Zeeg

وبلاگ زیگ

با زیگ ، سریع و بی‌دردسر ، جلسه یا قرارت رو هماهنگ کن!



Zeeg
Avatar امین بهره‌مند
قانون پارکینسون و راه‌های خنثی کردن آن

اپل در سال ۲۰۱۷ معرفی HomePod را عقب انداخت، چون برای نهایی کردنش به «کمی زمان بیشتر» نیاز داشت. مایکروسافت آن‌قدر برای افزودن زبانه به ویندوز ۱۰ امروز و فردا کرد که سرانجام به‌کل آن را از برنامه‌هایش کنار گذاشت. فرایند ساخت تالار اپرای سیدنی قرار بود ۴ سال طول بکشد، اما در نهایت پس از ۱۴ سال به پایان رسید. چرا این اتفاق‌ها می‌افتد؟ چرا تیم‌ها از ریل خارج می‌شوند و برنامه‌ریزی‌هایشان مدام تغییر می‌کند؟ قانون پارکینسون یکی از متهمین اصلی این موضوع است.

در این مطلب قصد داریم ابتدا با قانون پارکینسون آشنا شویم، سپس ببینیم که چرا کارهایمان به‌اندازه‌ی مهلت‌شان طول می‌کشند و در نهایت در دو بخش مجزا  برای مدیریت کارهای فردی و پروژه‌های گروهی، توصیه‌هایی داریم که اجازه نمی‌دهند در دام قانون پارکینسون بیفتید. (بیشتر…)

calendar ۲۸ مهر ۱۴۰۰
archive مدیریت زمان
Avatar امین بهره‌مند
calendar ۲۸ مهر ۱۴۰۰
archive مدیریت زمان
اولویت بندی کارها

اولویت بندی کارها یکی از مشکلاتی است که انسانِ مدرن همیشه با آن درگیر بوده است. با افزایش ارتباطات و حجم کارهای ریز و درشت و متنوعی که هر نفر باید انجام دهد، نیاز به برنامه‌ریزی نیز بیش‌تر شده. هنگام برنامه‌ریزی مهم‌ترین سوالی که پیش می‌آید این است: کارها را با چه ترتیب و اولویتی انجام دهم؟

با این حساب اگر بگوییم اولویت بندی کارها مهم‌ترین بخش برنامه‌ریزی است، بی‌راه نگفته‌ایم؛ اینکه بدانید کدام کار اهمیت بالاتری دارد و اجازه ندهید انرژی‌تان صرف کارهای کم‌اهمیت‌تر شود، نکته‌ای است که می‌تواند به موفقیت یا عدم موفقیت شما ختم شود. شاید اولویت بندی‌ کارها در نگاه اول به‌نظر ساده بیاید، اما تجربه ثابت کرده که بسیار دشوارتر از چیزی است که فکر می‌کنیم. به‌خصوص زمانی که کارها زیاد می‌شود و تعداد فعالیت‌هایی که به‌نظرمان اولویت یکسانی دارند، بالا می‌رود. اینجاست که داشتن ساز و کاری منسجم برای اولویت بندی کارها اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کند. این همان موضوعی است که قصد داریم در این مطلب به آن بپردازیم. (بیشتر…)

calendar ۲۱ مهر ۱۴۰۰
archive مدیریت زمان
Avatar امین بهره‌مند
calendar ۲۱ مهر ۱۴۰۰
archive مدیریت زمان
مدیریت جلسات به سبک حرفه‌ای‌ها

هدف جلسات، روی کاغذ، افزایش بهره‌وری و کارآیی تیم‌ها است. زمانی که همه‌ی اعضا با هم هماهنگ باشند و بدانند چه کاری باید انجام شود، سخت‌ترین کارها نیز ممکن می‌شود. اما در واقعیت می‌بینیم که اکثرمان هفته‌های پیاپی درگیر جلسه‌های بی‌حاصلی شده‌ایم که بهره‌وری را هم کاهش داده‌اند. یکی از اصلی‌ترین علت‌هایش نیز این است که مدیران در «مدیریت جلسات» دچار ضعف هستند.

یک بررسی نشان می‌دهد که مدیران عادی به طور میانگین در هفته ۱۸ ساعت را در جلسات سپری می‌کنند. از طرفی نزدیک به نیمی از افرادی که مجبور به شرکت در جلسات می‌شوند، آن‌ها را «اتلاف وقت» می‌دانند. از قدیم گفته‌اند «وقت طلاست» و دقیقن به همین دلیل «اتلاف وقت» مساوی با «اتلاف سرمایه» است؛ بررسی دیگری در آمریکا نشان می‌دهد که یک جلسه‌ی هفتگی بین مدیران میانی، سالانه ۱۵ میلیون دلار برای شرکت‌ها هزینه برمی‌دارد!

