گوگل کلندر (Google Calendar) یا همان تقویم گوگل، یکی از محبوب‌ترین ابزارها برای مدیریت قرارها و برنامه‌ریزی روزانه است. تقریبن بعید است که اهل برنامه‌ریزی با ابزارهای دیجیتال باشید و نام تقویم گوگل به گوش‌تان نخورده باشد. قابلیت‌های فراوان، پشتیبانی از انواع پلتفرم‌ها، هماهنگی با سایر ابزارهای گوگل و قابلیت یکپارچه شدن با نرم‌افزارهای دیگر از ویژگی‌هایی است که گوگل کلندر را به یکی از محبوب‌ترین تقویم‌های آنلاین تبدیل کرده است. مانند سایر ابزارهای گوگل، این سرویس هم قابلیت‌های ریز زیادی دارد که شاید در نگاه اول متوجه‌شان نشوید، اما می‌توانند کمک بزرگی به شما بکنند. در این مطلب می‌خواهیم تعدادی از این قابلیت‌ها را برایتان معرفی کنیم. قابلیت‌هایی که شاید هرکدام‌شان بتوانند گرهی کوچک یا بزرگ را از کار شما باز کنند.

قابلیت‌هایی که در این مطلب با آن‌ها آشنا می‌شوید:

• تقویم‌های جداگانه برای بخش‌های مختلف زندگی
• اشتراک‌گذاری تقویم با دیگران
• بازیابی رویداد حذف شده
• افزودن تقویم‌های از پیش آماده
• نمایش ساعت در منطقه‌های زمانی مختلف
• دریافت برنامه‌ی روزانه از طریق ایمیل
• رویدادهای تکرارشونده
• تکثیر رویداد

تقویم‌های جداگانه برای بخش‌های مختلف زندگی

در ابتدای شروع به استفاده از تقویم گوگل، یک تقویم با نام خودتان در اختیار شما قرار می‌گیرد که می‌توانید برنامه‌ها و رویدادهایتان را در آن وارد کنید. اما ممکن است بخواهید رویدادهای بخش‌های مختلف زندگی‌تان را در تقویم‌هایی جداگانه نظم و ترتیب دهید تا مرز بین آن‌ها را حفظ کرده باشید. برای نمونه تقویمی برای قرارهای کاری‌تان داشته باشید، تقویمی برای زندگی شخصی‌تان، تقویمی برای برنامه‌ی ورزشی‌تان و… .

داشتن تقویم‌های جداگانه برای بخش‌های مختلف زندگی فایده‌های زیادی دارد. برای نمونه ممکن است بخواهید تقویم کاری‌تان را با همکارتان به اشتراک بگذارید. اگر تمام اتفاقات زندگی‌تان را در یک تقویم جای داده باشید، اشتراک‌گذاری تقویم‌ با همکارتان به معنای اشتراک‌گذاری تمامی ابعاد زندگی‌تان با اوست که شاید برای شما مطلوب نباشد. اما اگر تقویم کاری‌تان را جدا از تقویم زندگی شخصی‌تان ایجاد کرده باشید، هیچ مشکلی نخواهید داشت.

خوشبختانه تقویم گوگل از قابلیت تقویم‌های چندگانه پشتیبانی می‌کند. برای ایجاد تقویمی جدید ابتدا باید از طریق کامپیوتر وارد سایت تقویم گوگل شوید. سپس در نوار سمت چپ، مقابل عبارت Other calendars، روی علامت به علاوه (+) کلیک کنید. در منوی باز شده روی عبارت Create new calendar کلیک کنید.

توجه: ایجاد تقویم جدید از طریق اپلیکیشن‌های تقویم گوگل امکان‌پذیر نیست و باید حتمن از نسخه‌ی تحت وب استفاده کنید. اما پس از ایجاد تقویم، امکان استفاده‌ی آن در تمامی پلتفرم‌ها وجود دارد.

در صفحه‌ای که برایتان باز می‌شود، نام، توضیحات تقویم و منطقه‌ی زمانی‌اش را تعیین و روی دکمه‌ی Create calendar کلیک کنید. پس از چند ثانیه تقویم به فهرست تقویم‌های شما اضافه می‌شود و می‌توانید انتخاب کنید که رویدادهای آن برایتان نمایش داده شود یا خیر.

