Lege fest, wie und wann Eingeladene Zeit mit dir buchen können. Von Zeitpuffern zwischen Meetings bis hin zur Begrenzung der Buchungsanzahl pro Woche – diese Einstellungen helfen dir, deine Zeit zu schützen und deinen Kalender übersichtlich zu halten.
Terminlimits mit Zeeg festlegen
Öffne dein Dashboard, suche die Terminseite, die du bearbeiten möchtest, und klicke darauf.
Sobald du in den Einstellungen der Terminseite bist, wähle Erweiterte Einstellungen im linken Menü. Dort findest du die smarten Planungsoptionen, die wir im Folgenden erläutern.
Zeitpuffer vor und nach dem Termin
Zeitpuffer fügen deinen Meetings einen zeitlichen Abstand hinzu, damit keine Buchungen direkt hintereinander möglich sind. So hast du Zeit, dich auf ein Gespräch vorzubereiten oder es in Ruhe abzuschließen.
Zeitpuffer vor dem Termin — blockiert Zeit vor dem Beginn jedes Meetings
Zeitpuffer nach dem Termin — blockiert Zeit nach dem Ende jedes Meetings
Gib die gewünschte Pufferzeit in Minuten für jedes Feld ein. Beide Werte können unabhängig voneinander konfiguriert werden.
Buchungslimit festlegen
Mit dieser Einstellung kannst du die Anzahl der Buchungen auf dieser Terminseite innerhalb eines bestimmten Zeitraums begrenzen – unabhängig von deiner allgemeinen Verfügbarkeit.
Aktiviere Buchungslimit festlegen und lege deine bevorzugten Limits fest:
Pro Tag — maximale Anzahl an Buchungen an einem einzelnen Tag
Pro Woche — maximale Anzahl an Buchungen innerhalb einer Kalenderwoche
Du kannst mehrere Regeln gleichzeitig festlegen – zum Beispiel maximal 2 Buchungen pro Tag und 10 pro Woche.
Min. Buchungszeitraum im Voraus
Lege fest, wie viel Vorlaufzeit du benötigst, bevor jemand ein Meeting mit dir buchen kann. Sobald diese Einstellung aktiv ist, blendet Zeeg alle Zeitfenster aus, die innerhalb dieses Vorlaufzeitraums liegen.
Wenn du beispielsweise einen Mindestzeitraum von 30 Minuten festlegst, können Eingeladene kein Meeting buchen, das in weniger als 30 Minuten beginnt. Du kannst den Zeitraum in Min., Std. oder Tagen angeben.
Grund für Absage verlangen
Du möchtest wissen, warum Eingeladene absagen? Schalte Grund für Absage verlangen ein. Du findest die Einstellung unter Vorlaufzeiten in den Erweiterten Einstellungen. Eingeladene müssen dann einen Grund angeben, bevor sie absagen können.
Das Feld Absagegrund ist mit einem roten Sternchen markiert. Sein Platzhalter lautet „Teilen Sie dem Host mit, warum Sie absagen“ (bei Seiten auf Deutsch mit Du-Anrede: „Teile dem Host mit, warum du absagst“).
Wenn Eingeladene auf Termin absagen klicken, während das Feld leer ist (oder nur Leerzeichen enthält), sehen sie „Bitte geben Sie einen Grund für die Absage an.“ (mit Du-Anrede: „Bitte gib einen Grund für die Absage an.“) und die Absage wird nicht abgeschickt. Zeeg lehnt eine Absage ohne Grund auch serverseitig ab.
Die Einstellung gilt pro Terminseite, jede Seite kann also ihre eigene Regel haben. Ist die Einstellung ausgeschaltet, bleibt der Grund eine optionale Nachricht.
Wenn du selbst einen Termin absagst, musst du keinen Grund angeben. Personen, die die Buchung verwalten dürfen, können sie auch bei eingeschalteter Einstellung ohne Grund absagen.
Zukünftige Buchungen begrenzen
Lege fest, wie weit in die Zukunft Eingeladene deine Verfügbarkeit sehen und Meetings mit dir buchen können. Du kannst wählen, ob dies auf Kalendertagen, Werktagen, innerhalb eines Datumsbereichs oder unbegrenzt in der Zukunft basiert.
Dies verhindert, dass Eingeladene Meetings viele Monate im Voraus buchen, wenn das nicht deinem Workflow entspricht.
