اپل در سال ۲۰۱۷ معرفی HomePod را عقب انداخت، چون برای نهایی کردنش به «کمی زمان بیشتر» نیاز داشت. مایکروسافت آن‌قدر برای افزودن زبانه به ویندوز ۱۰ امروز و فردا کرد که سرانجام به‌کل آن را از برنامه‌هایش کنار گذاشت. فرایند ساخت تالار اپرای سیدنی قرار بود ۴ سال طول بکشد، اما در نهایت پس از ۱۴ سال به پایان رسید. چرا این اتفاق‌ها می‌افتد؟ چرا تیم‌ها از ریل خارج می‌شوند و برنامه‌ریزی‌هایشان مدام تغییر می‌کند؟ قانون پارکینسون یکی از متهمین اصلی این موضوع است.

در این مطلب قصد داریم ابتدا با قانون پارکینسون آشنا شویم، سپس ببینیم که چرا کارهایمان به‌اندازه‌ی مهلت‌شان طول می‌کشند و در نهایت در دو بخش مجزا  برای مدیریت کارهای فردی و پروژه‌های گروهی، توصیه‌هایی داریم که اجازه نمی‌دهند در دام قانون پارکینسون بیفتید.

آنچه در این مطلب می‌خوانید:

• قانون پارکینسون چیست؟
• چرا کارها به‌اندازه‌ی مهلت‌شان طول می‌کشند؟
• قانون پیش‌پاافتادگی پارکینسون
• چطور بر قانون پارکینسون غلبه کنیم؟
  • در مدیریت کارهای فردی
  • در مدیریت پروژه

قانون پارکینسون چیست؟

قانون پارکینسون یا اصل پارکینسون، قاعده‌ای است که می‌گوید کارها به‌اندازه‌ی مهلتی که برای انجام‌شان داریم طول می‌کشند. این اصطلاح را اولین بار سیریل نورث‌کوت پارکینسون (Cyril Northcote Parkinson) در سال ۱۹۵۵ در مقاله‌ای به کار برد که برای مجله‌ی اکونومیست نوشته بود. در آن مقاله ماجرای زنی تعریف شده بود که در روز فقط یک وظیفه‌ی مشخص داشته و آن ارسال یک کارت پستال بوده. کاری که برای افراد پرمشغله شاید حداکثر سه دقیقه طول بکشد. اما زن یک ساعت را صرف پیدا کردن کارت می‌کرده، نیم ساعتی را دنبال عینکش می‌گشته، یک ساعت و نیم نوشتن کارت پستال را طول می‌داده، برای تصمیم‌گیری درباره‌ی اینکه با خودش چتر بردارد یا نه، ۲۰ دقیقه زمان می‌گذاشته… و به همین ترتیب کارها را کِش می‌داده تا اینکه روزش کامل می‌شده است.

این مثال شاید کمی قدیمی شده باشد، پس بیایید سراغ نمونه‌ای به‌روزتر برویم: فرض کنید شما و هم‌تیمی‌هایتان برای رفع یک باگ نسبتاً ساده، دو هفته وقت دارید. اگر واقع‌بین باشیم، شاید این کار تنها چند ساعت زمان لازم داشته باشد. اما چون می‌دانید که بیشتر از نیازتان وقت دارید، کارتان پر و بال پیدا می‌کند؛ همان‌طور که دارید روی رفع آن باگ کار می‌کنید، به این فکر می‌افتید که چند مشکل مرتبط دیگر را هم بررسی کنید. بعد برایتان سوال می‌شود که اصلن علت بنیادی به وجود آمدن این مشکلات چه بوده. این انحراف‌ها گرچه شاید در نهایت مفید از آب در بیایند، اما شما را به هدف‌تان که رفع آن باگ بوده نزدیک نمی‌کند.

در نهایت کاری که ساده بوده و انجامش زمان کمی می‌برده، تبدیل به چیزی شده که واقعن دو هفته زمان برای تکمیلش لازم است. این نمونه‌ای از قانون پارکینسون در عمل است.