اما برای نزدیک‌تر کردن جلسات به هدفِ روی کاغذشان چه باید کرد؟ (بیشتر…)

calendar ۱۲ شهریور ۱۴۰۰
archive مدیریت زمان
Avatar امین بهره‌مند
calendar ۱۲ شهریور ۱۴۰۰
archive مدیریت زمان
تکنیک پومودورو برای برنامه‌ریزی بهتر

اگر یک نفر به شما بگوید که راز مدیریت موثرِ زمان این است که به دقیقه‌ها و ساعت‌های روز به چشم گوجه‌فرنگی نگاه کنید، چه واکنشی نشان می‌دهید؟ خب، حق دارید که اولش خنده‌تان بگیرد و با خودتان بگویید چه فکر مسخره‌ای! اما آدم‌های زیادی هستند که حاضرند قسم بخورند تکنیک پومودورو زندگی‌شان را متحول کرده است (پومودورو معادل ایتالیایی «گوجه‌فرنگی» است).

شاید شما هم نام این تکنیک مدیریت زمان به گوش‌تان خورده باشد. بیایید ببینیم این تکنیک از کجا آمده، چه اصولی دارد و نگاهی هم به چند ابزار دیجیتال برای پیاده‌سازی آن بیندازیم.

آیا گوجه‌فرنگی واقعاً می‌تواند تا این حد نجات‌بخش باشد؟ (بیشتر…)

calendar ۱ شهریور ۱۴۰۰
archive مدیریت زمان
Avatar امین بهره‌مند
calendar ۱ شهریور ۱۴۰۰
archive مدیریت زمان
واقع‌بینی در تخمین زمان کارها چه تاثیری دارد؟

از آنجایی که بسیاری از ما فکر می‌کنیم قادر هستیم کارهای بسیاری را در مدت زمانی کوتاه انجام دهیم، عجیب نیست که بیش از اندازه برای یک روزمان کار بتراشیم. با این حال در انتهای روز از دیدن کارهای ناتمامی که برایمان باقی مانده، مدام تعجب می‌کنیم. گرچه این تجربه را بارها و بارها از سر می‌گذرانیم، باز هم موقع برنامه‌ریزی در تخمین زمان کارها به مشکل می‌خوریم و به خودمان می‌قبولانیم که می‌شود در یک روز معمولی، کارهایی فرامعمولی کرد. به این تفکر، «تفکر جادویی» می‌گویند و می‌تواند کاری کند که دیگران را از خودتان ناامید کنید، ضرب‌الاجل‌ها را رد کنید، حس کنید کاملن انرژی‌تان تخلیه شده و روحیه‌تان را از دست بدهید.

اما برای مقابله با «تفکر جادویی» چه باید کرد؟ چطور می‌توان با زمان واقع‌بینانه برخورد کرد؟ چطور می‌توانیم فشار ناشی از این تفکر را از روی شانه‌هایمان برداریم؟ چگونه هنگام تخمین زمان کارها روی واقعیت‌ها چشم نپوشیم؟ (بیشتر…)

calendar ۱۶ خرداد ۱۴۰۰
archive مدیریت زمان
Avatar امین بهره‌مند
calendar ۱۶ خرداد ۱۴۰۰
archive مدیریت زمان

گوگل کلندر (Google Calendar) یا همان تقویم گوگل، یکی از محبوب‌ترین ابزارها برای مدیریت قرارها و برنامه‌ریزی روزانه است. تقریبن بعید است که اهل برنامه‌ریزی با ابزارهای دیجیتال باشید و نام تقویم گوگل به گوش‌تان نخورده باشد. قابلیت‌های فراوان، پشتیبانی از انواع پلتفرم‌ها، هماهنگی با سایر ابزارهای گوگل و قابلیت یکپارچه شدن با نرم‌افزارهای دیگر از ویژگی‌هایی است که گوگل کلندر را به یکی از محبوب‌ترین تقویم‌های آنلاین تبدیل کرده است. مانند سایر ابزارهای گوگل، این سرویس هم قابلیت‌های ریز زیادی دارد که شاید در نگاه اول متوجه‌شان نشوید، اما می‌توانند کمک بزرگی به شما بکنند. در این مطلب می‌خواهیم تعدادی از این قابلیت‌ها را برایتان معرفی کنیم. قابلیت‌هایی که شاید هرکدام‌شان بتوانند گرهی کوچک یا بزرگ را از کار شما باز کنند. (بیشتر…)

calendar ۲۸ آذر ۱۳۹۹
archive مدیریت زمان
Avatar امین بهره‌مند
calendar ۲۸ آذر ۱۳۹۹
archive مدیریت زمان
استراتژی‌های مدیریت زمان