نکته: گوگل تقویم‌ها را بر اساس حروف الفبا مرتب می‌کند. اگر تعداد تقویم‌هایتان زیاد است و می‌خواهید تقویمی بالاتر از سایر تقویم‌ها نمایش داده شود، هنگام نام‌گذاری به این موضوع توجه داشته باشید. برای تغییر نام تقویم‌های فعلی نیز کافی است روی سه نقطه‌ی کنارشان کلیک و گزینه‌ی Settings and sharing را انتخاب کنید. یکی از ترفندها برای بالاتر آمدن تقویم در فهرست تقویم‌ها، افزودن ایموجی به ابتدای نام آن است. برای پیدا کردن ایموجی می‌توانید از سایت Emojipedia استفاده کنید.

اشتراک‌گذاری تقویم با دیگران

یکی از قابلیت‌های ویژه‌ی تقویم گوگل، امکان اشتراک‌گذاری تقویم با دیگران است. شما می‌توانید تقویم‌تان را با سایر کاربران تقویم گوگل به اشتراک بگذارید و برایشان سطح دسترسی مشخص کنید؛ یعنی اینکه فرد دیگر فقط بتواند زمان‌های پر یا خالی‌تان را مشاهده کند یا تمام اطلاعات رویدادهایتان را ببیند یا در رویدادها تغییر ایجاد کند یا حتا روی اشتراک‌گذاری تقویم‌تان هم کنترل داشته باشد.

نکته: این قابلیت برای استفاده از سرویس‌های هماهنگی قرار ملاقات مانند زیگ بسیار کاربردی است. زیرا می‌توانید تمام تقویم‌های موردنیازتان را با یک حساب کاربری به اشتراک بگذارید و سپس با اتصال آن حساب به زیگ، هنگام پیدا کردن زمان خالی برای قرار ملاقات، چندین تقویم را یکجا بررسی کنید.

برای این کار ابتدا طریق کامپیوتر وارد سایت تقویم گوگل شوید. در نوار سمت چپ، نام تقویمی را پیدا کنید که می‌خواهید به اشتراک بگذارید. روی سه نقطه‌ی مقابل نام تقویم کلیک و گزینه‌ی Settings and sharing را انتخاب کنید.

توجه: امکان اشتراک‌گذاری تقویم از طریق اپلیکیشن‌های تقویم گوگل فراهم نیست و برای این کار حتمن باید از نسخه‌ی تحت وب استفاده کنید.

در صفحه‌ای که برایتان باز می‌شود دنبال بخش Share with specific people بگردید. آنجا روی دکمه‌ی Add people کلیک کنید. در کادری که برایتان باز می‌شود آدرس ایمیل فردی را وارد کنید که می‌خواهید تقویم را با او به اشتراک بگذارید. در بخش Permissions سطح دسترسی فرد را تعیین کنید. در نهایت روی Send کلیک کنید.

اکنون ایمیلی حاوی لینک برای فرد موردنظر ارسال می‌شود که با کلیک روی آن لینک می‌تواند تقویم شما را به فهرست تقویم‌های خودش اضافه کند.

بازیابی رویداد حذف شده

گاهی پیش می‌آید که ناخواسته رویدادی را از تقویم‌تان حذف می‌کنید. خوشبختانه گوگل کلندر رویدادهای حذف شده را تا 30 روز در سطل زباله‌اش نگه می‌دارد و شما می‌توانید در صورت نیاز آن‌ها را بازیابی کنید. البته توجه کنید که این کار فقط از طریق نسخه‌ی تحت وب امکان‌پذیر است.

برای بازیابی رویداد حذف شده، سایت گوگل کلندر را باز کنید. در گوشه‌ی بالا سمت راست روی علامت چرخ‌دنده و سپس روی گزینه‌ی Trash کلیک کنید. در صفحه‌ی باز شده، تمام رویدادهای حذف شده در 30 روز گذشته برایتان نمایش داده می‌شود. رویدادهای مدنظرتان را انتخاب و روی علامت فلشی که ظاهر می‌شود کلیک کنید تا همگی بازیابی شوند. اگر روی علامت سطل زباله کلیک کنید، رویدادهای انتخابی برای همیشه حذف خواهند شد و دیگر قابل بازیابی نخواهند بود.

