquer clairement l'objectif témoigne également du respect de leur temps. Démontrer que vous avez soigneusement réfléchi à la raison précise pour laquelle vous souhaitez convenir d'un rendez-vous montre que la demande n'est pas prise à la légère.
Par exemple, les explications pourraient ressembler à :"Je me permets de vous solliciter un rendez-vous pour discuter de l'intégration de votre entreprise comme nouveau fournisseur.""Seriez-vous disponibles pour une réunion afin de vous présenter le rapport d'analyse du T3 ?"
Modèles d'emails pour différents scénarios de rendez-vous
Modèle 1 - Rendez-vous client d'introduction
Objet : Demande de rendez-vous professionnel - Introduction
Bonjour [nom],
Je suis [votre nom], [votre fonction] chez [entreprise]. Je me permets de vous solliciter pour un rendez-vous car je pense qu'il pourrait y avoir une bonne synergie entre nos entreprises dans le domaine de [objectif].
Seriez-vous disponibles pour une réunion jeudi prochain à 14h ou vendredi matin ? Vous pouvez également programmer directement un rdv client via mon lien calendrier : zeeg.me/intro-meeting
Au plaisir d'échanger avec vous !
Modèle 2 - Suivi après un contact initial
Objet : Mail demande de rendez-vous suite à notre conversation téléphonique
Bonjour [nom],
Suite à notre échange concernant [résumé], je vous ai joint les [documents] dont nous avions parlé. Serait-il possible de convenir d'un rendez-vous pour répondre aux questions en suspens ?
Je suis libre lundi prochain à 11h ou mercredi après-midi à 15h pour un suivi. Ou vous pouvez programmer un créneau ici : zeeg.me/contract-followup
Dites-moi ce qui vous convient le mieux !
Modèle 3 - Discussion de projet
Objet : Demande de rendez-vous - Planification de projet
[Nom],
Je souhaite solliciter un rendez-vous pour que nous échangions sur le projet [nom du projet]. Il y a quelques points que je voudrais aborder concernant le périmètre et le calendrier de lancement.
Je suis disponible mardi prochain à 9h ou jeudi à 13h. Vous pouvez aussi programmer directement ici : zeeg.me/new-project
Merci de me dire quel horaire vous convient le mieux.
Modèle 4 - Rendez-vous commercial
Objet : Demande de rdv - Présentation commerciale
Bonjour [nom],
Je suis [votre nom] de [entreprise]. Je me permets de vous solliciter un rendez-vous pour vous présenter nos solutions qui pourraient apporter une valeur significative à votre équipe.
Pour convenir d'un rendez-vous, je suis disponible lundi prochain à 10h ou mercredi à 14h. N'hésitez pas à programmer directement un rdv client ici : zeeg.me/sales-demo
Au plaisir d'échanger !
Modèle 5 - Rendez-vous avec un superviseur
Objet : Demande de rendez-vous à un directeur - Objectifs T1
Bonjour [nom du superviseur],
Je souhaite solliciter un rendez-vous pour que nous discutions de mes progrès sur les objectifs du T1 ainsi que des plans pour le T2. J'ai des mises à jour concernant mes principaux objectifs à passer en revue avec vous.
Seriez-vous disponibles pour une réunion mardi prochain à 11h ou jeudi à 15h ? Vous pouvez aussi programmer un créneau ici : zeeg.me/q1-review
Merci de me dire ce qui vous convient le mieux.
Modèle 6 - Message pour prendre un rendez-vous chez le médecin
Objet : Demande de rendez-vous médical
Cher Dr [nom],
Je me permets de vous solliciter pour un rendez-vous concernant [symptômes] qui impactent ma qualité de vie. Serait-il possible de convenir d'un rendez-vous dans les 2-3 prochaines semaines ?
Je suis disponible avant les heures de travail, pendant le déjeuner, ou après 17h en semaine. Vous pouvez suggérer des créneaux ici : zeeg.me/patient-consult
Merci de me faire savoir vos disponibilités.
Modèle 7 - Réunions éducatives/de mentorat
Objet : Je me permets de vous solliciter pour un rendez-vous de mentorat
Cher/Chère [nom],
Je souhaite solliciter un rendez-vous pour en apprendre davantage sur [domaine d'expertise] auprès d'un leader expérimenté comme vous. J'admire votre succès dans [domaine] et je pense que je pourrais grandement bénéficier de votre mentorat.
Serait-il possible de convenir d'un rendez-vous dans les prochaines semaines pour un café informel ? Je suis disponible la semaine du [date]. Ou n'hésitez pas à suggérer un créneau ici : zeeg.me/mentor-meeting
Modèle 8 - Demande de rendez-vous professionnel d'équipe
Objet : Demande de rendez-vous - Synchronisation [Équipe]
Bonjour [équipe],
Je me permets de vous solliciter un rendez-vous pour faire le point sur les progrès de nos initiatives. Seriez-vous disponibles pour une réunion jeudi prochain à 9h ou mardi après-midi à 14h ?
Je prévois 30-45 minutes. Ou proposez directement des créneaux qui vous conviennent ici : zeeg.me/team-sync
Modèle 9 - Networking
Objet : Demande de rdv - Café networking
Cher/Chère [nom],
Je souhaite solliciter un rendez-vous suite à la découverte de votre profil sur [LinkedIn/Réseau Alumni]. En tant que personne nouvelle dans le domaine [industrie], je serais ravi(e) de convenir d'un rendez-vous pour bénéficier de votre vision.
