Zeeg

وبلاگ زیگ

با زیگ ، سریع و بی‌دردسر ، جلسه یا قرارت رو هماهنگ کن!



Zeeg
calendar ۲۷ خرداد ۱۴۰۱
archive بهره‌وری

راهنمای برنامه‌ریزی با تقویم گوگل

Avatar امین بهره‌مند
calendar ۲۷ خرداد ۱۴۰۱
archive بهره‌وری
چطور با تقویم گوگل برنامه‌ریزی کنیم؟

تقویم گوگل یا همان گوگل کلندر (Google Calendar) یکی از بهترین محصولات گوگل است که می‌تواند در برنامه‌ریزی و نظم دادن به کار و زندگی کمک بزرگی به شما بکند. با این حال بسیاری از افراد با این محصول آشنا نیستند یا اگر هم آشنا هستند، نمی‌دانند برای استفاده‌ی بهینه از آن، باید از کجا شروع کنند.

در این مطلب قصد داریم از ابتدا قدم به قدم شما را همراهی کنیم تا با تقویم گوگل آشنا شوید، برنامه‌ها و کارهایتان را در آن وارد کنید و به کمک آن به زندگی‌تان نظم دهید.

آنچه در این مطلب می‌خوانید:

چرا باید از تقویم گوگل استفاده کرد؟

با رشد تکنولوژی و گسترش اینترنت، زندگی انسان‌ها چندبعدی‌تر از قبل شده. ما که در معرض هجوم اطلاعات قرار داریم، دوست داریم بتوانیم بیشترین استفاده را از عمرمان بکنیم و این کار جز با برنامه‌ریزی امکان‌پذیر نیست.

هرکس برای برنامه‌ریزی از ابزار خاصی استفاده می‌کند. خیلی از افراد دوست دارند برنامه‌هایشان را روی کاغذ بنویسند. برخی از پلنرها یا همان دفترهای برنامه‌ریزی استفاده می‌کنند. اما این ابزارها در کنار مزایایشان، مشکلاتی هم دارند: همه‌جا در دسترس نیستند، اصلاح و تغییر در برنامه‌ریزی در این دفترها ساده نیست و حتی هزینه‌بر است. ضمن اینکه نمی‌توانند انجام کارها را به شما یادآوری کنند.

تقویم گوگل

تقویم گوگل چنین مشکلاتی ندارد. چه در کامپیوتر و چه در گوشی موبایل و در هر مکانی که باشید به آن دسترسی دارید. تغییر برنامه‌ در آن بسیار راحت و بدون هزینه است و می‌تواند کارهایتان را به شما یادآوری کند. علاوه بر این‌ها قابلیت‌های پیشرفته‌ی دیگری هم دارد. مثلاً می‌توانید تقویم و برنامه‌تان را با افراد دیگری به اشتراک بگذارید یا با استفاده از قابلیت هدف‌گذاری (Goal) از هوش مصنوعی گوگل کمک بگیرید تا اهداف بلندمدتتان را در برنامه‌تان جای دهد.

تقویم گوگل ابزاری مدرن برای برنامه‌ریزی در دنیای مدرن است.

چطور حساب گوگل کلندر بسازیم؟

برای استفاده از تقویم گوگل نیازی به ایجاد حساب جداگانه ندارید. مثل سایر محصولات گوگل، کافی است یک حساب گوگل داشته باشید تا بتوانید از تقویمش استفاده کنید. اگر حساب گوگل ندارید، به این آدرس بروید و برای خودتان یک حساب بسازید.

حالا کافی است نرم‌افزار تقویم گوگل مخصوص سیستم‌عاملتان را دانلود و نصب کنید یا وارد نسخه‌ی دسکتاپ شوید.

نکته: در نسخه‌ی دسکتاپ می‌توانید تنظیمات بیشتری را تغییر دهید، اما در هر صورت بدون توجه به اینکه از کدام نسخه استفاده می‌کنید، اطلاعات شما همگام (Sync) می‌شود و در تمام نسخه‌ها در دسترستان است.

