شاید این جمله را زیاد شنیده باشیم: «اصلن نفهمیدم کِی شب شد!» در روزگار شلوغ و پر از هیاهوی این روزهای ما، طبیعی است که زمان از دست‌مان در برود. ممکن است روز را با فهرستی طولانی از کارهایی شروع کنیم که باید انجام شوند، اما در پایان روز با نگاه کردن به آن فهرست، ببینیم که بیش‌تر کارهای آن لیست دست‌نخورده باقی مانده‌اند. اگر می‌خواهید که دیگر چنین وضعیتی را تجربه نکنید، باید زمان‌تان را به‌خوبی مدیریت کنید. برای این کار هم به تکنیک‌هایی نیاز دارید که هرچند ساده‌اند، اما در این مسیر خیلی کمک‌تان می‌کنند. در این مطلب ساده‌ترین و موثرترین تکنیک‌های مدیریت زمان را با هم مرور می‌کنیم. می‌توانید با توجه به نیازتان یکی از آن‌ها را انتخاب کنید یا با ترکیب چندتایشان، به کارهایتان نظم ببخشید.

1. هدف‌گذاری هوشمند

اولین گام در مدیریت موفق زمان، هدف‌گذاری است. شما باید بدانید که می‌خواهید در چه مسیری حرکت کنید و در انتهای آن مسیر چه محصولی را برداشت کنید. یکی از محبوب‌ترین تکنیک‌های هدف‌گذاری، هدف‌گذاری هوشمند نام دارد. اولین بار جورج تی. دوران (George T. Doran) در سال ۱۹۸۱ و با انتشار مقاله‌ای با عنوان «راهی هوشمند برای نوشتن اهداف مدیریتی وجود دارد»، این تکنیک را مطرح کرد.

ایده‌ی پشت این تکنیک بسیار ساده است. هر هدف هوشمند باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:

• مشخص: خروجی موردنظر به‌روشنی تعریف شده باشد. باید بدانید که دقیقن می‌خواهید به چه دست پیدا کنید.
• قابل اندازه‌گیری: راهی برای اندازه‌گیری میزان پیشرفت وجود داشته باشد.
• دست‌یافتنی: با توجه به منابع و امکانات موجود، دست‌یافتنی باشد.
• مرتبط: بخشی از هدف و نقشه‌ای بزرگ‌تر باشد و باید بدانید که چرا می‌خواهید به این هدف مشخص دست پیدا کنید.
• زمان‌بندی‌شده: دستیابی به آن زمان‌بندی مشخصی داشته باشد.

بیش‌تر آدم‌ها اهل هدف‌گذاری نیستند. فقط حدود ۱۰ درصد از افراد اهداف‌شان را یادداشت می‌کنند. علتش هم این است که هدف‌گذاری کردن با ویژگی‌های بالا نیازمند فکر و تلاش و صرف زمان است. اما شک نکنید ارزشش را دارد.

پس اگر تصمیم به یادداشت اهداف‌تان گرفتید، آن‌ها را جوری بنویسید که به برنامه و کارهایتان سمت و سو دهند. اهداف گنگ، نامرتبط یا دست‌نیافتنی، فقط انرژی شما را تحلیل می‌برند و نتیجه‌ای هم ندارند.

 

2. ماتریس آیزنهاور

بعد از هدف‌گذاری هوشمند، باید آن‌ها را به وظایفی تقسیم کنید که پیوسته و عملیاتی باشند. سپس باید وظایف را اولویت‌بندی کنید. یکی از محبوب‌ترین قالب‌های اولویت‌بندی وظایف، ماتریس آیزنهاور است.

دوایت دیوید آیزنهاور (Dwight David Eisenhower)، سی و چهارمین رییس‌جمهور ایالات متحده بین سال‌های ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱ بوده است. او به کمک ماتریس خود، وظایفش را به چهار دسته تقسیم‌بندی می‌کرده است:

• فوری + مهم (پیش از بقیه انجامش بده)
• غیرفوری + مهم (برایش برنامه بریز)
• فوری + غیرمهم (واگذارش کن)
• غیرفوری + غیرمهم (حذفش کن)

فعالیت‌های فوری به فعالیت‌هایی گفته می‌شود که نیازمند واکنش لحظه‌ای شما هستند (مثل جواب‌دهی به ایمیل و تلفن یا شرکت در جلسات اضطراری) یا نسبت به زمان حساس‌اند، یعنی ضرب‌العجل‌های سفت و سختی دارند. مثل تنظیم گزارش خاصی که رییس از شما خواسته تا پایان روز به دستش برسانید.

