گرچه این روزها ابزارها و اپلیکیشن‌های فراوانی وجود دارند که به مدیریت کارها کمک می‌کنند، اما بسیاری از افراد از امکانات موجود راضی نیستند. نسل جدیدی از پلتفرم‌ها مانند Coda ،Notion و Airtable امکان پیاده‌سازی سیستم مدیریت کار اختصاصی را برای تمام کاربران فراهم می‌کنند. اما برای طراحی چنین سیستمی، باید به چه نکاتی توجه کنیم؟

مقاله‌ای که در ادامه می‌آید، ترجمه‌ای از مطلب Create a Productivity Workflow That Works for You به قلم الکساندرا ساموئل (Alexandra Samuel) است که در وب‌سایت Harvard Business Review منتشر شده است. نویسنده‌ی این مقاله سخنران، محقق و نویسنده‌ای است که در زمینه‌ی درک بهتر نیازهای مشتریان آنلاین و تهیه‌ی گزارش‌های داده‌محور با شرکت‌های مشهور دنیا همکاری می‌کند.

نکند هیچ فهرست کار بی‌نقص، پلتفرم مدیریت پروژه‌ی بی‌عیب یا اپلیکیشن برنامه‌ریزی بدون ایرادی وجود نداشته باشد؟

این فکر، به‌خصوص برای منی که ترویج‌دهنده‌ی این‌گونه اپلیکیشن‌ها هستم، فکر کفرآمیزی است. من طی پانزده سال گذشته مشغول امتیازدهی به سیستم‌های مدیریت کاری مانند Todoist و Wunderlist، چند ده پلتفرم مدیریت پروژه مانند Asana و  Basecamp و صدها اپلیکیشن افزایش بهره‌وری دیگر بوده‌ام. ابزارهایی که ادعا داشتند در زمینه‌ی استفاده‌ی بهتر از زمان و افزایش کیفیت همکاری با اعضای تیم و دوستانم، به من کمک می‌کنند.

بعضی از این نرم‌افزارها را آن‌قدر دوست داشته‌ام که سال‌ها از آن‌ها استفاده کنم یا به بقیه پیشنهادشان دهم و یا حتا آن‌ها را وارد روند کاری همکارانم بکنم. اما متوجه شده‌ام که وقتی پروژه‌ها یا تیمم تغییر می‌کند، تقریبن همیشه مجبور می‌شوم سیستم مدیریت کارم را نیز تغییر دهم و دنبال اپلیکیشن‌هایی بگردم که عملکرد بهتری دارند.

من تنها نیستم. بررسی سال ۲۰۱۹ وب‌سایت GetApp نشان داد که ۹۷ درصد مدیر پروژه‌ها برای مدیریت پروژه‌هایشان از بیش از یک ابزار استفاده می‌کنند. به‌نظرم علت اینکه در وب‌سایت G2، در زمان نگارش این مقاله، ۲۷۲ ابزار مدیریت کارهای مختلف و ۷۷۷ اپلیکیشن مدیریت پروژه‌ی متفاوت وجود دارد، این باشد که بسیاری از توسعه‌دهندگان نرم‌افزار احساس نیاز کرده‌اند که باید پلتفرم‌های مدیریت پروژه‌ی خودشان را پیاده‌سازی کنند. (راستش ماجرای پشتِ توسعه‌ی Basecamp ،Rindle و Todoist همین است.)

یکی از دلایل این نارضایتی‌ها این است که افراد دوست دارند کارهای دیجیتالی‌شان را به شکل‌های مختلفی سازمان‌دهی کنند؛ همان‌طور که شاید شما دوست داشته باشید کارهای هفتگی‌تان را روی کاغذ بنویسید و همکارتان دوست داشته باشد آن‌ها را روی تخته‌سفید یادداشت کند. حتا اگر نرم‌افزار موردنظرتان را هم انتخاب کنید، ممکن است فرایند گردش کاری که برای پروژه‌‌ای خوب جواب می‌دهد، برای پروژه‌ای دیگر کاملن نامناسب باشد. شاید در پروژه‌ی قبلی‌تان می‌توانستید همه‌چیز را با Google Suite پیش ببرید، اما کارفرمای فعلی‌تان از Google Docs متنفر باشد. یا شاید بخشی از وظایف شغلی شما را کارهای بی‌ارتباط با یکدیگر یا وظایفی تشکیل دهند که از نظر زمانی حساسیت دارند، ولی تمرکز بخش دیگری از وظایف‌تان روی پروژه‌های بزرگ، پیچیده و وابسته به هم باشد.

