دسته‌بندی
دسته‌بندی
دسته‌بندی
مطالب مرتبط
۲۱ مهر ۱۴۰۰ 
مدیریت زمان
۲۱ مهر ۱۴۰۰
مدیریت زمان
هدف جلسات، روی کاغذ، افزایش بهره‌وری و کارآیی تیم‌ها است. زمانی که همه‌ی اعضا با هم هماهنگ باشند و بدانند چه کاری باید انجام شود، سخت‌ترین کارها نیز ممکن می‌شود. اما در واقعیت می‌بینیم که اکثرمان هفته‌های پیاپی درگیر جلسه‌های بی‌حاصلی شده‌ایم که بهره‌وری را هم کاهش داده‌اند. یکی از اصلی‌ترین علت‌هایش نیز این است که مدیران در «مدیریت جلسات» دچار ضعف هستند.
یک بررسی نشان می‌دهد که مدیران عادی به طور میانگین در هفته ۱۸ ساعت را در جلسات سپری می‌کنند. از طرفی نزدیک به نیمی از افرادی که مجبور به شرکت در جلسات می‌شوند، آن‌ها را «اتلاف وقت» می‌دانند. از قدیم گفته‌اند «وقت طلاست» و دقیقن به همین دلیل «اتلاف وقت» مساوی با «اتلاف سرمایه» است؛ بررسی دیگری در آمریکا نشان می‌دهد که یک جلسه‌ی هفتگی بین مدیران میانی، سالانه ۱۵ میلیون دلار برای شرکت‌ها هزینه برمی‌دارد!
اما برای نزدیک‌تر کردن جلسات به هدفِ روی کاغذشان چه باید کرد؟
در این مطلب به موضوعات زیر می‌پردازیم:
- جلسه‌ها چه فایده‌ای دارند؟
- چرا مدیریت جلسات اهمیت دارد؟
- راهکارهای مدیریت جلسات پیش از جلسه:
- راهکارهای مدیریت جلسات در طول برگزاری جلسه:
- راهکارهای مدیریت جلسات پس از پایان جلسه:
جلسه‌ها چه فایده‌ای دارند؟
«اصلن چرا به جلسه نیاز داریم؟» این ممکن است سوال بسیاری از آن‌هایی باشد که از تعداد بالای جلسات کلافه شده‌اند. شاید شما هم بعد از شرکت در جلسات بی‌حاصل فراوان، این ابهام برایتان ایجاد شده باشد. به همین دلیل لازم است ابتدا به چهار کارآیی بسیار مهم جلسه‌ها بپردازیم و بعد ببینیم که چطور می‌توان با مدیریت جلسات در راستای این اهداف، بازدهی آن‌ها را افزایش داد.
- ساده‌ترین کارآیی جلسه‌ها، تعیین حد و مرز تیم، گروه یا واحد است؛ حاضران در جلسه به آن تیم یا گروه تعلق دارند و غایبان نه. همه می‌توانند نگاهی به اطراف‌شان بیندازند و در یک نگاه متوجه شوند که بخشی از هویت جمعی چه گروهی هستند. حالا این گروه می‌خواهد توسعه‌دهندگان وب یک استارت‌آپ باشد یا اعضای هیئت علمی دانشکده‌ای خاص یا مدیران فروش کارخانه یا حتی اعضای یک تیم فوتبال.
- جلسه جایی است که اعضا دانسته‌های گروهی‌شان را بازنگری می‌کنند، به‌روز می‌کنند یا به آن چیزهایی می‌افزایند. هر گروه صندوقچه‌ای منحصربه‌فرد از دانش، تجربه، اطلاعات و ماجراهای مشترک اعضا را دارد. هرکدام از اعضا دانسته‌های خودشان را در این صندوقچه قرار می‌دهند تا بقیه نیز بتوانند به آن دسترسی داشته باشند. این مهم فقط از طریق جلسه‌ها امکان‌پذیر است. صندوقچه‌ی منحصربه‌فرد هر گروه نه تنها به اعضای گروه کمک می‌کند که کارشان را هوشمندانه‌تر انجام دهند، بلکه باعث می‌شود سرعت و بازدهی ارتباطات بین اعضا نیز افزایش پیدا کند. بعد از مدتی گروه به جایی می‌رسد که می‌توان با یک جمله یا ارجاع به موضوعی خاص، مفهومی را به‌سرعت به سایر اعضا انتقال داد. در حالی که برای فردی از خارج گروه، باید کلی توضیح داد تا نکته‌ی مربوطه را درک کند.
