وقتی که صحبت از برنامه‌ریزی می‌شود، احتمالن اولین چیزی که به ذهن بیش‌تر ما می‌رسد، درست کردن فهرستی از کارهایی است که باید انجام دهیم. پیش خودمان این‌گونه استدلال می‌کنیم که وقتی فهرستی از کارهایم داشته باشم، می‌توانم به‌ترتیب همگی‌شان را انجام دهم. تصویری رویایی است: اینکه یک‌به‌یک فعالیت‌های داخل فهرست را تیک بزنیم و در نهایت همه‌ی کارها انجام شده باشند. اما به این فکر کرده‌اید که شاید این روش، بهترین شیوه‌ی برنامه‌ریزی نباشد؟

برنامه‌ریزی به کمک فهرست کارها (To-Do List) روش متداولی در سراسر جهان است. از دیرباز وجود داشته و امروز هم افراد زیادی از آن کمک می‌گیرند. اپلیکیشن‌های زیادی برای ساده کردن استفاده از آن وجود دارند و محبوبیت بالایی هم دارد. اما بیایید لحظه‌ای کلیشه‌های ذهنی‌مان را کنار بگذاریم. به فهرست کارهای فعلی‌تان فکر کنید: چند تا از کارهای درون این فهرست از مدت‌ها پیش آنجا هستند؟ تابه‌حال چند بار توانسته‌اید فهرست کارهایتان را کامل و بدون هیچ نقصی انجام دهید؟ تابه‌حال چند بار شده که به فهرست نگاه کنید و فعالیتی را انتخاب کنید که بتوانید در عرض چند دقیقه انجامش دهید؟ چند تا از فعالیت‌های داخل این فهرست واقعن یک فعالیت واحد محسوب نمی‌شوند، برای خودشان پروژه‌ای جداگانه هستند و باید برنامه‌ریزی مخصوص خودشان را داشته باشند؟

پاسخ این سوالات شوکه‌تان کرد؟ با ما همراه باشید تا به شما بگوییم که چرا استفاده از فهرست کارها شیوه‌ی مناسبی برای برنامه‌ریزی نیست، چرا باید از ایجاد آن‌ها دست بردارید و بهتر است به‌جای آن از چه روشی استفاده کنید.

مشکلات بنیادی فهرست کارها

برای فهرست کارها می‌توان پنج ایراد اساسی را شمرد. ایرادهایی که باعث می‌شوند در بسیاری از مواقع و برای بسیاری از افراد، فهرست کارها آن‌چنان که باید و شاید کارایی نداشته باشد.

1. تعارض گزینه‌های انتخاب

بری شوارتز (Barry Schwartz) و شینا آینگار (Sheena Iyengar)، بررسی کرده‌اند که داشتن گزینه‌های انتخاب فراوان، چه مشکلاتی را برای ما ایجاد می‌کند. شوارتز به این نتیجه رسیده که افزایش گزینه‌های انتخاب، در حقیقت میزان احساسات منفی ما را افزایش می‌دهد؛ زیرا با این اتفاق حس می‌کنیم که هزینه‌ی فرصت‌مان بالا می‌رود. هزینه‌ی فرصت در واقع هزینه‌ای است که با انتخاب یک گزینه و صرف نظر کردن از سایر گزینه‌ها، به ما تحمیل می‌شود. هرچه گزینه‌های انتخاب‌مان بیش‌تر باشد، مدام مجبوریم تصمیم بگیریم که انتخاب کدام بهترین است و با انتخاب هر گزینه، مزایای انتخاب سایر گزینه‌ها را از دست می‌دهیم. این دقیقن همان فشاری است که فهرست کارها به ذهن ما وارد می‌کند.

شینا آینگار در مطالعه‌ای مکمل یافته‌های شوارتز، نشان داده که مغز ما حداکثر می‌تواند حدود هفت گزینه را با هم بسنجد. اگر تعداد گزینه‌ها از این بالاتر برود، ذهن‌مان از پا درمی‌آید. او نشان داده که وقتی گزینه‌های انتخاب کم‌تری داشته باشیم، تصمیم‌گیری و عمل کردن برای ما ساده‌تر است.

حالا نگاهی به فهرست کارهای خودتان بیندازید. آن فهرستی که چند ده کار داخلش جا داده‌اید، یا فلج‌تان می‌کند یا شما را به حالتی پیش‌فرض هل می‌دهد؛ که به جای انجام کار واقعی‌تان، خودتان را یک ساعت دیگر هم با بررسی ایمیل‌ها مشغول می‌کنید.

