۲۷ آذر ۱۳۹۹

مدیریت زمان

امین بهره‌مند

۲۷ آذر ۱۳۹۹

مدیریت زمان

«وقت طلاست». این ضرب‌المثلی است که همه‌ی ما شنیده‌ایم، اما بیش‌ترمان فقط زمانی آن را با تمام وجود درک می‌کنیم که از نظر زمانی در فشار قرار گرفته باشیم: شب امتحان و در حالی که هنوز مطالعه‌ی خیلی از مباحث امتحان باقی مانده یا روزهای آخر تحویل پروژه و در حالی که کارفرما با پیام‌هایش ما را عاصی کرده و البته خودمان می‌دانیم کار به این زودی‌ها آماده نمی‌شود. در زندگی روزمره‌ی ما از این نمونه‌ها زیاد است. برای تکمیل تمام این کارها فرصت کافی داشته‌ایم، اما وقتی به ضرب‌الاجل‌ها می‌رسیم، نمی‌دانیم که با این همه «وقت» چه کرده‌ایم. شاید حتا واقعن تمام این فرصت‌ها را به بی‌خیالی نگذرانده باشیم و سخت هم کار کرده باشیم، اما باز هم در انتها وقت کم می‌آوریم. چرا؟ روز همه‌ی ما ۲۴ ساعت است، پس چطور دستاورد بعضی افراد خیلی بیش‌تر از بقیه است؟

بحث پول که می‌شود، بیش‌ترمان مراقبیم که چطور خرجش کنیم. اما به «زمان» که می‌رسیم، بی‌نهایت دست‌و‌دل‌باز می‌شویم. به تمام درخواست‌های بی‌ربطی که در قبال وقت‌مان می‌شود، پاسخ مثبت می‌دهیم. با همه‌چیز جوری برخورد می‌کنیم که انگار همین حالا باید انجام شوند؛ در جلسات بیهوده شرکت می‌کنیم، از واگذار کردن کارها به بقیه فراری هستیم، چون می‌ترسیم که کیفیت کار پایین بیاید، روزهای زندگی‌مان را به صندوق‌های ایمیل و گوشی‌های هوشمندمان افسار کرده‌ایم و لجوجانه به انجام وظایفی ادامه می‌دهیم که ماشین‌ها هم می‌توانند آن را برایمان انجام دهند. برخوردمان با «زمان» و «پول» تا این حد متفاوت است، در حالی که زمان بر خلاف پول برگشت‌پذیر نیست.

اینجاست که موضوع مدیریت زمان مطرح می‌شود. نمی‌خواهیم به شما بگوییم که زمان را چطور به عقب برگردانید، چون واقعن زمان برگشت‌پذیر نیست، اما احتمالن می‌توان از آن استفاده‌ی خیلی مفیدتری کرد. مدیریت زمان یعنی بتوانید به‌جای سخت‌تر کار کردن، هوشمندانه‌تر کار کنید تا در نهایت در مدت زمان کم‌تر، کارهای بیش‌تری را انجام دهید.

برای شروع مدیریت زمان، پنج راهکار را به شما پیشنهاد می‌کنیم.

1. خودکارسازی

امروزه می‌توان انواع مختلفی از فعالیت‌ها را خودکارسازی کرد. متاسفانه بیش‌تر افراد از ابزارهای خودکارساز استفاده نمی‌کنند. ابزارهایی که تعدادشان زیاد، قیمت‌شان منطقی، کاربری‌شان ساده و در عین حال موثر هستند.

بیایید مروری داشته باشیم که چه کارهایی را می‌توان خودکارسازی کرد (فراموش نکنید که این فهرست کامل نیست):

• فعالیت‌های حقوقی: داده‌کاوی، مرور قراردادها
• فعالیت‌های مرتبط با فروش: ایجاد مشتریان بالقوه، پرورش مشتریان بالقوه، توسعه‌ی طرح‌های پیشنهادی، آماده‌سازی جلسات، هوش مشتری، هوش رقابتی
• فعالیت‌های مرتبط با بازاریابی: مدیریت قالب‌های ایمیل و محتوای بازاریابی، استفاده‌ی مجدد از محتوا، توزیع محتوا
• فعالیت‌های مرتبط با فناوری اطلاعات: پشتیبان‌گیری داده‌ها، مدیریت شبکه، تعمیر و نگهداری کامپیوترها، ایجاد حساب کاربری، انتقال فایل، استخراج داده
• فعالیت‌های مرتبط با منابع انسانی: برنامه‌ریزی پرداخت حقوق، جذب نیرو
• فعالیت‌های مرتبط با توسعه‌ی محصول یا برنامه‌نویسی: اسکریپت‌هایی برای کپی فایل‌ها و اجرای عملیات‌های تکرارشونده، بهینه‌سازی تصاویر
• فعالیت‌های مرتبط با پشتیبانی مشتری: نظرسنجی و پرسشنامه، پرس‌وجو از مشتریان

