Zeeg

وبلاگ زیگ

با زیگ ، سریع و بی‌دردسر ، جلسه یا قرارت رو هماهنگ کن!



Zeeg
calendar ۱۳ تیر ۱۴۰۱
archive استفاده از زیگ
Avatar امین بهره‌مند
calendar ۱۳ تیر ۱۴۰۱
archive استفاده از زیگ
چطور با کمک زیگ سرعت رشد استارتاپ‌مان را بیشتر کنیم؟

زندگی کارآفرین‌ها و مدیران استارتاپ‌ها هر روز با چالشی جدید همراه است. اما چالشی که همیشگی است و این افراد مدام با آن درگیر هستند، چیزی نیست جز تقویم کاری شلوغ. اگر شما هم جزو این افراد هستید، حتماً تجربه کرده‌اید که با رشد کسب‌وکارتان، فهرست کارهایی که باید انجام دهید نیز طولانی‌تر می‌شود. حتی ممکن است به جایی برسید که حس کنید هماهنگ کردن جلسه‌ها و رسیدگی به کارهای اجرایی کسل‌کننده به‌اندازه‌ی کار کردن روی پروژه‌های ارزش‌آفرین برای استارتاپ‌تان از شما وقت می‌گیرد. بررسی‌ها نشان داده که مدیران در دنیای تکنولوژی از 70 درصد روزشان آن‌قدرها که می‌شود استفاده‌ی مفید نمی‌کنند.

از قدیم شنیده‌ایم که وقت طلاست، اما وقت شما از طلا هم ارزشمندتر است، چون خواهان زیادی دارد. لازم نیست وقت‌تان را صرف ردوبدل کردن چندین ایمیل کنید تا در نهایت زمان و مکان جلسه‌ای را هماهنگ کنید. شما می‌توانید با استفاده از زیگ بسیاری از این هماهنگی‌ها را خودکارسازی کنید، بخشی از زمان‌تان را آزاد کنید و آن را صرف کارهایی کنید که می‌تواند برای رشد کسب‌وکارتان مفید باشد. ما مسئولیت هماهنگ کردن‌تان با بقیه را بر عهده می‌گیریم. شما به کارهای مهم‌تر برسید.

در این مطلب می‌خواهیم بررسی کنیم که زیگ چطور می‌تواند با خودکارسازی، رشد استارتاپ شما را سریع‌تر کند.

آنچه در این مطلب می‌خوانید:

افزایش فرصت شبکه‌سازی و همکاری با دیگران

یکی از مهم‌ترین بخش‌های کار مدیران استارتاپ‌ها شبکه‌سازی است. شما باید وقت زیادی را صرف ملاقات و جلسه گذاشتن با این و آن بکنید و ارتباطاتی را شکل دهید که بتواند در مسیر رشد کسب‌وکارتان، به شما کمک کند. حقیقت این است که جلسه مثل خونِ درون رگ‌های کسب‌وکار شماست؛ از جلسه‌ی برنامه‌ریزی و معرفی محصول گرفته تا جلسه‌ی صحبت با مشتری‌ها و همکارها، همه و همه نقش مهمی را در استراتژی رشد کسب‌وکار شما بازی می‌کنند.

هر زمان که لازم بود با کسی ملاقات کنید (چه حضوری، چه مجازی)، حتماً در پیام یا ایمیلی که برایش می‌فرستید لینک هماهنگی جلسه‌ی خودتان را قرار دهید. فرق نمی‌کند طرف مقابل مشتری شماست، یکی از کارکنان‌تان است، اینفلوئنسری است که قرار است کسب‌وکار شما را تبلیغ کند یا یکی از همکاران شماست. وقتی پیشاپیش لینک هماهنگی جلسه را در دسترس طرف مقابل می‌گذارید، به او این حس را می‌دهید که می‌تواند هر زمان که بخواهد و برایش بهتر باشد، با شما جلسه‌ای را هماهنگ کند.

