میز و اتاق کار شما می‌تواند بازتابی از شخصیت، عادت‌ها و علایق شما باشد. برخی افراد میز مرتب و نظم‌یافته‌ای دارند، اما عده‌ای چندان التزامی به نظم ندارند و به‌زحمت می‌توانید جایی خالی روی میزشان یا در اتاق‌شان پیدا کنید. حالا بیایید تصویری را که وضعیت میز کارتان از شما در ذهن بقیه شکل می‌دهد، نادیده بگیریم. آیا تابه‌حال به این فکر کرده‌اید که مرتب یا بی‌نظم بودن میزتان می‌تواند روی تمرکزتان اثرگذار باشد؟ اصلاً چنین چیزی چقدر می‌تواند روی میزان بهره‌وری‌تان تأثیر بگذارد؟ بیایید با هم به این سوالات پاسخ دهیم و سپس در چند گام با هم میز کارمان را مرتب کنیم.

آیا داشتن میز مرتب روی تمرکز اثر دارد؟

ابتدا بیایید نگاهی به تحقیقی بیندازیم که روی بیش از ۱۰۰ دانش‌آموز انجام شده است. در این تحقیق دانش‌آموزان به دو گروه تقسیم شدند؛ گروه اول را در اتاقی مرتب و نظم‌یافته قرار دادند و گروه دوم را در اتاقی شلوغ که روی میز پر از کاغذ بوده، پوشه‌ها درون طبقه‌ها نامرتب بوده‌اند و لیوان‌های کاغذی اینجا و آنجایش افتاده بوده است. سپس به هر دو گروه شکلی هندسی را دادند و از آن‌ها خواستند که بدون برداشتن مداد از روی کاغذ و یا عبور دوباره از هر ضلع، از روی تمامی اضلاع بگذرند. مسئله البته حل‌نشدنی بود. هدف از این آزمایش این بود که ببینند چقدر طول می‌کشد تا دانش‌آموزان حواس‌شان پرت شود، تمرکزشان را از دست بدهند و از تلاش دست بکشند.

نتیجه‌ی به دست آمده جالب بود. دانش‌آموزانی که در اتاق منظم و پشت میز مرتب نشسته بودند، توانستند بیش از ۱.۵ برابر دانش‌آموزان اتاق دیگر، تمرکزشان را حفظ کنند. محققان این آزمایش نتیجه گرفته‌اند که محیط کاری شلوغ و نامرتب، می‌تواند روی توان ما برای تمرکز پیوسته روی کارها اثر منفی داشته باشد.

چرا باید میز مرتب داشته باشیم؟

تابه‌حال شده که دنبال کاغذ، مدرک یا چیزی روی میز یا در اتاق کارتان بگردید و نتوانید پیدایش کنید یا پیدا کردنش وقت‌تان را بگیرد؟ بررسی‌ها نشان داده زمانی که از این بابت تلف می‌شود، سالانه ضرری معادل ۲.۵ میلیون دلار به بار می‌آورد! بله، همین زمان‌هایی که ممکن است اندک به نظر برسند، در مقیاس بزرگ آثار ترسناکی دارند.

از طرفی بررسی‌ها نشان داده کار کردن در محیط منظم، می‌تواند روی سطح استرس افراد اثرگذار باشد. افرادی که در محیط‌های شلوغ کار می‌کنند، مدام حواس‌شان پرت می‌شود و این می‌تواند سطح استرس‌شان را افزایش دهد. همچنین ذهن ما گاهی شلوغی را نتیجه‌ی «پروژه‌های ناتمام» تفسیر می‌کند و همین موضوع می‌تواند سطح استرس را افزایش دهد.

داشتن میز مرتب و محیط کاری خلوت می‌تواند جلوی فراموش کردن کارهای مهم را بگیرد. اگر دور و برتان شلوغ باشد، ممکن است کارهای مهم‌تان لابه‌لای این شلوغی‌ها گم شوند و فراموش‌شان کنید. اما با داشتن میز مرتب و اتاق منظم، تنها چیزهایی توجه شما را به خود اختصاص می‌دهند که اهمیت بالایی دارند.

به اندازه‌ی کافی در رابطه با مزایای داشتن میز مرتب حرف زدیم. اگر تصمیم گرفته‌اید میزتان را مرتب کنید، در ادامه کمک‌تان می‌کنیم که در چند گام به‌سادگی این کار را انجام دهید.

گام اول: میز را کاملاً خالی کنید

در اولین قدم تمام وسایل را از روی میزتان پایین بگذارید. دقیقاً «همه‌ چیز» را. از گوشی موبایل گرفته تا حتی مانیتور یا لپ‌تاپ، کاغذها، وسایل اداری و تحریری، کابل‌های مختلف و… . در انتهای این گام باید تمام نقاط روی میزتان برای شما واضح و آشکار باشد.