ابزارهایی که در این موارد می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید:

• مدیریت گردش کار: Zapier.com و IFTTT.com
• انتشار در شبکه‌های اجتماعی: Buffer و HootSuite
• برنامه‌ریز جلسات: Zeeg.me
• استفاده‌ی مجدد از محتوا: Repurpose.io

2. برون‌سپاری

فعالیت‌های فرایندمحوری را که نمی‌توان خودکارسازی کرد، یا باید به دیگران واگذار کرد یا باید برون‌سپاری شوند. اگر کاری که وقت‌تان را برایش هزینه می‌کنید حساسیت و ظرافت کمی دارد، فرایندش تکراری است و آن‌قدر ساده است که که هرکسی می‌تواند در ازای دریافت بخش اندکی از درآمد ساعتی شما از پس انجامش برآید، چرا باید خودتان آن را انجام دهید؟

در قسمتی از پادکست محبوب Joe Rogan Experience، بنیان‌گذار AngelList، نَوال راویکانت (Naval Ravikant)، پیشنهاد می‌دهد برای خودتان درآمد ساعتی آرمانی تعیین کنید و به آن پایبند بمانید: «به هیچ وجه در ازای چیزی کم‌تر از این مقدار، وقت‌تان را صرف نکنید. حالا این کار می‌خواهد شرکت در جلسه باشد یا برگشت زدن بسته‌ای که از آمازون دریافت کرده‌اید… من اگر مجبور باشم چیزی را برگشت بزنم و آن چیز ارزشش از درآمد ساعتی من کم‌تر باشد، قیدش را می‌زنم.»

استیو گلاوسکی (Steve Glaveski) می‌گوید که هنگام کار کردن با کارآفرین‌ها، جدول زیر را که پری مارشال (Perry Marshall) تهیه کرده، نشانشان می‌دهد و از آن‌ها می‌پرسد: «چند درصد از وقت‌تان را صرف کارهایی می‌کنید که ارزش‌شان ساعتی ده دلار است؟»

برگرفته از کتاب «فروش و بازاریابی ۲۰/۸۰» اثر پری مارشال

او می‌گوید معمولن چنین پاسخی را دریافت می‌کند: «تقریبن نیمی از وقتم.» و وقتی به آدم‌ها فشار می‌آورد که کارها را برون‌سپاری کنند، آن‌ها بدون آنکه متوجه طعنه‌آمیز بودن جواب‌شان باشند، به او می‌گویند: «وقت همچین کاری رو ندارم!»

برای به دست آوردن زمان، باید زمان صرف کنید. اما مانند سود مرکب، در بلندمدت خیلی بیش‌تر از زمانی که هزینه کرده‌اید، صرفه‌جویی خواهید کرد.

«ولی انجام این کار هر روز فقط چند دقیقه وقتم رو می‌گیره!» اگر انجام کاری تنها ۵ دقیقه وقت‌تان را بگیرد و در روز پنج تا از این کارها داشته باشید، سالانه به اندازه‌ی ۱۵ روز کاری از زمان خودتان را صرف این خرده‌کاری‌ها کرده‌اید. تازه اگر از هزینه‌های جابه‌جایی بین فعالیت‌ها نیز صرف‌نظر کنیم.

برای برون‌سپاری فعالیت‌های کم‌ارزش، از این ابزارها استفاده کنید:

• برای کارهای روزمره: GetMagic.com و TaskRabbit.com
• برای فعالیت‌های خلاقانه و همکاری مجازی: Upwork.com و Freelancer.com

3. استفاده از تعاملات ناهمزمان

به جلسه‌های کاری اخیرتان فکر کنید. به‌نظرتان چندتای آن‌ها ضروری بوده است؟ آیا به‌اندازه‌ی زمانی که از شما گرفته‌اند، بازدهی داشته‌اند؟ آیا نمی‌شده مسایل مطرح‌شده در این جلسه‌ها را از طریق پیام‌رسان‌ها و ایمیل بررسی و رسیدگی کرد؟

اگر موضوعی نیازمند گفت‌وگوی فوری با افراد دیگر نیست و اگر جواب و واکنش لحظه‌ای سایر افراد لزومی ندارد، برگزاری جلسه عملن هدر دادن زمان است. نباید برای تبادل اطلاعات جلسه برگزار کنید. بالا رفتن تعداد جلسات هم روحیه‌ی اعضای تیم را پایین می‌آورد و هم روند کارها را کُند می‌کند.

