از آنجایی که بسیاری از ما فکر می‌کنیم قادر هستیم کارهای بسیاری را در مدت زمانی کوتاه انجام دهیم، عجیب نیست که بیش از اندازه برای یک روزمان کار بتراشیم. با این حال در انتهای روز از دیدن کارهای ناتمامی که برایمان باقی مانده، مدام تعجب می‌کنیم. گرچه این تجربه را بارها و بارها از سر می‌گذرانیم، باز هم موقع برنامه‌ریزی در تخمین زمان کارها به مشکل می‌خوریم و به خودمان می‌قبولانیم که می‌شود در یک روز معمولی، کارهایی فرامعمولی کرد. به این تفکر، «تفکر جادویی» می‌گویند و می‌تواند کاری کند که دیگران را از خودتان ناامید کنید، ضرب‌الاجل‌ها را رد کنید، حس کنید کاملن انرژی‌تان تخلیه شده و روحیه‌تان را از دست بدهید.

اما برای مقابله با «تفکر جادویی» چه باید کرد؟ چطور می‌توان با زمان واقع‌بینانه برخورد کرد؟ چطور می‌توانیم فشار ناشی از این تفکر را از روی شانه‌هایمان برداریم؟ چگونه هنگام تخمین زمان کارها روی واقعیت‌ها چشم نپوشیم؟

مقاله‌ای که در ادامه می‌آید، ترجمه‌ای از مطلب Be More Realistic About the Time You Have به قلم سابینا نواز (Sabina Nawaz) است که در وب‌سایت Harvard Business Review منتشر شده است. نویسنده‌ی این مقاله مشاور مدیرعاملان شرکت‌های بین‌المللی، سازمان‌های دولتی، سازمان‌های غیرانتفاعی و سازمان‌های علمی در ۲۶ کشور مختلف است. او تا‌به‌حال در همایش‌های بسیار از جمله TEDx سخنرانی داشته و برای وب‌سایت‌های مشهوری همچون Inc ،FastCompany ،Forbes و HBR مطلب می‌نویسد.

ما قصه‌گوهای قهّاری هستیم. برای خودمان قصه‌های پر زرق‌وبرقی تعریف می‌کنیم که روحیه‌مان را تقویت کنیم تا بتوانیم در مدت زمانی کوتاه، حجم بالایی از کار را به سرانجام برسانیم. تُند‌تُند برای خودمان کار پشت کار یادداشت می‌کنیم و شک نداریم که می‌توانیم همه‌شان را در طول یک روز کاری عادی انجام دهیم. با این حال در انتهای روز از دیدن کارهای ناتمامی که برایمان باقی مانده، تعجب می‌کنیم. راستش این گول زدن خودمان عمدی نیست. اما با وجود تجربه‌های قبلی، باز هم در لحظه‌ی تصمیم‌گیری در تخمین زمان کارها به مشکل می‌خوریم و خودمان را متقاعد می‌کنیم که می‌توانیم در یک روز عادی، به‌شکلی غیرعادی کار کنیم.

به قلمروی «تفکر جادویی» خوش آمدید. همه‌مان تا‌به‌حال در به‌دنبال توهمِ زمانِ نامحدود، به آنجا سفر کرده‌ایم. خودمان را قانع می‌کنیم که برنامه‌های بیش از حد جاه‌طلبانه ضرری ندارند، چون کمک می‌کنند که موفقیت‌هایی فراعادی کسب کنیم. به‌خصوص در دوران دورکاری، خودمان را توجیه می‌کنیم که لازم است با بیش‌تر کار کردن، ارزش‌مان را به بقیه نشان دهیم. اما اگر زیادی به تفکر جادویی تکیه کنیم و در تخمین زمان کارها اشتباه کنیم، ممکن است دیگرانی را که روی ما حساب کرده‌اند ناامید کنیم، ضرب‌الاجل‌ها را رد کنیم، احساس کنیم انرژی‌مان ته کشیده است و روحیه‌مان را از دست بدهیم.

آزاد کردن خودمان از زنجیرهای خیال‌پردازی درباره‌ی زمان کار پیچیده‌ای است. وقتی که با شنل قهرمان‌ها پا پیش می‌گذاریم، رییس‌هایمان خوش‌شان می‌آید و زمانی که در کارمان موفق می‌شویم، سخاوتمندانه به ما پاداش می‌دهند. اما در نهایت، دیر یا زود، هر قهرمانی از پا می‌افتد.