Pour un rdv client de 30-45 minutes, je suis disponible mardi matin prochain ou jeudi après-midi. Vous pouvez suggérer un créneau ici : zeeg.me/networking-coffee
Modèle 10 - Message pour prendre un rendez-vous chez le médecin
Objet : Demande de rdv par mail - Consultation
Cher Dr [nom],
Je me permets de vous solliciter pour un rendez-vous concernant [symptômes]. Après recherches, je pense qu'une consultation avec un spécialiste comme vous serait bénéfique.
Pour convenir d'un rendez-vous dans les 2-3 prochaines semaines, je suis disponible avant les heures de travail, pendant le déjeuner, ou après 17h. Vous pouvez suggérer des créneaux ici : zeeg.me/patient-consult
Modèle 11 - Rendez-vous individuel
Objet : Demande de rendez-vous professionnel individuel
Bonjour [nom],
Je souhaite solliciter un rendez-vous pour discuter de notre collaboration sur [projets]. Serait-il possible de convenir d'un rendez-vous la semaine du [date] pour une première réunion individuelle ?
Je prévois 30 minutes. Vous pouvez suggérer un créneau ici : zeeg.me/team-sync
Modèle 12 - Rendez-vous client pour présentation
Objet : Mail demande de rendez-vous suite à notre conversation téléphonique
Cher/Chère [nom du client],
Suite à notre échange sur les objectifs de [entreprise cliente], je me permets de vous solliciter un rendez-vous pour parcourir la présentation que j'ai préparée.
Je suis disponible [date/heure] pour un rdv client. Ou suggérez un créneau ici : zeeg.me/new-biz-presentation
Modèle 13 - Demande de rendez-vous pour un entretien
Objet : Mail demande de rendez-vous pour un entretien
Cher Responsable du recrutement,
Je me permets de vous solliciter pour un rendez-vous concernant le poste de [position] chez [entreprise]. Après examen de la description du poste, je suis convaincu(e) de pouvoir apporter de la valeur.
Pour convenir d'un rendez-vous, je suis disponible avant/après les heures de travail ou pendant les pauses déjeuner. Vous pouvez suggérer des créneaux ici : zeeg.me/job-interview
Modèle 14 - Projet collaboratif
Objet : Demande de rendez-vous professionnel - Projet [nom]
Bonjour [équipe projet],
Je souhaite solliciter un rendez-vous pour notre première réunion d'équipe projet. Seriez-vous disponibles pour une réunion mardi prochain à 14h ou jeudi matin à 10h ?
Vous pouvez proposer directement des créneaux ici : zeeg.me/new-team-kickoff
Modèle 15 - Consultations juridiques
Objet : Je me permets de vous solliciter pour un rendez-vous juridique
Cher Maître [nom],
Je souhaite solliciter un rendez-vous concernant [situation juridique]. Au vu de votre expertise, je pense que vos conseils seraient précieux.
Serait-il possible de convenir d'un rendez-vous dans les prochaines semaines ? Je suis disponible mardi ou jeudi après-midi. Vous pouvez suggérer des créneaux ici : zeeg.me/attorney-meeting
Modèle 16 - Évaluation
Objet : Demande de rendez-vous à un directeur - Évaluation
Bonjour [nom du manager],
Je me permets de vous solliciter pour un rendez-vous concernant mon évaluation de mi-année. Seriez-vous disponibles pour une réunion lundi à 14h ou mercredi matin à 9h ?
Vous pouvez suggérer un créneau ici : zeeg.me/midyear-review
Modèle 17 - Formation
Objet : Demande de rdv par mail - Formation [Logiciel]
Bonjour [nom],
Je souhaite solliciter un rendez-vous pour organiser une formation sur [logiciel]. L'équipe a exprimé son intérêt pour une formation formelle de votre part.
Pour convenir d'un rendez-vous, seriez-vous disponibles pour une session la semaine prochaine jeudi ou vendredi ? Ou proposez des créneaux ici : zeeg.me/training-sesh
Conclusion
Que ce soit pour un rendez-vous client ou pour solliciter un rendez-vous dans un contexte professionnel, la rédaction d'emails polis et professionnels rend les interactions positives et productives. Une demande de rendez-vous bien rédigée vous établit comme une personne organisée et consciencieuse.
Bien que la composition d'emails réfléchis demande plus d'efforts initiaux, elle paie en dividendes grâce à une participation plus volontaire et des réponses plus rapides. Établir des attentes positives crée un climat favorable pour construire des relations plus solides.
Nous vous encourageons à utiliser les meilleures pratiques comme :
- Être clair et précis dans les objets de vos demandes de rdv par mail
- Énoncer l'objectif d'emblée quand vous demandez la disponibilité de quelqu'un
- Fournir des détails contextuels pour démontrer l'importance du rendez-vous professionnel
- Suggérer plusieurs options pour convenir d'un rendez-vous
- Exprimer sa gratitude pour leur considération
Zeeg peut simplifier vos demandes de rendez-vous et la coordination des emplois du temps. Inscrivez-vous pour un essai gratuit ou réservez une démo pour optimiser l'efficacité de la planification.
Suivre les modèles et conseils fournis ici vous permet de créer des demandes qui conduisent à des réponses rapides et positives. Éviter la frustration des contacts permet finalement d'économiser un temps précieux tout en favorisant une collaboration et des relations productives.
Cet article a été traduit de l'anglais pour rendre ces informations accessibles à notre audience francophone.