گام دوم: تمام سطوح را تمیز کنید

با دستمالی مرطوب، تمام سطوح را تمیز کنید. میز یکی از محل‌های تجمع آلودگی‌هاست که می‌تواند سلامت شما را تهدید کند. از میزها بدتر، صفحه‌کلید‌ کامپیوتر است که می‌تواند 400 مرتبه کثیف‌تر از سنگ توالت باشد.

گام سوم: پالایش وسایل

حالا باید سراغ وسایلی بروید که از روی میز خالی‌شان کرده‌اید. وسایل و کاغذها را به دو گروه تقسیم کنید: گروهی که لازم است در دسترس شما باشند و گروهی که چنین الزامی ندارند.

الان که در حال مطالعه‌ی این مطلب هستید، تمام وسایلی را که می‌توانید با دراز کردن دست لمس‌شان کنید، در نظر بیاورید. از بین این وسایل، چیزی هست که در طول هفته یکی دو بار یا کمتر به آن نیاز پیدا کنید؟ این وسایل باید در گروه دوم قرار بگیرند. (راهنمایی: اگر وسیله‌ای رویش خاک نشسته، یعنی زیاد استفاده نشده و در گروه دوم قرار می‌گیرد.) وسایل گروه اول باید در نهایت روی میز قرار بگیرند و وسایل گروه دوم به تناسب دفعات استفاده، در کشوها یا جاهای دیگر. در نهایت هرچه تعداد وسایل روی میز کمتر باشد، بهتر است.

گام چهارم: جاگذاری وسایل روی میز

حالا وقت آن است که وسایل پر استفاده را روی میز قرار دهید. میزتان را به سه ناحیه‌ تقسیم کنید. ناحیه‌ی وسط متعلق به مهم‌ترین وسیله‌ی روی میز شماست. وسیله‌ای که بیشترین استفاده را از آن دارید. این روزها معمولاً این وسیله لپ‌تاپ یا مانیتور کامپیوتر شخصی ماست. در یک سوم میانی نباید هیچ وسیله‌ی دیگری بگذارید. به این ترتیب هر زمان که بخواهید می‌توانید با جلو یا عقب کردن مانیتور، فاصله‌ی آن را از چشم‌تان تنظیم کنید یا برای باز کردن کتاب، نوشتن یادداشت یا امضای برگه‌ و کارهایی از این قبیل، جلوی آن فضایی خالی داشته باشید.

بیشتر ما وقتی پشت میز می‌نشینیم ورودی‌هایی را از سمت چپ دریافت می‌کنیم، در وسط کاری روی آن انجام می‌دهیم و در نهایت خروجی را سمت راست میز می‌گذاریم. به این فرایند، جریان کار چپ به راست گفته می‌شود. البته خلاف آن نیز ممکن است. با توجه به جریان کار خودتان، ببینید که برایتان راحت‌تر است سمت چپ شما خالی باشد یا سمت راست‌تان و این نکته را هنگام چینش وسایل اعمال کنید.

هنگام چینش میز جایی را برای تلفن‌ نیز در نظر بگیرید. توصیه می‌کنیم تلفن را (چه سیمی و چه همراه) در سمت غالب‌تان و قسمت بالای میز قرار دهید. اگر راست‌دست هستید، سمت غالب‌تان راست و اگر چپ‌دست هستید، سمت غالب‌تان چپ است.

گام ششم: دیجیتالی شوید!

یکی از اصلی‌ترین عوامل نامرتب شدن میز، کاغذهایی است که در طول روز به دست شما می‌رسند یا از آن‌ها استفاده می‌کنید. برای داشتن میز مرتب باید تا می‌توانید از دست این کاغذها خلاص شوید. برای این کار چند راه دارید:

• بعضی از کاغذها، اسناد یا اطلاعاتی دارند که ممکن است در طول روز به آن‌ها نیاز پیدا کنید. این کاغذها را اسکن کنید تا اطلاعات‌شان را داشته باشید. اگر اسکنر ندارید، می‌توانید از گوشی هوشمندتان و برنامه‌هایی نظیر Microsoft Lens استفاده کنید که برای هدف ما، کیفیت مناسبی را ارائه می‌دهند.
• برخی کاغذها، کاغذهای یادداشت خود شماست. برای حذف این دسته از کاغذها، خودتان را به استفاده از دفترچه یادداشت‌های دیجیتالی عادت دهید. پیشنهاد ما استفاده از نوشن (Notion) است.

نکته: نوشن از نوشتار راست به چپ پشتیبانی نمی‌کند. اگر این موضوع آزارتان می‌دهد، این افزونه را رویش نصب کنید.

