هر آنچه لازم است دربارهی تکنیک پومودورو بدانید


اگر یک نفر به شما بگوید که راز مدیریت موثرِ زمان این است که به دقیقهها و ساعتهای روز به چشم گوجهفرنگی نگاه کنید، چه واکنشی نشان میدهید؟ خب، حق دارید که اولش خندهتان بگیرد و با خودتان بگویید چه فکر مسخرهای! اما آدمهای زیادی هستند که حاضرند قسم بخورند تکنیک پومودورو زندگیشان را متحول کرده است (پومودورو معادل ایتالیایی «گوجهفرنگی» است).
شاید شما هم نام این تکنیک مدیریت زمان به گوشتان خورده باشد. بیایید ببینیم این تکنیک از کجا آمده، چه اصولی دارد و نگاهی هم به چند ابزار دیجیتال برای پیادهسازی آن بیندازیم.
آیا گوجهفرنگی واقعاً میتواند تا این حد نجاتبخش باشد؟
در این مطلب به موضوعات زیر میپردازیم:
- تکنیک پومودورو از کجا آمده است؟
- قوانین تکنیک پومودورو
- این تکنیک به درد چه کسانی میخورد؟
- چرا بسیار موثر است؟
- توصیههایی برای استفادهی بهتر تکنیک پومودورو
- معرفی ابزارهای دیجیتال برای پیادهسازی تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو از کجا آمده است؟
فرانچسکو سیریلو (Francesco Cirillo) در اواخر دههی 1980 میلادی دانشجویی بود که برای تمرکز کردن روی درسهایش و انجام تمرینها و تکالیفش مشکل داشت. یک روز که از این مشکل کلافه شده بود، با خودش عهد کرد که حداقل ده دقیقهی کامل را روی درسش تمرکز کند و اجازه ندهد چیز دیگری حواسش را پرت کند. برای اندازهگیری این مدت زمان هم به دور و برش نگاهی انداخت و اولین زمانسنجی را که دمِ دستش بود برداشت؛ زمانسنجی بهشکل گوجهفرنگی که مخصوص اندازهگیری زمان در آشپزی بود. اینگونه بود که تکنیک پومودورو به دنیا آمد.
بعد از آن سیریلو تکنیکش را توسعه داد و سپس کتابی 130 صفحهای دربارهاش نوشت. از آن زمان تا به امروز، این تکنیک به افراد زیادی در سراسر جهان کمک کرده تا وقتشان را بهخوبی مدیریت کنند.
قوانین تکنیک پومودورو
یکی از مهمترین ویژگیهای تکنیک پومودورو که باعث محبوبیتش هم شده، سادگی آن است. به زبان ساده این تکنیک پنج گام مهم دارد:
- کار مشخصی را انتخاب کنید.
- یک زمانسنج آماده کنید و آن را روی 25 دقیقه تنظیم کنید. تمرکز روی کارتان را شروع کنید تا زمانی که 25 دقیقه به پایان برسد.
- بعد از پایان هر 25 دقیقه (که به آن یک پومودورو گفته میشود)، پنج دقیقه به ذهنتان استراحت دهید. در این فاصله میتوانید چیزی بنوشید یا کمی حرکت کششی انجام دهید.
- یک پومودوروی دیگر را شروع کنید و دوباره 25 دقیقه روی کارتان تمرکز کنید.
- بعد از هر چهار پومودورو، استراحتی طولانیتر داشته باشید. حدود 15 تا 30 دقیقه.
این پنج گام اصلی تکنیک پومودورو بود. اما این تکنیک سه قانون جانبی دیگر هم دارد که کمک میکند بیشترین استفاده را از پومودوروهایتان ببرید:
- تقسیم کارهای پیچیده به کارهای سادهتر: اگر کاری به مدت زمانی بیش از چهار پومودورو نیاز دارد، یعنی کار پیچیدهای است و لازم است آن را به گامهای کوچکتری تقسیم کنید. بهگونهای که هر گام حداکثر چهار پومودورو زمان ببرد. پایبندی به این قانون کمکتان میکند که پیشرفتتان در انجام آن کار برای خودتان ملموس باشد.
