Pipedrive Meeting Scheduler : Votre guide complet pour 2025

La planification de réunions peut être l'une des parties les plus chronophages du processus de vente. Mais avec l'outil de planification de réunions de Pipedrive, vous pouvez éliminer les allers-retours d'emails pour trouver des créneaux de réunion convenables avec vos prospects et clients. Ce guide explore comment utiliser la fonctionnalité de planification de Pipedrive pour rationaliser votre processus de réservation de rendez-vous, améliorer votre flux de travail et conclure des transactions plus rapidement. Nous vous présenterons également Zeeg, un outil davantage axé sur la planification, et comment il peut vous aider à simplifier vos réunions professionnelles.

Qu'est-ce que Pipedrive Meeting Scheduler?

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Le gestionnaire de réunions Pipedrive est un système intégré de prise de rendez-vous qui fonctionne de manière similaire à des outils autonomes comme Calendly ou Zeeg, mais avec moins d'options de planification. Cette fonctionnalité vous permet de partager vos disponibilités avec vos prospects et clients, qui peuvent ensuite réserver des réunions à des moments qui conviennent à tous. Et il se synchronise automatiquement avec votre calendrier pour éviter les doubles réservations, vous aidant à gérer efficacement vos réunions au sein de votre CRM.

Où trouver le gestionnaire de réunions dans Pipedrive ?

Vous pouvez accéder au planificateur Pipedrive depuis deux emplacements : dans la boîte de composition d'email de la vue détaillée d'un élément ou de l'onglet mail, où vous devez cliquer sur "Meeting scheduler" ; ou en allant dans l'onglet Activités et en cliquant sur "Meeting scheduler" dans le coin supérieur gauche de l'écran.

Comment configurer votre planificateur Pipedrive

Avant d'utiliser la fonctionnalité de planification de réunions, vous devrez configurer certains paramètres :

Synchronisation du calendrier

Tout d'abord, synchronisez votre calendrier avec Pipedrive :

1. Allez dans le menu et trouvez "Synchronisation du calendrier"
2. Sélectionnez votre type de compte (Google, Outlook, etc.)
3. Choisissez le calendrier que vous utilisez si vous en avez plusieurs
4. Sélectionnez la synchronisation unidirectionnelle ou bidirectionnelle (la synchronisation unidirectionnelle synchronise uniquement les activités vers votre calendrier, tandis que la bidirectionnelle synchronise dans les deux sens)
5. Choisissez ce que vous voulez synchroniser avec votre calendrier

Intégration de la visioconférence

Pour ajouter la visioconférence à vos réunions :

1. Lors de la configuration d'une réunion, choisissez votre outil de visioconférence préféré (Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams)
2. Connectez-vous à la plateforme choisie pour autoriser l'intégration
3. Pipedrive ajoutera automatiquement des liens de visioconférence à vos réunions

Types de liens sur le planificateur de réunions Pipedrive

Pipedrive propose deux façons de proposer des créneaux de réunion à vos clients :

1. Disponibilité générale

Cette option vous permet de définir des plages horaires récurrentes pendant lesquelles vous êtes généralement disponible pour des réunions. Les clients peuvent choisir parmi ces créneaux selon leur convenance.

Pour configurer votre disponibilité générale :

• Allez dans Meeting scheduler > Gérer la disponibilité
• Cliquez sur "Ajouter une disponibilité" ou modifiez celle par défaut
• Définissez la durée de votre réunion (par défaut 60 minutes, mais ajustable)
• Précisez la plage de dates pour laquelle cette disponibilité s'applique
• Définissez vos heures disponibles, généralement du lundi au vendredi de 9h à 17h
• Configurez des temps tampon entre les réunions si nécessaire
• Choisissez les incréments d'heure de début (toutes les 15 minutes, 30 minutes ou heure)
• Définissez le délai minimum de préavis pour réservation et combien de temps à l'avance les réunions peuvent être programmées

2. Horaires spécifiques

Cette option vous permet de proposer des créneaux horaires spécifiques et ponctuels pour des réunions. Elle est idéale pour des rendez-vous non récurrents comme des déjeuners d'affaires ou des appels téléphoniques programmés.

