Der Auslöser Ein Datum bei einem Kontakt wird erreicht aktiviert einen Arbeitsablauf, sobald ein Datums- oder Datums-Uhrzeit-Attribut eines Kontaktdatensatzes den konfigurierten Moment erreicht oder überschreitet. Verwende ihn zum Versenden von Erinnerungen zur Vertragsverlängerung, Benachrichtigungen zum Ablauf einer Testphase, Geburtstagsnachrichten oder anderen zeitkritischen Mitteilungen, die auf einem gespeicherten Datum bei einem Kontakt basieren.
Dieser Auslöser ist ab dem Scale-Tarif verfügbar. Bei niedrigeren Tarifen erscheint er im Workflow-Builder gesperrt mit dem Hinweis: „Versende Nachrichten ausgehend von einem Datum im Kontakt, etwa einem Geburtstag oder einer Vertragsverlängerung. Verfügbar ab Scale."
Wie erstelle ich einen CRM-Datumsworkflow?
Gehe zu Workflows und öffne den Workflow-Builder, um einen neuen Arbeitsablauf zu erstellen.
Wähle im Auslöser-Bereich Ein Datum bei einem Kontakt wird erreicht.
Klicke unter Datumsattribut auf Datumsattribute durchsuchen und wähle das Personen-Attribut, von dem der Workflow ausgelöst werden soll – zum Beispiel Vertragsende oder Geburtstag. Angezeigt werden nur nicht archivierte Datums- und Datums-Uhrzeit-Attribute. Wenn deine Kontakte noch kein Datumsattribut haben, klicke auf Jetzt hinzufügen, um zu den CRM-Attributeinstellungen zu gelangen, und erstelle dort eines.
Lege den Sendezeitpunkt fest: Wähle, wie viele Tage oder Wochen vorher, am Tag selbst oder wie viele Tage oder Wochen danach die Aktion gesendet werden soll.
Stelle die Uhrzeit unter Senden um ein – die Tageszeit, zu der die Nachricht am geplanten Tag versendet wird.
Optional kannst du eine Sendebedingung hinzufügen: Klicke unter Nur senden, wenn aktiviert auf Checkbox-Attribute durchsuchen und wähle ein Checkbox-Attribut. Die Aktion wird nur an Kontakte gesendet, bei denen dieses Kontrollkästchen zum Sendezeitpunkt aktiviert ist. Wenn für dein Personen-Objekt noch kein Checkbox-Attribut vorhanden ist, klicke auf Jetzt hinzufügen, um eines zu erstellen.
Füge eine oder mehrere Aktionen (E-Mail, SMS usw.) hinzu und gestalte den Nachrichteninhalt.
Überprüfe das Feld Gilt für. CRM-Datumsarbeitsabläufe gelten für deine gesamte Organisation – nicht für einzelne Terminseiten. Diese Einstellung kann nach dem Speichern des Arbeitsablaufs nicht mehr geändert werden.
Klicke auf Speichern, um den Arbeitsablauf zu aktivieren.
Der Inhaber eines CRM-Workflows wird beim ersten Speichern festgelegt und kann danach nicht mehr geändert werden. Wird der Tarif des Inhabers unter Scale heruntergestuft, wird der Status-Schalter des Workflows deaktiviert und es werden keine Nachrichten mehr gesendet, bis der Tarif wieder auf Scale oder höher angehoben wird.
Welche Datumsattribute kann ich verwenden?
Die Auswahl Datumsattribut zeigt alle nicht archivierten Datums- und Datums-Uhrzeit-Attribute deines Personen-Objekts. Standard-Systemattribute sind eingeschränkter verfügbar: Nur Erstellt am erscheint in der Auswahl. Andere Standard-Datums-Uhrzeit-Attribute wie Zuletzt geändert oder Letzte Interaktion sind ausgeschlossen, da sie sich zu häufig ändern, um einen zuverlässigen Sendemoment zu verankern.
Alle selbst erstellten Datumsattribute stehen zur Auswahl, solange sie nicht archiviert sind. Wird ein Attribut nach dem Speichern des Workflows archiviert oder entfernt, wird der Workflow automatisch deaktiviert und muss mit einem anderen Attribut neu erstellt werden.
Häufig gestellte Fragen
Wann genau wird die Nachricht gesendet?
Der Workflow berechnet den geplanten Sendezeitpunkt aus dem im Kontakt gespeicherten Datum, angepasst um den eingestellten Versatz, zur festgelegten Uhrzeit (Senden um). Liegt dieser Zeitpunkt beim Auswerten des Jobs bereits mehr als zehn Minuten in der Vergangenheit – zum Beispiel weil der Workflow erst spät aktiviert wurde –, wird der Versand für diesen Kontakt und diesen Zyklus übersprungen.
Kann ich einem Workflow mehrere Sendezeitpunkte hinzufügen?
Ja. Du kannst einem CRM-Datumsworkflow mehrere Aktionszeitpunkte hinzufügen – zum Beispiel „7 Tage vor Vertragsende" und „1 Tag vor Vertragsende". Jeder Zeitpunkt sendet unabhängig voneinander. Die Auslöserkarte in der Workflow-Liste zeigt eine Zusammenfassung wie „2 Sendungen ab Vertragsende".
Was bewirkt die Bedingung „Nur senden, wenn aktiviert"?
Die Bedingung ermöglicht es, den Versand an ein Checkbox-Attribut zu knüpfen. Wenn sie gesetzt ist, wird die Aktion nur an Kontakte gesendet, bei denen das Kontrollkästchen zum Sendezeitpunkt aktiviert ist. Ist es nicht aktiviert, wird die Aktion für diesen Kontakt übersprungen – es wird keine Nachricht gesendet und kein erneuter Versuch unternommen.
Was passiert, wenn das Datumsattribut archiviert oder gelöscht wird?
Wird das Attribut, an das der Workflow gebunden ist, archiviert oder aus deinem CRM entfernt, wird der Workflow automatisch deaktiviert. Um den Versand wieder aufzunehmen, erstelle einen neuen Workflow mit einem anderen Datumsattribut.
Der Auslöser ist in meinem Workflow-Builder gesperrt. Was kann ich tun?
Der CRM-Datumsauslöser erfordert den Scale-Tarif oder höher. Wenn du den Auslöser gesperrt siehst, mache ein Upgrade auf Scale, um ihn freizuschalten. Gehe zu Workspace-Einstellungen > Abonnement, um deinen aktuellen Tarif einzusehen.
Gilt ein CRM-Datumsworkflow für bestimmte Terminseiten?
Nein. CRM-Datumsarbeitsabläufe gelten für deine gesamte Organisation, nicht für einzelne Terminseiten. Die Einstellung Gilt für ist nach dem Speichern des Workflows gesperrt und kann nicht mehr geändert werden.