از این صندوقچه با عبارت «خِرَد جمعی» نیز یاد می‌شود؛ انگار مغزی واحد بین چندین جمجمه توزیع شده باشد. این «خرد جمعی» توانایی‌های منحصربه‌فردی دارد؛ گروهی از افراد که با هم جلسه می‌گذارند و در کنار هم فکر می‌کنند، نسبت به حالت انفرادی، ایده‌ها، برنامه‌ها و تصمیمات بهتری ارایه می‌دهند. البته که اگر مدیریت جلسات به‌خوبی انجام نشود، نتیجه می‌تواند معکوس شود.
- یک جلسه به تک‌تک اعضا کمک می‌کند که هم هدف کلی گروه را متوجه شوند و هم بدانند نقش خودشان و سایر افراد در رساندن گروه به آن هدف چیست.
- جلسه‌ها نسبت به تصمیماتی که در آن‌ها گرفته می‌شود و اهدافی که به دنبال آن هستند، برای شرکت‌کنندگان تعهد ایجاد می‌کنند. زمانی که تصمیمی گرفته می‌شود، حتی اگر در ابتدا با آن مخالف بوده باشید، به علت عضویت در آن گروه مجبور به قبول تصمیم هستید. اگر علت مخالفت با تصمیم‌ها را در سازمان‌ها به ده قسمت تقسیم کنیم، نه قسمتش به این برمی‌گردد که اعضا از اینکه قبل از تصمیم‌گیری با آن‌ها مشورت نشده دلخور هستند و تنها یک قسمتش به مخالفت اصولی مربوط است. بیش‌تر آدم‌ها در بیش‌تر مسایل به اینکه دیدگاه‌شان شنیده و در نظر گرفته شود، قانع هستند. شاید توی ذوق‌شان بخورد که نظرشان در نهایت اجرایی نشده، اما خروجی را می‌پذیرند.
این‌ها مهم‌ترین دلایلی هستند که نشان می‌دهند جلسه‌ها بی‌فایده نیستند. برخی از این اهداف را می‌توان به‌کمک تعاملات ناهمزمان از طریق گروه در پیام‌رسان‌ها محقق کرد، اما جلسه‌ها در این زمینه بسیار موثرتر هستند و در تصمیم‌گیری‌ها نیز چابک‌تر عمل می‌کنند.
چرا مدیریت جلسات اهمیت دارد؟
با وجود تمام دلایلی که برای اهمیت جلسات ذکر شد، باید با آن مانند شمشیری دو لبه برخورد کرد. اگر در مدیریت جلسه ضعیف عمل کنیم، نه تنها هیچ‌کدام از مزایای بالا را ندارد، بلکه باعث اتلاف وقت و انرژی اعضای تیم نیز خواهد شد. روش مدیریت جلسات تعیین می‌کند که این شمشیر به نفع ما حرکت کند یا به ضرر ما. این روزها که جلسات غیرحضوری افزایش یافته‌اند، این موضوع اهمیت بیش‌تری نیز پیدا کرده است. زیرا چنین جلساتی چالش‌های بیش‌تری هم دارند. این را هم نباید فراموش کرد که تکنیک‌های مدیریت جلسات به طول برگزاری جلسه محدود نیستند؛ باید از قبل و حتی بعد از برگزاری جلسه نکاتی را رعایت کرد تا بیش‌ترین بازدهی را داشته باشند. به همین دلیل برای ارایه‌ی راهکار مدیریت جلسات، بهتر است در سه بخش کارهایی را بررسی کنیم که باید یا نباید انجام دهیم: پیش، در طول و بعد از جلسه.
پیش از جلسه
واقعن به جلسه نیاز دارید؟
جلسات ابزارهای مفیدی هستند، اما فقط زمانی که واقعن به آن‌ها نیازی باشد. بعضی جلسات مجموعه‌ای از تک‌گویی اعضای حاضر هستند؛ مانند زمانی که مدیر تیمی می‌خواهد وضعیت فعلی پروژه را به اطلاع اعضای تیم برساند. برای چنین کارهایی نیاز به جلسه ندارید. این اطلاعات را می‌توان از طریق ایمیل یا در چت‌های گروهی با سایر اعضای تیم به اشتراک گذاشت. در یک کلام: اگر قرار نیست از افراد نظر بگیرید، جلسه را بی‌خیال شوید. فراموش نکنید بهتر است جلسات کم‌تر اما باکیفیت‌تر داشته باشید.