Pour configurer des horaires spécifiques :

• Allez dans Meeting scheduler > Sélectionner des horaires
• Sélectionnez des jours et heures spécifiques dans votre calendrier
• Configurez les détails de la réunion

Personnalisation des détails de votre réunion

Pour la disponibilité générale et les horaires spécifiques, vous pouvez personnaliser :

• Nom de la réunion - Ce que les clients verront pour la réunion programmée
• Lieu - Informations sur l'emplacement physique, si pertinent
• Visioconférence - Choisissez votre plateforme préférée
• Description - Informations sur la prochaine réunion
• Nom de l'entreprise - Modifiez ce qui apparaît aux invités
• Champs de formulaire - Ajoutez des questions ou des champs à remplir par les invités
• Texte de pied de page - Ajoutez des informations supplémentaires au bas du formulaire de planification

Comment partager vos disponibilités avec Pipedrive Scheduler

Une fois que vous avez configuré vos disponibilités, vous pouvez les partager de plusieurs façons :

1. Via un lien

• Allez dans Activités > Meeting scheduler
• Survolez la disponibilité pour copier votre lien d'invitation
• Partagez ce lien via des applications de messagerie, des emails ou tout autre moyen de communication

2. Via email

• Dans la fenêtre de composition d'email, cliquez sur "Meeting scheduler"
• Choisissez de partager votre disponibilité générale ou sélectionnez des horaires spécifiques
• Le lien ou les horaires sélectionnés seront directement intégrés dans votre email

3. Via l'intégration sur site web

• Allez dans Activités > Meeting scheduler > Gérer la disponibilité
• Cliquez sur "Partager" sur le côté droit
• Copiez le code fourni
• Collez-le sur votre site web pour créer un formulaire de planification intégré

Gestion des réunions planifiées

Après qu'une personne a réservé une réunion avec vous :

• Vous et votre contact recevrez un email de confirmation
• La réunion est automatiquement ajoutée à votre calendrier
• Le créneau réservé est retiré des disponibilités pour les autres
• La réunion apparaît dans votre calendrier d'activités Pipedrive

Pour modifier ou supprimer une réunion programmée :

• Allez dans la vue calendrier de vos activités
• Cliquez sur le rendez-vous que vous souhaitez modifier
• Vous serez redirigé vers le calendrier du planificateur de réunions
• Effectuez vos modifications ou cliquez sur l'icône de corbeille pour supprimer le rendez-vous

Conseils de gestion des disponibilités pour Pipedrive Scheduler

Gérer efficacement vos disponibilités dans le planificateur de réunions Pipedrive peut considérablement améliorer votre productivité et la qualité de vos réunions. Voici quelques stratégies avancées pour optimiser votre flux de travail de planification :

1. Créer plusieurs calendriers pour différents objectifs

Segmenter votre temps vous permet de garder le contrôle sur différents aspects de votre journée de travail. Envisagez de créer un modèle de disponibilité dédié aux prospects et clients où vous proposez uniquement vos heures de performance optimale. Pour les réunions d'équipe internes, vous pourriez configurer un calendrier plus flexible qui s'adapte à des points rapides. Si vous animez des webinaires ou des sessions de formation, un calendrier spécifique avec des blocs de temps dédiés à ces activités éducatives peut vous aider à rester organisé. De nombreux professionnels de la vente trouvent également utile d'établir des "heures de bureau" régulières avec des réunions plus courtes pour des consultations rapides. Pour chaque type de calendrier, vous pouvez personnaliser la durée de la réunion, la description et les champs requis pour correspondre à l'objectif spécifique, ce qui vous aide à vous préparer mentalement pour différents types de conversations tout au long de votre journée.

2. Utiliser stratégiquement les temps tampon

Les temps tampon servent à plusieurs fins au-delà de simplement éviter les réunions consécutives. Définir un tampon de 10-15 minutes avant des appels de vente importants vous donne le temps de revoir les détails de l'affaire et de préparer vos arguments. De même, ajouter un court tampon après les réunions vous permet de documenter les points clés pendant qu'ils sont encore frais dans votre esprit. Pour les réunions en personne, un temps tampon supplémentaire tient compte des déplacements ou de la recherche de stationnement. Ces transitions cognitives entre différents types de travail, comme passer d'une concentration profonde à des appels clients, peuvent considérablement améliorer vos performances dans chaque contexte. De nombreux professionnels de la vente créent également des tampons plus longs après des réunions particulièrement exigeantes qui peuvent épuiser l'énergie. Dans Pipedrive, vous pouvez configurer différents temps tampon pour différents types de réunions, reflétant la préparation nécessaire pour chaque interaction spécifique.