فعالیت‌های مهم برخلاف فعالیت‌های فوری، به اهداف بلندمدتی شما مربوط‌اند و کارهایی‌اند که با تمام وجود می‌خواهید در زندگی‌تان انجام دهید. فعالیت‌هایی که بخشی از کسب‌وکار شما هستند یا به اهداف کلان و ارزش‌های زندگی‌تان ارتباط دارند. برای مثال ورزش کردن روزانه با هدف تندرستی، یادگیری زبان خارجی، طراحی نقشه‌ی راه برای کسب‌وکار یا تعامل با دوستان و آشنایان.

بی‌شک هدف اصلی شما باید رسیدگی به فعالیت‌های فوری و مهم باشد. بیش‌ترین زمان شما در طول روز باید به فعالیت‌هایی اختصاص پیدا کند که در این دسته‌بندی قرار می‌گیرند.

فعالیت‌های مهم اما غیرفوری، مثل یادگیری، تعامل با دوستان و آشنایان و… را باید در تقویم‌تان زمان‌بندی کنید و مطمین شوید که از آن‌ها غافل نمی‌شوید. فعالیت‌های دیگر را یا باید به افراد دیگر واگذار کنید یا به‌راحتی حذف‌شان کنید.

 

3. تابلوی کانبان

کانبان کلمه‌ای ژاپنی به معنای تابلوی اعلانات یا تابلوی راهنماست. ایده‌ی اصلی پشت تابلوهای کانبان، داشتن تابلویی شهودی است که به شما کمک کند میزان پیشرفت در اهداف‌تان را دنبال کنید.

برای ایجاد یک تابلوی کانبان هم می‌توانید از یک تخته‌سفید بزرگ استفاده کنید و هم می‌توانید از نرم‌افزارهایی استفاده کنید که از چنین تکنیکی پشتیبانی می‌کنند. البته به تجربه ثابت شده استفاده از تابلوهای کانبان فیزیکی خروجی بسیار بهتری دارد.

برای استفاده از این تکنیک باید چند ستون روی تخته‌تان بکشید و گام‌های مختلفی را روی آن مشخص کنید که وظایف قرار است طی کنند. این ستون‌ها معمولن این‌گونه‌اند:

• کارهایی که باید انجام شوند
• کارهایی که در حال انجام‌اند
• کارهای تکمیل‌شده

البته این‌ها ستون‌های پیشنهادی و پایه هستند و شما می‌توانید بسته به پروژه‌تان، آن‌ها را کم یا زیاد کنید. بعد از طراحی ستون‌ها، نیاز به برگه‌ یادداشت‌های چسبی دارید. هر برگه نماینده‌ی وظیفه‌ای است که باید انجام شود. روی هر برگه عنوان آن وظیفه را بنویسید. می‌توانید برای وظایفی که در دسته‌های مختلف قرار می‌گیرند، از برگه‌هایی با رنگ‌های متفاوت استفاده کنید.

بعد از آماده‌سازی تخته و برگه‌ها، فقط کافی است که برگه‌ها را بسته به اینکه در چه مرحله‌ای قرار دارند، در ستون‌ها بچسبانید.

اگر مراحل را خوب پیش ببرید و به استفاده از تابلوی کانبان پایبند باشید، در نهایت جلوه‌ای شهودی از کارها و وظایف‌تان خواهید داشت و در یک نگاه می‌توانید میزان پیشرفت کارها را تخمین بزنید. این تابلوها به منظم شدن ذهن‌تان کمک زیادی می‌کنند.

اما اگر به تخته و برگه‌ی یادداشت دسترسی ندارید، نگران نباشید. نرم‌افزارهایی هستند که از این تکنیک پشتیبانی می‌کنند و می‌توانید به‌صورت مجازی تابلوی کانبان داشته باشید. از جمله‌ی این نرم‌افزارها می‌توان به این نمونه‌ها اشاره کرد:

• Trello
• KanbanFlow
• Kanbanize
• Kanban Tool
• تسکولو

 

4. کار عمیق

اگر تکنیک‌های مدیریت زمان قبل را اجرایی کرده باشید، باید اهداف‌تان را به‌روشنی یادداشت کرده، آن‌ها را به وظایفی پیوسته و عملیاتی تقسیم کرده، به‌خوبی اولویت‌بندی‌شان کرده و به کمک یک تابلوی کانبان، آن‌ها را شهودی کرده باشید.

حالا به‌راحتی می‌توانید مهم‌ترین وظیفه‌ی موجود در برنامه‌تان را انتخاب و روی آن کار کنید. اما اگر بخواهید در کم‌ترین زمان، بیش‌ترین بازدهی را داشته باشید، باید از مفهوم «کار عمیق» استفاده کنید.

