یکی از قشرهایی که بسیار با مردم در ارتباط‌اند و هر روز به‌واسطه‌ی شغل‌شان با تعداد زیادی از آن‌ها ملاقات می‌کنند، پزشک‌ها هستند. پاسخگویی به این همه مراجع و نوبت دهی به آن‌ها کار راحتی نیست، حتی اگر برای این کار منشی استخدام کرده باشید. نکند به بیماری وقت معاینه بدهید، بعد متوجه شوید برای همان روز و ساعت به بیماری دیگر وقت داده بودید؟ نکند حواستان نباشد و در نظر نگیرید که ممکن است بررسی و حل مشکل یک بیمار کمی بیش از چیزی که انتظارش را دارید طول بکشد؟ در آن صورت همه‌ی کسانی که بعد از او در نوبت معاینه هستند، معطل می‌شوند. بعضی بیمارها هم ممکن است بدون پرداخت هزینه از شما وقت بگیرند، اما در جلسه‌ی معاینه حاضر نشوند. برای حل این مشکل چه باید کرد؟ تازه بیماران فقط در مدت محدودی از شبانه‌روز می‌توانند برای گرفتن وقت معاینه به شما مراجعه کنند.

خوب می‌شد اگر سیستمی وجود داشت که می‌توانست بیست‌وچهار ساعته در دسترس بیماران باشد و به آن‌ها نوبت دهی کند، زمان جلسات معاینه و درمان را مدیریت کند، حواسش باشد جلسات با هم تداخل پیدا نکنند، بین جلسه‌ها فاصله‌ای معقول در نظر بگیرد، بتواند بیعانه یا کل هزینه‌ی ویزیت را آنلاین از بیمار دریافت کند و…

خبر خوب این است که چنین سیستمی وجود دارد. زیگ دقیقاً همان چیزی است که به آن نیاز دارید. در این مطلب برایتان توضیح می‌دهیم که چطور با خیال راحت مدیریت رزرو جلسه‌های معاینه را به زیگ بسپارید و تمرکزتان را فقط روی طبابت بگذارید (یا اگر منشی دکتری هستید، از حجم کارهای خود کم کنید).

آنچه در این مطلب مطالعه می‌کنید:

• نوبت دهی و گرفتن وقت معاینه، چالشی قدیمی
• هر کار، یک نوع‌رویداد
• جلسه‌ی معاینه کجا و چطور برگزار شود؟
• معاینه‌ی بیمارها همیشه به یک اندازه طول نمی‌کشد!
• دریافت آنلاین هزینه، بدون کارمزد، بدون دردسر
• لغو بی‌دردسر جلسه با چند کلیک
• دریافت اطلاعات بیمار هنگام نوبت دهی
• صفحه‌ی زیگ شما، کارت ویزیت دیجیتال شما

نوبت دهی و گرفتن وقت معاینه، چالشی قدیمی

اگر چرخی در فضای مجازی بزنید (برای نمونه کلیدواژه‌ی «وقت دکتر» را در توییتر جست‌وجو کنید)، با نوشته‌ها و گلایه‌های افراد زیادی مواجه می‌شوید که از فرایند نوبت دهی و رزرو وقت معاینه ناراضی هستند. بعضی‌ها از این شکایت دارند که وقت گرفتن از بعضی دکترها چقدر سخت و زمان‌بر شده و برخی نیز از این ناراضی هستند که نوبت‌‌دهی‌ها دقیق نیستند؛ برای نمونه اگر برای ساعت ۵ عصر وقت معاینه دارند و حتی کمی زودتر در مطب حاضر شده‌اند، باز هم مدت زیادی معطل می‌شوند و بسیار دیرتر از ساعتی که باید، معاینه می‌شوند.

این مشکلات علت‌های متفاوتی دارند که شاید بعضی‌هایشان پیش‌بینی‌پذیر هم نباشند، اما بخش عمده‌ای از آن‌ها را می‌توان با مدیریت صحیح زمان و با کمترین هزینه برطرف کرد. به این ترتیب هم بیماران تجربه‌ی دلنشین‌تری از مراجعه به دکتر خواهند داشت و هم دکتر و منشی او کمتر نیاز دارند روی موضوع نوبت دهی به بیماران وقت بگذارند و می‌توانند روی کارهای دیگرشان تمرکز کنند. اما چطور؟

با زیگ می‌توانید بدون هیچ هزینه‌ای برای خودتان یک سامانه‌ی نوبت دهی اختصاصی ایجاد کنید که بیست‌وچهار ساعته در دسترس باشد.