3. Définir des périodes de préavis appropriées

Contrôler combien de temps à l'avance les réunions peuvent être réservées vous aide à maintenir la prévisibilité de votre emploi du temps tout en s'adaptant à différents types de relations. Un préavis minimum typique de 24 heures pour les réunions standard évite les surprises et permet un temps de préparation adéquat. Pour les réunions complexes nécessitant une préparation importante, vous pourriez vouloir exiger 2-3 jours de préavis. Avec des clients établis, envisagez de permettre des délais de préavis plus courts pour maintenir la flexibilité de la relation. À l'autre extrémité du spectre, limiter à quel point les réunions peuvent être programmées à l'avance—généralement 3-6 mois—aide à maintenir votre flexibilité d'emploi du temps à long terme. Pour les prospects chauds ou les affaires urgentes, vous pourriez vouloir ajuster vos périodes de préavis pour permettre une attention plus immédiate. Pipedrive vous permet de personnaliser à la fois le préavis minimum et l'horizon maximal de réservation pour chaque modèle de disponibilité que vous créez, vous donnant un contrôle précis sur vos paramètres de planification.

4. Aligner la disponibilité sur votre rythme de productivité

Votre énergie et votre concentration fluctuent tout au long de la journée, donc programmer des réunions lorsque vous êtes le plus efficace pour chaque type de réunion peut considérablement améliorer les résultats. Beaucoup de personnes éprouvent une clarté matinale qui rend ce moment idéal pour des conversations de vente complexes nécessitant une réflexion analytique aiguisée. L'énergie du milieu de journée convient souvent bien aux appels d'introduction lorsque vous pourriez être plus énergisé socialement. Les heures plus tardives pourraient être mieux adaptées aux appels de suivi ou aux conversations moins exigeantes. Protéger vos périodes de travail profond en bloquant vos heures les plus productives pour un travail ciblé plutôt que des réunions peut maintenir votre productivité globale. Certains professionnels de la vente réussissent en regroupant toutes les réunions sur des jours spécifiques pour laisser d'autres jours entièrement libres pour le travail approfondi et la planification.

5. Utiliser des horaires spécifiques pour les prospects prioritaires

La fonction "Sélectionner des horaires" dans Pipedrive peut être un excellent outil psychologique lorsque vous travaillez avec des prospects importants. Proposer des disponibilités limitées et spécifiques crée une perception de valeur et de demande grâce au principe de rareté. Lorsque vous fournissez seulement 2-3 options plutôt qu'un calendrier ouvert, vous facilitez l'engagement des prospects occupés en simplifiant leur décision. Sélectionner personnellement des horaires plutôt que de partager une disponibilité générale signale une attention particulière au prospect. Pour les opportunités urgentes, proposer des créneaux dans les 48 heures suivantes peut accélérer la prise de décision grâce à l'urgence créée. Et si un prospect ne sélectionne aucune de vos options initiales, suivre avec de nouveaux horaires spécifiques plutôt que d'ouvrir l'ensemble de votre calendrier maintient ce sentiment d'exclusivité.

6. Créer des modèles de disponibilité saisonnière

Votre emploi du temps optimal de réunions change probablement tout au long de l'année en fonction des cycles d'activité et des besoins personnels. Pendant les périodes chargées de fin de trimestre, réduire le temps disponible pour les réunions peut vous aider à vous concentrer sur la conclusion des affaires. Créer des modèles de disponibilité modifiés pour les semaines entourant les jours fériés majeurs vous permet de maintenir la productivité tout en tenant compte des fluctuations saisonnières. De nombreux professionnels mettent également en place des blocs de planification ajustés pendant les mois à forte concentration de vacances comme l'été. Lors de la préparation de grandes conférences ou événements du secteur, réduire la disponibilité dans les semaines précédentes vous donne du temps de préparation. Prévoir des journées de planification plus légères après des voyages d'affaires intensifs ou la participation à des conférences fournit les périodes de récupération nécessaires. Pipedrive vous permet de créer et d'enregistrer plusieurs modèles de disponibilité que vous pouvez rapidement modifier selon vos besoins de planification saisonniers, garantissant que vous opérez toujours à une efficacité maximale quelle que soit la période de l'année.