در چنین موقعیت‌هایی به برگزاری جلسه نیاز دارید:
- می‌خواهید درباره‌ی پروژه بازخورد بگیرید؛ اینکه چه بخش‌هایی خوب پیش می‌رود و لازم است چه چیزهایی را تغییر داد.
- می‌خواهید تصمیمی جمعی بگیرید.
- برای حل مشکلی خاص نیاز به همکاری سایرین دارید.
- می‌خواهید مسیری برای پروژه تعیین کنید.
- می‌خواهید بخش‌های مختلف سازمان‌تان را با یکدیگر مرتبط کنید.
با وجود معیارهای بالا، گاهی اوقات سخت می‌توان تصمیم گرفت که واقعن نیازی به جلسه وجود دارد یا نه. در این مواقع سوالات زیر را از خود بپرسید:
- در زمینه‌ی موضوع جلسه، تمام کارهایی را که از دست خودتان برمی‌آمده، انجام داده‌اید؟
- آیا موضوع جلسه به‌جز شما و یک نفر دیگر، نیازمند مشارکت فرد یا افراد بیش‌تری است؟
- آیا لازم است که این مشارکت همزمان باشد؟
اگر پاسخ‌تان به سوالات بالا مثبت بود، بهتر است خودتان را برای برگزاری جلسه آماده کنید.
بی‌هدف نباشید!
قبل از هر جلسه حتمن هدف‌تان از تشکیل آن را واضح و شفاف مشخص کنید. مثلن «تصمیم‌گیری درباره‌ی استراتژی بازاریابی محصول جدید». اگر جلسات دوره‌ای دارید، اما پیش از جلسه موضوعی برای بحث به ذهن‌تان نمی‌رسد، بهتر است آن را لغو کنید.
بعد از مشخص کردن اهداف‌تان از جلسه، انتظارات‌تان از خروجی‌اش را نیز بنویسید. این اهداف و انتظارات باید پیش از جلسه به اطلاع شرکت‌کنندگان نیز برسد. در پایان جلسه با نگاهی به فهرست انتظارات و خروجی واقعی جلسه، می‌توانید بگویید که جلسه‌تان مفید بوده یا فقط وقت‌تان را تلف کرده‌اید.
انتخاب هوشمندانه‌ی اعضای جلسه
هنگام دعوت از افراد برای جلسه، بی‌رحمانه به این سوال پاسخ دهید: «آیا واقعن لازم است همه‌ی این افراد در جلسه حضور داشته باشند؟» در بسیاری از اوقات ارسال خلاصه یا گزارش جلسه از طریق ایمیل می‌تواند برای تعدادی از این افراد کفایت کند.
اگر فردی در جلسه حضور پیدا کند که واقعن نیازی به حضورش نباشد، علاوه بر وقت و انرژی او، سرمایه‌ی خودتان را هم تلف کرده‌اید. فرض کنید جلسه‌ی شما نیم ساعته باشد. اگر قرار باشد ۱۰ نفر از اعضای شرکت یا تیم در جلسه شرکت کنند، به‌اندازه‌ی ۵ ساعت کار در این جلسه حبس می‌شود. اما اگر تعداد اعضای جلسه را به ۴ نفر برسانید، آن ۶ نفر به کارهای دیگرشان می‌رسند و در عوض شما هم ۳ ساعت کار را برای شرکت یا تیم‌تان زنده کرده‌اید.
جف بزوس (Jeff Bezos) بنیان‌گذار آمازون در شرکتش قانون جالبی دارد که به «قانون دو پیتزا» مشهور است: تعداد افراد هر جلسه باید حداکثر به‌اندازه‌ای باشد که بتوان با دو پیتزا آن‌ها را سیر کرد.
دستور جلسه، نقشه‌ی راه
شاید داشتن دستور جلسه پیش از هر جلسه نیازی بدیهی به نظر برسد، اما جالب است بدانید که بیش‌ترِ جلسات بدون دستور جلسه تشکیل می‌شوند.
کلید موفقیت در مدیریت جلسات، از پیش آماده شدن است و این آمادگی به کمک دستور جلسه به‌وجود می‌آید. دستور جلسه را پیش از شروع جلسه برای تمام حاضرین ارسال کنید تا بدانند که قرار است در چه جلسه‌ای شرکت کنند، چرا حضورشان مهم است، به چه شکلی قرار است به موضوعات اصلی جلسه بپردازید یا اصلن جلسه کجا و چه زمانی برگزار می‌شود.