بیایید نگاهی به ماجرای فرانچسکا بیندازیم که محقق یکی از شرکت‌های برتر بیوتکنولوژی است. فرانچسکا در حوزه‌ی کاری خودش اندیشمندی برجسته و شناخته‌شده است. همکارانش او را همکاری ارزشمند می‌بینند، وظیفه‌ی راهنمایی ده‌ها زن را بر عهده دارد که در ابتدای مسیر شغلی‌شان هستند، به برنامه‌ی سخنرانی‌های بی‌امانش در همایش‌های مختلف پایبند است و مراقب خواهرزاده‌اش هم است که از بیماری رنج می‌برد. در عین حالی که فرانچسکا به کارهایش افتخار می‌کند، متوجه شده برای برخی از وظایف مربوط به مدیریت نیروهایش، ورزش کردن یا برنامه‌ریزی برای خانواده‌ی خودش وقت ندارد. فرانچسکای آرزوی برنامه‌ی روزانه‌ی واقع‌بینانه‌تری را دارد.

از زمانی که همکاری‌مان را با هم شروع کردیم، به‌مرور متوجه شده که «بدهی زمانی» دارد: بیش‌تر از توانش انرژی گذاشته، خودش را در کارهایش غرق کرده، در تخمین زمان کارها مشکل دارد و به اندازه‌ی نیازش هم پول در نمی‌آورد. علاوه بر سلامتی و روابط شخصی‌اش که دچار مشکل شده، همکارانش هم ناامید و سرخورده هستند، زیرا سهم‌شان از کارهای مشترک‌شان نامتناسب است.

الگوی تعهدپذیری بیش از اندازه‌ی فرانچسکا، نشان‌دهنده‌ی پنج عنصر اصلی «تفکر جادویی» است؛ تله‌هایی که بسیاری از مراجعان من به دام‌شان می‌افتند. به همین دلیل برای هرکدام‌شان پادزهری تدارک دیدیم.

فشار کاری‌ام موقتی است

فرانچسکا ترغیب شده بود که به موقعیتی فریبنده «بله» بگوید؛ حضور در کادر اجرایی همایشی بین‌المللی که نیازمند صدها ساعت کار و فعالیت بود. استدلالش این بود که فشار کاری‌اش موقتی است و نام سه پروژه‌ای را آورد که به‌زودی به پایان می‌رسیدند. اما او به جریان بی‌پایان درخواست‌های کاری جدید توجهی نداشت. بعید بود که فرانچسکا بتواند به‌مدت یک سال خط تولید کارهای جدیدش را متوقف کند تا در کادر اجرایی این همایش حضور داشته باشد.

اگر شما هم مانند فرانچسکا نمی‌توانید جلوی این خیال معمول را بگیرید، بی‌طرفانه پروژه‌های اصلی یک سال گذشته‌تان را مرور کنید. کدام‌شان از پیش برنامه‌ریزی شده بودند و کدام‌شان اتفاقی فرصتش فراهم شده بود؟ این کار تصویر واقع‌بینانه‌تری از برنامه‌ی کاری آینده‌تان به شما می‌دهد و کمک‌تان می‌کند که اثرگذارترین موارد را اولویت بدهید و در موارد دیگر بازنگری کنید؛ حالا یا با رد کردن‌شان، یا با پایین آوردن انتظارات و بازنگری در تخمین زمان کارها یا با تقاضای کمک کردن.

دفعه‌ی بعد ساده‌تر است

تجربه، معلم خردمندی است، اما همین‌طور که ما تغییر می‌کنیم، با هر ماجرای جدید، چالشی تازه نیز جلویمان قرار می‌گیرد. فرانچسکا به خودش قبولانده بود که پروژه‌ی جدید از پروژه‌ی قبلی سریع‌تر تمام می‌شود، اما در انتها بیش‌تر از قبل مجبور شده بود که تا دیروقت کار کند. سرانجام به این نتیجه رسید که با وجود تجربه و برنامه‌ریزی، بعضی پروژه‌ها معمولن از زمان تخمینی‌شان 20 درصد بیش‌تر طول می‌کشند. یاد گرفت که هنگام تخمین زمان کارها بازه‌ی احتیاط کنار بگذارد و برای تحویل‌شان هم بازه‌ی احتیاط دیگری در نظر می‌گرفت. برای نمونه اگر فکر می‌کرد نوشتن متنی دو روز برایش زمان می‌برد، نصف روز دیگر هم به تخمینش اضافه می‌کرد. به‌جای اینکه قول بدهد متن را روز سه‌شنبه تحویل می‌دهد، پیش خود قرار می‌گذاشت که تا عصر چهارشنبه کار را تمام کند و قول می‌داد که تا پایان روز پنجشنبه متن را تحویل دهد.

بازه‌های احتیاطی که بر پایه‌ی تجربه‌های قبلی باشند، کمک‌تان می‌کند تخمینی واقع‌بینانه‌تر داشته باشید و در تاریخ تحویل کارتان اتفاقات غیرمنتظره را هم در نظر گرفته باشید. به این ترتیب استرس‌تان کم می‌شود و فرصت می‌کنید برای بخش‌های دیگر زندگی‌تان هم وقت بگذارید.

