Zeeg

وبلاگ زیگ

با زیگ ، سریع و بی‌دردسر ، جلسه یا قرارت رو هماهنگ کن!



Zeeg
calendar ۲۲ تیر ۱۴۰۱
archive بهره‌وری

جلسه‌هایی که در تیم‌تان برگزار می‌کنید، مجانی نیستند!

Avatar امین بهره‌مند
calendar ۲۲ تیر ۱۴۰۱
archive بهره‌وری
ماشین حساب هزینه جلسات

جهان بر پایه‌ی توازن است و فقط زمانی چیزی را به دست می‌آوریم که چیز دیگری را فدا کنیم. اگر قربانی موردنظر پول باشد، حواس‌مان را جمع می‌کنیم، محتاط می‌شویم و دست به عصا راه می‌رویم. اما پای «زمان» که وسط می‌آید، دست‌ودل‌باز می‌شویم. نمونه‌اش همین جلسه‌هایی که گاهی چنان زیاد می‌شوند که اصلاً وقتی برای کار کردن باقی نمی‌ماند! شاید ناخودآگاه فکر کنیم جلسه که دیگر هزینه‌ای ندارد. اما هزینه جلسات بیشتر از چیزی است که شما تصور می‌کنید.

از آنجایی که زمان مثل پول قربانی ملموسی نیست، بیایید زمان مصرفی در جلسه‌ها را تبدیل به پول کنیم تا ببینیم برگزاری این همه جلسه، از نظر مالی چه هزینه‌ای روی دوشمان می‌گذارد. بعد هم ببینیم برای کم کردن این هزینه چه کار می‌توانیم بکنیم.

تا حالا کسی گفته که ای کاش امروز جلسه‌های بیشتری داشتم؟

مت مولنوگ، خالق وردپرس

آنچه در این مطلب می‌خوانید:

چطور از ماشین‌حساب هزینه جلسات استفاده کنیم؟

جلسه پشت جلسه؛ جلسه‌های روزانه، جلسه‌های فنی، جلسه‌های خودمانی برای تیم‌سازی، جلسه‌های سازمانی با سهامداران پروژه‌های قدیم یا جدید، ارائه‌ی پیشرفت پروژه‌ها به مدیران ارشد، جلسه‌های خارج از سازمان با پیمانکاران، کاربرها، مشتری‌ها و…

بیایید با ماشین‌حساب هزینه جلسات، ببینیم جلسه‌هایی که برای تیمتان تشکیل می‌دهید، چقدر برایتان هزینه دارد. برای استفاده از این ماشین حساب باید چند گام را طی کنید:

  1. میانگین حقوق پرداختی ماهیانه را تخمین بزنید. البته که همه‌ی اعضای تیم حقوق یکسانی نمی‌گیرند، اما فقط به یک میانگین تخمینی احتیاج داریم. نیازی نیست این میانگین خیلی دقیق باشد. توجه کنید با هر واحدی که این حقوق را وارد کنید (ریال، تومان، دلار و…) در نهایت هزینه جلسات بر اساس واحد پولی شما محاسبه می‌شود.
  2. مجموع ساعت کاری موظفی سالانه‌ی کشورتان را وارد کنید. این عدد برای ایران در سال 1401 برابر 2113 ساعت است. اگر در کشور دیگری زندگی می‌کنید، می‌توانید از این لینک، ساعت کاری موظفی سالانه‌ی کشورتان را پیدا کنید.
  3. نگاهی به تقویم کاری یک ماه گذشته‌تان بیندازید. ببیند چه جلسه‌هایی برگزار کرده‌اید. برای نمونه جلسه‌های تیمی روزانه، جلسه‌های برون‌سازمانی، جلسه‌های هماهنگی تیمی و… . هر نوع جلسه را در یک سطر وارد کنید، بنویسید میانگین مدت زمان آن نوع جلسه چقدر است، در ماه گذشته چند بار برگزارش کرده‌اید و به‌طور میانگین چند نفر در آن جلسه شرکت کرده‌اند.

تمام! حالا می‌توانید ببینید که جلسات شما به‌طور میانگین چه هزینه‌ای روی دست‌تان می‌گذارند. به تفکیک روز، ماه و سال.

 

شاید عدد نهایی برایتان بزرگ و عجیب باشد. نگران نباشید. بگذارید برایتان بگوییم که چطور با کمی تغییر، می‌توانید این هزینه را به‌شکل قابل‌توجهی کاهش دهید!