- کارهای کوچک، همه با هم: اگر کاری کمتر از یک پومودورو طول میکشد، باید آن را با کارهای سادهی دیگری همگروه کنید که آنها هم کمتر از یک پومودورو طول میکشند. برای نمونه زنگ زدن به پدر و مادرتان، وقت گرفتن از دندانپزشک و خواندن مقالهی کوتاهی که روز قبل چشمتان را گرفته بوده، میتوانند در یک پومودورو انجام شوند. در واقع باید سعی کنید کارهایتان را در بازههای 25 دقیقهای -و نه کمتر- دستهبندی کنید.
- نه به هرگونه حواسپرتی: پومودورو نباید شکسته شود و نمیتوان آن را به بازههای کوچکتر تقسیم کرد. در نتیجه در این بازهها بیخیال سر زدن به ایمیل، شبکههای اجتماعی و پیامرسانها شوید. اگر ایده یا کاری به ذهنتان رسید، روی کاغذ یادداشتش کنید تا بعدن به آن رسیدگی کنید. اگر اهل کاغذ و قلم نیستید و ابزارهای دیجیتالی را ترجیح میدهید، سری به این مطلب بزنید که در آن پنج ابزار مفید برای مدیریت کارها و یادداشتبرداری را برایتان معرفی کردهایم.
شاید با خودتان بگویید که گاهی اوقات اتفاقهایی میافتد که از کنترلتان خارج است. برای مثال ممکن است کسی زنگ خانهتان را بزند، رییس شرکت صدایتان کند یا حتی دستشوییتان بگیرد. نگران نباشید. تکنیک پومودورو آنقدرها هم خشک و بیانعطاف نیست. در اینگونه مواقع به فوریت پیش آمده رسیدگی کنید و بعد از آن دوباره یک پومودوروی جدید را شروع کنید. اگر شدنی بود، بررسی کنید که چطور میتوان در آینده از آن حواسپرتیهای مشابه جلوگیری یا کماثرشان کرد.
برای جلوگیری از حواسپرتیهای اینچنینی که بیشتر از سمت اطرافیانتان ایجاد میشود، میتوانید پیش از شروع دورهی تمرکزتان، به آنها بگویید که دارید تمرکز میکنید و خواهش کنید که حواستان را پرت نکنند. این را هم بگویید که تقریبن چند دقیقهی دیگر دورهی تمرکزتان تمام میشود و میتوانند کارشان را به شما بگویند. برای جلوگیری از حواسپرتیهای تلفنی هم میتوانید از زیگ کمک بگیرید. پیشتر از تجربهی آقای علیرضا پورعابدین برای مدیریت تماسهایش به کمک زیگ برایتان نوشته بودیم.
بیشتر بخوانید: چطور برای مدیریت تماسها از زیگ استفاده کنیم؟
اگر کارتان قبل از پایان 25 دقیقه تمام شد، باز هم به قوانین بالا پایبند بمانید. سریع سراغ کارهای حواسپرتکن نروید. بگذارید ذهنتان به این بازهها عادت کند. در عوض وقت اضافهتان را صرف خواندن مقالاتی مربوط به کارتان، تمرین مهارتهایی که یاد گرفتهاید و چیزهایی از این دست بکنید. میتوانید فهرستی از کارهای اینچنینی تهیه کنید و هر زمان که وقت اضافه آوردید، سراغ آن فهرست بروید و از بینشان کاری را انتخاب کنید.
تکنیک پومودورو به درد چه کسانی میخورد؟
- اگر در تمرکز کردن روی کارهایتان مشکل دارید یا ذهنتان بازیگوش است و مدام میخواهد از کاری به کار دیگر بپرد، تکنیک پومودورو میتواند به افزایش تمرکز و تقویت ساختار ذهنیتان کمک کند.