کار عمیق اصطلاحی است که اولین بار کال نیوپورت (Cal Newport) آن را در کتابی با همین عنوان به کار برد. نیوپورت معتقد است تمام فعالیت‌های فکری‌تان را باید در وضعیتی متمرکز و بدون هیچ‌گونه حواس‌پرتی انجام دهید تا بتوانید از توانایی‌های شناختی خود بیش‌ترین استفاده را ببرید. نیوپورت معتقد است که تنها با کار عمیق می‌توانید ارزش‌های جدیدی خلق کنید، مهارت‌هایتان را ارتقا دهید یا کارهایی بکنید که پیدا کردن مشابه آن سخت باشد. همچنین با کار عمیق است که می‌توانید در زمان کم‌تر، کارهای بیش‌تری انجام دهید.

در مقابل «کار عمیق»، «کار کم‌عمق» قرار دارد. کارهای کم‌ارزش‌تری که اغلب نیاز به تمرکز شدید و حذف حواس‌پرتی‌ها ندارند. تکرارشان آسان است و ارزش‌آفرین نیستند. کارهایی مثل ردوبدل کردن ایمیل، تلفن، شرکت در جلسه‌های کم‌ارزش یا مشغول کردن خودتان با کارهایی که ساده‌اند و می‌توانید آن‌ها را به دیگران واگذار کنید.

در صورتی که به مفهوم کار عمیق علاقه‌مند شدید، حتمن کتاب «کار عمیق» کال نیوپورت را مطالعه کنید. اگر توانایی مطالعه‌ی نسخه‌ی انگلیسی کتاب را ندارید، خوشبختانه چندین ناشر آن را به زبان فارسی نیز منتشر کرده‌اند. اگر حوصله‌ی مطالعه‌ی کتاب را ندارید، خلاصه‌ی آن را در پادکست بی‌پلاس گوش دهید.

نرم‌افزارهایی هستند که به شما در انجام کار عمیق کمک می‌کنند. از جمله:

• FocusList
• One Big Thing

 

5. تکنیک پومودورو

وقتی مشغول کار عمیق هستید، نباید از استراحت دادن به خودتان غافل شوید. اینجا یکی دیگر از تکنیک‌های مدیریت زمان وارد عمل می‌شود: تکنیک پومودورو.

تکنیک پومودورو را فرانچسکو سیریلو (Francesco Cirillo)، نویسنده‌ و توسعه‌دهنده‌ی نرم‌افزار، در اواخر دهه‌ی ۱۹۸۰ میلادی خلق کرد. ایده‌ی پشت این تکنیک بسیار ساده است: شما باید کارهایتان را به بخش‌های زمانی کوچک تقسیم کنید و بین آن‌ها کمی استراحت داشته باشید. بر اساس این تکنیک در ازای هر ۲۵ دقیقه کار کردن بی‌وقفه، باید بین ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کنید. بعد از ۴ دوره‌ی ۲۵ دقیقه‌ای، به استراحتی طولانی‌تر (بین ۱۵ تا ۳۰ دقیقه) نیاز دارید. نام این تکنیک هم از همین بازه‌های ۲۵ دقیقه‌ای گرفته شده است؛ زیرا برای آماده کردن سس پومودورو که سس گوجه‌فرنگی سنتی ایتالیایی است، همین میزان زمان لازم است.

برای پیاده‌سازی تکنیک پومودورو به یک زمان‌سنج نیاز دارید. اگر زمان‌سنج فیزیکی ندارید و دلتان هم نمی‌خواهد از تلفن همراهتان استفاده کنید، می‌توانید از این ابزارها بهره ببرید:

• Pomodoro Tracker
• Tomighty
• Tomato Timer
• Pomotodo
• PomoDoneApp

بیشتر بخوانید: از صفر تا صد تکنیک پومودورو؛ مدیریت زمان به کمک گوجه فرنگی!

6. ردگیری زمان صرف‌شده

تا اینجا چندتا از تکنیک‌های مدیریت زمان را برایتان توضیح دادیم که به شما کمک می‌کنند اهداف‌تان را مشخص کنید، کارهایتان را اولویت‌بندی کنید، روند پیشرفت‌ پروژه‌هایتان را دنبال کنید و حین کار کردن تمرکز بیش‌تری داشته باشید. اما گاهی اوقات لازم است که میزان پایبندی‌تان به برنامه‌تان را ارزیابی کنید یا با توجه به نتایج به‌ دست آمده، برنامه‌هایتان را اصلاح کنید. برای این کار نیاز به داده‌های مشخص و قابل‌اندازه‌گیری دارید. بهترین داده‌ برای این هدف، زمان است.