پیشنهاد: می‌توانید یک نوع‌رویداد مخصوص چنین کاری بسازید. برای نمونه یک نوع‌رویداد مخصوص قرار ملاقات 30 دقیقه‌ای می‌تواند انتخاب خوبی برای شروع کار باشد.

 

نمونه‌ای از نوع‌رویداد 30 دقیقه‌ای برای قرارهای کاری

پیشنهاد حرفه‌ای: می‌توانید از بخش تنظیمات پیشرفته‌ی نوع‌رویداد، انتخاب کنید که آن نوع‌رویداد مخفی شود. به این ترتیب آن نوع‌رویداد در صفحه‌ی عمومی زیگ شما نمایش داده نمی‌شود و فقط کسانی به آن دسترسی دارند که لینک اختصاصی‌اش را داشته باشند. در نتیجه افراد ناخواسته نمی‌توانند با شما جلسه‌ای را هماهنگ کنند.

 

مخفی کردن نوع‌رویداد در زیگ

گذاشتن لینک این نوع‌رویداد در بخش امضای ایمیل نیز می‌تواند کارتان را ساده کند تا مجبور نباشید هر بار در متن پیام‌تان آن را جا دهید. برای نمونه با این متن:

تمایل دارید بیشتر با هم صحبت کنیم؟ به‌کمک این لینک [لینک نوع‌رویداد] با هم هماهنگ شویم.

جلسه‌های منظم برای هماهنگی با کارکنان

ارتباط با کارکنان به‌اندازه‌ی ارتباط با افراد خارج از استارتاپ اهمیت دارد. شما باید مرتب با افراد زیرمجموعه‌تان در ارتباط باشید و آن‌ها را در جریان اتفاقات یا تصمیم‌گیری‌های استراتژیک‌تان بگذارید. به این ترتیب مطمئن می‌شوید که تمام اعضا با ذهنیتی یکپارچه مشغول به کار هستند. موضوع فقط مختص به استارتاپ‌ها هم نیست. نزدیک به 75 درصد از افراد می‌گویند که کار گروهی و در جریان بودن از اتفاقات برایشان بسیار مهم است.

با این حال مشغله‌ی زیاد و پر بودن تقویم کاری می‌تواند به‌راحتی باعث شود جلسه‌های درون گروهی را عقب بیندازید یا فراموش کنید.

توییتی در رابطه با اهمیت مدیریت افراد

برای این کار می‌توانید از الگوهای زمانی زیگ استفاده کنید. یک یا دو روز در هفته و بازه‌ی زمانی مشخصی را به صحبت و جلسه‌ با اعضای تیم‌تان اختصاص دهید (مثلاً می‌توانید نام این الگوی زمانی را ساعت‌های استارتاپی بگذارید) سپس نوع‌رویدادی را بر اساس آن الگوی زمانی تعریف کنید و لینک نوع‌رویداد را برای کارکنان کلیدی‌تان ارسال کنید. از آن‌ها بخواهید متناسب با برنامه‌ی خودشان، جلسه‌ای را در هر ماه (یا در هر هفته یا هر تناوبی که فکر می‌کنید نیاز است) با شما هماهنگ کنند. بعد از هماهنگی هر جلسه، آن جلسه به‌صورت خودکار در تقویم‌تان ثبت می‌شود.

زیگ برای نمایش زمان‌های در دسترس، تقویم‌های شما را بررسی می‌کند. در نتیجه هیچ‌وقت دو نفر نمی‌توانند در یک زمان با شما جلسه بگذارند.

نکته: برای آشنایی بیشتر با نحوه‌ی استفاده از الگوهای زمانی، این مطلب را مطالعه کنید.

کنار گذاشتن وقت برای کار روی نقشه‌های استارتاپی

پیشرفت واقعی زمانی اتفاق می‌افتد که روی کاری تمرکز کنید. کار عمیق خلاقیت شما را شکوفا می‌کند و کمک‌تان می‌کند پیشرفت سریع‌تری داشته باشید. اما پیدا کردن زمانی که در طول آن هیچ‌کس مزاحم‌تان نشود و بتوانید روی کارتان تمرکز کنید، کار آسانی نیست. به‌خصوص اگر حس کنید که باید همیشه در دسترس همه باشید. با زیگ می‌توانید به دیگران نشان دهید چه زمان‌هایی در دسترس هستید و اجازه دهید متناسب با زمان‌های آزاد خودشان با شما جلسه هماهنگ کنند، بدون اینکه مزاحم کار شما و زمان‌های تمرکزتان شوند.