پاداشش فوری است

تمایل ما به راضی نگه داشتن دیگران، مانعی بزرگ در مسیر نگاه واقع‌بینانه‌ی ما به زمان است. اگر فردی باشیم که بقیه بتوانند رویش حساب کنند، پاداشی بیرونی برایمان به همراه دارد که همان تحسین از طرف رییس و تعریف از سمت همکاران است. دوپامینی که در نتیجه‌ی این پاداش در بدن‌مان ترشح می‌شود، ما را تشویق می‌کند که هر زمان کار جدیدی مطرح می‌شود، برای انجامش دست‌مان را بالا ببریم و داوطلب شویم.

در این زمان‌ها ابتدا به این فکر کنید که اگر با تاخیر در تحویل، موجب تاخیر اجباری در کار سایر اعضای تیم شوید یا اگر برای به موقع رساندن کار، کیفیت را فدا کنید، همکاران‌تان چه حسی پیدا می‌کنند.

بقیه از دستورات من پیروی می‌کنند

کارکنان شرکت (و حتا افراد بیرون از شرکت) قبل از تحویل کارهایشان، نظر حرفه‌ای فرانچسکا را جویا می‌شوند. اکثر این افراد اشتباهاتی تکراری دارند. فرانچسکا برای حل این مشکل شیوه‌نامه‌ای را تهیه کرد تا همه بدانند پیش از اینکه برای او کاری را بفرستند، باید چه مواردی را بررسی کنند. با این حال بیش‌تر همکارانش توجهی به شیوه‌نامه‌ نداشتند و به ارسال کارهای ضعیف برای او ادامه می‌دادند. انتظار هم داشتند که فرانچسکا بازخوردی پُر و پیمان برایشان بفرستد یا حتا کارشان را بازنویسی کند. راستش بارها هم این کار را کرده بود. اما فرانچسکا باید رعایت شیوه‌نامه را به آن‌ها یادآوری می‌کرد. به‌جای اینکه ساعت‌ها وقتش را صرف بازنگری در محتوای ارسالی آن‌ها کند، باید خیلی ساده آن را برایشان پس می‌فرستاد و می‌خواست که پیش از ارسال مجدد محتوا برای او، برای نمونه موارد 5 و 7 شیوه‌نامه را رعایت کنند.

زمانی که برای بقیه وقت می‌گذارید تا با تهیه‌ی شیوه‌نامه به خودکفایی‌شان کمک کنید، خودتان را سریع درگیر کارهایشان نکنید و فرصت خودکفایی را از آن‌ها نگیرید.

بدون من، کیفیت این کار پایین خواهد بود

فرانچسکا به‌ندرت اشتباه می‌کرد و کار او مورد اعتماد و مورد قبول افراد بسیاری بود. او می‌دانست که هر زمان وقت زیادی برای پروژه‌ای اختصاص نمی‌دهد، کیفیت آن پروژه افت می‌کند و به این نتیجه رسیده بود که بعضی کارها فقط از دست او برمی‌آید. اما در عوض این رویکرد، فرانچسکا یاد گرفت به‌جای اینکه خودش همه‌ی کارها را انجام دهد، بخشی از زمان‌های احتیاط کارهایش را به آموزش و راهنمایی همکارانش اختصاص دهد. البته کمی طول می‌کشید که همکارهایش در آن کارها مهارت پیدا کنند، اما برای دفعات بعد توانایی‌هایی به دست می‌آوردند که می‌توانست به نتایجی بهتر منجر شوند.

توهمِ اینکه ما از بقیه باهوش‌تریم یا نمی‌توان از پروژه‌ای حذف‌مان کرد، در همه‌مان وجود دارد. دلمان می‌خواهد که بقیه خواهان ما باشند و قدرمان را بدانند. اما وقتی کمی کوتاه بیاییم و قبول کنیم که لازم نیست همه‌ی جواب‌ها در انحصار ما باشد، به‌جای ایجاد وابستگی به چند نفر معدود، قابلیت‌هایی را بین تعداد زیادی از افراد گسترش می‌دهیم.

اگر برای غلبه بر حکومت استبدادی زمان به تفکر جادویی تکیه کنیم، توانایی‌مان برای به انجام رساندن کارها را کاهش می‌دهیم. اما اگر هنگام تخمین زمان کارها به‌شکلی واقع‌بینانه با فانتزی‌هایمان مقابله کنیم، توانایی‌مان را تا حدی افزایش می‌دهیم که بدون نیاز به تلاشی خارق‌العاده، بتوانیم پیشرفتی چشمگیر داشته باشیم.