هر کار، یک نوع‌رویداد

نوع‌رویداد (Event-Type) در زیگ به صفحاتی گفته می‌شود که از طریق آن‌ها مهمان (در موضوع مطلب ما، بیمار) می‌تواند جلسه‌ای را با شما هماهنگ کند (در موضوع مطلب ما، یعنی بتواند از شما وقت معاینه یا درمان بگیرد). هر نوع‌رویداد آدرس اختصاصی و برنامه‌ی زمان‌بندی خاص خودش را دارد. یعنی می‌توانید یک نوع‌رویداد بسازید که از طریق آن فقط بتوان برای روزهای شنبه و یکشنبه و دوشنبه از ساعت ۱۵ تا ۱۸ وقت معاینه‌ی حضوری گرفت و نوع‌رویداد دیگری بسازید که مخصوص معاینه‌ی مجازی باشد و افراد بتوانند برای هر روز هفته و از ساعت ۲۰ تا ۲۱ وقت معاینه‌ی مجازی بگیرند.

با این توضیح، باید فعالیت‌هایتان را دسته‌بندی کنید و برای هر دسته یک نوع‌رویداد جداگانه ایجاد کنید. برای نمونه اگر چند روز هفته در یک مطب و چند روز دیگر در مطبی دیگر هستید، باید دو نوع‌رویداد ایجاد کنید؛ یکی برای مطب اول با برنامه‌ی زمانی مخصوص به خودش و یکی برای مطب دوم با ساعت‌های ویژه‌اش. اگر هم حضوری و هم مجازی بیماران را معاینه می‌کنید، باید دو نوع‌رویداد ایجاد کنید: یکی برای رزرو وقت معاینه‌ی حضوری و یکی برای رزرو وقت معاینه‌ی مجازی. همه‌ی این نوع‌رویدادها در صفحه‌ی اختصاصی زیگ شما نمایش داده می‌شوند (برای مثال zeeg.me/drshafabakhsh) و بیماران می‌توانند با مراجعه به آن صفحه، با توجه به نیازشان یکی از نوع‌رویدادها را انتخاب کنند و از طریق آن وقت معاینه بگیرند.

جلسه‌ی معاینه چطور و کجا برگزار شود؟

برای هر نوع‌رویدادی که ایجاد می‌کنید، می‌توانید «محل و روش برگزاری» آن را هم انتخاب کنید. برای نمونه اگر قرار است بیماران از طریق آن نوع‌رویداد برای ویزیت حضوری در مطب از شما وقت بگیرند، می‌توانید در این بخش گزینه‌ی حضوری را انتخاب کنید و آدرس مطب را بنویسید. به این ترتیب هنگام رزرو وقت ویزیت، آدرس برای بیمار نمایش داده می‌شود تا بداند باید به کجا مراجعه کند.

شاید از آن دسته پزشکانی باشید که معاینه‌ی مجازی نیز انجام می‌دهند. از طریق زیگ می‌توانید وقت‌های ویزیت این دسته از مراجعان‌تان را نیز مدیریت کنید. فقط کافی است در بخش محل و روش برگزاری، یکی از گزینه‌های «گوگل میت»، «مایکروسافت تیمز»، «اسکایپ» یا «زوم» را انتخاب کنید. اگر محل برگزاری را یکی از این گزینه‌ها انتخاب کرده باشید، بعد از هماهنگ شدن زمان جلسه و نوبت دهی، زیگ از طرف شما یک اتاق گفت‌وگوی مجازی در این پلتفرم‌ها ایجاد می‌کند و لینک ورود به آن اتاق را هم برای شما و هم برای بیمار ارسال می‌کند. در نتیجه زمان ویزیت که فرا برسد، کافی است روی لینک کلیک کنید، وارد پلتفرم شوید (مثلاً وارد گوگل میت شوید) و معاینه را شروع کنید.

توصیه: اگر در ایران زندگی می‌کنید، توصیه می‌کنیم از بین سرویس‌هایی که زیگ برای جلسه‌های مجازی پشتیبانی می‌کند، از «گوگل میت» استفاده کنید؛ زیرا نسبت به سایر گزینه‌ها در ایران بهتر جواب می‌دهد.

نکته: اگر بخواهید از امکان برگزاری جلسه‌ی مجازی استفاده کنید، باید حتماً حساب کاربری گوگل (برای استفاده از گوگل میت)، حساب کاربری مایکروسافت (برای استفاده از مایکروسافت تیمز یا اسکایپ) یا حساب کاربری زوم را به زیگ متصل کرده باشید. برای آموزش نحوه‌ی اتصال حساب کاربری گوگل اینجا، حساب کاربری مایکروسافت اینجا و حساب کاربری زوم اینجا کلیک کنید.

