Smart-CRM-Routing weist jede Round-Robin-Buchung automatisch dem Teammitglied zu, das den Kontakt im CRM betreut — anstatt den normalen Round-Robin-Algorithmus zu verwenden. Zeeg sucht die E-Mail-Adresse (oder die E-Mail-Domain bei Unternehmenseinträgen) des Buchenden in den konfigurierten CRM-Regeln und leitet den Termin an die zuständige Person weiter. Wird kein Treffer gefunden, greift die normale Round-Robin-Verteilung — keine Buchung geht verloren.
Smart-CRM-Routing ist auf ausgewählten Zeeg-Tarifen verfügbar. Das Zeeg-CRM-Routing funktioniert ohne externe Integration. Für HubSpot, Pipedrive und Salesforce muss jeweils die entsprechende Integration vorab in deinem Konto verknüpft werden. Wenn dein Tarif herabgestuft wird und ein in einer Regel verwendetes CRM nicht mehr enthalten ist, wird diese Regel automatisch pausiert – sie leitet keine Buchungen weiter, bis du wieder ein Upgrade durchführst oder die Regel löschst.
Smart-CRM-Routing aktivieren
Öffne einen Round-Robin-Termintyp aus deiner Termintypen-Liste.
Wechsle zum Tab Hosts.
Aktiviere den Schalter Smart-CRM-Routing.
Klicke auf Hinzufügen, um deine erste Routing-Regel zu erstellen.
Wenn der Schalter den Hinweis „Verbinde ein CRM in den Integrationen, um Smart CRM Routing zu aktivieren." anzeigt, unterstützt dein Tarif externes CRM-Routing, aber noch keine Integration ist verbunden. Gehe zu Integrationen in deinem Dashboard, verknüpfe HubSpot, Pipedrive oder Salesforce und kehre dann hierher zurück.
Eine Routing-Regel konfigurieren
Ein Klick auf Hinzufügen öffnet den Dialog Smart-CRM-Routing. Die Regel wird in zwei Schritten eingerichtet (bei Zeeg-CRM-Kontakten mit mehreren Inhaberfeldern in drei Schritten):
Schritt 1 — CRM auswählen
Wähle das CRM, in dem der Buchende gesucht werden soll. CRMs, die eine externe Verbindung erfordern, erscheinen gesperrt, solange die Integration nicht eingerichtet ist. Klicke auf Jetzt verbinden neben einem gesperrten CRM, um die Integrationsseite in einem neuen Tab zu öffnen, die Verbindung herzustellen und dann in den Dialog zurückzukehren.
Schritt 2 — Attribut auswählen
Wähle den CRM-Objekttyp, mit dem der Buchende abgeglichen werden soll. Die folgende Tabelle zeigt, welche Optionen je CRM verfügbar sind, welches Feld für den Abgleich genutzt wird und an wen weitergeleitet wird.
CRM | Objekttyp | Abgleich mit | Weiterleitung an |
Zeeg CRM | Kontakt | E-Mail des Kunden | Zuständiger Mitarbeiter |
Zeeg CRM | Unternehmen | E-Mail-Domain des Kunden | Zuständiger Mitarbeiter |
HubSpot | Kontakt | E-Mail des Kunden | Zuständiger Mitarbeiter |
HubSpot | Unternehmen | E-Mail-Domain des Kunden | Zuständiger Mitarbeiter |
HubSpot | Lead | E-Mail des Kunden | Zuständiger Mitarbeiter |
Pipedrive | Person | E-Mail des Kunden | Zuständiger Mitarbeiter |
Pipedrive | Lead | E-Mail des Kunden | Zuständiger Mitarbeiter |
Salesforce | Kontakt | E-Mail des Kunden | E-Mail des zuständigen Mitarbeiters |
Salesforce | Lead | E-Mail des Kunden | E-Mail des zuständigen Mitarbeiters |
Salesforce | Account | E-Mail-Domain des Kunden | E-Mail des zuständigen Mitarbeiters |
Nur Zeeg CRM: Hat ein Kontakteintrag mehrere Inhaberfelder, erscheint im Dialog ein dritter Schritt — Weiterleitung an — mit dem du das maßgebliche Inhaberfeld auswählen kannst.
Regelreihenfolge und Fallback
Du kannst bis zu 5 Routing-Regeln für einen Round-Robin-Termintyp erstellen. Die Regeln werden der Reihe nach von oben nach unten ausgewertet — die erste Regel, die einen CRM-Treffer liefert, bestimmt die Zuweisung.
Ziehe eine Regelzeile, um die Reihenfolge und damit die Priorität anzupassen.
Liefert keine deiner Regeln einen Treffer für eine Buchung, wird der Termin nach dem normalen Round-Robin-Algorithmus verteilt — keine Buchung geht verloren.
Häufig gestellte Fragen
Ersetzt Smart-CRM-Routing Round-Robin vollständig?
Nein. Smart-CRM-Routing übernimmt die Zuweisung nur, wenn ein CRM-Treffer gefunden wird. Bei Buchungen ohne passenden Treffer greift die normale Round-Robin-Verteilung.
Was bedeutet „E-Mail-Domain des Kunden"?
Bei Unternehmenstypen (Zeeg-CRM-Unternehmen, HubSpot-Unternehmen, Salesforce-Account) extrahiert Zeeg die Domain aus der E-Mail-Adresse des Buchenden — z. B. unternehmen.de — und sucht nach einem passenden Unternehmensdatensatz. Das ist nützlich, wenn die buchende Person noch kein bekannter Einzelkontakt ist, ihr Unternehmen aber bereits im CRM vorhanden ist.
Kann ich mehrere CRMs im selben Termintyp verwenden?
Ja. Jede Routing-Regel kann ein anderes CRM oder einen anderen Objekttyp referenzieren. Lege bis zu 5 Regeln an und ordne sie in der gewünschten Auswertungsreihenfolge.
Benötige ich ein Drittanbieter-CRM-Konto für Smart-CRM-Routing?
Nicht für das Zeeg-CRM-Routing. Das Zeeg-CRM ist in deiner Zeeg-Organisation integriert — kein externes Konto erforderlich. Für HubSpot, Pipedrive und Salesforce muss die jeweilige Integration vorab unter Integrationen verknüpft werden.
Der Schalter „Smart-CRM-Routing" ist ausgegraut — was kann ich tun?
Prüfe zwei Dinge: Stelle zunächst sicher, dass dein Tarif Smart-CRM-Routing enthält (gehe dazu in deinen Workspace-Einstellungen zu Abonnement). Falls dein Tarif nur externes CRM-Routing unterstützt, verknüpfe mindestens ein CRM unter Integrationen — der Schalter wird aktiv, sobald eine Verbindung besteht.
Eine meiner Weiterleitungsregeln wird als pausiert angezeigt – was bedeutet das?
Eine Regel wird pausiert, wenn dein aktueller Tarif das darin referenzierte CRM nicht mehr enthält. Pausierte Regeln leiten keine Buchungen weiter – diese Buchungen fallen auf das normale Round-Robin zurück. Um die Weiterleitung fortzusetzen, führe entweder ein Upgrade auf einen Tarif durch, der das CRM enthält, oder lösche die pausierte Regel.