هر دستور جلسه باید شامل موارد زیر باشد:
- فهرستی از موضوعاتی که قرار است در جلسه مطرح شوند
- اهداف و انتظاراتی که از جلسه داریم
- فهرست افراد حاضر در جلسه
- هر موضوع را چه‌کسی مطرح می‌کند و برای هر یک چه میزان زمان در نظر گرفته شده
- زمان شروع، پایان و محل برگزاری جلسه
- هر اطلاعات پیش‌زمینه‌ای که لازم است حاضران جلسه داشته باشند یا هر چیزی که لازم است برای جلسه آماده کنند.
هنگام نوشتن دستور جلسه، هدف‌گذاری هوشمند را مد نظر داشته باشید؛ دستور جلسه باید مشخص و بی‌ابهام باشد، بتوان میزان برآورده شدنش را اندازه‌گیری کرد، دست‌یافتنی باشد، غیرمرتبط نباشد و زمان‌بندی شده باشد.
فراموش نکنید که دستور جلسه شما باید منطقی باشد؛ از یک جلسه‌ی بیست دقیقه‌ای به‌اندازه‌ی جلسه‌ی یک ساعته انتظار نداشته باشید و به تناسب خودش برای آن هدف و انتظار تعریف کنید.
در تهیه‌ی دستور جلسه می‌توانید از اعضای حاضر در جلسه نیز کمک بگیرید. یا بعد از ارسال آن برای اعضا، پیشنهادشان برای اصلاح دستور جلسه را اعمال کنید. سعی کنید دستور جلسه را با فاصله‌ای مناسب نسبت به زمان جلسه ارسال کنید تا افراد فرصت بررسی کامل آن را داشته باشند یا بتوانند در اصلاح آن مشارکت کنند.
زمان مناسب برای برگزاری جلسه
بعضی زمان‌ها از دور داد می‌زنند که برای برگزاری جلسه مناسب نیستند؛ برای نمونه ساعت ۴ عصر آخرین روز کاری هفته. اما بعضی زمان‌ها آن‌قدرها هم بد بودنشان واضح نیست.
برای نمونه صبح اولین روز کاری هفته. گرچه جلسه‌های بسیاری در این بازه برگزار می‌شود، اما بررسی‌ها نشان می‌دهد که یکی از بدترین انتخاب‌ها برای برگزاری جلسه است. چرا؟ چون افراد بعد از استراحت در تعطیلات آخر هفته سرشار از انرژی هستند و می‌توانند بازدهی کاری فراوانی داشته باشند. حیف است که این انرژی در جلسه هدر برود. ضمن اینکه در اولین روز کاری هفته معمولن تعداد بیش‌تری از کارکنان ممکن است خارج از شرکت باشند.
پس چه زمانی برای برگزاری جلسه مناسب است؟ عصرِ دومین روز هفته می‌تواند انتخاب خوبی برای جلسه باشد. نه خیلی زود است و نه خیلی دیر. نه افراد سرشار از انرژی هستند و نه انرژی‌شان ته کشیده است.
زمان جلسه را جوری انتخاب کنید که افراد توانایی آماده‌سازی خودشان را داشته باشند. هیچ‌کس از جلسه‌های دقیقه نودی خوشش نمی‌آید.
نکته: زیگ می‌تواند به شما کمک کند تا از جلسات دقیقه نودی جلوگیری کنید.
در طول برگزاری جلسه
سرِ وقت، بدون تاخیر
وقت‌شناس بودن یکی از مهم‌ترین نکات در مدیریت جلسات است. اگر خودتان دیر به جلسه برسید، ممکن است دستپاچه شوید و بررسی نکته‌ی مهمی را از قلم بیندازید که کل جلسه و اهداف آن را تحت تاثیر قرار دهد. از طرفی با تاخیر حضور پیدا کردن نوعی بی‌احترامی به آن‌هایی است که به‌موقع به جلسه آمده‌اند.
