Zeeg gibt dir genaue Kontrolle darüber, wie deine Buchungs-E-Mails adressiert werden – wohin Antworten gehen, wer eine Kopie erhält und welche Personen zusätzlich zur Kalendereinladung hinzugefügt werden. Für Terminarten gilt: Eine gemeinsame Antwortadresse gilt für alle E-Mails an Eingeladene, und ein gemeinsames CC/BCC gilt für alle Host-E-Mails. Dieselben Einstellungen sind auch pro Workflow-Aktion verfügbar, und eine workspace-weite Standardadresse kann in den Organisationseinstellungen festgelegt werden.
CC und BCC für Host-E-Mails können ein Plan-Upgrade erfordern. Wenn du neben dem CC- oder BCC-Feld ein Upgrade-Symbol siehst, klicke darauf, um zu sehen, welche Pläne diese Funktion enthalten.
Arbeitsbereichsweite Antwortadresse festlegen
Mit einer Antwortadresse für den Arbeitsbereich werden alle Antworten von Eingeladenen an ein gemeinsames Postfach weitergeleitet – zum Beispiel ein Team- oder Support-Postfach – anstatt an jeden Host einzeln. Einzelne Terminseiten und Workflow-E-Mails, die eine eigene Antwortadresse haben, behalten diese; der Arbeitsbereich-Standard gilt überall sonst.
Gehe zu Organisationseinstellungen und öffne den Tab Compliance.
Suche den Abschnitt Antwortadresse.
Aktiviere den Schalter Antworten an eine gemeinsame Adresse senden.
Gib die Adresse ein, an die Antworten von Eingeladenen gehen sollen.
Speichere deine Änderungen.
Eine Terminart, die bereits eigene Antworten auf E-Mails an Eingeladene konfiguriert hat, behält diese Einstellung und wird vom Workspace-Standard nicht beeinflusst.
Antwort an, CC und BCC für eine Terminseiten-E-Mail festlegen
Alle E-Mails, die Zeeg an Eingeladene für eine Terminart sendet – die Bestätigungs-E-Mail, die Kalendereinladung und die Absage-E-Mail – teilen eine gemeinsame Antwortadresse. Du konfigurierst sie einmal pro Terminart im Tab Benachrichtigungen.
Der Abschnitt Antworten auf E-Mails an Eingeladene wird nur angezeigt, wenn die Bestätigungsmethode für Eingeladene nicht auf Keine Bestätigung gesetzt ist. Wenn Eingeladene keine E-Mails erhalten, gibt es hier nichts zu konfigurieren.
Öffne Terminarten und wähle die Terminart aus, die du konfigurieren möchtest.
Wechsle zum Tab Benachrichtigungen.
Suche den Abschnitt Antworten auf E-Mails an Eingeladene.
Wähle im Dropdown aus, wohin Antworten von Eingeladenen gehen sollen:
Die Standardoption (z. B. Host (Standard) oder Zugewiesener Host (Standard) bei Round-Robin-Terminarten) – Antworten gehen an den von Zeeg zugewiesenen Host.
Ein bestimmtes Workspace-Mitglied – Antworten gehen direkt an diese Person.
Keine Antwort – Antworten erreichen niemanden (für rein informative Benachrichtigungen).
Die Einstellung wird automatisch gespeichert, wenn du eine Option auswählst.
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CC und BCC für Host-E-Mails festlegen
Alle Host-E-Mails für eine Terminart – die Buchungsbestätigung an den Host, Verschiebungsbenachrichtigungen und Absagen – teilen eine gemeinsame CC- und BCC-Einstellung. Du konfigurierst sie einmal pro Terminart unter Kopien von Host-E-Mails im Tab Benachrichtigungen.
Öffne Terminarten und wähle die gewünschte Terminart aus.
Wechsle zum Tab Benachrichtigungen.
Scrolle zum Abschnitt Kopien von Host-E-Mails.
Klicke auf CC/BCC hinzufügen, um die CC- und BCC-Felder zu öffnen.
Wähle Workspace-Mitglieder, Teams aus oder gib eine externe E-Mail-Adresse ein. Du kannst bis zu 3 externe Adressen pro Feld hinzufügen.
Die Einstellung wird automatisch gespeichert, sobald alle eingegebenen Adressen gültig sind.
Wenn du neben dem CC- oder BCC-Feld einen Upgrade-Button siehst, enthält dein aktueller Plan keine Host-E-Mail-Kopien. Klicke darauf, um verfügbare Pläne anzuzeigen.
Weitere Teilnehmer zur Kalendereinladung hinzufügen
Du kannst automatisch bis zu drei weitere Personen zum Kalendertermin im verbundenen Kalender des Hosts einladen, wenn eine Buchung eingeht. Diese Personen erhalten eine Kalendereinladung vom Kalenderanbieter – sie werden nicht zu Zeeg's eigenen Benachrichtigungs-E-Mails hinzugefügt.
Weitere Teilnehmer erfordern, dass der Host einen verbundenen Kalender hat (Google Kalender, Outlook usw.). Wenn der Host keinen verbundenen Kalender hat, werden die zusätzlichen Einladungen nicht versendet.
Öffne Terminarten und wähle die gewünschte Terminart aus.
Wechsle zum Tab Benachrichtigungen.