7. Optimiser vos descriptions de réunion

Les informations que vous fournissez dans les descriptions de réunion ont un impact significatif à la fois sur les taux de réservation et la qualité des réunions. Définir des attentes claires avec un ordre du jour et des exigences de préparation aide à assurer des conversations productives. Inclure de brèves propositions de valeur qui mentionnent le résultat attendu ou l'avantage de la réunion augmente l'intérêt du prospect. Fournir des informations logistiques complètes sur les contrôles de vidéoconférence ou les directions vers des lieux physiques réduit les frictions. Ajouter des liens vers des ressources pertinentes donne aux prospects des informations de fond utiles avant la réunion. Définir les attentes de durée en indiquant si la réunion pourrait se terminer plus tôt montre du respect pour le temps de chacun. Ces descriptions de réunion réfléchies augmentent non seulement la probabilité de réservations mais améliorent aussi l'efficacité des réunions en s'assurant que tous les participants arrivent préparés et alignés sur les objectifs.

Avantages et inconvénients de l'utilisation de Pipedrive Meeting Scheduler

Avantages :

✓ Gain de temps - Élimine les allers-retours d'emails, car vous donnerez simplement vos horaires disponibles à votre client ou prospect

✓ Réduit les absences - Les invitations automatiques au calendrier et les rappels aident à s'assurer que les clients assistent aux réunions

✓ Améliore la visibilité du pipeline - Voyez quels leads nécessitent des appels de suivi et lesquels ont des réunions programmées

✓ Évite les doubles réservations - La synchronisation du calendrier garantit que vous ne réservez pas accidentellement des réunions qui se chevauchent

Inconvénients :

✗ Restrictions de forfait - Disponible uniquement sur le forfait Advanced et supérieur, avec des fonctionnalités limitées sur les niveaux inférieurs. Les utilisateurs Advanced sont limités à un seul lien de disponibilité générale, tandis que la fonctionnalité complète nécessite les forfaits Professional ou Enterprise.

✗ Pas de collecte de paiement - Contrairement aux outils de planification dédiés comme Calendly, le planificateur de Pipedrive ne peut pas traiter les paiements pour les rendez-vous. Cette limitation le rend moins adapté aux entreprises qui offrent des consultations payantes ou des services nécessitant des acomptes.

✗ Limitation des affaires - Non disponible dans la fonctionnalité Lead, utilisable uniquement avec les Deals. Cela signifie que vous ne pouvez pas utiliser le planificateur pendant la prospection en phase initiale tant qu'un lead n'a pas été converti en affaire dans votre pipeline.

✗ Personnalisation limitée - Moins d'options pour personnaliser la page de réservation par rapport aux outils spécialisés. Vous ne pouvez pas entièrement personnaliser la page de planification avec des couleurs, polices ou éléments de design personnalisés pour correspondre à l'identité visuelle de votre entreprise.

✗ Lacunes d'intégration - Certains services de calendrier et plateformes marketing ont une intégration limitée ou inexistante. Cela peut créer des frictions lorsque vous essayez d'incorporer le planificateur dans des flux de travail d'automatisation marketing ou commerciale plus complexes.

✗ Système de rappel basique - Manque de séquences de notification avancées au-delà des simples confirmations par email. Vous ne pouvez pas configurer des campagnes de rappel multi-canaux ou des notifications SMS sans utiliser des outils tiers supplémentaires.

✗ Pas de planification d'équipe - Impossible de coordonner les disponibilités entre les calendriers de plusieurs membres d'équipe. Le système n'offre pas de fonctionnalités pour trouver une disponibilité mutuelle ou distribuer automatiquement les réunions entre les membres d'équipe en fonction de la charge de travail ou de l'expertise.

Pipedrive Meeting Scheduler est-il disponible sur tous les forfaits ?