2. پیچیدگی‌ نامتقارن

وقتی فهرست کارهای شما هم شامل فعالیت‌هایی باشد که ۳ دقیقه وقت‌تان را می‌گیرد و هم شامل فعالیت‌هایی که ۳۳ دقیقه طول می‌کشند، همیشه روی کارهای کوتاه‌تر تمرکز می‌کنید؛ زیرا خط خوردن یکی دیگر از فعالیت‌های فهرست کارها از نظر رواشناختی برایتان حس خوبی دارد و باعث ترشح دوپامین می‌شود. یعنی بعضی از فعالیت‌های فهرست کارهایتان، مثلن نوشتن گزارشی مفصل از پیشرفت پروژه برای کارفرما، باید مدت‌ها منتظر بمانند تا نوبت‌شان برسد.

3. اولویت نامتقارن

وقتی فهرست شما شامل کارهایی با اولویت‌های متفاوت باشد، ناخودآگاه به‌سمت کارهای اولویت الف تمایل پیدا می‌کنید. در این صورت کارهایی که مثلن در اولویت جیم هستند، به حال خودشان رها می‌شوند، تا زمانی که خودبه‌خود تبدیل به اولویت الف شوند. اما آیا ترجیح می‌دهید زمانی چکاپ ماشین‌تان را انجام دهید که اولویت جیم شماست، یا زمانی که ماشین وسط جاده خراب می‌شود و تعمیر آن به اولویت الف تبدیل شده است؟

4. در نظر نگرفتن بافت کار

فهرست کارها اطلاعات کافی را از بافت فعالیت‌ها در اختیار شما نمی‌گذارند. موقع پشت سر هم ردیف کردن کارها، همه‌شان مثل همدیگرند؛ سه یا چهار کلمه روی کاغذ یا صفحه‌نمایش‌ هستند و بس. شما نمی‌توانید اطلاعات حیاتی موردنیاز برای تصمیم‌گیری را با نگاه کردن به آن‌ها استخراج کنید. اطلاعاتی مانند این که «هر کار چقدر طول می‌کشد؟» و همچنین اینکه «شما چقدر زمان دارید؟». اگر نتوانید به این سوالات جواب دهید، انتخاب اینکه مشغول کدام فعالیت شوید، هوشمندانه نخواهد بود.

5. نداشتن ابزارهای الزام‌آور

فهرست کارها نمی‌تواند جلویتان را بگیرد که به‌جای انتخاب مهم‌ترین کار (و معمولن سخت‌ترین کار)، خوشایندترین کار را انتخاب نکنید؛ زیرا ابزاری ندارد تا شما را مجبور به انجام کاری کند که در حالت عادی انتخابش نمی‌کنید. هان شین (Han Xin)، ژنرال چینی، از ویژگی‌های جغرافیایی به‌عنوان ابزار الزام‌آور استفاده می‌کرد. او سربازانش را جوری چینش می‌کرد که پشت‌شان رودخانه یا چیزی مشابه باشد تا نتوانند از دست دشمن فرار کنند. البته کارهای ما نیاز به چنین ابزارهای الزام‌آور سفت و سختی ندارند. در عوض می‌توان از نرم‌افزارهایی استفاده کرد که دسترسی به صندوق ایمیل یا شبکه‌های اجتماعی را برای بازه‌های مشخص مسدود می‌کنند.

جایگزینی مناسب

حالا سوال اصلی این است: به‌جای فهرست کارها برای برنامه‌ریزی از چه روشی استفاده کنیم؟

TimeBoxing که ما معادل فارسی «بسته‌بندی زمان» را برایش در نظر می‌گیریم، می‌تواند پاسخی به سوال بالا باشد. برای پیاده‌سازی این روش باید کارهایتان را یک‌به‌یک از فهرست کارها بیرون بیاورید، زمان موردنیاز برای انجام هر یک را تخمین بزنید و آن‌ها را در تقویم‌تان جای‌گذاری کنید. برای نمونه اگر قصد برنامه‌ریزی روزانه دارید، از شب قبل، یا پیش از شروع روز کاری، برای خودتان مشخص کنید که در هر ساعت قرار است به چه کاری و برای چه مدت بپردازید.

هنگام پیاده‌سازی این روش چند نکته را فراموش نکنید:

• روزانه زمانی را برای کارهایی مثل مرور ایمیل‌ها در نظر بگیرید.
• بخشی از زمان‌تان را -در حد یک یا دو ساعت در هر روز- برای اتفاقات غیرمنتظره خالی بگذارید. این زمان می‌تواند به‌شکل تنفس‌های پانزده یا سی دقیقه‌ای بین سایر بسته‌های زمانی نیز اعمال شود.
• از تکنیک پومودورو استفاده کنید.
• مدت زمان هیچ‌کدام از بسته‌هایتان زیر ۳۰ دقیقه نباشد. این ترفند در کار عمیق کمک‌تان می‌کند.