برای کسانی که نتوانسته‌اند سرِ وقت خودشان را به جلسه برسانند صبر نکنید. فرقی نمی‌کند چه کسی هنوز نیامده؛ جلسه را در هر صورت شروع کنید. تری لاندگرن (Terry Lundgren) مدیرعامل و رییس هیئت‌مدیره‌ی فروشگاه‌های زنجیره‌ای میسیز (Macy’s) برای جلسه‌هایش قانون سفت و سختی دارد:
اگر قرار است جلسه ساعت ۸:۰۰ شروع شود، نباید ساعت ۸:۰۱ اینجا باشید. باید راس ۸ اینجا باشید، چون جلسه در هر حال ساعت ۸ شروع می‌شود. افراد پرمشغله‌ای که نمی‌توانند قیدِ آخرین تماس تلفنی‌شان را بزنند تا خودشان را به جلسه برسانند، باید وقت‌شناسی را یاد بگیرند.
از جلسات سرپایی استقبال کنید!
جلسات سرپایی (Stand-up Meeting) در سال‌های اخیر محبوبیت زیادی پیدا کرده‌اند. در طول این جلسات، همان‌طور که از نامش پیداست، تمامی افراد می‌ایستند و کسی نمی‌نشیند. ایستاده برگزار کردن جلسه کمک می‌کند که بحث‌ها کم‌تر به حاشیه برود، تصمیم‌گیری‌ها زودتر انجام شود و جلسه طولانی نشود.
یک بررسی نشان داده که شرکت‌کنندگان در جلسات سرپایی در مقایسه با جلسات نشسته، نزدیک به ۳۴ درصد زمان کم‌تری برای تصمیم‌گیری صرف می‌کنند. آن هم بدون افت در کیفیت تصمیم‌هایشان.
البته طبیعی است که برگزاری جلسات سرپایی همیشه عملی نیست، اما بد نیست که این گزینه را در ذهن‌تان داشته باشید.
مرور قوانین و اهداف جلسه
درست است که اهداف جلسه را پیش‌تر در دستور جلسه آورده‌اید، اما بهتر است ابتدای جلسه یک بار دیگر آن‌ها را مرور کنید. همچنین لازم است که همان ابتدا قوانین موردنظرتان را شفاف و واضح بیان کنید. منظور از شفاف بودن این است که نگویید «در طول جلسه تمرکزتان را حفظ کنید» یا «فقط چیزهای ضروری را مطرح کنید». زیرا این قوانین مبهم هستند و ممکن است افراد هرکدام با توجه به برداشت خودشان آن‌ها را اجرا کنند.
پاسخ شما به موارد زیر، نمونه‌هایی از قوانین شفاف و واضح هستند:
- آیا افراد اجازه دارند در طول جلسه از تلفن همراه یا لپ‌تاپ‌شان استفاده کنند؟
- چه زمانی می‌توانند سوال کنند؟
- آیا می‌توان به گزاره‌های مطرح شده در جلسه ایراد وارد کرد؟
- هر نفر چه مدت می‌تواند صحبت کند؟
روند تصمیم‌گیری را مشخص کنید
پیش از شروع جلسه برای حاضران توضیح دهید که روند تصمیم‌گیری به چه صورت خواهد بود. در کل سه روند را برای تصمیم‌گیری می‌توان متصور بود:
- تصمیم مدیر: یعنی در جلسه نظرات همه مطرح می‌شود، اما این مدیر جلسه است که تصمیم نهایی را می‌گیرد.
- رای اکثریت: یعنی بعد از مطرح شدن نظرات و بحث و گفت‌وگو، بین اعضای حاضر رای‌گیری می‌شود و گزینه‌ای انتخاب می‌شود که بیش‌ترین رای را آورده باشد.
- موافقت جمعی: یعنی اعضای حاضر در جلسه باید متفق‌القول شوند؛ همگی یا موافق یا مخالف.
مشخص کردن روند تصمیم‌گیری اهمیت بالایی دارد. اگر بدون این کار افراد را تشویق به اظهارنظر کنید، ممکن است با خودشان فکر می‌کنند که قرار است در انتها برای تصمیم‌گیری رای‌گیری شود. آنگاه اگر قرار باشد حرف آخر را یک نفر بزند، بین اعضا سرخوردگی به وجود می‌آید. با تعیین روند تصمیم‌گیری می‌توان از تنش‌های بعدی جلوگیری کرد.
دستور جلسه را دودستی بچسبید!
مهم‌ترین نکته در مدیریت برگزاری جلسات این است که اجازه ندهید بحث‌ها از دستور جلسه منحرف شوند. کوچک‌ترین انحراف همان و از دست رفتن زمان و هدف جلسه همان.