چطور تقویم شمسی را به تقویم گوگل اضافه کنیم؟

پیش از شروع به استفاده از تقویم گوگل بهتر است تقویم شمسی را هم به آن اضافه کنید. تقویم پیش‌فرض گوگل کلندر، میلادی است، اما این قابلیت را هم دارد که در کنار تاریخ‌های میلادی، تاریخ شمسی را نیز نمایش دهد. برای اضافه کردن تقویم شمسی به گوگل کلندر نیاز به هیچ افزونه‌ای ندارید. این کار از داخل تنظیمات تقویم گوگل امکان‌پذیر است، اما برای این کار باید حتماً از نسخه‌ی دسکتاپ وارد تقویمتان شوید.

روی علامت چرخ‌دنده‌ی بالا سمت راست کلیک و گزینه‌ی Settings را انتخاب کنید (یا اینجا کلیک کنید). در صفحه‌ی تنظیمات که برایتان باز می‌شود پایین بیایید تا به بخش View Options برسید. حالا برای Alternate calendars گزینه‌ی Persian را انتخاب کنید.

اضافه کردن تقویم شمسی به گوگل کلندر

از همین بخش و در قسمت Start week on می‌توانید روز شروع هفته را نیز عوض کنید و به شنبه (Saturday) تغییر دهید. به این ترتیب نمایش تاریخ و روزها با تقویم شمسی سازگارتر می‌شود.

چطور در تقویم گوگل برنامه‌ریزی کنیم؟

برای برنامه‌ریزی در تقویم گوگل، کارهایتان را به چند دسته تقسیم کنید:

  • کارهایی که ساعت شروع و مدت زمانشان مشخص است. مثلاً کلاس یا جلسه‌ای که باید در آن شرکت کنید. برای این کارها باید به تقویم رویداد (Event) اضافه کنید.
  • اتفاقاتی که می‌خواهید روزشان را به خاطر بسپارید، اما قرار نیست کار خاصی برایشان انجام دهید یا هنوز برایش برنامه‌ای نریخته‌اید. مثلاً تاریخ تولد دوستتان یا آخرین فرصت تحویل پروژه. برای این کارها هم باید یک رویداد (Event) به تقویم اضافه کنید، اما نوعش را All Day بگذارید (در ادامه بیشتر توضیح می‌دهیم.)
  • کارهایی که باید انجام دهید، اما روز و بازه‌ی زمانی خاصی برای انجامشان در نظر نگرفته‌اید. با این حال می‌خواهید جلوی چشمتان باشد و مدام به شما یادآوری شود تا بالاخره انجامش دهید. برای مثال اگر قرار است ایمیلی به کسی بزنید یا مطلب خاصی را بخوانید که اولویت فوری ندارد، اما سرانجام باید انجام شود. برای این کارها باید یادآور (Reminder) به تقویم اضافه کنید.

نکته: تمام مناسبت‌های ایرانی و مذهبی به صورت پیش‌فرض در تقویم گوگل وجود دارد. همچنین اگر در اطلاعات مخاطبان گوگل خود، تاریخ تولدشان را وارد کرده باشید، گوگل آن‌ها را نیز در تقویمتان نمایش می‌دهد.

اضافه کردن رویداد (Event) به تقویم گوگل

اضافه کردن رویداد (Event) به تقویم گوگل چه در نسخه‌ی دسکتاپ و چه در نسخه‌های موبایلی مشابه است. شما می‌توانید داخل تقویم و روی هر ساعتی از روز که مد نظرتان است، کلیک کنید تا پنجره‌ی اضافه کردن رویداد برایتان باز شود. همچنین می‌توانید روی دکمه‌ی به‌علاوه (در نسخه‌های موبایلی) و روی دکمه‌ی Create + (در نسخه‌ی دسکتاپ) کلیک کنید. سپس از بین گزینه‌هایی که برایتان نمایش داده می‌شود، گزینه‌ی Event را انتخاب کنید. حالا می‌توانید برای آن کار عنوان انتخاب کنید (برای مثال کلاس یوگا یا جلسه‌ی هماهنگی) و روز و ساعتش را تعیین کنید.

