Zeeg

وبلاگ زیگ

با زیگ ، سریع و بی‌دردسر ، جلسه یا قرارت رو هماهنگ کن!



Zeeg

در دوران رواج دورکاری و همکاری مجازی، برای حفظ و بالا بردن بازدهی تیم‌مان چه کنیم؟

Avatar امین بهره‌مند

حالا با گذشت چندین ماه از شروع بحران کرونا در سراسر دنیا، می‌توانیم با اطمینان بگوییم که برای اولین بار در عصر تکنولوژی، ملاقات‌های رودررو برای بسیاری از افراد امکان‌پذیر نیست. ارتباطات حضوری جایشان را بیش‌تر به ارتباطات مجازی داده‌اند و همکاری از راه دور نسبت به گذشته رواج بیش‌تری پیدا کرده است. البته که این وضعیت همیشگی نخواهد بود و کرونا روزی شکست خواهد خورد، اما ممکن است با آن زمان فاصله‌ی زیادی داشته باشیم. حتا بعد از شکست کرونا هم باید انتظار داشته باشیم دورکاری روی بورس بماند؛ زیرا در این مدت مزایای این نوع همکاری آشکار شده، ابزارها بیش‌تر با آن سازگار شده‌اند و افراد نیز بیش از قبل به آن عادت کرده‌اند. پس مدیران و رهبران تیم‌ها باید بدانند که چطور می‌توانند در فضای دورکاری و همکاری مجازی موفق باشند و زیرمجموعه‌شان را به‌خوبی هدایت کنند.

البته خیلی از افراد با دورکاری و ارتباط به‌کمک ابزارهای دیجیتال همچون اسلک و زوم بیگانه نیستند. بسیاری از کسب‌وکارها نیز سال‌هاست که از دورکاری و همکاری مجازی استفاده می‌کنند، زیرا مشتریان و کارمندانی دارند که در یک موقعیت مکانی متمرکز نیستند. اما تا پیش از بحران کرونا نیاز آنچنانی به استراتژی‌هایی ویژه‌ی دورکاری احساس نمی‌شد. زیرا بیش‌تر همکاری‌ها حضوری و رودررو بودند. اما حالا لازم است که هر مدیری لحظه‌ای با خودش خلوت کند و ببیند استراتژی‌هایش نسبت به گذشته نیازمند چه تغییراتی هستند تا بتواند از این توفیق اجباری بیش‌ترین استفاده را ببرد.

چالش‌های دورکاری برای مدیران

بهتر است در ابتدا با هم نگاهی به مهم‌ترین چالش‌های دورکاری بیندازیم که مدیران و رهبران تیم‌ها با آن مواجه هستند:

  • بعضی‌ها با آن راحت نیستند: نوجوان‌ها کم‌تر از سایر قشرها از این دورانِ الزام به ارتباطات مجازی آسیب دیده‌اند؛ چون از کودکی با این سبک زندگی خو گرفته‌اند. آن‌ها جوری با دوست‌هایشان تماس تصویری می‌گیرند، انگار که رفیق‌شان دقیقن مقابل‌شان ایستاده است. اما برای افرادی که سن و سال بیش‌تری دارند و دوران کودکی‌شان همزمان با عصر فناوری اطلاعات نبوده، دورکاری آن‌قدرها هم راحت نیست. این راحت نبودن باعث می‌شود که برای بعضی افراد ارتباط برقرار کردن، اعتماد کردن و همکاری با دیگران سخت باشد. اگر مدیری هستید که حالا تیم‌تان مجبور شده به دورکاری رو بیاورد، شاید برای حفظ سطح اعتبار قبلی‌تان مقابل اعضای تیم، با مشکل مواجه شوید. برای القای حس اعتمادی که حضوری به کارکنان‌تان منتقل می‌کردید هم احتمالن مشکل داشته باشید.
  • برقراری ارتباط حسی سخت‌تر است: در مراودات حضوری برای برقراری ارتباط اثرگذارتر از لحن، سرعت گفتار، حالت چهره و زبان بدن استفاده می‌کنیم. اما هم به‌دلایل فنی و هم به این دلیل که احساسات افراد از طریق ویدیو سخت‌تر منتقل می‌شود، استفاده از این عوامل در تعاملات مجازی دشوارتر است. به‌خصوص در مباحث گروهی.
  • حواس افراد راحت پرت می‌شود: درگیر بحث نگه داشتن افراد در جلسه‌های حضوری به‌خودی‌خود دشوار است، چه برسد به جلسه‌های مجازی. در جلسه‌های حضوری می‌توانید تا حدی روی عوامل پرت‌کننده‌ی حواس کنترل داشته باشید، اما در جلسه‌های مجازی چنین امکانی وجود ندارد.
  • به مهارت‌های جدیدی نیاز دارید: چه از جنبه‌ی مدیریتی و استفاده از تکنولوژی نگاه کنید، چه از جنبه‌ی حفظ و استفاده از تکنیک‌های مدیریت جلسه و چه از جنبه‌ی بازنگری قالب کلی دستور جلسات، همکاری مجازی با همکاری حضوری متفاوت است. با دانستن این موضوع نیمی از راه حل مشکل را رفته‌اید.