چطور هزینه جلسات را کاهش دهیم؟

عوامل مختلفی روی هزینه جلسات اثرگذار هستند که بعضی‌هایشان را نمی‌توان حذف کرد یا کاهش داد. برای مثال شما نمی‌توانید حقوق کارکنان را کاهش دهید یا حذف کنید! اما کاهش مدت زمان، تناوب و شرکت‌کنندگان امکان‌پذیر است. شاید با خودتان بگویید مگر چقدر می‌توان این مقادیر را کاهش داد و اصلاً چقدر تأثیر دارد. پس بگذارید با آوردن یک مثال به شما نشان دهیم که تغییری کوچک در این مقادیر، می‌تواند چه اثر بزرگی داشته باشد!

بیایید فرض کنیم ما جلسه‌ای داریم که هفتگی برگزار می‌شود، مدت زمانش 60 دقیقه است و در هر جلسه 10 نفر شرکت می‌کنند.

  • برای کاهش مدت زمان می‌توانیم جلسه‌ی 60 دقیقه‌ای را 30 دقیقه‌ای کنیم. این کار در مثال ما به ازای هر هفته، 300 دقیقه صرفه‌جویی می‌کند (به‌اندازه‌ی دستمزد 5 ساعت کار یک نفر).
  • برای کاهش تناوب می‌توانیم جلسه را به‌جای هفتگی، یک هفته در میان برگزار کنیم. اگر جلسه‌ی 60 دقیقه‌ای را به‌جای هفتگی، یک هفته در میان برگزار کنیم، در یک ماه 1200 دقیقه صرفه‌جویی می‌کنیم (به‌اندازه‌ی دستمزد 20 ساعت کار یک نفر).
  • برای کاهش تعداد شرکت‌کنندگان، می‌توانیم تنها از افرادی در جلسه دعوت کنیم که حضورشان واقعاً اثرگذار است (مثلاً تصمیم‌گیرنده هستند). برای اطلاع‌رسانی به سایر اعضای تیم، می‌توانیم خلاصه‌ی اتفاقات و تصمیم‌های جلسه را برایشان بفرستیم. حالا اگر تعداد اعضای جلسه را از 10 نفر به 5 نفر کاهش دهیم، در مثال ما به‌اندازه‌ی دستمزد 5 ساعت کار یک نفر صرفه‌جویی می‌کنیم.

خب، دیدیم که تغییر در هرکدام از مقادیر سه‌گانه، به‌تنهایی می‌تواند چقدر در هزینه جلسات اثرگذار باشد. اما قدرت واقعی این تغییرات زمانی نمایانگر می‌شود که آن‌ها را با هم ترکیب کنیم پس:

  • مدت زمان جلسه: از 60 دقیقه به 30 دقیقه
  • تناوب جلسه: از هفتگی به یک هفته در میان
  • تعداد شرکت‌کنندگان جلسه: از 10 نفر به 5 نفر

در حالت اولیه در هر ماه به‌اندازه‌ی 2400 دقیقه (40 ساعت حقوق) هزینه‌ صرف برگزاری جلسه می‌شد، اما با ترکیب این سه تغییر کوچک، در هر ماه تنها به‌اندازه‌ی 300 دقیقه (5 ساعت حقوق) هزینه صرف برگزاری جلسه می‌شود. یعنی 87.5 درصد کاهش هزینه!

چطور این تغییرات را پیاده کنیم؟

ببینید بیشترین زمان کجا هدر می‌رود:

  • با اعضای تیم‌تان صحبت کنید و ببینید کدام جلسات به‌نظرشان زیادی طولانی می‌آیند. آن‌ها را کوتاه‌تر کنید.
  • با اعضای تیم‌تان صحبت کنید و ببینید که کدام جلسات بیش از اندازه برگزار می‌شوند. تناوب آن‌ها را کمتر کنید.
  • با اعضای تیم‌تان صحبت کنید و ببینید برای هر کدام‌شان کدام جلسه ضروری نیست. بر همین اساس تعداد اعضای شرکت‌کننده در جلسه‌های مختلف را کاهش دهید.

این تغییرات شاید کوچک باشند، اما علاوه بر صرفه‌جویی در هزینه جلسات، کیفیت و بازدهی آن‌ها را هم بالاتر می‌برد. شاید بهتر باشد همین امروز به فکر این تغییرات باشید.

علاوه بر زمانی که برای برگزاری جلسه صرف می‌شود، بخشی از وقت شما برای هماهنگی زمان جلسات گرفته می‌شود. چه برای جلسات درون تیمی و چه برای جلسات برون‌سازمانی، مجبور به رد‌وبدل کردن پیام‌های زیادی هستید تا بتوانید زمان خالی مشترک پیدا کنید. زیگ می‌تواند این کار را راحت برایتان انجام دهد. چطور؟ اینجا بیشتر برایتان توضیح داده‌ایم.

اشتراک‌گذاری

پاسخ به لغو
Comments دیدگاه‌ها