چرا کارها به‌اندازه‌ی مهلت‌شان طول می‌کشند؟

علاوه بر اینکه کارها، مانند مثال قبل، ممکن است به‌خودی‌خود پیچیده‌ شوند، پشت گوش انداختن و امروز و فردا کردن نیز نقشی اساسی در تحقق پیدا کردن قانون پارکینسون دارد. اینکه بدانیم فلان قدر زمان برای انجام کاری داریم، معمولن باعث می‌شود به سرمان بزند که انجامش را تا دقیقه‌ی آخر عقب بیندازیم. وقتی هم که دیرتر کارمان را شروع می‌کنیم، در واقع کارمان را به‌اندازه‌ی مهلتش طول داده‌ایم.

تماشا کنید: تد تاکی جذاب درباره‌ی اینکه چرا انجام کارها را مدام عقب می‌اندازیم.

نگاهی به برنامه‌ریزی‌های اخیرتان بکنید. شاید برای شما هم پیش آمده باشد که برای انجام کاری برنامه‌ای بریزید تا در طول فلان تعداد هفته، خردخرد، آن را انجام دهید. اما در بیشتر اوقات، در طول آن هفته‌ها کاری انجام نمی‌شود و همه‌چیز به روزهای پایانی می‌افتد.

علتش چیست؟ یکی از توجیهات علمی می‌گوید ضرب‌الاجل‌هایی که سایه‌شان را روی سرمان حس می‌کنیم، به ما انگیزه می‌دهند. بر اساس قانون یرکیز-دادسون (Yerkes-Dadson Law) سطح بهینه‌ای از انگیختگی وجود دارد که باعث می‌شود عملکرد افراد بهبود پیدا کند. انگیختگی یک حالت فیزیولوژیکی با منشأ روانی است که منجر به هشیاری و واکنش نشان دادن به محرک‌ها می‌شود. کارهایی که ضرب‌الاجل‌های نزدیکی دارند، ما را برانگیخته‌تر می‌کنند و راحت‌تر می‌توانیم خودمان را جمع‌وجور کنیم و برای تکمیل‌شان تمرکز کنیم.

نمودار زیر نشان می‌دهد که میزان تلاش افراد با زمان اختصاص‌یافته به یک کار، چه نسبتی دارد.

قانون پیش‌پاافتادگی پارکینسون

گرچه بیشتر درباره‌ی اثر قانون پارکینسون بر عملکرد و بهره‌وری فردی صحبت می‌شود، اما این قانون و اثرات منفی‌اش در فعالیت‌های گروهی نمود بیشتری دارد. فعالیت‌هایی که همیشه با تمایل افراد به انجام کارهای غیربهینه عجین هستند. پارکینسون اصل دیگری نیز دارد که به آن قانون پیش‌پاافتادگی پارکینسون گفته می‌شود. بر اساس این اصل، اعضای یک سازمان معمولن تمایل دارند وقت و توجه‌شان را به مسائل پیش‌پاافتاده اختصاص دهند و زمان گذاشتن برای مسائل اساسی و حساس را مدام عقب می‌اندازند.

از آن طرف موضوع روان‌شناختی دیگری به نام «ولگردی جمعی» نیز وجود دارد؛ یعنی زمانی که افراد گروهی کار می‌کنند، نسبت به زمانی که تنهایی کار می‌کنند، وقت و انرژی کمتری می‌گذارند.

نیک وینگال (Nick Wignall)، نویسنده و روانشناس بالینی، در این زمینه می‌گوید:

[وقتی گروهی کار می‌کنید] می‌دانید که افراد زیاد دیگری هم مسئول نتیجه هستند. در نتیجه مسئولیت بین تمام اعضای گروه پخش می‌شود و به‌نوعی بار مسئولیت شما کاهش پیدا می‌کند.