حجم کارهایی که روی سرمان آوار شده‌اند، معمولن بیش‌تر از آن است که بتوانیم با سبک کاری فعلی‌مان به‌موقع انجام‌شان دهیم. شاید کارهایمان را اولویت‌بندی کرده باشیم، برنامه‌ریزی کرده باشیم، بعضی از کارها را به بقیه واگذار کرده باشیم و حتا تکنیک‌های مدیریت زمان را امتحان کرده باشیم، اما باز هم یک جای کار می‌لنگد.

برای موفقیت در هر فرایندی، لازم است که مجری به‌روشنی بداند هدف آن فرایند چیست، چه منابعی برای رسیدن به نتیجه‌ی مطلوب در اختیار دارد و برای پشت سر گذاشتن این مسیر یک نقشه‌ی راه طراحی کند. این همان چیزی است که از آن با عنوان «استراتژی» یاد می‌کنیم. برای مدیریت زمان هم نیاز داریم استراتژی‌هایی داشته باشیم تا بتوانیم در مدت زمان کم‌تر، کارهای بیش‌تری را انجام دهیم. (بیشتر…)

calendar ۲۸ آذر ۱۳۹۹
archive مدیریت زمان
Avatar امین بهره‌مند
calendar ۲۸ آذر ۱۳۹۹
archive مدیریت زمان
تکنیک‌های مدیریت زمان

شاید این جمله را زیاد شنیده باشیم: «اصلن نفهمیدم کِی شب شد!» در روزگار شلوغ و پر از هیاهوی این روزهای ما، طبیعی است که زمان از دست‌مان در برود. ممکن است روز را با فهرستی طولانی از کارهایی شروع کنیم که باید انجام شوند، اما در پایان روز با نگاه کردن به آن فهرست، ببینیم که بیش‌تر کارهای آن لیست دست‌نخورده باقی مانده‌اند. اگر می‌خواهید که دیگر چنین وضعیتی را تجربه نکنید، باید زمان‌تان را به‌خوبی مدیریت کنید. برای این کار هم به تکنیک‌هایی نیاز دارید که هرچند ساده‌اند، اما در این مسیر خیلی کمک‌تان می‌کنند. در این مطلب ساده‌ترین و موثرترین تکنیک‌های مدیریت زمان را با هم مرور می‌کنیم. می‌توانید با توجه به نیازتان یکی از آن‌ها را انتخاب کنید یا با ترکیب چندتایشان، به کارهایتان نظم ببخشید.

(بیشتر…)

calendar ۲۷ آذر ۱۳۹۹
archive مدیریت زمان
Avatar امین بهره‌مند
calendar ۲۷ آذر ۱۳۹۹
archive مدیریت زمان
مدیریت زمان، چرا و چگونه؟

«وقت طلاست». این ضرب‌المثلی است که همه‌ی ما شنیده‌ایم، اما بیش‌ترمان فقط زمانی آن را با تمام وجود درک می‌کنیم که از نظر زمانی در فشار قرار گرفته باشیم: شب امتحان و در حالی که هنوز مطالعه‌ی خیلی از مباحث امتحان باقی مانده یا روزهای آخر تحویل پروژه و در حالی که کارفرما با پیام‌هایش ما را عاصی کرده و البته خودمان می‌دانیم کار به این زودی‌ها آماده نمی‌شود. در زندگی روزمره‌ی ما از این نمونه‌ها زیاد است. برای تکمیل تمام این کارها فرصت کافی داشته‌ایم، اما وقتی به ضرب‌الاجل‌ها می‌رسیم، نمی‌دانیم که با این همه «وقت» چه کرده‌ایم. شاید حتا واقعن تمام این فرصت‌ها را به بی‌خیالی نگذرانده باشیم و سخت هم کار کرده باشیم، اما باز هم در انتها وقت کم می‌آوریم. چرا؟ روز همه‌ی ما ۲۴ ساعت است، پس چطور دستاورد بعضی افراد خیلی بیش‌تر از بقیه است؟ (بیشتر…)