Arbeitsabläufe mit Routing-Formular- und Anruftrigger unterstützen jetzt eine konfigurierbare Sendezeit, eine optionale Sendebedingung und die neue Empfängeroption Gastgeber der Buchung in Team-E-Mails. Die Zeitplanung legt fest, wie lange Zeeg wartet, bevor der Arbeitsablauf ausgeführt wird; die Bedingung macht jede Aktion von einem CRM-Checkbox-Attribut abhängig; und Gastgeber der Buchung wird zum Sendezeitpunkt auf den der Buchung zugewiesenen Gastgeber aufgelöst.
Zeitplanung konfigurieren
Bei Formular-Trigger-Arbeitsabläufen, die nach dem Buchungsergebnis filtern — Einreichungen, die mit einer Buchung endeten oder Einreichungen, die ohne Buchung endeten — kannst du jetzt festlegen, wie lange Zeeg wartet, bevor das Ergebnis geprüft und der Arbeitsablauf ausgeführt wird.
Gehe zu Arbeitsablaufe und öffne oder erstelle einen Arbeitsablauf mit einem Routing-Formular-Trigger.
Stelle im Trigger-Feld Gilt für auf Einreichungen, die mit einer Buchung endeten oder Einreichungen, die ohne Buchung endeten.
Klicke auf Zeitplanung konfigurieren neben dem Zeitfeld.
Lege die Verzögerung fest, die zu deinem Anwendungsfall passt — zum Beispiel 60 Minuten nach der Einreichung.
Klicke auf Speichern.
Zeeg prüft zum eingestellten Zeitpunkt, ob gebucht wurde. Stelle sicher, dass die Verzögerung groß genug ist, damit Einreicher genug Zeit zum Buchen haben — ist das Fenster zu kurz, werden Personen, die erst danach buchen, für diesen Workflow-Lauf als „nicht gebucht" gewertet.
Sendebedingung hinzufügen
Eine Sendebedingung macht jede Workflow-Aktion von einem CRM-Checkbox-Attribut abhängig. Wenn gesetzt, wird eine Aktion nur für Personen ausgeführt, die CRM-Kontakte sind und dieses Kontrollkästchen zum Sendezeitpunkt aktiviert haben. Wer kein Kontakt ist oder dessen Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, wird übersprungen — es wird keine Nachricht gesendet.
Öffne einen Formular- oder Anruf-Trigger-Arbeitsablauf im Workflow-Editor
Öffne eine Aktionskarte und suche den Abschnitt Nur senden, wenn aktiviert.
Klicke auf Checkbox-Attribute durchsuchen und wähle das CRM-Checkbox-Attribut, das als Bedingung gelten soll.
Speichere den Arbeitsablauf.
Jede Nachricht wird nur gesendet, wenn die Person ein Kontakt ist, bei dem dieses Feld aktiviert ist. Wer kein Kontakt ist, wird übersprungen. Die Bedingung wird zum Sendezeitpunkt geprüft — Änderungen am Kontrollkästchen zwischen Einreichung und Sendung werden berücksichtigt.
Team-E-Mail in einem Formular- oder Anruf-Trigger-Workflow senden
Formular- und Anruf-Trigger-Arbeitsabläufe enthalten die Aktion E-Mail an Organisator senden, die an die von dir gewählten Workspace-Mitglieder und Teams zugestellt wird. Wenn der Arbeitsablauf für Buchungen ausgeführt wird, kannst du auch Gastgeber der Buchung als Empfänger hinzufügen — dieser wird zum Sendezeitpunkt auf den der Buchung zugewiesenen Gastgeber aufgelöst.
Füge im Workflow-Editor eine E-Mail an Organisator senden-Aktion hinzu oder öffne eine vorhandene.
Öffne im Feld Senden an die Empfängerauswahl.
Wähle Workspace-Mitglieder, Teams oder — wenn verfügbar — Gastgeber der Buchung. Du kannst diese beliebig kombinieren. Klicke auf E-Mail-Adresse hinzufügen, um externe Adressen einzutragen.
Verfasse deine E-Mail und speichere den Arbeitsablauf.
Ist der Lead kein CRM-Kontakt oder hat keinen zuständigen Mitarbeiter, wird stattdessen der Inhaber des Workspaces verwendet. „Antwort an", CC und BCC für diese E-Mails kommen aus den Benachrichtigungseinstellungen der jeweiligen Terminseite — konfiguriere sie im Tab Benachrichtigungen des entsprechenden Termintyps.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn jemand nach Ablauf des Zeitfensters bucht?
Zeeg prüft das Buchungsergebnis genau zum eingestellten Zeitpunkt. Wer erst danach bucht, wird für diesen Workflow-Lauf als „nicht gebucht" gewertet. Wähle ein ausreichend großes Zeitfenster — in der Regel mindestens 30–60 Minuten, je nach deinem Buchungsablauf.
Kann ich für jede Aktion im selben Workflow eine andere Bedingung setzen?
Ja. Die Bedingung Nur senden, wenn aktiviert wird pro Aktion konfiguriert. Jede Aktion im Workflow kann ein anderes Checkbox-Attribut — oder gar keine Bedingung — unabhängig von den anderen Aktionen verwenden.
Wer ist der „Gastgeber der Buchung"?
Gastgeber der Buchung wird zum Sendezeitpunkt auf das Workspace-Mitglied aufgelöst, das Zeeg als Gastgeber für diese Buchung zugewiesen hat. Bei Round-Robin-Terminseiten ist das das Mitglied, das Zeeg für diesen Termin ausgewählt hat. Die Option Gastgeber der Buchung erscheint nur bei Formular- oder Anruf-Trigger-Arbeitsabläufen, die für Buchungen ausgeführt werden — bei Jede Einreichung wird sie nicht angezeigt.
Wo stelle ich „Antwort an", CC und BCC für die Team-E-Mail ein?
Für buchungsgebundene Team-E-Mails werden „Antwort an", CC und BCC aus den Benachrichtigungseinstellungen der Terminseite übernommen. Gehe zu Termintypen, öffne den Termintyp und wechsle zum Tab Benachrichtigungen. Weitere Informationen findest du in „Antwort an", CC und BCC für Buchungs-E-Mails.
Wen ruft der KI-Telefon-Agent an?
Das Anrufziel hängt vom Trigger-Typ ab. Bei Buchungstrigger ruft der Agent den Eingeladenen an. Bei Formulartrigger ruft der Agent die Person an, die das Formular abgeschickt hat. Bei Anruftrigger ruft der Agent den Anrufer zurück. Bei CRM-Datumstrigger ruft der Agent den Kontakt an. Der jeweilige Hinweis wird direkt in der KI-Anruf-Aktionskarte im Workflow-Editor angezeigt.