چطور بر قانون پارکینسون غلبه کنیم؟

از قدیم گفته‌اند فهم صورت سوال، نیمی از مسیر حل سوال است. حالا که می‌دانید قانون پارکینسون چیست، وقت آن است که ببینم چطور می‌توانیم بر آن غلبه کنیم. بیایید این موضوع را در دو بخش بررسی کنیم: مقابله با قانون پارکینسون در مدیریت کارهای فردی و مقابله با آن در مدیریت پروژه‌ها.

مقابله با قانون پارکینسون در مدیریت کارهای فردی

استراتژی‌های فراوانی وجود دارند که می‌توانید از آن‌ها برای غلبه بر قانون پارکینسون استفاده کنید. مواردی که در ادامه می‌آید، تعدادی از این استراتژی‌هاست که می‌تواند در این مسیر به شما کمک کند.

1. فکر شده برنامه ‌بریزید

اگر پیش از شروع کار، فکر شده برای آن برنامه بریزید، احتمال اینکه مدام آن را پشت گوش بیندازید و در چنگ قانون پارکینسون بیفتید، کم می‌شود و احتمال موفقیت‌تان بالا می‌رود. در برنامه‌تان باید این موارد آمده باشد:

• اهداف‌تان بر اساس مدل هدف‌گذاری هوشمند
• فهرست کارها و فعالیت‌هایی که باید انجام دهید
• برنامه‌ی زمانی موردنیاز
• منابع موردنیاز
• تاریخ‌هایی مشخص برای ارزیابی پیشرفت کار

2. تعیین ضرب‌الاجل‌های تحمیلی

یکی از گام‌های مهم برای غلبه بر قانون پارکینسون، تعیین ضرب‌الاجل‌های تحمیلی است. ذهن ما تمایل دارد به این فکر کند که «چقدر وقت برایم باقی مانده؟». شما باید ذهن‌تان را وادار کنید تا از خودش بپرسد برای انجام هر کار، چقدر زمان «نیاز» است. به همین دلیل باید برای خودتان ضرب‌الاجل‌هایی تعیین کنید تا طرز تفکرتان تغییر پیدا کند.

برای تعیین زمان «موردنیاز» هر کار، باید:

• نیازمندی‌های کار را درک کنید: باید بدانید که کار یا پروژه‌ی شما از چه بخش‌هایی تشکیل شده است. آن‌ها را به کوچک‌ترین بخش‌های ممکن فهرست کنید.
• کارها را به‌تناسب اولویت‌بندی کنید: بعد از تهیه‌ی فهرست کارهای موردنیاز، باید آن‌ها را اولویت‌بندی کنید تا بدانید با چه ترتیبی باید سراغ‌شان بروید.

بیشتر بخوانید: اولویت‌بندی کارها را چطور انجام دهیم؟

• تصمیم‌ بگیرید که چه افرادی درگیر خواهند بود: اگر بخشی از کار یا پروژه‌ی شما نیازمند کمک یا همکاری فرد یا افراد دیگری است، باید آن فرد یا افراد را مشخص کنید. اگر در ابتدای پروژه سراغ آن فرد یا افراد بروید و نیازتان را در میان بگذارید، احتمالن در زمان‌تان صرفه‌جویی می‌شود.
• زمان موردنیاز را تخمین بزنید: حالا دیگر می‌دانید چه افرادی، برای چه کاری و چطور در پروژه‌تان نقش دارند و می‌توانید بر اساس حجم کاری خودتان و سطح بهره‌وری فردی‌تان، برآوردی مناسب داشته باشید. هنگام تخمین زمان، واقع‌بینی را فراموش نکنید!

