راهنمای زیگ
با زیگ ، سریع و بی‌دردسر ، جلسه یا قرارت رو هماهنگ کن!

چطور رویداد تیمی بسازیم؟

رویداد تیمی امکان هماهنگ کردن جلساتی را فراهم می‌کند که بیش از یک میزبان دارند. برای نمونه جلسات مصاحبه‌ی شغلی که لازم است همزمان چند نفر از تیم‌های مختلف برای مصاحبه با کارجو حاضر باشند یا جلسات پشتیبانی فنی که لازم است با حضور همزمان کارشناس پشتیبانی، کارشناس فنی و مشتری برگزار شود. برای آشنایی بیشتر با نوع‌رویداد تیمی و نمونه‌هایی دیگر از کاربرد این قابلیت، پیشنهاد می‌کنیم ابتدا این راهنما را مطالعه کنید.

برای ساخت رویداد تیمی باید عضو یک سازمان و عضو حداقل یکی از تیم‌های زیرمجموعه‌ی آن سازمان باشید. برای آشنایی بیشتر با فرایند ایجاد و مدیریت سازمان این راهنما و برای آشنایی با مراحل ایجاد، مدیریت و عضویت در تیم‌ها، این راهنما را مطالعه کنید.

آنچه در این مطلب می‌خوانید:

ایجاد نوع‌رویداد

در صفحه‌ی پیشخان روی دکمه‌ی «نوع‌رویداد جدید» کلیک کنید. در منویی که برایتان باز می‌شود گزینه‌ی «رویدادهای تیمی» را انتخاب کنید.

ایجاد نوع‌رویداد تیمی

در صفحه‌ای که برایتان باز می‌شود، ابتدا باید انتخاب کنید که این نوع‌رویداد مربوط به کدام تیم است. پس از آن باید انتخاب کنید که می‌خواهید چه کسانی میزبان این نوع‌رویداد باشند.

اضافه کردن میزبان به رویداد تیمی

نکته: هر نوع‌رویداد حداقل باید یک میزبان داشته باشند، اما تعداد میزبان‌ها حداکثر ندارد.

عنوان، مدت زمان، محل و روش برگزاری، رنگ نوع‌رویداد و پیامی را که می‌خواهید در صفحه‌ی هماهنگی قرار به مهمان نمایش داده می‌شود، وارد کنید. در نهایت یک آدرس اختصاصی برای نوع‌رویداد انتخاب کنید و روی دکمه‌ی «بعدی» کلیک کنید تا نوع‌رویداد ایجاد شود.

نکته: همه‌ی اعضای یک تیم می‌توانند رویداد تیمی بسازند.

تعیین زمان‌های آزاد

زیگ برای اینکه به مهمان نشان دهد چه روز و ساعت‌هایی را می‌تواند برای برگزاری جلسه انتخاب کند، تقویم‌های متصل همه‌ی میزبان‌ها را بررسی می‌کند و اشتراک زمان‌های آزاد تقویمی‌شان را به مهمان نمایش می‌دهد. از طرفی میزبان‌ها می‌توانند برای شخصی‌سازی بیشتر، به زیگ بگویند که دوست دارند قرارها در چه بازه‌ها و روزهایی هماهنگ شود.

تعیین زمان‌های آزاد در نوع‌رویداد تیمی مانند تعیین زمان‌های آزاد در نوع‌رویدادهای یک‌به‌یک و گروهی است. برای آشنایی بیشتر با شیوه‌ی تعیین زمان‌های آزاد، می‌توانید این راهنما را مطالعه کنید.

توجه: بازه‌هایی که در زبانه‌ی «زمان‌های آزاد» تعیین می‌کنید، برای همه‌ی میزبان‌ها است و این‌گونه نیست که هر میزبان زمان‌های آزاد خودش را وارد کرده باشد. بنابراین با میزبان‌های دیگر برای تعیین این بازه‌ها هماهنگ باشید.

نکته: پس از ایجاد نوع‌رویداد، همه‌ی میزبان‌ها می‌توانند زمان‌های آزاد آن نوع‌رویداد را از داخل حساب کاربری خودشان ویرایش کنند.

توجه: در صفحه‌ی هماهنگی قرار رویداد تیمی، تنها زمان‌هایی نمایش داده می‌شود که همه‌ی میزبان‌ها در دسترس باشند. اگر روز و ساعتی باشد که حتی یک نفر از میزبان‌ها در دسترس نباشد، آن روز و ساعت برای هماهنگی جلسه به مهمان نمایش داده نمی‌شود.