انگار سرنوشت حتمی تمام جلسات این است که یک نفر علاقه داشته باشد از موضوع بحث منحرف شود یا شروع به تعریف داستان یا ماجرایی کند که ارتباطی با دستور جلسه ندارد. یا گاهی بعضی موضوعات و تصمیمات چندین بار به شکل‌های گوناگون در جلسه مطرح می‌شوند. به همین دلیل لازم است که فردی مسئولیت کنترل جلسه و تذکر به افراد را بر عهده داشته باشد.
برای تذکر دادن می‌توانید از روش‌های خلاقانه استفاده کنید. شرکت Brivo که ارایه‌دهنده‌ی نرم‌افزارهای امنیتی است، برای جلسه‌هایش دسته‌های پینگ‌پونگی در اختیار شرکت‌کنندگان می‌گذارد که روی آن نوشته «نه به دوباره‌کاری». هر زمان که یکی از اعضا حس کند بحث دارد از دستور جلسه منحرف می‌شود یا موضوعی دوباره مطرح می‌شود، علامت را بالا می‌برد تا به گوینده تذکر دهد.
مدیریت زمان جلسات
جلسه‌ها پتانسیل این را دارند که تا ابد طول بکشند! به همین دلیل است که مدیریت زمان در جلسات اهمیت بالایی دارد.
پیش از این گفتیم که جلسه را سرِ وقت شروع کنید. اما برای تمام کردن جلسه بهتر است آن را زودتر از موعد تمام کنید! اگر جلسه‌ای را برای ساعت ۹ تا ۱۰ برنامه‌ریزی کرده‌اید و ده دقیقه پیش از ساعت ده اهداف جلسه برآورده شده، الکی بحث را کِش ندهید.
از طرفی اگر در مدت زمان موردنظر به اهداف جلسه نرسیدید، باز هم جلسه را سر وقت تمام کنید. شرکت‌کننده‌ها برای مدت زمان تعیین‌شده برنامه‌ریزی کرده‌اند و ممکن است تجاوز شما از این مدت زمان، برنامه‌های بقیه‌ی روزشان را به هم بریزد. اگر نتوانستید به موقع به اهداف موردنظر جلسه برسید، یا دستور جلسه را واقع‌بینانه ننوشته‌اید یا نتوانسته‌اید جلسه را به‌خوبی مدیریت کنید.
مدام زمان باقیمانده را بررسی کنید. به‌خصوص برای جلسه‌هایی که بیش از ۱۵ دقیقه طول می‌کشند. می‌توانید در بازه‌هایی مشخص زمان باقیمانده را به اطلاع اعضا برسانید تا بتوانند صحبت‌هایشان را با توجه به آن تنظیم کنند. یا زمان‌سنجی را جلوی دید همه بگذارید تا بدانند چه مقدار از مدت زمان جلسه باقیمانده است. اگر به جایی رسیدید که حس کردید زمان باقیمانده با مباحث جامانده تناسبی ندارد، موضوع را با اعضای جلسه مطرح کنید و به‌کمک‌شان برای شیوه‌ی ادامه‌ی جلسه تصمیم‌گیری کنید.
یک نفر ایده‌ای مطرح می‌کند که جالب است، اما به موضوع جلسه‌ی فعلی ربطی ندارد؟ یادداشتش کنید. شاید آن را در دستور جلسه‌ی بعدی گذاشتید.
یک نفر اعتراضی دارد؟ ببینید چقدر زمان را می‌توانید برای بحث با او اختصاص دهید. اگر باز هم مشکلش حل نشد، برای بعد از جلسه قرار صحبتی را با او بگذارید.
بحث یا ایده‌ای پیش کشیده می‌شود که به کل گروه مرتبط نیست و مثلن دو نفر از اعضا باید درباره‌اش با هم صحبت کنند؟ از آن‌ها بخواهید آن بحث را بعدن در جلسه‌ای خصوصی‌تر با هم مطرح و درباره‌اش تصمیم‌گیری کنند.
یک قانون کلی برای خودتان بگذارید: اگر دستور جلسه می‌گوید که باید درباره‌ی موضوع الف ۱۵ دقیقه بحث کنید، تنها در صورتی سراغ موضوع ب بروید که یا ۱۵ دقیقه تمام شود یا بحث درباره‌ی موضوع الف را به نتیجه برسانید. حالا هرکدام که زودتر اتفاق افتاد.