حالا با در نظر داشتن این مشکلات در پسِ ذهنتان، پنج سوال زیر را از خود بپرسید تا مطمئن شوید حتا وقتی که دارید از خانه تیم‌تان را مدیریت می‌کنید، بهترین رهبریِ ممکن را دارید.

به‌اندازه‌ی کافی راهبردی عمل می‌کنم؟

مدیران قوی برقراری تعاملات راهبردی را در هر موقعیتی تمرین می‌کنند؛ حین جلسه‌هایی که یک روز کامل طول می‌کشند، در طول جلسه‌های یک ساعته، موقع برقراری تماسی در زمینه‌ی فروش و بازاریابی، در دیدارهای حضوری و حتا هنگام ایمیل زدن. تعاملات مجازی نیازمند طرح‌ریزی راهبردی‌تری نسبت به تعاملات حضوری هستند. پیش از هر صحبتی، کمی وقت بگذارید و به هدف‌تان، مخاطب‌تان و محتوای صحبت‌تان فکر کنید. سپس اهداف، ترتیبی که قصد دارید به آن‌ها بپردازید و میزان زمانی را یادداشت کنید که می‌خواهید برای هرکدام‌شان صرف کنید.

خوب است که دامنه‌ی اهداف‌تان را از حالت عادی هم بیش‌تر کنید. برای نمونه، می‌خواهید فرد (یا افراد) دیگر بعد از صحبت‌های شما چه احساسی داشته باشند؟ فکر کنید که چطور می‌توانید ضریب مشارکت مخاطب را بالا ببرید، تا به این ترتیب بتوانید جای خالی تعاملات رودررو را جبران کنید. مثلن حین صحبت‌هایتان سوال‌های بیش‌تری بپرسید، مدام از اعضای تیم بازخورد بگیرید که مطمئن شوید از بحث جا نمانده باشند و در زمان‌بندی جلسه‌ی ارایه یا جلسه‌ی گروهی‌تان برای چنین لحظه‌هایی وقت اضافه‌ی مخصوصی در نظر بگیرید.

پروتکل‌های ارتباطی تیم خودم یا کل سازمان را بازنگری کرده‌ام؟

اگر بخواهید کارها را مجازی پیش ببرید، باید پروتکل‌های ارتباطی با کسانی که مستقیم زیر نظرتان هستند، کارکنان، اعضای هیئت‌مدیره و هر مخاطبی را بازنگری کنید که معمولن با آن‌ها کار می‌کنید. برای نمونه باید به این فکر کنید که جلسه‌های هفتگی بررسی روند پیشرفت را چطور برگزار کنید. قرار است این جلسه‌ها از طریق تماس تلفنی برگزار شوند یا در اسلک یا در بستر تماس تصویری؟ گرچه تجربه ثابت کرده که ارتباط تصویری بهترین گزینه است، اما شاید بهتر باشد رویکردتان را با توجه به ترجیح هرکدام از کارکنان‌تان تعیین کنید. این موضوع برای جلسه با مشتری‌ها و سهام‌داران عمده هم مطرح است.