- اگر نسبت به زمانتان زیادی رویایی فکر میکنید، تکنیک پومودورو میتواند شما را واقعبین کند.
- اگر دوست دارید مدیریت زمانتان را تبدیل به سرگرمی کنید و مدام با خودتان در رقابت باشید، این تکنیک دقیقن مناسب شماست.
با این حال اگر این تکنیک را امتحان کردید، اما از آن نتیجهی دلخواهتان را نگرفتید، ناامید نشوید. تکنیکهای مدیریت زمان دیگری نیز وجود دارند که میتوانند به شما کمک کنند.
بیشتر بخوانید: تکنیکهای مدیریت زمان؛ چطور بازدهیمان را افزایش دهیم؟
چرا تکنیک پومودورو بسیار موثر است؟
سوالی که ممکن است برای افراد زیادی پیش بیاید این است: چطور چنین کار سادهای میتواند به افزایش بهرهوری منجر شود؟ چطور تقسیم دقیقههای کاری به بازههای 25 دقیقهای میتواند کاری کند که تمرکزمان افزایش پیدا کند و کارها را بهموقع انجام دهیم؟
شروع کار آسان است
بررسیها نشان داده که عقب انداختن کارها ارتباط چندانی به تنبلی یا عدم خودکنترلی ندارد. ما کارها را عقب میاندازیم تا از احساسات بد دوری کنیم. نگاه کردن به پروژهای بزرگ کار خوشایندی نیست؛ بهخصوص که اگر ندانیم بعضی از بخشهایش را قرار است چطور انجام دهیم یا پروژهمان پر از احتمالات و عدم قطعیت باشد. همین میشود که بهجای دست به کار شدن، در توییتر و اینستاگرام پرسه میزنیم، مشغول تماشای فیلم میشویم و هرکاری میکنیم تا دیرتر سراغ کارمان برویم.
خوشبختانه همان بررسیها راه حلی موثر برای شکستن این چرخه را هم به ما نشان دادهاند: اگر کاری را که مدام عقب میاندازید -حالا هرچه که هست- به قطعات کوچکتر تقسیم کنید، باعث میشوید که گام اول دیگر چندان ترسناک به نظر نرسد. برای نمونه شاید نوشتن گزارش پروژه کار طولانی و سختی به نظر برسد. پس در عوض پنج دقیقه بنشینید و مشغول نوشتنش شوید. باز هم برایتان سخت است؟ سعی کنید یک پاراگراف را بنویسید. انجام دادن کارهای کوچک در بازههای زمانی کوتاه، آسانتر از آن است که بخواهید یکباره با کل پروژه مواجه شوید.
تکنیک پومودورو نیز دقیقن همین کار را میکند: از شما میخواهد که کارها، پروژهها یا اهدافتان را به قطعههای کوچکی در حد 25 دقیقه تقسیم کنید. سخت نگیرید. هر دفعه فقط یک گوجهفرنگی را بخورید.
مقابله با حواسپرتیها
تا حالا شده غرق کاری باشید و چیزی حواستان را پرت کند؟ اگر جوابتان مثبت باشد حتمن میدانید که تمرکز دوباره تا چه حد سخت است. اگر بخواهیم دنبال مقصر بگردیم، شاید بیشترمان بلافاصله انگشت اتهام را سمت تکنولوژی بگیریم؛ جریان مداوم اطلاعاتی که از طریق ایمیل، شبکههای اجتماعی و پیامرسانها بهسمت ما میآیند، حفظ تمرکز را سخت میکنند. اما جالب است بدانید که بررسیها نشان میدهد خودمان عامل بیشتر از نصف حواسپرتیهای روزانهمان هستیم! «جواب دادن به این ایمیل خیلی مهمه، نمیتونم معطلش کنم»، «سر زدن به اینستاگرامم یک دقیقه هم طول نمیکشه»، «یک توییت میفرستم و سریع میام بیرون». این توجیهات برایتان آشنا نیست؟
درست است که شاید این کارها زمان زیادی از شما نگیرد، اما موضوع فقط این نیست که خود این کارها چقدر وقتتان را میگیرند. شما برای بازیابی تمرکزتان باید انرژی زیادی صرف کنید. بررسیها نشان داده وقتی که بین دو کار مختلف جابهجا میشویم، ذهنمان میتواند تا 20 دقیقه همچنان درگیر کار قبلی باشد. یعنی «فقط یک دقیقه توییترم رو چک کنم» میتواند کاری کند که برای بازیابی تمرکزتان به 20 دقیقه زمان نیاز داشته باشید.