بیشتر بخوانید: واقع‌بینی، حلقه‌ی گمشده در تخمین زمان کارها

3. بسته‌بندی زمان

بسته‌بندی زمان (Timeboxing) روشی مفید برای مبارزه با امروز و فردا کردن، بازیابی بهره‌وری از دست رفته و تمرکز روی موضوعاتی است که واقعن برایتان اهمیت دارد. در این روش برای هر کار (Task) زمان خاصی در نظر گرفته می‌شود و باید خودتان را ملزم کنید که در همان مدت، کار را به پایان برسانید.

زمانی که پیش از شروع کار برای مدتش تصمیم‌گیری می‌کنید، نسبت به انجام آن مصمم‌تر می‌شوید. بسته‌بندی زمان می‌تواند کمک‌تان کند تا کارهایتان را مفیدتر زمان‌بندی کنید، تیم‌تان را منظم‌تر کنید و جلسه‌هایتان را بهتر مدیریت کنید.

در این مطلب درباره‌ی بسته‌بندی زمان و شیوه‌ی پیاده‌سازی آن به‌طور مفصل توضیح داده‌ایم.

4. تکنیک پومودورو

تکنیک پومودورو تکنیکی است که تمرکز آن روی انجام کارها در بازه‌های متمرکزِ کوچک است. این تکنیک با استفاده از استراحت‌های کوتاه در میان بازه‌های کاری متمرکز، از خستگی ذهنی نیز جلوگیری می‌کند.

تکنیک پومودورو پنج مرحله‌ی اساسی دارد که آن‌ها را در تصویر زیر مشاهده می‌کنید:

البته تکنیک پومودورو ریزه‌کاری‌های دیگری نیز دارد که در در این مطلب کامل به آن پرداخته‌ایم.

این‌ها برخی از روش‌هایی بودند که می‌توانند مانع از اثرگذاری قانون پارکینسون بر کارهای فردی شما شوند. حالا زمان آن رسیده که سراغ کارهای گروهی برویم. جایی که عملکرد ضعیف یک نفر، می‌تواند در کار همه‌ی افراد گروه مشکل ایجاد کند.

مقابله با قانون پارکینسون در مدیریت پروژه

مقابله با قانون پارکینسون در مدیریت پروژه کار ساده‌ای نیست، به‌خصوص که اگر در میانه‌ی پروژه باشید. به همین دلیل بهتر است در ابتدای پروژه به فکر مقابله با آن بیفتید.

در کارهای گروهی، بهتر است پیش از آغاز پروژه، اعضای تیم را در جلسه‌ای دور هم جمع کنید و درباره‌ی پروژه، اهداف آن و انتظارات با هم تبادل نظر کنید. در ادامه به مسائلی اشاره می‌کنیم که باید در این جلسه بررسی شوند و می‌توانند به شما کمک کنند تا در طول پروژه، قربانی قانون پارکینسون نشوید.

چشم‌انداز و محرک‌های پروژه را به‌وضوح بیان کنید

تصور کنید رئیس‌تان از شما می‌خواهد تعداد زیادی پوشه‌ی اطلاعاتی را بر اساس حروف الفبا مرتب کنید. عجله‌ای هم ندارد و گفته هر زمان که توانستید این کار را بکنید. شما روح‌تان هم خبر ندارد که این پوشه‌های درباره‌ی چه هستند، مهم هستند یا نه یا اصلن چرا باید بر اساس حروف الفبا مرتب شوند. چقدر انگیزه دارید که در اولین فرصت مرتب‌شان کنید؟

زیاد نه، درست است؟ علتش این است که برایتان مشخص نیست کاری که به شما سپرده شده، چقدر اهمیت دارد یا اصلن چه اثری دارد. بررسی‌ها نشان می‌دهد تیم‌هایی که می‌دانند وظایف‌شان چه اهمیت و جایگاهی در نقشه‌ی راه کلی تیم دارد، اثرگذارتر کار می‌کنند.