حالا که خیالتان راحت شده دیگر نیازی نیست شخصاً در دسترس باشید تا تک‌تک جلسه‌ها را خودتان هماهنگ کنید، می‌توانید با دغدغه‌ی کمتری روی پروژه‌هایی تمرکز کنید که به رشد کسب‌وکارتان کمک می‌کند.

اما این روش به تنهایی جواب نمی‌دهد… احتمالاً افراد زیادی بخواهند با شما جلسه بگذارند و صحبت کنند. اگر قرار باشد هیچ محدودیتی برای افراد یا تعداد جلسه‌های هر روزتان وجود نداشته باشد، شاید هیچ فرصتی برای تمرکز روی کار خودتان نداشته باشید. اینجاست که تنظیمات پیشرفته‌ی زیگ می‌تواند به شما کمک کند.

  • حداکثر تعداد جلسات در روز: با تعیین این مقدار، تعداد جلسه‌های هر روزتان را محدود می‌کنید. وقتی تعداد جلسه‌هایتان به این تعداد برسد، حتی اگر زمان آزاد داشته باشید، زیگ اجازه نمی‌دهد جلسه‌ی دیگری در آن روز برایتان هماهنگ شود.
  • زمان تنفس: با تعیین این مقدار، زیگ بین جلسه‌ها و کارهایتان فاصله‌ای در نظر می‌گیرد. به این ترتیب جلسه‌هایتان به‌گونه‌ای هماهنگ نمی‌شود که بینشان هیچ استراحتی نداشته باشید.
  • جلوگیری از جلسه‌های دقیقه نودی: شما می‌توانید به زیگ بگویید که کمتر از چند دقیقه مانده به شروع جلسه، اجازه‌ی هماهنگی جلسه‌ی جدیدی را ندهد. به این ترتیب فرصت کافی دارید که خودتان را برای آن جلسه آماده کنید یا حتی اگر فرد نامربوطی جلسه را با شما هماهنگ کرده بود، خودتان آن را لغو کنید.

پیشنهاد: اگر این مقدار را روی یک روز قرار دهید، می‌توانید هر شب، جلسه‌های روز بعدتان را مرور کنید، برایشان برنامه بریزید، اگر جلسه‌ای ضرورت نداشت با نوشتن علت آن را لغو کنید و مطمئن باشید برای روز بعد جلسه‌ی دیگری هماهنگ نخواهد شد.

  • رویدادهای پشت‌به‌پشت: تصور کنید ساعت 11 تا 17 را برای هماهنگی جلسات آزاد گذاشته‌اید. در حالت عادی یک نفر می‌تواند ساعت 11 با شما جلسه بگذارد، یک نفر ساعت 13 و نفری دیگر ساعت 16. اما این‌طوری یک بازه‌ی زمانی طولانی آن‌قدر تکه‌تکه می‌شود که نمی‌توانید کار دیگری در آن بکنید و تا بخواهید روی کار خودتان تمرکز کنید، مجبور به حضور در جلسه‌ی دیگری هستید. با فعال کردن رویدادهای پشت‌به‌پشت، بعد از اینکه اولین نفر در هر روز با شما جلسه‌ای را هماهنگ کرد، زمان‌های آزادتان در آن روز برای افراد دیگر به‌گونه‌ای نمایش داده می‌شود که جلسه‌هایتان پشت سر هم (با در نظر گرفتن زمان تنفس) تنظیم شوند. مثلاً اگر کسی ساعت 13 با شما جلسه‌ای نیم ساعته را هماهنگ کند، نفر بعدی فقط می‌تواند ساعت 12:15 یا 13:45 را برای جلسه با شما انتخاب کند (با این فرض که زمان تنفس را روی 15 دقیقه تنظیم کرده باشید).