تعاملات ناهمزمان برخاسته از این فلسفه است: «وقتی سراغش می‌روم که بخواهم». اگر واقع‌بین باشیم، خواهیم دید که بیش‌تر چیزها نیاز به واکنش فوری ندارند و می‌توان به‌جای تلف کردن وقت اعضای تیم در جلسه‌های فراوان و طولانی، مدیریت زمان را در اختیار خودشان گذاشت.

اگر گفت‌وگویی ضروری است، سعی کنید به جای برگزاری جلسه‌های اجباری یک ساعته (که امروزه پیش‌فرض بیش‌تر شرکت‌هاست)، جلسه‌های کوتاه‌تر پانزده یا سی دقیقه‌ای، اما با بهره‌وری بالاتر برگزار کنید. اگر هم برگزاری جلسه ضرورتی ندارد (که معمولن همین‌طور است)، از ابزارهای تعاملات ناهمزمان زیر استفاده کنید:

• پیام‌رسان‌ها: Slack ،Facebook Workplace ،Microsoft Teams
• ابزارهای مدیریت پروژه: Asana ،Trello ،Basecamp ،Airtable
• ابزارهایی برای متوقف کردن دریافت ایمیل و جلوگیری از باز شدن وب‌سایت‌ها: Inbox Pause و Blocksite

4. همه‌ی تصمیم‌ها را تصمیم‌های بزرگ نبینید

نمی‌توان از تعاملات ناهمزمان صحبت کرد، اما به آنچه جف بزوس (Jeff Bezos) تصمیمات نوع یک و دو می‌خواند، اشاره نکرد: تصمیمات نوع ۱ تصمیمات بزرگ، سخت، برگشت‌ناپذیر و پرمخاطره هستند. تصمیمات نوع ۲ برگشت‌پذیرند. اگر خرابکاری کنید، می‌توانید بدون اینکه مشکل چندانی ایجاد شود، یا اصلن مشکلی ایجاد شود، جبران‌شان کنید.

بیش‌تر تصمیمات ما از جنس تصمیمات نوع ۲ هستند و باید سریع گرفته شوند. هرچه میزان تصمیمات کم‌تری را در دسته‌ی تصمیمات نوع ۱ قرار دهیم، وقت کم‌تری را در جلسات و تعاملات از دست خواهیم داد.

5. دسته‌بندی کارها

رسیدگی همزمان به چندین کار بیش‌تر شبیه خواب و خیال است. جابه‌جایی بین کارهای مختلف سبب می‌شود انرژی‌مان تحلیل رود، بهره‌وری‌مان پایین بیاید و مدیریت زمان از دستمان خارج شود، اما می‌توانیم با دسته‌بندی کارها بازدهی را افزایش دهیم.

کاترین میلکمن (Katherine Milkman)، اقتصاددان رفتاریِ مدرسه‌ی وارتونِ دانشگاه پنسیلوانیا، اصطلاح «دسته‌بندی وسوسه‌ها» را ابداع کرده است. این اصطلاح می‌گوید برای کمک به ایجاد عادات رفتاری مثبت، باید کارهای خوشایندتان را با کارهایی ترکیب کنید که لازم است انجام دهید.

بگذارید مثالی بزنیم. فرض کنید فیزیوتراپ‌تان از شما خواسته که تمرین‌های حرکتی سی دقیقه‌ای را در سه روز هفته جای دهید. شما می‌توانید این تمرینات را در انزوا انجام دهید، یا می‌توانید آن را با کاری ترکیب کنید که از آن لذت می‌برید. برای نمونه می‌توانید همزمان با آن تلویزیون ببینید یا تماس‌های روزانه‌تان را بگیرید.

اگر کم‌تر بهانه‌تراشی کنیم و برای طراحی روند زندگی شخصی و کاری‌مان زمان کافی را صرف کنیم، از ابزارهای نوین استفاده کنیم و کلیشه‌های ذهنی‌مان را بشکنیم، واقعن می‌توانیم در زمان کم‌تر، کارهای بیش‌تری انجام دهیم. این همان معجزه‌ی مدیریت زمان است.

همان‌طور که سِنکا، فیلسوف یونانی، می‌گوید: «زندگی طولانی است، به شرطی که بدانی چطور از آن استفاده کنی.»