افزودن تقویم‌های از پیش آماده به تقویم گوگل

گوگل این امکان را فراهم کرده تا بتوانید تقویم‌های از پیش آماده را به فهرست تقویم‌هایتان اضافه کنید. این تقویم‌ها می‌توانند تقویم تعطیلات ملی یا مذهبی باشند یا حتا تقویم برنامه‌ی بازی‌های ورزشی تیم محبوب‌تان و برنامه‌ی پخش سریال‌های موردعلاقه‌تان.

گوگل تعدادی تقویم از پیش آماده دارد. از جمله‌ی این تقویم‌ها می‌توان به تعطیلات ملی کشورها، تعطیلات مذهبی ادیان مختلف، وضعیت ماه و برنامه‌ی بازی‌های تعدادی ورزش خاص اشاره کرد. برای اضافه کردن این تقویم‌ها وارد نسخه‌ی تحت وب تقویم گوگل شوید. در نوار سمت چپ، در بخش Other calendars روی گزینه‌ی به علاوه (+) کلیک کنید. در منوی باز شده روی گزینه‌ی Browse calendars of interest کلیک کنید. در صفحه‌ی باز شده، تقویم‌های موردنظرتان را انتخاب کنید تا به تقویم اصلی‌تان اضافه شوند.

البته برای افزودن تقویم‌های از پیش آماده، محدود به تقویم‌هایی نیستید که گوگل تهیه کرده است. وب‌سایت‌های زیادی هستند که تقویم‌هایی را آماده می‌کنند و آن را رایگان یا پولی در اختیار افراد قرار می‌دهند. شما می‌توانید فایل این تقویم‌ها را با فرمت ics از این وب‌سایت‌ها دریافت و در تقویم گوگل‌تان وارد کنید.

نکته: وب‌سایت‌های WebCal و iCalShare از جمله وب‌سایت‌هایی هستند که تقویم‌های از پیش آماده ارایه می‌کنند. توجه کنید که تقویم‌های از پیش آماده منحصر به رویدادها نیستند و می‌توانند مجموعه‌ای از جملات انگیزشی یا چیزهایی مشابه برای روزهای مختلف سال باشند.

برای افزودن تقویم‌های از پیش آماده با فرمت ics، پس از دانلود فایل تقویم، وارد نسخه‌ی تحت وب تقویم گوگل شوید. در نوار سمت چپ، در بخش Other calendars روی گزینه‌ی به علاوه (+) کلیک کنید. در منوی باز شده روی گزینه‌ی Import کلیک کنید. در صفحه‌ی باز شده، فایل تقویم موردنظرتان را انتخاب و روی گزینه‌ی Import کلیک کنید.

نکته: یکی از تقویم‌های از پیش آماده‌ی محبوب گوگل، تقویم وضع آب و هوا بود. اما اخیرن این تقویم بدون توضیح خاصی از فهرست تقویم‌های از پیش آماده‌ی گوگل حذف شده است. شما می‌توانید به‌کمک این وب‌سایت، وضعیت آب و هوا را به تقویم گوگل‌تان اضافه کنید.

نمایش ساعت در منطقه‌های زمانی مختلف

اگر با افرادی در ارتباط هستید که در منطقه‌های زمانی متفاوتی نسبت به شما زندگی می‌کنند، حتمن تابه‌حال شده که به‌علت اختلاف زمانی با مشکل مواجه شده باشید. گوگل کلندر این قابلیت را دارد که هنگام افزودن رویدادی جدید، ساعت موردنظرتان را در منطقه‌های زمانی انتخابی‌تان نیز نمایش دهد.