همه‌چیز را ثبت و ضبط کنید
یک نفر باید وظیفه‌ی مستند کردن جلسه را بر عهده داشته باشد. اگر جلسه از اهمیت بالایی برخوردار باشد، بهتر است که ریز مکالمات افراد نیز ثبت شود و بعد از جلسه در قالب گزارش دقیقه به دقیقه (Meeting Minutes) در اختیار تمام حاضران و کسانی قرار بگیرد که حضورشان در جلسه نیاز نبوده، اما بهتر است از اتفاقات جلسه با خبر باشند.
اگر جلسه تا این حد اهمیت نداشته باشد، می‌توان به ثبت خلاصه‌ی تصمیمات و اتفاقات اکتفا کرد.
نه به حواس‌پرتی‌ها!
باید به هر قیمتی شده جلوی حواس‌پرتی‌ها را بگیرید، که البته این روزها کار بسیار سختی است. چرا؟ چون منبع تمام حواس‌پرتی‌های دنیا را می‌توان در جیب‌هایمان پیدا کرد: تلفن همراه!
محققان تخمین می‌زنند که کارکنان به طور متوسط هر ۱۰ دقیقه یک بار در جلسه نگاهی به تلفن همراه‌شان می‌اندازند. این موضوع می‌تواند باعث شود افراد از جریان جلسه خارج شوند و اثرگذاری‌شان کم شود.
می‌توانید محلی را آماده کنید و از حاضران بخواهید که پیش از ورود به جلسه، تلفن همراه‌شان را آنجا بگذارند. یا از آن‌ها بخواهید تلفن‌هایشان را در حالت بی‌صدا قرار دهند و اگر کسی در طول جلسه سراغ تلفن همراهش رفت، مجبور به پرداخت جریمه باشد.
همه را در جلسه شریک کنید
به یاد داشته باشید که جلسه برای گزارش دادن نیست. این کار را می‌توان از طریق ایمیل یا گروه‌های گفت‌وگو نیز انجام داد. اگر کسی به جلسه‌ای دعوت شده، یعنی نظرش مهم است، لازم است در جلسه مشارکت کند و شنونده‌ی محض نباشد. اگر افراد فعالانه در جلسه مشارکت داشته باشند، کم‌تر خسته می‌شوند و حس نمی‌کنند وقت‌شان تلف شده است. حواسشان هم مدام پرت نمی‌شود.
بعد از شروع جلسه و طرح دستور جلسه و اهداف، سکوت کنید و اجازه دهید سایر افراد حرف بزنند. اگر درباره‌ی موضوعی ابتدا نظرات خودتان را بگویید و بعد نگاهی به دور میز جلسه بیندازید، سرهایی را می‌بینید که به تایید حرف‌هایتان بالا و پایین می‌روند. این کار باعث می‌شود راه بحث تا حدی بسته شود. بهتر است اجازه دهید ابتدا بقیه نظرات خودشان را مطرح کنند و شما آخرین نفری باشید که نظر می‌دهید.
افراد گاهی به علت خجالتی بودن، به دلیل ملاحظه‌ی جایگاه و یا موارد دیگر، از ابراز نظرشان خودداری می‌کنند. باید سعی کنید به هر شیوه‌ای که می‌توانید از این افراد حرف بکشید. به همه‌ی نظرات احترام بگذارید تا جَوی مثبت و امن بر جلسه حاکم شود و افرادی که در سایه می‌ایستند هم جرات اظهارنظر پیدا کنند.
جلسه‌های کوتاه‌تر، اما بیش‌تر
به احتمال فراوان ۳۰ دقیقه پس از شروع جلسه، توجه و تمرکز شرکت‌کنندگان به‌اندازه ابتدای جلسه نیست. نه اینکه الزامن حوصله‌شان سر رفته یا حواسشان پرت شده باشد. بلکه حجم اطلاعات و مباحث مطرح شده زیاد بوده و طبیعی است که ذهن برای پردازش آن‌ها انرژی صرف کرده باشد. هرچه جلسه طولانی‌تر شود، برای حفظ تمرکز باید انرژی بیش‌تری گذاشت.
بررسی‌ها نشان می‌دهد که ۵۲ دقیقه حداکثر زمانی است که یک فرد می‌تواند کاملن حواسش را به جلسه جمع کند. بنابراین جلسات طولانی‌تر از یک ساعت بازدهی لازم را نخواهند داشت. بهتر است به‌جای جلسات طولانی، جلسات کوتاه اما با تعداد بیش‌تر داشته باشید.