در ابتدای هر پروژه‌ی گروهی، باید برای اعضای تیم مشخص کنید که:

• پروژه چه ارزشی دارد (چشم‌انداز)
• چرا تیم و سازمان شما به انجام این پروژه نیاز دارد (محرک‌ها)

به این ترتیب اعضای تیم می‌دانند که کارشان چه اثری دارد و همین باعث می‌شود برای همکاری انگیزه‌ی بیشتری پیدا کنند و نسبت به وظایفی که به آن‌ها واگذار می‌کنید، احساس مسئولیت بیشتری کنند.

وظایف و نقش‌ها را شخص کنید

در هر پروژه، به‌خصوص آن‌هایی که افراد و تیم‌های زیادی درگیر آن هستند، لازم است که جایگاه هر نفر را به‌وضوح مشخص کنید.

برای این کار می‌توانید از روش DACI استفاده کنید. در این روش، افراد به چهار دسته تقسیم می‌شوند:

• مجری: فردی است که مسئولیت اصلی آن وظیفه به دوش اوست.
• تاییدکننده: کسی که تصمیم‌گیر نهایی است.
• مشارکت‌کننده: افرادی که دانش یا تجربه‌شان می‌تواند روی تصمیم اثرگذار باشد (افرادی که نظرشان شنیده می‌شود، اما تصمیم‌گیر نیستند).
• مطلع: افرادی که تصمیمات گرفته شده به اطلاع‌شان می‌رسد.

با این روش، از آنجا که وظیفه‌ی هر فرد مشخص است، اثر ولگردی جمعی را خنثی می‌کنید. از طرفی این روش تصمیم‌گیرنده‌ی نهایی را مشخص می‌کند که همین باعث می‌شود جلوی رفت‌وبرگشت کارها بین افراد و البته درگیری‌های درون‌تیمی و برون‌تیمی گرفته شود.

دانستن محدوده‌ی مرتبط و غیرمرتبط

یادتان نرود که قانون پارکینسون، لغتی پر زرق و برق برای «پشت گوش انداختن» نیست. معنی اصلی‌اش این است که کارها به‌اندازه‌ی مهلت‌شان طول می‌کشند. یعنی در اکثر موارد محدوده‌ی پروژه‌ها به‌مرور بیشتر و بیشتر می‌شود تا تمام زمانِ اختصاص‌یافته به پروژه مصرف شود.

در جلسه‌ی پیش از شروع پروژه، شما و تیم‌تان باید درباره‌ی محدوده‌ی مرتبط و غیرمرتبط با پروژه به توافق برسید.

وقتی پیش از شروع کار این موارد را مشخص می‌کنید، اعضای تیم‌تان راحت‌تر می‌توانند بر قانون پارکینسون غلبه کنند. زمانی که قابلیت جدیدی برای اضافه شدن به پروژه درخواست می‌شود یا در طول پروژه پیشنهادی جدید و خارج از محدوده‌ی پروژه مطرح می‌شود، می‌توانید تصمیمات آن جلسه را یادآور شوید تا تیم در محدوده‌ی توافق‌شده باقی بماند و از آن خارج نشود.

این‌طور تصور کنید که در این گام دارید برای پروژه‌تان یک جعبه طراحی می‌کنید و ویژگی‌های موردنیازتان را داخلش می‌ریزید. موارد خارج از جعبه، به پروژه‌ی شما ربطی ندارند و نباید روی آن‌ها وقت و تمرکز بگذارید.

بِده‌بستان‌ها را شناسایی کنید

هر چقدر هم که از قبل برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید، باز هم در طول پروژه با اتفاقات غیرمنتظره‌ای روبه‌رو خواهید شد. اتفاقاتی که می‌توانند پروژه‌ی شما را از ریل، محدوده و زمان‌بندی تعریف‌شده‌تان خارج کنند.

در این مواقع به نفع‌تان است که از قبل بده‌بستان‌های ممکن را مشخص کرده باشید. منظورمان از بده‌بستان چیست؟ منظور مواردی است که می‌توان در شرایط خاص یکی را فدای دیگری کرد، یا یکی را پررنگ‌تر و دیگری را کم‌رنگ‌تر کرد.