امروزه دسته‌ای جدید از نرم‌افزارها دارند امکان ساخت سیستم‌های مدیریت کار شخصی‌سازی‌شده را برای همگان فراهم می‌کنند، بدون اینکه نیازی به مهارت‌های کدنویسی داشته باشند. کارکرد این ابزارها، مانند Airtable ،Notion و Coda، هرکدام اندکی با دیگری تفاوت دارد، اما همه‌شان بدون اینکه عذاب کدنویسی را به شما تحمیل کنند، قابلیت‌های قدرتمندی را به اسناد ساده‌ی جدولی یا متنی اضافه می‌کنند. من طی شش ماه گذشته بیش‌تر روزهای کاری‌ام را درون یکی از این ابزارها -Coda- گذرانده‌ام و واقعن تعجب کرده‌ام که استفاده از سیستم مدیریت کار شخصی‌سازی‌شده‌ی خودم، چقدر بهره‌وری‌ام را افزایش داده است.

من تنها کسی نیستم که دارم از این دنیای جدید سود می‌برم. Notion ده‌ها قالب گردش کار دارد که اعضای جامعه‌ی کاربری‌اش طراحی کرده‌اند و هرچیزی را پوشش می‌دهند؛ از گام‌های دقیق در تهیه و تولید ویدیو گرفته تا ابزاری برای پیمانکاران ساختمانیِ مستقل. Airtable قالب‌هایی دارد که اعضای جامعه‌ی کاربری‌اش طراحی کرده‌اند و به درد رهگیری مشتری‌ها، مدیریت انبارِ وسایلِ اجاره‌ای و راه‌اندازی محصول می‌خورد. مجموعه‌ی قالب‌های مدیریت پروژه‌ی موجود در جامعه‌ی کاربری Coda هم بسیار متنوع است؛ از جمله فهرست کارهایی که بر اساس سیستم ژنرال آیزنهاور طراحی شده، سیستمی برای مدیریت گردش کار انتشار مطالب و قالبی با نام Omnicodoro که روش GTD را با تکنیک پومودورو ترکیب می‌کند.

این قالب‌ها به شما سرنخ می‌دهند که چه امکان‌هایی وجود دارد یا حداقل برای طراحی سیستم مدیریت کار اختصاصی، نقطه‌ی شروع خوبی را در اختیارتان می‌گذارند. اما اگر بخواهید از این پلتفرم‌ها بیش‌ترین استفاده را ببرید، باید با آن‌ها ابزاری طراحی کنید که مطابق نیازهای خودتان باشد. به‌خصوص اگر ابزارهای مورداستفاده‌ی فعلی‌تان بعضی نیازهایتان را برطرف نمی‌کنند یا به‌نظرتان ایرادهای خاصی دارند. در این صورت چند قانون وجود دارد که بهتر است به ذهن بسپارید.

قرار است چه مشکلی را حل کنید؟

بهترین شاخصی که نشان دهد برای سیستم مدیریت کار خود به چه چیزی نیاز دارید، نارضایتی‌هایتان از سیستم مورداستفاده‌ی فعلی است. پس کار را با یادداشت این موارد شروع کنید. سپس پلتفرم‌های مختلف را بر این اساس ارزیابی کنید که چطور و چقدر در حل این مشکلات به شما کمک می‌کنند. مثلن خود من مدت‌ها بود که از Google Sheets استفاده می‌کردم و با بعضی محدودیت‌هایش مشکل داشتم؛ پنجره‌ی ویرایش بزرگ‌تری می‌خواستم و راهی ساده‌تر برای کار کردن با جداولی که ستون‌های بسیار بسیار زیادی دارند. Coda این مشکلات را برایم حل کرد.

قدم اول را کوچک بردارید

اگر می‌خواهید بفهمید پلتفرمی برای استفاده‌ی شما مناسب است یا نه، بهترین کار این است که مشغول استفاده از آن شوید. حتا اگر برنامه دارید که سیستمی پیچیده بسازید تا بتوانید به کمکش بخش‌های مختلفی از کارتان را خودکارسازی کنید، باز هم با چیزی ساده‌تر شروع کنید. مثلن می‌توانید از یک فهرست کارهای ساده شروع کنید و با آن شیوه‌های مختلف دسته‌بندی و مشاهده‌ی کارها را امتحان کنید. من زمانی که کار با Coda را شروع کردم، ابتدا فقط جدول‌های ایده‌هایم را که از پیش داشتم در آن وارد کردم و بعد برایشان چند نمای اختصاصی درست کردم: یک نما که تمام ایده‌هایم را برایم نمایش می‌داد، یکی فقط شامل بهترین ایده‌هایم و یکی مخصوص ایده‌هایی که آماده‌ی ارسال به سردبیرها بودند.