La disponibilité de la fonctionnalité de planification de réunions dépend du forfait Pipedrive que vous choisissez :

• Forfait Essential (à partir de 14 €/mois/utilisateur) : Non inclus
• Forfait Advanced (à partir de 39 €/mois/utilisateur) : Limité à un seul lien actif de "Disponibilité générale"
• Forfaits Professional (à partir de 49 €/mois/utilisateur), Power (à partir de 64 €/mois/utilisateur) et Enterprise (à partir de 99 €/mois/utilisateur) : Liens de disponibilité illimités
• Utilisateurs de l'extension LeadBooster : Accès complet et illimité au Meeting Scheduler

Besoin d'un outil de planification plus avancé ? Découvrez Zeeg

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Si vous souhaitez disposer de plus d'options de planification, alors vous devriez découvrir Zeeg. Vous permettez à vos prospects de réserver facilement un créneau avec vous, tandis que leurs coordonnées restent dans votre compte CRM Pipedrive, grâce à l'intégration de Zeeg avec Pipedrive. Et vous pouvez obtenir cela à partir de 7 € par mois. Découvrez les avantages :

Routage intelligent avec qualification des leads. Zeeg dirige automatiquement les réunions vers les membres de l'équipe appropriés en fonction des attributs clients recueillis via des formulaires d'accueil personnalisables. Les règles de routage conditionnelles garantissent que les prospects sont mis en relation avec les représentants les mieux adaptés à leurs besoins, créant une expérience de réservation fluide qui connecte les clients avec la bonne expertise dès le départ.

Gestion d'équipe avancée et planification de groupe. La gestion des disponibilités d'équipe devient sans effort avec les options de distribution en Round Robin et le mode pile de Zeeg pour gérer les demandes de réunion. La fonctionnalité de rendez-vous collectif trouve automatiquement des créneaux mutuellement acceptables dans les calendriers de plusieurs participants, éliminant les maux de tête de coordination généralement associés à la planification de réunions de groupe.

Tableau de bord d'analyse complet. Le tableau de bord analytique de Zeeg suit les métriques essentielles des réunions comme les taux de conversion, les absences et la performance de l'équipe. Cette interface détaillée vous aide à comprendre et optimiser vos modèles de planification, vous permettant d'identifier les pics de réservation et d'améliorer l'efficacité globale des réunions sur la base de données réelles plutôt que de suppositions.

Sécurité et conformité de niveau entreprise. Zeeg assure la protection des données grâce à une conformité RGPD complète, un hébergement sur des serveurs européens et un chiffrement de bout en bout de toutes les informations de planification. Les fonctionnalités de sécurité de niveau entreprise incluent l'intégration SAML SSO et le provisionnement SCIM, fournissant la protection robuste nécessaire pour les organisations ayant des exigences strictes en matière de confidentialité et de conformité.

Flux de travail automatisés avec intégration de paiement. Créez des déclencheurs et des actions personnalisés pour les événements de planification dans Zeeg, des notifications automatisées au traitement des paiements. Le système vous permet de collecter des paiements directement pendant le processus de réservation, rationalisant toute l'expérience depuis la sélection du rendez-vous jusqu'à la confirmation, tout en réduisant la charge administrative et en améliorant les flux de trésorerie.

Intégration de calendrier avec plusieurs plateformes. Zeeg se connecte parfaitement à tous les principaux services de calendrier, notamment Google Calendar, Microsoft Outlook et Apple Calendar, garantissant que vos disponibilités sont toujours à jour sur toutes les plateformes. La synchronisation bidirectionnelle met automatiquement à jour vos calendriers externes lorsque des réservations ont lieu et reflète les rendez-vous existants dans votre disponibilité Zeeg, éliminant les doubles réservations. L'intégration de réunions vidéo avec Zoom, Google Meet et Microsoft Teams ajoute automatiquement des liens de conférence à chaque rendez-vous programmé.

Conclusion

Le planificateur de réunions Pipedrive est un outil puissant pour les professionnels de la vente qui souhaitent rationaliser leur processus de réservation de rendez-vous. En éliminant les tracas des allers-retours d'emails et en évitant les doubles réservations, vous pouvez vous concentrer davantage sur la vente et moins sur les tâches administratives.

Que vous choisissiez de partager votre disponibilité générale ou de proposer des horaires de réunion spécifiques, le planificateur facilite la réservation de créneaux avec vous pour les prospects, réduisant les frictions dans votre processus de vente et vous aidant à conclure des affaires plus rapidement.

Si vous êtes déjà un utilisateur Pipedrive sur le forfait Advanced ou supérieur, assurez-vous de profiter de cette fonctionnalité pour améliorer votre flux de travail et rendre la planification plus efficace. Sinon, envisagez d'opter pour une option de planification plus avancée (et rentable), comme Zeeg.

Cet article a été traduit de l'anglais pour rendre ces informations accessibles à notre audience francophone.

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