می‌توانید در گوگل شیت یا اکسل جدولی برای خودتان ایجاد کنید و برنامه‌ای جامع برای انواع جلسه‌ها طرح‌ریزی کنید. جدول‌تان حداقل باید چهار ستون داشته باشد و هر ستون را به یکی از موارد زیر اختصاص دهید:

  • شیوه‌ی ارتباط (برای نمونه ویدیویی، تلفنی، اسلک)
  • تناوب جلسه (برای نمونه هفتگی، ماهانه)
  • دستور جلسه (برای نمونه تعاملات درون‌گروهی، بررسی روند پیشرفت)
  • شرکت‌کنندگان جلسه (برای نمونه مدیران، اعضای هیئت‌مدیره)

ابتدا این جدول را بر اساس نحوه‌ی عملکردتان پیش از شروع دورکاری تکمیل کنید. سپس آن را جوری بازنگری کنید که با وضعیت فعلی‌تان سازگاری داشته باشد.

زمانی که شروع به «بازنگری» جدول می‌کنید، هرچه را که پیش از این «بهترین روال» می‌دانستید به چالش بکشید. از تعداد حاضران در جلسه‌هایتان گرفته تا زمانی که به آن‌ها اختصاص داده‌اید. از خودتان بپرسید: آیا لازم است که برای اعلام تمام اخبار و اطلاعیه‌ها از تماس تصویری استفاده کنم یا می‌توانم آن‌ها را بنویسم و به‌شکل متنی به اعضای تیم اطلاع‌رسانی کنم؟ آیا لازم است که با زیردستان مستقیم خودم جلسه‌های بررسی روند پیشرفت بیش‌تری برگزار کنم تا بتوانم به سطح اثرگذاری جلسه‌های حضوری برسم؟ آیا جلسه‌هایی که در شرکت شصت دقیقه طول می‌کشیدند، حالا هم باید شصت دقیقه‌ی کامل طول بکشند؟ آیا بعد از هر جلسه باید خلاصه‌ای ایمیلی برای افراد بفرستم تا مطمئن شوم چیزی نباشد که کسی متوجهش نشده باشد؟

در نهایت نگاهی کلی به برنامه، کمک‌تان می‌کند که آن را بهینه‌تر بکنید.

چطور می‌توانم برای کمک به موفقیت افراد، نقش و وظایف‌شان را بازنگری کنم؟

بعضی افراد موقع دورکاری به‌اصطلاح «می‌ترکانند»، در حالی که بعضی‌ها هم ممکن است انگیزه‌هایشان افت پیدا کند یا با چالش‌های پیش‌بینی‌نشده‌ی دیگری مواجه شوند. هرچند شاید در ابتدا آشکار نباشد که چه کسانی با وضعیت جدید مشکل دارند، اما شما در نقش رهبر تیم وظیفه دارید که مدام از اعضای تیم‌تان خبر بگیرید و بررسی کنید که تا چه حد با اوضاع جدید خو گرفته‌اند. در طول صحبت‌های دونفره‌تان بپرسید: «اوضاع چطور پیش می‌ره؟ چه چالش‌هایی داری؟ به‌نظرت برای موفق شدن به چه چیزهایی نیاز داری؟ من، یا تیم، چطور می‌تونیم کمکت کنیم؟»

حین این گفت‌وگوها، نقاط قوت و ضعف هر فرد را دوباره ارزیابی کنید. شاید به این نتیجه برسید که بهتر است وظایف افراد را با یکدیگر جابه‌جا کنید یا لازم است برای کسانی که کم‌تر احساس راحتی می‌کنند، جلسه‌های تمرینی برگزار کنید. برای نمونه ممکن است یکی از اعضای تیم‌تان در اداره‌ی جلسه‌های حضوری عملکرد فوق‌العاده‌ای داشته باشد، اما حالا به‌دلیل ضعف در توانایی‌های فنی یا توانایی‌های‌ ارتباط از راه دور، نمی‌تواند جلسه‌های مجازی را خوب اداره کند. شاید متوجه فردی شوید که در جلسه‌های حضوری مشارکتی فعالانه دارد، اما در جلسه‌های مجازی چندان فعال نیست.