ایجاد میز کارهای جداگانه برای پروژه‌ها مختلف

یکی از لذت‌های ساخت سیستم مدیریت کار اختصاصی این است که لازم نیست برای همه‌ی پروژه‌ها از ترکیب و امکانات مشابهی استفاده کنید. بسته به اینکه دارید روی چه چیزی (و با چه کسی) کار می‌کنید، ممکن است صرفن یک فهرست کار ساده و دفترچه‌ی یادداشت دیجیتالی برایتان کافی باشد، یا شاید جدول‌هایی جزیی‌تر با قابلیت‌های خودکارسازی لازم داشته باشید.

من برای هر بخش از کارم در Coda، میز کار شخصی‌سازی‌شده‌ی جداگانه‌‌ای دارم: یکی برای همکاری روی پروپوزال‌های کارفرما (مشخص کردن وظایف، برنامه‌ریزی برای بودجه‌ی کار و پیش‌نویس کردن اسناد پروپوزال)، یکی برای برنامه‌ریزی درباره‌ی بهبودهای موردنیاز وب‌سایت (با بخش‌هایی مخصوص ساختار سایت، محتوای سایت و نیازهای فنی)، و یکی برای رزومه‌ی کاری آماده‌ی ارایه به سردبیرهای احتمالی آینده (شامل لینک‌ها، نمونه کارها و آمارهای مربوط به شبکه‌های اجتماعی در پوشه‌های جداگانه). من حتا برای برنامه‌ریزی تعطیلات خانوادگی هم از Coda استفاده می‌کنم (در آنجا فهرست رزروها، نقد و بررسی رستوران‌ها و برنامه‌ی زمانی فعالیت‌هایمان را یک‌جا جمع می‌کنم).

دنبال یکپارچگی باشید

قدرت واقعی این پلتفرم‌ها در توانایی‌شان برای خودکارسازی بخش‌هایی از کارتان نهفته است. اما این خودکارسازی به این بستگی دارد که پلتفرم انتخابی‌تان تا چه حد با سایر ابزارهای مورداستفاده‌ی شما یکپارچه می‌شود. برای نمونه من حساب Coda خودم را با حساب جی‌میلم یکپارچه کرده‌ام. در نتیجه وقتی بعضی از مطالبم آماده‌ی ارسال می‌شوند، می‌توانم با یک کلیک تمام قسمت‌های موردنظرم را در یک ایمیل جمع‌آوری و پیش‌نویس کنم.

نقشه‌ی فرار داشته باشید

از آنجا که ابزارهای برنامه‌ریزی به زندگی‌مان وارد و بعد از مدتی از آن خارج می‌شوند، هنگام شروع به کار با یک سرویس باید بدانید که چطور می‌توانید داده‌هایتان را از آن خارج کنید. فقط متن داده‌هایتان هم نه. من از پلتفرمی خوشم می‌آید که ساختار و سازمان‌دهی کارها، یادداشت‌ها و تاریخچه‌ی فعالیت‌هایم را هم حفظ کند. حتا اگر تنها راه کپی-پیست کردن زحمت‌هایتان درون فایل‌های جداگانه باشد، باز هم مطمئن شوید که راهی برای خروجی گرفتن از آن‌ها دارید و این کار را مرتب انجام دهید. حداقلش این است که به‌عنوان نسخه‌ی پشتیبان از آن استفاده می‌کنید.

در دنیایی با این همه ابزار و اپلیکیشن برنامه‌ریزی، برای بسیاری از افراد راحت‌تر است که یکی از ابزارها را انتخاب و مشغول به کار با آن شوند، حتا اگر کارایی آن ابزار آن‌طور نباشد که دلشان می‌خواهد. اما برای کسانی که علاقه‌مند به ساخت سیستم‌هایی مناسب و مخصوص خودشان هستند، بی‌شک پلتفرم‌هایی مانند Coda ،Notion و Airtable ورق را برمی‌گردانند. دیگر لازم نیست برنامه‌نویس باشید تا بتوانید اپلیکیشن یا میز کار مناسب نیازهایتان را بسازید.