In Zeeg kannst du jetzt genau steuern, wie deine Buchungs-E-Mails adressiert werden – nicht nur wer sie erhält, sondern auch wohin Antworten gehen, wer eine Kopie bekommt und welche weiteren Personen zum Kalendertermin eingeladen werden. Du kannst eine Antwortadresse, CC und BCC pro Terminseiten-E-Mail, pro Workflow-Aktion und als arbeitsbereichsweiten Standard in deinen Organisationseinstellungen festlegen.
CC und BCC bei Terminseiten-Benachrichtigungen können ein Plan-Upgrade erfordern. Wenn du neben dem CC- oder BCC-Feld einen Upgrade-Hinweis siehst, klicke darauf, um die Pläne zu sehen, die dieses Feature enthalten.
Arbeitsbereichsweite Antwortadresse festlegen
Mit einer Antwortadresse für den Arbeitsbereich werden alle Antworten von Eingeladenen an ein gemeinsames Postfach weitergeleitet – zum Beispiel ein Team- oder Support-Postfach – anstatt an jeden Host einzeln. Einzelne Terminseiten und Workflow-E-Mails, die eine eigene Antwortadresse haben, behalten diese; der Arbeitsbereich-Standard gilt überall sonst.
Gehe zu Organisationseinstellungen und öffne den Tab Compliance.
Suche den Abschnitt Antwortadresse.
Aktiviere den Schalter Antworten an eine gemeinsame Adresse senden.
Gib die Adresse ein, an die Antworten von Eingeladenen gehen sollen.
Speichere deine Änderungen.
Eine Terminseiten-E-Mail oder Workflow-E-Mail, die bereits eine eigene Antwort an-Adresse hat, behält diese und wird durch den Arbeitsbereich-Standard nicht beeinflusst.
Antwort an, CC und BCC für eine Terminseiten-E-Mail festlegen
Jede E-Mail, die Zeeg für eine Terminseite sendet – die Bestätigung an den Eingeladenen, die Host-Benachrichtigung, die Absage-E-Mail und andere – hat eigene Einstellungen für Antwortadresse, CC und BCC. Du setzt diese pro E-Mail im Benachrichtigungs-Detailbereich.
Gehe zu Terminseiten und öffne die Terminseite, die du konfigurieren möchtest.
Öffne den Tab Benachrichtigungen.
Klicke auf die E-Mail, die du anpassen möchtest – zum Beispiel die Bestätigung an den Eingeladenen oder die Host-Benachrichtigung.
Ein Seitenbereich öffnet sich. Oben siehst du ein Dropdown Antwort an mit dem Standard für diese E-Mail (zum Beispiel Host (Standard) oder Eingeladener (Standard)). Wähle, wohin Antworten gehen sollen:
Absenderadresse (Standard) – Antworten gehen an die Adresse, von der diese E-Mail gesendet wurde.
Ein bestimmtes Mitglied des Arbeitsbereichs – Antworten gehen direkt an diese Person
Keine Antwort – Antworten erreichen niemanden (geeignet für rein informative Benachrichtigungen).
Um CC- oder BCC-Empfänger hinzuzufügen, klicke auf CC/BCC hinzufügen. Du kannst Mitglieder des Arbeitsbereichs, Teams oder externe E-Mail-Adressen auswählen bzw. eingeben.
Klicke auf Speichern, um deine Adressierungseinstellungen zu übernehmen.
Weitere Teilnehmer zum Kalendertermin hinzufügen
Du kannst bei jeder Buchung auf einer Terminseite bis zu drei weitere Personen automatisch zum Kalendertermin im verbundenen Kalender des Hosts einladen. Diese Personen erhalten eine Kalendereinladung vom Kalenderanbieter – sie werden nicht zu Zeeg-eigenen Benachrichtigungs-E-Mails hinzugefügt.
Weitere Teilnehmer setzen voraus, dass der Host einen verbundenen Kalender hat (Google Kalender, Outlook usw.). Ohne verbundenen Kalender werden die zusätzlichen Einladungen nicht gesendet.
Gehe zu Terminseiten und öffne die Terminseite.
Öffne den Tab Benachrichtigungen.
Suche den Abschnitt Weitere Teilnehmer und füge bis zu 3 E-Mail-Adressen hinzu.
Speichere die Terminseite.
Antwort an, CC und BCC für Workflow-E-Mails festlegen
Workflow-E-Mail-Aktionen – Erinnerungen, Follow-ups, Dankes-E-Mails und andere – unterstützen dieselben Einstellungen für Antwortadresse, CC und BCC wie Terminseiten-Benachrichtigungen.