• برخی افراد ممکن است تقویمی روی میزشان داشته باشند تا قرارها و جلسات‌شان را در آن ثبت کنند. برای حذف چنین وسیله‌ای از روی میز، بهتر است به تقویم‌های آنلاین مانند تقویم گوگل مهاجرت کنید. در ضمن زیگ می‌تواند در کنار تقویم‌های آنلاین، به شما کمک کند بدون دردسر و به‌سادگی قرارها و جلسه‌هایتان را مدیریت کنید. به این ترتیب نه نیازی به یادداشت قرارها و جلسه‌ها در تقویم و کاغذ دارید و نه برای یادآوری‌شان به مشکل می‌خورید.
• آن دسته از کاغذهایی را که نمی‌توانید به روش‌های بالا حذف کنید، در پوشه یا پوشه‌هایی دسته‌بندی کنید تا لای دست و پای شما نباشند.

در نهایت تنها کاغذی که باید روی میز شما وجود داشته باشد، همان کاغذی است که همین الان با آن کار دارید. در غیر این صورت باید به یکی از روش‌های بالا، آن را از روی میز جمع کنید.

گام هفتم: نه به آشفتگی بصری!

تا الان شاید میزتان مرتب شده باشد و همه‌ی وسایل خیلی منظم سر جایشان قرار گرفته باشند، اما تا وقتی از آشفتگی بصری کم نکنید، نمی‌توانید به سطح تمرکز دلخواه‌تان برسید. تک‌تک وسایلی که روی میز شما قرار دارند، حتی آن‌هایی که آن سوی میزتان هستند یا روی دیوار مقابل‌تان قرار دارند، موقع کار می‌توانند بخشی از توجه شما را جلب خودتان کند. وقتی تعداد این موارد زیاد از حد می‌شود، حفظ تمرکز هنگام کار سخت و سخت‌تر می‌شود.

برای نمونه برخی افراد برای اینکه نکته‌ای را فراموش نکنند، یادداشتی روی برگه‌های یادداشت چسبی می‌نویسند و آن را روی لبه‌ی مانیتور یا دیوار مقابل یا لبه‌ی میزشان می‌چسبانند. شاید یک یا دو یادداشت موردی نداشته باشد، اما وقتی تعداد این یادداشت‌ها زیاد می‌شود، حفظ تمرکز را برای شما سخت‌تر می‌کنند. نمونه‌ی دیگر این موضوع، تعداد زیاد استیکرهایی است که ممکن است فردی روی لپ‌تاپ یا میزش چسبانده باشد. تأثیر منفی آشفتگی بصری روی سطح تمرکز در بررسی‌های روان‌شناختی نیز اثبات شده است.

گام هشتم: شخصی‌سازی کنید

تا اینجا مدام به شما توصیه کردیم که از تعداد وسایل روی میزتان کم کنید. اما حالا می‌خواهیم بگوییم که خوب است یک تا سه وسیله‌ی شخصی را که برایتان انرژی‌بخش است، اطراف‌تان داشته باشید. این وسیله‌ها می‌توانند هر چیزی باشند؛ عکس عزیزان‌تان، جمله‌ای که به شما انرژی می‌دهد، عروسک شخصیت خیالی محبوب‌تان و هر چیز دیگری که ممکن است با دیدن آن روحیه بگیرید.

اگر به گل و گیاه علاقه دارید، می‌توانید گلدان کوچکی را روی میزتان بگذارید. بررسی‌ها نشان داده وجود گیاهان در محیط کار، می‌تواند تا 15 درصد بهره‌وری افراد را افزایش دهد.

گام نهم: از میز کار مجازی غافل نشوید!

همان‌قدر که مرتب بودن میز کار فیزیکی شما اهمیت دارد، باید حواس‌تان به میز کار مجازی‌تان هم باشد. بسیاری از ما عادت داریم هر فایلی را که به دستمان می‌رسد، روی دسکتاپ ذخیره کنیم. این رویه می‌تواند باعث شود که در عرض چند روز، دسکتاپ ما شلوغ و بی‌نظم شود. در نتیجه هم در پیدا کردن فایل‌ها به مشکل می‌خوریم و وقت‌مان تلف می‌شود و هم موضوع آشفتگی بصری که پیش‌تر به آن اشاره کردیم، اثر منفی‌اش را می‌گذارد.

به همین دلیل بهتر است این عادت را کنار بگذارید. اگر هم ترک عادت برایتان سخت است، پایان هر روز کاری، فایل‌های روی دسکتاپ را سر و سامان دهید.

داشتن میز مرتب علاوه بر آثار مثبتی که می‌تواند روی بهره‌وری شما داشته باشد، در نگاه افراد دیگر بیانگر شخصیت شما نیز است. بنابراین شاید بد نباشد همین حالا کمی وقت بگذارید و دستی به سر و روی محیط کاری‌تان بکشید.