برای فعال کردن این قابلیت، نسخه‌ی تحت وب گوگل کلندر را باز کنید. در گوشه‌ی بالا سمت راست روی علامت چرخ‌دنده و سپس روی گزینه‌ی Settings کلیک کنید. بخش World clock را پیدا کنید و تیک گزینه‌ی Show world clock را بزنید. حالا با کلیک روی Add time zone می‌توانید هر تعداد منطقه‌ی زمانی را که می‌خواهید، به تقویم‌تان اضافه کنید. از این پس کادری در نوار سمت چپ تقویم‌تان وجود دارد که معادل ساعت انتخابی‌تان در منطقه‌های زمانی موردنظرتان را نمایش می‌دهد.

نکته: منطقه‌های زمانی انتخابی تنها در نسخه‌ی تحت وب گوگل کلندر نمایش داده می‌شوند.

اگر با یک منطقه‌ی زمانی خاص ارتباط بیش‌تری دارید، می‌توانید در همان صفحه و در بخش Time zone، یک منطقه‌ی زمانی ثانویه (Secondary) تعیین کنید. به این ترتیب ساعت آن منطقه به‌جای نمایش در آن کادر مخصوص، در نوار کناری تقویم و پهلوی ساعت منطقه‌ی زمانی اصلی‌تان درج خواهد شد.

دریافت برنامه‌ی روزانه از طریق ایمیل

یکی از قابلیت‌های جالب تقویم گوگل این است که می‌تواند شبیه دستیاران شخصی، هر روز برنامه‌ی روزانه‌تان را به ایمیل‌تان ارسال کند، تا ابتدای صبح و هنگام بررسی ایمیل‌تان، برنامه‌ی آن روزتان را مرور کرده باشید.

برای فعال کردن این قابلیت نسخه‌ی تحت وب تقویم گوگل را باز کنید. در گوشه‌ی بالا سمت راست روی علامت چرخ‌دنده و سپس روی گزینه‌ی Settings کلیک کنید. در صفحه‌ای که برایتان باز شده، از نوار سمت چپ، روی نام تقویمی کلیک کنید که می‌خواهید برنامه‌ی روزانه‌اش برایتان ایمیل شود. اکنون به بخش Other notifications بروید و برای قابلیت Daily agenda گزینه‌ی E-mail را انتخاب کنید.

رویدادهای تکرارشونده

یکی از قابلیت‌های جذاب تقویم گوگل، امکان تعریف رویدادهای تکرارشونده است. این قابلیت به‌خصوص برای برنامه‌ریزی روزمره و استفاده از روش «بسته‌بندی زمان» بسیار مناسب است. اگر بخواهید رویدادی با تناوبی خاص در تقویم‌تان تکرار شود، هنگام تعریف رویداد روی گزینه‌ی پیش‌فرض Does not repeat کلیک کنید تا گزینه‌های در دسترس برایتان نمایش داده شود. شما می‌توانید هر تناوبی را که به فکرتان می‌رسد برای رویدادتان پیاده‌سازی کنید.

تکثیر رویداد در گوگل کلندر

یکی از قابلیت‌های گوگل کلندر که ممکن است از چشم کاربران عادی پنهان مانده باشد، قابلیت تکثیر رویداد است. حتمن برایتان پیش آمده که رویدادی را با ویژگی‌های اختصاصی فراوان تعریف کرده باشید و بخواهید یک رویداد دیگر شبیه به آن با تفاوت‌های اندک ایجاد کنید. تعریف دوباره‌ی تمام آن ویژگی‌های اختصاصی برای تغییری جزئی کاری وقت‌گیر است. اما با قابلیت تکثیر رویداد گوگل کلندر، این کار به راحتی آب خوردن است.

برای تکثیر یک رویداد کافیست روی آن کلیک کنید. در کادر رویداد روی سه نقطه کلیک و گزینه‌ی Duplicate را انتخاب کنید. حالا نسخه‌ای کاملن مشابه با رویداد اولیه برایتان ایجاد شده که می‌توانید تغییرات جزئی‌تان را در آن اعمال کنید.

گوگل کلندر یکی از بهترین ابزارها برای برنامه‌ریزی کارهای روزانه است و قابلیت‌هایی که به آن اشاره کردیم، تنها بخشی از توانایی‌های فراوان این سرویس است. اگر تا به حال از آن استفاده نکرده‌اید، توصیه می‌کنیم یک بار آزمایشش کنید. بی‌شک مشتری همیشگی‌اش خواهید شد.