Gehe zu Workflows und öffne den Workflow, den du bearbeiten möchtest, oder erstelle einen neuen.
Öffne eine E-Mail-Aktion oder füge eine neue hinzu.
Suche in den Aktionseinstellungen das Feld Antwort an und wähle aus dem Dropdown, wohin Antworten gehen sollen.
Um CC- oder BCC-Empfänger hinzuzufügen, klicke auf CC/BCC hinzufügen. Du kannst Mitglieder des Arbeitsbereichs, Teams oder eine externe E-Mail-Adresse auswählen bzw. eingeben.
Speichere den Workflow.
Bei CRM-Workflow-E-Mails kannst du außerdem steuern, an wen die E-Mail gesendet wird – wähle aus Mitgliedern des Arbeitsbereichs, Teams, dem zuständigen Mitarbeiter des Kontakts oder dem zuständigen Mitarbeiter des Unternehmens.
Eingegebene externe E-Mail-Adressen und Bestätigung
Wenn du eine E-Mail-Adresse eingibst, die kein Mitglied des Arbeitsbereichs ist, muss diese Adresse bestätigen, bevor sie E-Mails erhalten kann. So wird unbeabsichtigte Zustellung verhindert.
Nach dem Speichern der Terminseite oder des Workflows sendet Zeeg eine einmalige Bestätigungsanfrage an jede neu eingegebene Adresse. Der Status wird neben jedem Eintrag angezeigt:
Bestätigt – die Adresse hat bestätigt und erhält E-Mails.
Warten auf Bestätigung – die Bestätigungsanfrage wurde gesendet; Zeeg hält E-Mails an diese Adresse zurück, bis sie bestätigt.
Abgelehnt – der Inhaber der Adresse hat abgelehnt. Zeeg sendet keine E-Mails an diese Adresse aus deinem Arbeitsbereich.
Wenn die Bestätigungsanfrage noch nicht beantwortet wurde, klicke auf Erneut senden neben der Adresse, um eine neue Anfrage zu schicken.
Speichere deine Änderungen, bevor du auf Erneut senden klickst. Eine Anfrage kann nur für bereits gespeicherte Adressen versendet werden – wenn du die Adresse in der aktuellen Sitzung hinzugefügt hast, speichere zuerst.
Häufig gestellte Fragen
Was bewirkt „Keine Antwort" im Antwort-an-Dropdown?
Wenn du Keine Antwort auswählst, wird der Reply-to-Header der E-Mail so gesetzt, dass Antworten von Eingeladenen niemanden erreichen. Nutze diese Option für rein informative Benachrichtigungen – Statusupdates, Quittungen –, bei denen du keine direkten Antworten erhalten möchtest.
Überschreibt die Antwortadresse des Arbeitsbereichs meine E-Mail-spezifischen Einstellungen?
Nein. Eine Terminseiten- oder Workflow-E-Mail, die bereits eine eigene Antwort an-Adresse hat, behält diese. Die Arbeitsbereich-Antwortadresse gilt nur für E-Mails, bei denen auf E-Mail-Ebene keine Antwortadresse konfiguriert ist.
Wie viele externe Adressen kann ich zu CC oder BCC hinzufügen?
Du kannst bis zu 10 externe E-Mail-Adressen pro CC- oder BCC-Feld hinzufügen. Mitglieder des Arbeitsbereichs und Teams, die aus dem Picker ausgewählt werden, zählen nicht zu diesem Limit.
Was passiert, wenn eine eingegebene Adresse die Bestätigung ablehnt?
Wenn der Inhaber der Adresse die Bestätigungsanfrage ablehnt, wird die Adresse für diesen Bereich (diese Terminseite oder diesen Workflow) gesperrt. Der Badge zeigt Abgelehnt an. Du kannst die Adresse aus dem Feld entfernen, aber Zeeg sendet keine E-Mails an eine abgelehnte Adresse.
Erhalten CC- und BCC-Empfänger E-Mails für jede Buchung?
Ja. CC- und BCC-Empfänger, die für eine Terminseiten-E-Mail konfiguriert sind, erhalten für jede Buchung auf dieser Terminseite eine Kopie – einschließlich Umbuchungen und Absagen, sofern du CC/BCC auch für diese E-Mails einzeln konfiguriert hast.
Erhalten weitere Kalender-Teilnehmer auch eine Zeeg-Bestätigungs-E-Mail?
Nein. Weitere Teilnehmer erhalten eine Kalendereinladung vom verbundenen Kalenderanbieter des Hosts (Google oder Outlook), nicht Zeeg's eigene Bestätigungs-E-Mail. Sie erscheinen als Teilnehmer im Kalendertermin.