تکنیک پومودورو کمکتان میکند که با این وسوسهها مقابله کنید. هر پومودورو کوتاه است و قرار است در طول آن تمام حواستان معطوف به کارتان باشد. فاصلهی بین پومودوروها هم میتواند توانایی ذهنتان را بازیابی کند.
واقعبینی نسبت به زمان
وقتی که میخواهیم برای کارهای آتی برنامهریزی کنیم، بیشترمان قربانی «تفکر جادویی» میشویم. تمایل داریم فکر کنیم که میتوانیم کاری را در زمانی مشخص انجام دهیم، حتی اگر در گذشته تجربه کرده باشیم که همان کار زمان بیشتری از ما میگیرد. در واقع فکر میکنیم که این دفعه قرار است وضعیت فرق کند و ما متفاوت رفتار کنیم.
بیشتر بخوانید: واقعبینی، حلقهی گمشده در تخمین زمان کارها
تکنیک پومودورو میتواند سلاحی ارزشمند در مقابل این نوع تفکر باشد. وقتی قرار است در مدتی کوتاه روی کاری خاص تمرکز کنید، زمان دیگر مفهومی انتزاعی نیست. بلکه آن را به چیزی ملموس تبدیل کردهاید: یک پومودورو. در واقع یک پومودورو 25 دقیقه «کار کردن» نیست. 25 دقیقه «تمرکز کردن» است.
تکنیک پومودورو زمان را از مفهومی با بار منفی -چیزی که مدام داریم از دستش میدهیم- به مفهومی با بار مثبت تبدیل میکند؛ به چیزی که میزان پیشرفت شما در کارتان را نشان میدهد. سیریلو اسم این اتفاق را «معکوس کردن زمان» گذاشته؛ زیرا مفهوم گذر زمان را از چیزی انتزاعی و منبع استرس، تبدیل به معیاری دقیق برای بهرهوری کرده است.
وقتی از تکنیک پومودورو استفاده میکنید، معیاری شفاف برای اندازهگیری زمان و میزان تلاش موردنیازتان دارید. هرچه بیشتر در این تکنیک مهارت پیدا کنید، دقت تخمینهایتان نیز بالاتر میرود و میتوانید برنامهریزی موثرتری داشته باشید.
توصیههایی برای استفادهی بهتر از تکنیک پومودورو
البته که استفاده از بازههای تمرکز 25 دقیقهای و استراحت 5 دقیقهای قلب تپندهی تکنیک پومودورو است، اما میتوانید کارهایی بکنید تا بازدهی این تکنیک را برای خودتان افزایش دهید.
پومودوروهایتان را پیشاپیش سازماندهی کنید
ابتدای هر روز کاری، یا انتهای هر روز برای روز بعد، حدود 15 دقیقه زمان بگذارید و پومودوروهای آن روزتان را سازماندهی کنید. فراموش نکنید که کارهای کوتاهتر را با هم در یک پومودورو قرار دهید. در تخمین زمان انجام کارها هم رویایی فکر نکنید و واقعبین باشید. حواستان باشد که در روز چقدر زمان دارید و برای بیشتر از آن برنامهریزی نکنید!