تنظیمات پیشرفته‌

تنظیمات پیشرفته‌ی نوع‌رویداد تیمی مانند نوع‌رویدادهای یک‌به‌یک و گروهی است. شما می‌توانید با استفاده از این تنظیمات، کنترل بیشتری روی جلسه‌های هماهنگ‌شده داشته باشید. برای نمونه می‌توانید به زیگ بگویید که اجازه ندهد چند دقیقه مانده به زمان شروع، جلسه‌ای تنظیم شود (مثلاً اگر الان ساعت 12:00 است و شما این مقدار را روی یک ساعت تنظیم کرده باشید، مهمان شما حتماً باید تا پیش از ساعت 11:00 جلسه را با شما هماهنگ کرده باشد.)

یکی دیگر از تنظیمات مهم در این بخش که می‌تواند برای رویدادهای تیمی اهمیت داشته باشد، قابلیت مخفی کردن رویداد است. اگر این گزینه را فعال کنید، این نوع‌رویداد در صفحه‌ی تیمتان به‌صورت عمومی نمایش داده نمی‌شود و تنها با داشتن لینک اختصاصی‌اش می‌توان به آن دسترسی پیدا کرد.

کارتان با تنظیمات پیشرفته که تمام شد، فراموش نکنید روی دکمه‌ی «ذخیره» کلیک کنید.

نکته: قابلیت‌های پرسش از مهمان و دریافت هزینه نیز مانند نوع‌رویدادهای یک‌به‌یک و گروهی کار می‌کنند. برای مطالعه‌ی راهنمای قابلیت پرسش از مهمان اینجا و برای مطالعه‌ی راهنماهای دریافت هزینه اینجا کلیک کنید.

توجه: تنها تفاوت قابلیت دریافت هزینه در رویداد تیمی آن است که «مالک سازمان» باید یک درگاه پرداخت به حساب زیگش متصل کرده باشد تا این قابلیت برای تمام رویدادهای درون آن سازمان فعال شود. پس از آن همه می‌توانند از این قابلیت در نوع‌رویدادهای تیمی آن سازمان استفاده کنند. تمام پرداخت‌ها نیز از طریق درگاه پرداخت مالک سازمان انجام می‌شود.

فعال‌سازی نوع‌رویداد

بعد از اعمال همه‌ی تنظیمات، باید نوع‌رویداد را فعال کنید تا در دسترس قرار بگیرد. این کار را هم می‌توانید از طریق صفحه‌ی ویرایش نوع‌رویداد انجام دهید، هم از طریق پیشخان.

برای فعال‌سازی از صفحه‌ی ویرایش نوع‌رویداد، مطابق عکس زیر، دکمه‌ی کنار عبارت «نوع‌رویداد غیرفعال است» را فعال کنید. اگر روی علامت پیکان کنار عنوان نوع‌رویداد کلیک کنید، مستقیم به صفحه‌ی نوع‌رویداد می‌روید و می‌توانید ظاهر صفحه‌ی هماهنگی قرار را بررسی کنید.

فعال‌سازی نوع‌رویداد

برای فعال‌سازی از طریق پیشخان، ابتدا نوع‌رویدادتان را پیدا کنید و سپس در کادر مربوط به نوع‌رویداد، روی دکمه‌ی فعال‌سازی (مطابق تصویر زیر) کلیک کنید.

فعال‌سازی نوع‌رویداد تیمی

توجه: مالک سازمان می‌تواند تمام جلسه‌های هماهنگ‌شده در تیم‌های زیرمجموعه‌ی سازمانش را ببیند. مدیر هر تیم نیز به تمام جلسه‌های هماهنگ‌شده در تیمش دسترسی دارد.

اشتراک‌گذاری نوع‌رویداد

برای اشتراک‌گذاری نوع‌رویداد، در صفحه‌ی پیشخان ابتدا نوع‌رویدادتان را پیدا کنید. سپس در کادر مربوط به نوع‌رویداد، روی دکمه‌ی   کلیک کنید. در کادری که برایتان باز می‌شود، می‌توانید لینک نوع‌رویداد را کپی کنید و در اختیار مهمانتان بگذارید.

اگر می‌خواهید مهمان فقط بتواند یک جلسه را با شما هماهنگ کند و پس از آن دیگر به نوع‌رویداد دسترسی نداشته باشد، از «لینک یک بار مصرف» استفاده کنید. وقتی مهمان با این لینک وارد صفحه‌ی هماهنگی قرار بشود، پس از هماهنگی یک جلسه، لینک از کار می‌افتد و دیگر به صفحه‌ی هماهنگی قرار دسترسی نخواهد داشت.

نظر بدهید