Klicke in der Benachrichtigungsliste auf die Zeile Bestätigung (Host), um das Benachrichtigungsdetail-Panel zu öffnen.
Suche im Panel den Abschnitt Weitere Teilnehmer und füge bis zu 3 E-Mail-Adressen hinzu.
Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Antwortadresse, CC und BCC für Workflow-E-Mails festlegen
Workflow-E-Mail-Aktionen – Erinnerungen, Follow-ups, Dankes-E-Mails und andere E-Mail-Aktionen – unterstützen dieselben Antwortadresse-, CC- und BCC-Einstellungen wie Terminart-E-Mails.
Öffne Workflows und wähle den Workflow aus, den du bearbeiten möchtest, oder erstelle einen neuen.
Öffne eine E-Mail-Aktion oder füge eine neue hinzu.
Suche in den Aktionseinstellungen das Feld Antwort an und wähle im Dropdown aus, wohin Antworten gehen sollen.
Um CC- oder BCC-Empfänger hinzuzufügen, klicke auf CC/BCC hinzufügen. Du kannst Workspace-Mitglieder, Teams oder externe E-Mail-Adressen auswählen.
Speichere den Workflow.
Bei CRM-Workflow-E-Mails kannst du auch steuern, an wen die E-Mail gesendet wird (Senden an) – wählbar aus Workspace-Mitgliedern, Teams, dem Kontaktverantwortlichen oder dem Account-Verantwortlichen.
Externe E-Mail-Adressen und Bestätigung
Wenn du eine E-Mail-Adresse, die kein Workspace-Mitglied ist, in ein CC-, BCC- oder Weitere-Teilnehmer-Feld eingibst, verlangt Zeeg, dass diese Adresse ihre Zustimmung erteilt, bevor sie E-Mails empfangen kann. Das verhindert unbeabsichtigte Zustellungen.
Nach dem Speichern sendet Zeeg eine einmalige Bestätigungsanfrage an jede neue eingegebene Adresse. Der Status der Adresse wird neben jedem Eintrag angezeigt:
Bestätigt – die Adresse hat zugestimmt und erhält E-Mails.
Warte auf Bestätigung – die Bestätigungsanfrage wurde gesendet; Zeeg hält E-Mails an diese Adresse zurück, bis sie bestätigt.
Abgelehnt – der Adressinhaber hat abgelehnt. Zeeg sendet aus deinem Workspace keine E-Mails an diese Adresse.
Wenn die Bestätigungsanfrage noch nicht bearbeitet wurde, klicke auf Erneut senden neben der Adresse, um eine neue Anfrage zu senden.
Speichere deine Änderungen, bevor du auf Erneut senden klickst. Eine erneute Anfrage kann nur für bereits gespeicherte Adressen ausgelöst werden – wenn du die Adresse in der aktuellen Sitzung hinzugefügt hast und noch nicht gespeichert hast, speichere zuerst.
Häufig gestellte Fragen
Was bewirkt „Keine Antwort" im Dropdown für die Antwortadresse?
Die Auswahl von Keine Antwort setzt den Reply-to-Header der E-Mail so, dass Antworten von Eingeladenen niemanden erreichen. Nutze diese Option für rein informative Benachrichtigungen – Statusmeldungen, Bestätigungsquittungen –, bei denen du nicht möchtest, dass Eingeladene antworten können.
Überschreibt die Workspace-Antwortadresse meine Einstellungen pro Terminart?
Nein. Eine Terminart, die bereits eigene Antworten auf E-Mails an Eingeladene konfiguriert hat, behält diese Adresse. Der Workspace-Standard gilt nur für Terminarten und Workflow-E-Mails, für die keine Antwortadresse konfiguriert ist.
Wie viele externe Adressen kann ich für CC oder BCC bei Host-E-Mails hinzufügen?
Du kannst bis zu 3 externe E-Mail-Adressen pro CC- oder BCC-Feld unter Kopien von Host-E-Mails hinzufügen. Workspace-Mitglieder und Teams, die über die Auswahl hinzugefügt werden, zählen nicht zu diesem Limit.
Was passiert, wenn eine eingegebene Adresse die Bestätigung ablehnt?
Wenn der Adressinhaber in der Bestätigungs-E-Mail auf Ablehnen klickt, wird die Adresse für den Empfang von E-Mails in diesem Bereich gesperrt (diese Terminart oder dieser Workflow). Das Badge zeigt Abgelehnt. Du kannst die Adresse aus dem Feld entfernen, aber Zeeg wird aus deinem Workspace keine E-Mails an eine abgelehnte Adresse senden.
Werden Kopien von Host-E-Mails bei jeder Buchung versendet?
Ja. Alle Personen im CC oder BCC unter Kopien von Host-E-Mails erhalten eine Kopie aller Host-E-Mails für diese Terminart – neue Buchungsbestätigungen, Verschiebungsbenachrichtigungen und Absagen.
Erhalten zusätzliche Kalenderteilnehmer auch eine Zeeg-Bestätigungs-E-Mail?
Nein. Weitere Teilnehmer erhalten eine Kalendereinladung vom verbundenen Kalenderanbieter des Hosts (Google oder Outlook), nicht Zeeg's eigene Bestätigungs-E-Mail. Sie erscheinen als Teilnehmer im Kalendertermin.