پومودوروهای احتیاطی را فراموش نکنید
اگر در روز برای نمونه 8 ساعت کاری دارید و میخواهید بهکمک تکنیک پومودورو برایش برنامهریزی کنید، بهتر است چند پومودوروی احتیاطی در نظر بگیرید. شاید بتوانید حداکثر بهاندازهی 16 پومودورو برای یک روز کاریتان برنامهریزی کنید، اما فراموش نکنید که گاهی اتفاقات خارج از برنامه پیش میآید یا بعضی کارها بیش از آنچه باید طول میکشند. بهتر است به اندازهی یک چهارم از برنامهتان را خالی بگذارید تا به مشکل نخورید.
اگر در انتها به این پومودورهای احتیاطی احتیاج پیدا نکردید، از آنها برای یادگیری یا فعالیتهای کماهمیتتر استفاده کنید. بهتر است در انتهای روز وقت اضافه بیاورید تا اینکه جوری برنامهریزی کنید که همیشه از برنامهتان عقب باشید.
فراموش نکنید که اکثر افراد نمیتوانند در 8 ساعت کاری بازدهی کاملی داشته باشند. به همین دلیل به خودتان فشار نیاورید. کیفیت پومودوروها به کمیتشان برتری دارد.
پومودوروهایی با مدت زمان متفاوت را امتحان کنید
برخی کارهای فکری-برای نمونه کدنویسی، نوشتن مقاله و کارهای تحلیلی- به جریانی پیوسته از تمرکز نیاز دارند. 25 دقیقه برای اینگونه کارها میتواند کم باشد. به همین دلیل میتوانید برای اینگونه کارها، مدت زمانهای تمرکز/استراحت متفاوتی را امتحان کنید. بررسیهای زیادی برای پیدا کردن بهینهترین بازهی زمانی انجام شده. یک بررسی نشان میدهد که بازهی تمرکز 52 دقیقهای و استراحت 17 دقیقهای متوازنترین انتخاب است. برخی نیز به ریتم آلترادین اعتقاد دارند و در ازای هر 90 دقیقه تمرکز متداوم، 20 تا 30 دقیقه استراحت میکنند.
از طرفی بعضی کارها هستند که مدام آنها را عقب میاندازیم، اما زمان زیادی هم از ما نمیگیرند. برای این کارها 25 دقیقه میتواند زیادی طولانی باشد. اگر از نظر ذهنی مقاومت شدیدی مقابل انجام این کارها دارید، بازههای کوتاهتر 15 یا 10 و حتی 5 دقیقه را امتحان کنید.
خلاصه اینکه تکنیک پومودورو انعطافپذیر است و بهمرور زمان میتوانید آن را با توجه به سطح انرژی و تمرکز خودتان شخصیسازی کنید.
در زمانهای استراحت نزدیک موبایل و کامپیوترتان نشوید!
همهی زمانهای استراحت مثل هم نیستند. اگر در طول پومودورو مشغول کار با کامپیوترتان بودهاید، در زمان استراحت بلافاصله سراغ توییتر یا اینستاگرامتان نروید. در اینجور مواقع به ذهن و چشمتان استراحت دهید و پای صفحهنمایشهای دیجیتالیتان نروید. در عوض از جایتان بلند شوید، در محیط چرخی بزنید، کمی حرکت کششی انجام دهید، اندکی پیادهروی کنید، برای خود خوراکی بخرید یا حتی از پنجره بیرون را تماشا کنید. اگر در خانه کار میکنید، میتوانید محیط اطرافتان را مرتب کنید، ظرفها را بشویید یا لباستان را اتو کنید.
از ابزارهای دیجیتال کمک بگیرید!
هر چقدر هم که در ابتدای روز سرحال و پر انرژی باشید، باز هم سخت است که تا انتهای روز به پومودوروهایتان پایبند بمانید. این مشکل را باید به کمک عاملی خارجی حل کرد. چه چیزی بهتر از نرمافزارهای دیجیتال که دیگر جزوی از زندگیمان شدهاند؟
در ادامه چند نرمافزار را برایتان معرفی میکنیم که میتوانند در پیادهسازی تکنیک پومودورو کمکتان کنند.