معاینه‌ی بیمارها همیشه به یک اندازه طول نمی‌کشد…

یکی از چالش‌ها هنگام نوبت دهی به بیمارها پاسخ به این سوال است: مدت زمان هر معاینه را باید چقدر در نظر گرفت؟ ممکن است معاینه‌ی بیماری پنج دقیقه طول بکشد و معاینه‌ی بیماری دیگر بیست دقیقه. اگر حداقل مدت زمان معاینه را برای هر بیمار در نظر بگیرید، مثلاً پنج دقیقه، و کار بیماری بیشتر طول بکشد، زمان ویزیت بیماران بعدی دومینووار عقب می‌افتد و در نتیجه معطل می‌شوند. اگر حداکثر زمان معاینه را برای هر بیمار در نظر بگیرید، مثلاً بیست دقیقه، احتمالش زیاد است که افراد زیادی در مدت زمان کوتاه‌تری از آنچه تعیین کرده‌اید، کارش تمام شود و به‌اندازه‌ی اختلاف این مدت زمان وقت‌تان تلف شود. پس راه حل چیست؟

کاری که باید بکنید این است که میانگین زمان معاینه را برای هر نفر به دست بیاورید، بعد مقداری زمان تنفس (Buffer) نیز برایش در نظر بگیرید. برای نمونه اگر ویزیت هر نفر ده دقیقه طول می‌کشد، پنج دقیقه زمان تنفس برایش در نظر بگیرید. به این ترتیب اگر معاینه زیاد طول بکشد، وارد وقت ویزیت نفر بعدی نمی‌شوید. اگر خودتان برایتان مشکلی پیش بیاید یا بخواهید استراحتی بکنید، می‌توانید از این زمان تنفس استفاده کنید.

برای پیاده‌سازی این الگو در نوع‌رویداد زیگ، در بخش تنظیمات پایه مدت زمان اصلی هر جلسه را تعیین می‌کنید. سپس به بخش تنظیمات پیشرفته می‌روید و در بخش «آیا زیگ پس از رویدادها برایتان زمان تنفس در نظر بگیرد؟»، میزان زمان تنفس موردنظرتان را لحاظ می‌کنید. در نتیجه زیگ جوری به بیماران نوبت دهی می‌کند که بعد از هر جلسه به اندازه‌ی مدتی که تعیین کرده‌اید، زمان خالی در نظر گرفته شود.

پیشنهاد: از بیماران بخواهید کمی زودتر از زمانی که برای معاینه به آن‌ها داده‌اید در مطب حاضر شوند (مثلاً نیم ساعت). در نتیجه اگر در معاینه‌ی چند بیمار پیاپی از زمان تنفس استفاده نشد و این زمان‌ها روی هم جمع شد، شاید بتوانید یکی دو نفر را زودتر ویزیت کنید. حتی از این زمان‌های جمع شده می‌توان برای ویزیت بیمارانی استفاده کرد که بدون وقت قبلی مطب مراجعه می‌کنند و اصطلاحاً پزشک «بین بیمار» آن‌ها را معاینه می‌کند. در تنظیمات پایه نوع‌رویداد و بخش «چه پیامی به مهمانان نمایش داده شود؟»، این نکته را بنویسید که بهتر است بیمار مثلاً نیم ساعت زودتر در مطب حاضر شود.

دریافت آنلاین هزینه، بدون کارمزد، بدون دردسر

شما با زیگ می‌توانید تمام یا بخشی از هزینه‌ی معاینه را به‌صورت آنلاین و هنگام نوبت دهی از بیمار دریافت کنید. زیگ برای این کار از شما هیچ کارمزدی نمی‌گیرد. برای استفاده از این قابلیت باید در پی‌پینگ یا زرین‌پال حساب کاربری داشته باشید. بعد کافی است حساب‌تان را به زیگ متصل کنید و در بخش «دریافت هزینه» نوع‌رویداد، تعیین کنید که برای هماهنگ کردن هر جلسه، چه مبلغی از بیمار گرفته شود.

برای آشنایی با نحوه‌ی اتصال حساب پی‌پینگ به زیگ این راهنما و برای آشنایی با نحوه‌ی اتصال حساب زرین‌پال به زیگ این راهنما را مطالعه کنید.