دورکاری و همکاری مجازی از طریق تماس ویدیویی

از آنجا که تغییراتی مانند جابه‌جایی وظایف و نقش‌ها می‌تواند حساسیت‌زا باشد، باید مطمئن باشید که این جابه‌جایی برای هر دو طرف فرصتِ رشد و موفقیت بیش‌تر را فراهم می‌کند. با تشخیص نقاط قوت و ضعف زیردستان‌تان، قرار دادن آن‌ها در موقعیتی که می‌توانند در آن موفق شوند و کمک و راهنمایی به آن‌ها در زمان مواجهه با مشکل در جایگاه جدیدشان، نه تنها بازدهی تیم‌تان را بالا می‌برید، بلکه باعث رشد کارکنان‌تان هم می‌شوید.

فراموش نکنید که حین مکالمه‌ با اعضای تیم از آن‌ها بخواهید که نظرات و بازخوردهایشان را با شما در میان بگذارند که تیم چطور می‌تواند پیشرفت کند. به یاد داشته باشید که این احترام گذاشتن و اعتبار دادن به اعضای تیم و مراقبت از آن‌ها، پایه‌های رهبری قدرتمند هستند.

حواسم به دورنمای کلی است؟ (و در رابطه با آن با بقیه تعامل دارم؟)

هنگام دورکاری ساده است که فقط روی موضوعات فنی تمرکز کنید؛ از پای کامپیوترتان بلند نشوید و با تمام قدرت و به‌شکلی بی‌نظم ایمیل پشت ایمیل بفرستید. سایه‌ی شوم فهرست کارهایتان را روی خود حس می‌کنید و همکاران‌تان هم نیستند که حواس‌تان را پرت کنند، در نتیجه شاید وسوسه شوید که خودتان را آفتابی نکنید و به کارهایتان برسید. اما آدم‌ها به جهت‌دهی رهبران‌شان وابسته‌اند، به‌‌ویژه در دوران شک و تردید. یعنی چه؟ یعنی هر چند تا کار خرده‌ریز هم که تقویم کاری‌تان را پر کرده باشد، باز هم نباید حواس‌تان از دورنمای کلی پرت شود.

استراتژی در کار

مطمئن شوید همان‌طور که برای کار کردن «درون» کسب‌وکارتان وقت می‌گذارید (از طریق کارهای عملیاتی)، برای کار کردن از «بیرون» روی کسب‌وکارتان هم وقت بگذارید (از طریق توجه به استراتژی). به این منظور بخش‌هایی از تقویم کاری‌تان را برای فکر کردن درباره‌ی استراتژی خالی کنید. اگر هم افکار و تصمیمات‌تان در این زمینه هیچ اغتشاشی ندارد، با اعضای تیم‌تان جلسه‌هایی ویژه‌ی بحث درباره‌ی استراتژی برگزار کنید. از این زمان برای بازنگری در پاسخِ سوالات اساسی درباره‌ی کسب‌وکار و سازمان‌تان استفاده کنید. برای نمونه: «آیا برای مشتریان‌مان روشن است که چرا به‌جای رقیبان‌مان باید سراغ خدمات ما بیایند؟ آیا فرصت‌هایی وجود دارد که بتوانیم مدل کسب‌وکارمان را بهبود دهیم؟ آیا اعضای تیم‌مان آن‌قدر متعهد، پُربازده و علاقه‌مند به موضوع هستند که بهترین عملکردشان را بروز دهند؟»

این توصیه را از مایکل پورتر (Michael Porter)، نظریه‌پرداز اقتصاد و کسب‌وکار، در ذهن‌ داشته باشید: «تغییر، موقعیت‌های جدیدی ایجاد می‌کند… با تکامل جوامع، نیازهای جدیدی بروز پیدا می‌کند.» این تغییر وضعیت بابت بحران کرونا، احتمالن بیش‌تر از آنکه فکرش را بکنید، فرصت‌های جدیدی برای کسب‌وکار و سازمان شما و خودتان در نقش رهبر و مدیر ایجاد کرده و خواهد کرد. زمانی که همه فقط دارند از اوضاع گلایه می‌کنند و حالتی تدافعی گرفته‌اند، این مدیران هستند که باید حالت تهاجمی بگیرند و در کمین فرصت‌هایی باشند که ممکن است ایجاد شوند.