پرسش و پاسخ را فراموش نکنید
لازم است که بخشی از جلسه به پرسش و پاسخ اختصاص پیدا کند. به‌خصوص اگر جلسه‌ی شما با مشتری‌ها یا افرادی باشد که خارج از تیم شما هستند، اهمیت پرسش و پاسخ بیش‌تر می‌شود. وجود چنین بخشی کمک می‌کند افراد در جلسه مشارکت فعالانه داشته باشند، به حرف‌هایی که در طول جلسه گفته می‌شود با توجه بیش‌تری گوش کنند و با پرسیدن سوال، ابهامات خودشان را برطرف کنند.
این را هم فراموش نکنید که شما باید افراد را به سوال پرسیدن تشویق کنید. اگر این کار را نکنید، ممکن است کسانی باشند که بترسند یا خجالت بکشند سوال‌شان را بپرسند.
می‌توانید بعد از پایان هر موضوع، از افراد بپرسید آیا نکته‌ای وجود دارد که لازم باشد توضیح دهید یا سوالی هست که نیاز به جواب داشته باشد؟ حتی می‌توانید در انتهای جلسه برای اطمینان یک بار دیگر از شرکت‌کنندگان بپرسید که آیا به تمام سوالات و دغدغه‌هایشان پاسخ داده شده یا نه.
جلسه را با فهرست وظایف تمام کنید
شرکت‌کنندگان هنگام ترک جلسه باید دو چیز را بدانند:
- جلسه چه نتایج و دستاوردهایی داشته است.
- هرکدام‌شان (در صورت نیاز) بعد از جلسه باید چه کارهایی انجام دهند.
فهرست وظایف افراد باید واضح و زمان‌بندی‌شده باشد و انتظارات از هر فرد ابهامی نداشته باشد.
تصور می‌کنید مدیریت جلسات با به پایان رسیدن جلسات به انتها می‌رسد؟ خیر! کارهایی هست که باید پس از جلسه انجام‌شان دهید.
پس از جلسه
ارسال گزارش جلسه
بعد از پایان جلسه، در اولین فرصت، گزارش جلسه را برای شرکت‌کنندگان و تمام افرادی ارسال کنید که لازم است از محتوا و تصمیمات جلسه اطلاعات داشته باشند. فهرست وظایف افراد را نیز به گزارش پیوست کنید. این‌گونه مطمئن می‌شوید که همه وظیفه‌شان را می‌دانند و از آنجا که همه‌چیز ثبت شده، جلوی بهانه‌گیری‌های آینده گرفته می‌شود. همچنین اگر منعی وجود ندارد، فایل‌های استفاده‌شده در جلسه را هم برای شرکت‌کنندگان ارسال کنید.
بازخورد بگیرید
هیچ تولیدکننده‌ای بدون بازخورد گرفتن درباره‌ی اولین محصولش، سراغ تولید دومین محصولش نمی‌رود. پس چرا بدون اینکه بدانید جلسه‌تان برای همه مفید بوده یا نه، برنامه‌ی جلسه‌ی بعدی را می‌چینید؟ سعی کنید کمی بعد از پایان جلسه سراغ شرکت‌کنندگان بروید و از آن‌ها بخواهید نظرشان را درباره‌ی جلسه بدهند. برای اینکه نظرسنجی‌تان وقت‌گیر نباشد، مشخص کنید که چه نکاتی برایتان اهمیت بیش‌تری دارد و درباره‌ی همان‌ها از بقیه بازخورد بگیرید. برای نمونه می‌توانید درباره‌ی چنین موضوعاتی نظرخواهی کنید:
- مدت زمان و سرعت برگزاری جلسه
- دستور جلسه (تعداد موارد و موضوعات)
- کیفیت بحث و گفت‌وگو؛ آیا نظر همه شنیده شده؟
- نتیجه‌ی نهایی؛ آیا جلسه برایشان مفید بوده؟
مواردی که مرور شد، راهکاری جامع برای مدیریت جلسات کاری و غیرکاری بود. فراموش نکنید برای اینکه در مدیریت جلسات بهتر و بهتر شوید، باید مدام جلسه‌های پیشین و نتایج‌شان را بازنگری کنید تا با برطرف کردن نقاط ضعف و پررنگ‌تر کردن نقاط قوت، بازدهی جلسه‌هایتان را بالا ببرید.