توصیه: گرفتن درصدی از هزینه‌ی ویزیت به‌عنوان بیعانه کمک می‌کند افراد حتماً در جلسه‌ی ویزیت حاضر شوند و تا حدی جلوی وقت گرفتن‌های الکی را می‌گیرد.

پیشنهاد: بهتر است در بخش توضیحات نوع‌رویداد برای بیمار توضیح دهید که با چه شرایطی (مثلاً اگر شما مجبور به لغو جلسه شدید) و چطور می‌تواند در آینده هزینه‌ی پرداختی‌اش را پس بگیرد. این کار به اعتمادسازی کمک فراوانی می‌کند.

لغو بی‌دردسر جلسه، با چند کلیک

اتفاق برای همه پیش می‌آید. ممکن است شما یا بیمار کاری برایتان پیش بیاید که مجبور باشید جلسه‌ی معاینه را لغو کنید. راهکار سنتی تماس تلفنی و اطلاع‌رسانی است. اما از طریق زیگ می‌توانید آنلاین این کار را انجام بدهید. بیمار می‌تواند به ایمیلی که برایش ارسال شده مراجعه کند و از آنجا جلسه را لغو کند. شما نیز از طریق پیشخان خودتان در زیگ می‌توانید این کار را انجام دهید. هر یک از طرفین که جلسه را لغو کند، ایمیل اطلاع‌رسانی همراه با علت لغو جلسه، برای طرف مقابل نیز ارسال می‌شود.

بیشتر بخوانید: چطور جلسه‌ی هماهنگ‌شده را لغو کنم؟

دریافت اطلاعات از بیمار هنگام نوبت دهی

گاهی اوقات لازم است که پیش از معاینه‌ی بیمار، پرونده‌ی مختصری از اطلاعات او تهیه شود. بخشی از این کار را می‌توانید با کمک قابلیت «پرسش از مهمان» انجام دهید. این قابلیت یک پرسشنامه‌ی جمع‌وجور در اختیار شما می‌گذارد که می‌توانید از بیمار بخواهید هنگام گرفتن وقت معاینه، آن را تکمیل کند. تمام اطلاعات واردشده در پنل زیگ شما ثبت می‌شود. منشی شما می‌تواند پیش از حضور بیماران، با توجه به اطلاعاتی که آنجا وارد کرده‌اند، برایشان پرونده تشکیل دهد یا اطلاعات‌شان را به‌روز کند و به این ترتیب فرایند معاینه‌ی بیماران سریع‌تر انجام شود.

بیشتر بخوانید: چطور از قابلیت «پرسش از مهمان» استفاده کنیم؟

صفحه‌ی زیگ شما، کارت ویزیت دیجیتال شما

دوران کارت ویزیت‌های کاغذی تمام شده. شما می‌توانید از صفحه‌ی زیگ خودتان به‌عنوان کارت ویزیت دیجیتال‌تان استفاده کنید. چطور؟

هر کاربر که در زیگ ثبت‌نام می‌کند، یک صفحه‌ی اختصاصی با آدرس اختصاصی دارد (برای نمونه zeeg.me/drshafabakhsh). همچنین می‌تواند توضیحاتی را برای بازدیدکنندگان از صفحه‌اش بنویسد (این توضیحات را معادل همان توضیحاتی در نظر بگیرید که روی کارت ویزیت‌های سنتی می‌نویسند). شماره تلفن مطب یا مثلاً آدرس صفحه‌ی کاری اینستاگرام افراد نیز بخشی از کارت ویزیت‌های سنتی است. این موارد را نیز می‌توانید با آیکون‌هایی زیبا در صفحه‌تان قرار دهید. افراد می‌توانند به‌راحتی روی آیکون‌ها کلیک کنند و شما را در بخش‌های دیگری از فضای مجازی نیز پیدا کنند.

برای شخصی‌سازی صفحه‌ی اختصاصی زیگ‌تان، باید به بخش «تنظیمات حساب» خود بروید.

زیگ، دستیار هوشمند شبانه‌روزی

در طول زمان ابزارهای جدیدی ایجاد می‌شوند که کمک می‌کنند کارهایمان را ساده‌تر و بهینه‌تر انجام دهیم. زیگ ابزار جدیدی است که می‌تواند جای روش‌های سنتی نوبت دهی را بگیرد و تجربه‌ی متفاوتی را چه برای شما و چه برای بیماران خلق کند. منشی پزشکان می‌توانند با استفاده از زیگ، حجم کارهایشان را به‌شدت کاهش دهند و تمرکزشان را روی کارهایی جز وقت دادن به بیماران بگذارند. توصیه می‌کنیم همین امروز زیگ را امتحان کنید.