ابزارهای دیجیتال برای کمک به پیادهسازی تکنیک پومودورو
Pomodor:
پومودور سادهترین ابزار تحت وبی است که میتواند در پیادهسازی تکنیک پومودورو کمکتان کند. کار کردن با آن ساده است، طراحی مینیمالی دارد و تنها کافی است وارد سایتش شوید و دکمهی شروع را بزنید. زمان باقیمانده هم در پنجرهی سایت نمایش داده میشود و هم در عنوان زبانهی مرورگرتان.
البته وبسایتهای زمانسنج زیادی وجود دارند، اما سادگی پومودور و ویژگیهای پایهی کاربردیاش، آن را تبدیل به انتخابی برتر کرده است. برای نمونه شما میتوانید طول هر پومودورو و زمان استراحت بینشان را تغییر دهید. یا میتوانید مشخص کنید که بعد از چند پومودورو میخواهید استراحت طولانیتری بکنید.
شما میتوانید حساب کاربری رایگانی در پومودور بسازید و عملکردتان را در طول زمان ثبت کنید. همچنین میتوانید برای پومودوروهایتان برچسب تعیین کنید تا بهنوعی مشخص شود که مشغول چه کاری بودهاید.
Marinara Timer:
تکنیک پومودورو معمولن تکنیکی فردی محسوب میشود. اما تصورش را هم نمیتوانید بکنید که اگر با گروه کوچکی از دوستانتان آن را پیاده کنید، تا چه حد میتواند به افزایش بهرهوریتان کمک کند. فرض کنید که بهاندازهی 25 دقیقه کار کنید یا درس بخوانید، بعد در طول 5 دقیقه با دوست یا همراهتان، کارهای انجامشدهتان را مرور کنید. بیشتر نرمافزارهای پومودورو از چنین قابلیتی بیبهره هستند، به همین دلیل است که Marinara Timer یکی از پیشنهادهای ما به شماست.
این زمانسنج تحت وب است، برای استفاده از آن نیاز به حساب کاربری ندارید و مهمترین ویژگیاش قابلیت اشتراکگذاری پومودورویتان با دیگران است (البته اگر چشممان را روی طراحی بدش ببندیم). شما میتوانید آدرس اختصاصیتان را با همکلاسی یا همکارتان به اشتراک بگذارید تا با هم بازههای پومودورو را طی کنید.
Forest:
بزرگترین عامل حواسپرتی شما گوشی موبایلتان است؟ پس حتمن باید Forest را امتحان کنید.
در Forest هر زمان که تصمیم میگیرید روی کاری تمرکز کنید، با تمرکزتان درختی میکارید و آن را آبیاری میکنید. هرچه زمان بیشتر میگذرد، درخت که روی صفحهنمایش گوشیتان نقش بسته، بزرگ و بزرگتر میشود. اگر در مدت زمانی که تعیین کردهاید از اپلیکیشن خارج شوید، یعنی بازهی تمرکزتان را شکستهاید و این باعث میشود درختتان خشک شود. بهمرور که درختان زیادی بکارید، سکههایی جایزه میگیرید که میتوانید با آن انواع جدیدی از بذر خریداری کنید. حتی میتوانید در ازای پرداخت سکههایتان در پویش کاشت درختان واقعی شرکت کنید! تا الان بیش از یک میلیون درخت از این طریق در دنیای حقیقی کاشته شده است.
Forest ایدهی ساده اما جذابی دارد. میتوانید با دوستان و آشنایاتان مسابقه بگذارید یا با هم روی کارهایتان تمرکز کنید و درخت بکارید. اپلیکیشنهای موبایلیِ زیادی وجود دارند که میتوانند برای پیادهسازی تکنیک پومودورو کمکتان کند، اما Forest نسبت به بقیه یک سر و گردن بالاتر و جذابتر است.
Forest برای مرورگرهای فایرفاکس و گوگل کروم نیز افزونههایی دارد که میتواند کمکتان کند حین بازههای تمرکز، سایتهای حواسپرتکن را باز نکنید.