ممکن است شرایط کاری شما جوری باشد که تمام وقت‌تان در اختیار خودتان نباشد. یا شاید اوایل این روش برنامه‌ریزی، مدت زمان هر فعالیت را کم‌تر از میزان واقعی‌اش تخمین بزنید (زیرا ذهن‌تان به‌جای واقع‌بین بودن، تصوراتی رویایی دارد). اما نگران این مشکلات نباشید. هر زمان در طول روز که مشکلی پیش آمد و مجبور شدید مشغول کاری خلاف برنامه‌تان شوید یا کاری بیش از زمان پیش‌بینی‌شده‌تان طول کشید، بعد از اتمام آن کار و قبل از شروع کار بعد، چند دقیقه‌ای را صرف «بازآرایی بسته‌ها» کنید. شاید مجبور باشید طول بعضی بسته‌ها را کم یا تعدادی از آن‌ها را به کل از برنامه‌تان حذف و به روز بعد منتقل کنید. ایرادی ندارد. در عوض انتظارتان از ادامه‌ی روز منطقی‌تر خواهد بود.

برای پیاده‌سازی پیشرفته‌تر این تکنیک، می‌توانید زمان موردنیاز هر فعالیت را نیز به بازه‌های کوچک‌تر تقسیم و خودتان را ملزم کنید که در آن بازه‌ی مشخص، مقدار معینی از کار را پیش برده باشید. برای نمونه کاری را که پیش‌بینی کرده‌اید حدود دو ساعت طول بکشد، به‌شکل دو کار یک ساعته در تقویم‌تان وارد کنید. سپس برای خودتان مشخص کنید که در پایان هر یک ساعت باید چه مقدار از کارتان را پیش برده باشید. بدین‌ترتیب برای خود نوعی ابزار الزام‌آور ایجاد می‌کنید. این ابزار الزام‌آور به شما کمک می‌کند بیش‌تر روی کارتان متمرکز شوید و کم‌تر به عوامل پرت‌کننده‌ی حواس اطراف‌تان توجه کنید، تا بتوانید سر وقت، به هدفی که تعیین کرده‌اید برسید.

پیشاپیش تصمیم گرفتن برای زمان انجام کارها، باعث می‌شود بر مشکل تعارض گزینه‌های انتخاب غلبه کنید، عدم تقارن کارها در برنامه‌تان را جبران می‌کند، ویژگی‌های هر فعالیت، مانند ضرب‌العجل کارها را در برنامه‌ریزی دخالت می‌دهد و در نهایت ابزار الزام‌آور ملایمی را ایجاد می‌کند تا بتوانید هر کاری را سر وقتش انجام دهید.

این شیوه‌ی برنامه‌ریزی چشم‌تان را روی حقایق باز می‌کند: احتمالن برایتان سخت است -اگر نگوییم غیرممکن- که همه‌ی کارها را در تقویم‌‌تان جای دهید. اما واقعیت زندگی همین است. وقت شما محدود است و با بی‌توجهی به این واقعیت نه شبانه‌روز از ۲۴ ساعت بیش‌تر می‌شود و نه به همه‌ی فعالیت‌های فهرست کارهایتان خواهید رسید.

اگر فعالیت‌ها را در تقویم کاری خودتان جای دهید، موقع جواب دادن برای قبول یا رد پروژه‌ای جدید، راحت‌تر و بهتر تصمیم‌گیری می‌کنید. با یک نگاه به تقویم‌تان می‌بینید که به اندازه‌ی آن پروژه وقت آزاد دارید یا نه. اگر هم قبولش کنید، از زمان تکمیل آن تخمین واقع‌بینانه‌تری خواهید داشت.

شاید با خودتان بگویید: «امکان نداره بتونم به رییسم بگم که تا اواسط ماه دیگه نمی‌رسم این کار رو انجام بدم!» اما از جواب منفی دادن نترسید. اگر مدیرعامل بخواهد شرکت را به ساختمان جدید منتقل یا افراد جدیدی را استخدام کند، آن هم در حالی که شرکت از پس هزینه‌های این کار برنمی‌آید، مدیر مالی باید با او مخالفت کند. شما هم وظیفه‌ی مشابهی دارید؛ که با توجه به میزان زمانِ مفیدتان، انتظارات بقیه -و حتا خودتان- از خودتان را مدیریت کنید.

پس لطفی در حق خودتان بکنید: فهرست کارها را دور بیندازید و با بسته‌بندی زمان، از همین امروز زندگی جدیدی را آغاز کنید.