Buchungsintervalle festlegen
Lege fest, in welchen Abständen verfügbare Zeitfenster für Eingeladene angezeigt werden. Ein Intervall von 30 Minuten bedeutet beispielsweise, dass Slots um 9:00, 9:30, 10:00 Uhr usw. angezeigt werden – unabhängig von der tatsächlichen Meeting-Dauer. Kürzere Intervalle geben Eingeladenen mehr Flexibilität; längere Intervalle vereinfachen deinen Kalender.
Direkte Terminabfolge
Wenn aktiviert, zeigt Zeeg nur einen verfügbaren Zeitslot vor oder nach jedem bereits gebuchten Termin pro Tag an. Dies gruppiert deine Meetings, anstatt sie über den ganzen Tag zu verteilen, und hilft dir, zusammenhängende Blöcke ungestörter Zeit zu bewahren.
Max. Termine pro Host (nur für Round-Robin-Termine)
Mit Max. Termine pro Host bei Round-Robin-Meetings kannst du festlegen, wie viele Buchungen einem einzelnen Host innerhalb eines bestimmten Zeitraums zugewiesen werden können. Sobald ein Host sein Limit erreicht, wird er vorübergehend aus der Rotation entfernt und neue Buchungen werden an die verbleibenden verfügbaren Hosts verteilt.
Aktiviere Max. Termine pro Host und lege deine bevorzugten Limits fest:
Pro Tag — maximale Buchungen, die ein einzelner Host an einem Tag erhalten kann
Pro Woche — maximale Buchungen, die ein einzelner Host innerhalb einer Kalenderwoche erhalten kann
Du kannst beide Regeln gleichzeitig kombinieren – zum Beispiel maximal 3 Buchungen pro Tag und 9 pro Woche. Zeeg berücksichtigt dabei jeweils den zuerst erreichten Grenzwert.
FAQ
Zählen Zeitpuffer zur Meeting-Dauer?
Nein. Zeitpuffer werden zusätzlich zur Meeting-Dauer hinzugefügt und sind für Eingeladene nicht sichtbar. Sie blockieren lediglich die umliegende Zeit, damit keine anderen Buchungen überlappen.
Kann ich für verschiedene Terminseiten unterschiedliche Erweiterte Einstellungen festlegen?
Ja. Die Erweiterten Einstellungen werden pro Terminseite konfiguriert, sodass jede Seite ihre eigenen Regeln haben kann.
Was passiert, wenn ich mein Buchungslimit für den Tag erreiche?
Sobald das Tages- oder Wochenlimit erreicht ist, werden Eingeladenen für diesen Zeitraum keine weiteren Zeitfenster angezeigt – auch wenn dein Kalender noch Verfügbarkeit zeigt.
Sehen Eingeladene meine Zeitzone oder ihre eigene?
Wenn Zeitzone automatisch erkennen aktiviert ist, sehen Eingeladene die Slots in ihrer eigenen lokalen Zeitzone. Wenn du die Zeitzone festlegst, sehen alle Eingeladenen die Slots in der von dir gewählten Zeitzone.
Kann ich nach einer Buchung auf eine externe Website weiterleiten?
Ja. Unter den Erweiterten Einstellungen kannst du eine beliebige gültige URL eingeben – deine eigene Website, ein Typeform, eine Notion-Seite oder ein anderes Ziel.
Muss ich einen Grund angeben, wenn ich selbst einen Termin absage?
Nein. Die Pflicht gilt nur für Eingeladene. Personen, die die Buchung verwalten dürfen, können sie ohne Grund absagen, auch wenn Grund für Absage verlangen eingeschaltet ist.
Gilt „Grund für Absage verlangen“ auch für bereits gebuchte Termine?
Ja. Zeeg prüft die Einstellung in dem Moment, in dem Eingeladene absagen. Sie gilt also auch für Termine, die vor dem Einschalten gebucht wurden.
Warum sehen Eingeladene nach einer Absage in meiner eingebetteten Terminseite die Schaltfläche „Neuen Termin vereinbaren“ nicht?
In einer Einbettung blendet Zeeg diese Schaltfläche auf der Absage- und der Bestätigungsseite aus, sobald ein Termin abgesagt wurde. Deine Website entscheidet, wie Eingeladene erneut buchen.