برای اینکه بتوانید زمان‌تان را با دقت ردگیری کنید، ابتدا لازم است تمامی فعالیت‌هایتان را بنویسید و دسته‌بندی کنید. هیچ فعالیتی را از قلم نیندازید؛ کارهایی که جزو وظایف اصلی و اهداف روزانه‌تان هستند، جلساتی که در آن شرکت می‌کنید، خواب، تفریح، ارتباط با دیگران و… همه و همه را یادداشت کنید. بعد سعی کنید چند دسته‌ی کلی تشکیل دهید، جوری که هرکدام از کارهایتان در یکی از این دسته‌ها قرار بگیرد. ما یک دسته‌بندی کلی به شما پیشنهاد می‌دهیم که می‌توانید با توجه به نیاز خودتان آن را تغییر دهید:

• مسئولیت‌های اصلی: وظایف روزمره‌ای که محور شغل شما هستند.
• رشد شخصی: فعالیت‌ها و پروژه‌هایی که برای شما ارزشمند هستند و دوست دارید در بلندمدت به آن‌ها بپردازید، اما بخشی از مسئولیت‌های روزانه‌تان نیستند.
• بحران‌ها و فوریت‌ها: موارد اضطراری و فوری که گهگاه و غیرمنتظره پیش می‌آیند.
• زمان آزاد: زمان‌هایی که به تفریح، مرور وب، سر زدن به شبکه‌های اجتماعی و… می‌گذرانید.

توجه کنید که هرچه تعداد دسته‌ها را بیش‌تر و تخصصی‌تر کنید، ردگیری زمان صرف‌شده برای کارها سخت‌تر و تحلیل آن‌ها زمان‌برتر می‌شود، اما نتیجه‌ی دریافتی شما نیز دقیق‌تر و مفیدتر خواهد بود.

حالا وقت آن است که زمان را ثبت کنید. می‌توانید روزانه زمان صرف‌شده برای هر کار را تخمین بزنید یا اگر می‌خواهید دقیق‌تر باشید، از ابزارهای مخصوص ثبت زمان استفاده کنید. بعد از یک هفته، می‌توانید دسته‌ها را در ستون‌های مختلف بنویسید و در هر سطر، زمان صرف‌شده برای فعالیت‌های آن دسته در هر یک از روزهای هفته را یادداشت کنید.

این کار چه فایده‌ای دارد؟ شما با این کار متوجه می‌شوید که در حقیقت زمان‌تان را کجا و برای چه کاری صرف می‌کنید. آیا مصرف زمان‌تان با برنامه‌ها و اهداف‌تان همخوانی دارد؟ یا لازم است عادت‌هایتان را تغییر دهید تا با اهداف‌تان هم‌سو شود؟ برای چه کارهایی زیاد از حد زمان می‌گذارید و به چه کارهایی کم‌تر می‌پردازید؟ شاید حس کنید خواب‌تان زیاد است و باید کم‌ترش کنید، یا حس کنید زیاد از حد مشغول کارید و باید بیش‌تر به تفریح‌تان بپردازید. شاید به این نتیجه برسید میزان زمانی که برای پروژه‌ای خاص صرف می‌کنید، با ضرب‌العجلی که برایش در نظر گرفته‌اید همخوانی ندارد و باید در برنامه‌ی زمان‌بندی یا در اختصاص زمان‌تان به کارها، بازنگری کنید.

از طرفی این کار برای برنامه‌ریزی دید واقع‌بینانه‌تری به شما می‌دهد. ممکن است هنگام برنامه‌ریزی رویایی فکر کنید و بسیار فراتر از توان و وقت هفتگی‌تان برای خود وظیفه ردیف کنید، اما با این کار می‌توانید برنامه‌ریزی متناسب‌تری داشته باشید. نتیجه‌اش هم موفقیت بیش‌تر در انجام وظایف است که باعث می‌شود در نهایت از عملکردتان احساس رضایت بیش‌تری داشته باشید.

بیشتر بخوانید: واقع‌بینی، حلقه‌ی گمشده در تخمین زمان کارها

شاید با خودتان فکر کنید که خیلی سرتان شلوغ است و وقت نمی‌کنید تمام کارهایتان را ثبت کنید. حق با شماست. این کار خیلی زمان‌بر است و حوصله‌ی زیادی می‌خواهد. اما نتیجه‌ی آن در آینده برایتان زمان بیش‌تری خواهد خرید.

برنامه‌های زیر برای ثبت زمان کمک‌تان می‌کنند:

• Toggle
• Harvest