برای بهبود جو حاکم بر شرکت‌مان، چه کارهای دیگری می‌توانم بکنم؟

شاید برای‌تان عجیب باشد، اما تیم‌های فراوانی هستند که در این دوران حتا از قبل هم قدرتمندتر شده‌اند. برای دستیابی به این هدف، رهبران این تیم‌ها موقعیت‌هایی را ایجاد کرده‌اند که اعضای تیم‌شان به یک هدف متعهد، علاقه‌مند و با هم متحد شوند. در حال حاضر اعضای تیم باید احساس کنند که تنها اهداف شرکت آن‌ها را کنار هم نگه نداشته، بلکه خودشان هم با یکدیگر ارتباط نزدیکی دارند.

یکی از راه‌هایی که می‌توانید این اتفاق را رقم بزنید، برگزاری جلسه‌هایی منظم است تا افراد در آن موفقیت‌هایی را با هم به اشتراک بگذارند که ممکن است در رابطه با مشتری، یکدیگر یا کلیت کسب‌وکار به دست آورده باشند. اگر این جلسه‌ها را خوب اداره کنید، می‌توانید این موفقیت‌ها را به دورنمای شرکت، ماموریت یا ارزش‌های آن گره بزنید؛ بدین‌ترتیب می‌توانید بر اهمیت اهداف سازمان و حیاتی بودن نقش تک‌تک افراد در این موفقیت‌ها نیز مروری داشته باشید. اگر تقویم کاری تیم‌تان فشرده است و نمی‌توانید برای چنین جلسه‌هایی زمان پیدا کنید، ارتباط از طریق اسلک، ایمیل یا هر نوع تعامل غیرکلامی دیگر هم به کارتان می‌آید.

در زمینه‌ی نزدیک‌ کردن اعضای تیم به یکدیگر، شاید بتوانید روی فعالیت‌های تیمی دیگری نیز سرمایه‌گذاری کنید که پیش از این نیازشان کم‌تر احساس می‌شده است. برگزاری جلسه‌های گپِ تیمی، مدیتیشن گروهی، اجرای موسیقی تیمی، اشتراک‌گذاری آثار و کارهای هنری اعضا با یکدیگر و چالش‌های تناسب‌اندام نمونه‌هایی از این فعالیت‌ها هستند. حتا اگر امکان اجرای چنین فعالیت‌هایی برای تیم شما وجود ندارد، خیلی ساده می‌توانید جلسه‌ای برگزار کنید و از افراد بخواهید فیلم، میم یا عکسی را با بقیه به اشتراک بگذارند که به‌نظرشان بامزه بوده تا با همدیگر بخندند و لذت ببرند. این کار می‌تواند یخِ بین افراد را آب کند و روند رفیق شدن‌شان را سرعت ببخشد.

بیشتر بخوانید: چطور به اعتمادسازی در تیم‌های دورکار کمک کنیم؟

وضعیت فعلی دنیا ناامیدکننده است. این اولین نتیجه‌ای است که با گوش دادن به اخبار به ذهن‌تان می‌رسد. اما آیا کورسوی امیدی هم هست؟ اجازه دهید جواب‌مان مثبت باشد. آن مهارت‌های مدیریتی که اکنون در حال تمرین‌شان هستید، بعد از بحران کرونا با شما می‌مانند. امکان ندارد دقیقن به همان وضعیت پیش از کرونا برگردیم. فرصت‌های جدیدی ایجاد خواهد شد. شاید حتا تعداد نیروهای کاملن دورکار به سطحی برسد که فکرش را هم نمی‌کردید. و به لطف دوران پیش‌بینی‌نشده‌ای که اکنون می‌گذرانیم، برای این فرصت‌ها آماده خواهید بود. با مهارت‌های جدیدی که می‌توانید به‌کمک‌شان، چه از داخل خانه و چه به‌شکل حضوری، کارآمدتر از قبل تیم‌تان را رهبری کنید.

اشتراک‌گذاری

پاسخ به لغو
Comments دیدگاه‌ها