پیشنهاد: استفاده از تقویم گوگل می‌تواند در برنامه‌ریزی کمک‌تان کند. از آنجایی که تقویم گوگل به حساب زیگ شما هم متصل می‌شود، می‌توانید مطمئن باشید که برنامه‌های دیگرتان (به‌جز جلسه‌ها) نیز با جلسه‌هایتان تداخل نداشته باشد. برای شروع به استفاده از تقویم گوگل، پیشنهاد می‌کنیم این مطلب را مطالعه کنید.

عدم محدودیت برای مکان جلسات، مطابق میل مهمان

زمانی که صحبت از شرکت‌های نوپا می‌شود، تک‌تک مشتری‌ها یا افرادی که می‌خواهید با آن‌ها همکاری کنید برای شما اهمیت دارند. اینکه بتوانید به مهمان‌تان حق انتخاب بدهید که جلسه کجا و به چه شکلی برگزار شود، می‌تواند دید مثبتی از شما در ذهن او شکل دهد.

به‌لطف امکان یکپارچه‌سازی زیگ با سرویس‌های مختلف، مهمان می‌تواند بر اساس نیازش انتخاب کند که جلسه‌ی مجازی در چه سرویسی برگزار شود. زیگ از سرویس‌های گوگل میت، مایکروسافت تیمز، اسکایپ و زوم پشتیبانی می‌کند. بعد از هماهنگی جلسه نیز به‌صورت خودکار در این سرویس‌ها اتاق مکالمه‌ای می‌سازد و لینکش را هم در تقویم شما ثبت می‌کند و هم برای مهمان می‌فرستد.

گزینه‌های مختلف برای نحوه‌ی برگزاری جلسه

حتی می‌توانید به مهمان این حق را بدهید که از بین جلسه‌ی مجازی، حضوری و تلفنی (یا هر ترکیبی که موردنظر شماست)، یکی از آن‌ها را انتخاب کند.

شرکت در جلسات با چشمان باز

به‌عنوان مدیر استارتاپ، باید از هر موقعیتی که برایتان پیش می‌آید استفاده کنید. به‌جای اینکه با چشمِ بسته وارد جلسه‌ای با مشتری بالقوه‌تان شوید، می‌توانید هنگام هماهنگی جلسه اطلاعاتی از او جمع کنید. با استفاده از قابلیت «پرسش از مهمان» زیگ، می‌توانید از او سوالاتی بپرسید مانند اینکه از کجا با استارتاپ شما آشنا شده، برای چه کاری قصد استفاده از خدمات شما را دارد و… . به این ترتیب می‌توانید قبل از جلسه خودتان را برای نیازهای مخصوص مشتری آماده کنید و امکان تبدیل مشتری بالقوه به مشتری فعال را افزایش دهید.

بیشتر بخوانید: چطور از قابلیت پرسش از مهمان استفاده کنیم؟

کسب‌وکارهای نوپا زمانی برای از دست دادن تمرکزشان ندارند

زمانی که دارید شرکت‌تان را رشد می‌دهید، باید بتوانید بین نیازهای داخلی شرکت و موقعیت‌های خارج از شرکت تعادل برقرار کنید. به این ترتیب است که می‌توانید همچنان در مسیر دورنمایی حرکت کنید که برای استارتاپ خودتان تصویر کرده‌اید. در عین حال باید بتوانید تقویم کاری‌تان را به‌گونه‌ای مدیریت کنید تا دچار فرسودگی شغلی (Burnout) نشوید. برای رسیدن به این هدف، استفاده از ابزارهای خودکارساز، مانند زیگ، می‌تواند به شما کمک کند.

آماده‌اید که فرایند برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات‌تان را با زیگ متحول کنید؟ همین امروز در زیگ ثبت‌نام کنید!

اشتراک‌گذاری

پاسخ به لغو
Comments دیدگاه‌ها