مهم‌ترین عواملی که در این بخش باید به آن توجه کنید، زمان‌بندی، محدوده و بودجه‌ی پروژه است و باید در جلسه‌ی پیش از شروع، آن‌ها را اولویت‌بندی کنید.

برای نمونه اگر تیم شما در حال کار روی محصولی جدید است که باید تا کنفرانس اطلاع‌رسانی بعدی شرکت به نتیجه برسد، مهم‌ترین معیار شما زمان‌بندی است. محصول شما باید پیش از آن زمان به نتیجه رسیده باشد. معنی‌اش این است که شاید مجبور شوید در طول پروژه، محدوده را قربانی کنید (با کاهش قابلیت‌های اولیه‌ی محصول) و/یا بودجه را تغییر دهید (با بیشتر هزینه کردن).

شاید با خودتان فکر کنید که صحبت درباره‌ی این مسائل در آغاز پروژه، ناامیدکننده است و اثر روحی بدی روی اعضای تیم دارد. اما شک نکنید زمانی که با لحظات حیاتی تصمیم‌گیری مواجه می‌شوید، بسیار به کارتان خواهد آمد.

زمان‌بندی پروژه را مشخص کنید

برایتان جالب نیست که آخرین مورد فهرست ما، زمان‌بندی پروژه است؟ در حالت عادی این اتفاق هرگز رخ نمی‌دهد، اما شیوه‌ی هوشمندانه‌ای برای مدیریت پروژه است.

فکر کنید که قصد ساخت خانه‌ای را دارید. هیچ‌وقت سراغ مهندس عمران نمی‌روید که بگویید «من به خانه‌ای با این اندازه و با چنین ظاهری نیاز دارم و باید تا این تاریخ ساخته شده باشد.» نه. مهندس با شما درباره‌ی انتظارات‌تان صحبت می‌کند. با هم بررسی می‌کنید که لازم است چه کارهایی انجام شود و با توجه به آن‌ها، زمان‌بندی تحویل ساختمان را برایتان مشخص می‌کند.

پروژه‌های ایده‌آل گروهی نیز باید به همین شکل آغاز شوند. زمان‌بندی باید بعد از صحبت درباره‌ی اهمیت پروژه، نقش‌ها و محدوده‌ی پروژه انجام شود.

توصیه: ضرب‌الاجل‌هایتان را بر اساس روز تعیین کنید، نه بر اساس هفته و ماه. یک بررسی نشان داده این کار از نظر ذهنی تاثیری اندک مثبتی دارد که می‌تواند اهمیت و ضرورت آن کار را در ذهن افراد بالا ببرد.

هنگام زمان‌بندی کلی پروژه، گام‌ها و ضرب‌الاجل‌هایی را در طول پروژه نیز در نظر بگیرید. در واقع با این کار، پروژه‌ی اصلی را به پروژه‌های کوچک تقسیم کرده‌اید. این کار کمک می‌کند مدیریت پروژه‌ی اصلی راحت‌تر شود و در ضمن، ضرورت شروع به کار نیز بیشتر حس می‌شود. حتی اگر ضرب‌الاجل کلی پروژه چندان نزدیک نباشد، ضرب‌الاجل اولین وظیفه نزدیک خواهد بود. همچنین زمانی که تیم گام‌های مشخص‌شده را یک‌به‌یک پشت سر می‌گذارد، پیشرفت برای اعضا ملموس‌تر است و همین روحیه و انگیزه‌شان را افزایش می‌دهد.

قانون پارکینسون چیزی است که احتمالن همه‌ی ما در طول زندگی‌مان گرفتارش شده‌ایم. اما با به کار بردن ترفندها و تکنیک‌هایی که توضیح دادیم، می‌توانیم اثر آن را در بهره‌وری کاهش و بازدهی خودمان را افزایش دهیم.