این امکان وجود دارد که به گوگل بگویید چقدر قبل از آن رویداد، با ارسال نوتیفیکشن، فرا رسیدن زمانش را به شما یادآوری کند. برای این کار در نسخه‌ی دسکتاپ کافی است در همان کادر تعریف رویداد، مطابق عکس زیر، روی نام تقویمتان کلیک کنید تا چند گزینه‌ی بیشتر برایتان باز شود. مدت زمان جلوی علامت زنگوله، همان مدت زمان موردنظر ماست. در نسخه‌ی موبایل اگر کمی صفحه را پایین ببرید، این گزینه را می‌بینید.

مشخص کردن یادآور برای رویداد در تقویم گوگل

شما حتی می‌توانید برای رویدادتان رنگ انتخاب کنید تا وقتی در تقویمتان ثبت می‌شود، بلوکه‌ی مربوط به آن رنگ خاصی داشته باشد. از این قابلیت می‌توانید هم برای تزئین تقویمتان استفاده کنید و هم برای دسته‌بندی کردن کارهای مربوط به هم.

در نهایت هم روی Save کلیک کنید تا کارتان به تقویم اضافه شود.

نکته: شما می‌توانید رویدادهای تکرارشونده در تقویمتان وارد کنید. برای نمونه کلاسی دارید که هفته‌ای دو جلسه برگزار می‌شود و نمی‌خواهید هر بار جداگانه کلاس را به تقویم اضافه کنید. برای این کار می‌توانید یک رویداد تعریف کنید و به گوگل کلندر بگویید که با چه ترتیبی این رویداد را در تقویمتان تکرار کند. برای آشنایی با شیوه‌ی این کار، این مطلب را بخوانید.

اضافه کردن رویداد با ویژگی All day به تقویم گوگل

برای این کار همان‌طور که در بخش قبل توضیح داده شد، منوی ایجاد رویداد را باز کنید. در نسخه‌ی موبایل کافی است گزینه‌ی All-day را فعال کنید. اما در نسخه‌ی دسکتاپ ابتدا باید روی گزینه‌ی More Options کلیک کنید و در صفحه‌ای که برایتان باز می‌شود گزینه‌ی All day را تیک بزنید.

اضافه کردن رویداد All day‌ به گوگل کلندر

رویدادی که با این ویژگی ایجاد می‌کنید، بالای ستون مربوط به آن روز و خارج از بازه‌ی بیست و چهار ساعت نمایش داده می‌شود.

اضافه کردن یادآور (Reminder) به تقویم گوگل

  • در نسخه‌های موبایلی روی علامت به‌علاوه کلیک کنید. از بین گزینه‌های موجود Reminder را انتخاب کنید. حالا مشخص کنید که می‌خواهید چه چیزی و برای چه روزی به شما یادآوری شود.
  • در نسخه‌ی دسکتاپ روی دکمه‌ی Create + کلیک کنید. گزینه‌ی Event را انتخاب کنید. در کادری که برایتان باز می‌شود، زبانه‌ی Reminder را انتخاب کنید. حالا مشخص کنید که می‌خواهید چه چیزی و برای چه روزی به شما یادآوری شود.

نکته: وقتی کاری را به پایان رساندید که به‌عنوان یادآور تعریف کرده بودید، در تقویم روی آن کلیک کنید و گزینه‌ی Mark as done را انتخاب کنید. در غیر این صورت آن یادآور به روز بعد منتقل می‌شود تا آن کار را به شما یادآوری کند. این یکی از تفاوت‌های اصلی یادآور و رویداد است.

چطور با تقویم گوگل هدف‌گذاری کنیم؟

گوگل کلندر قابلیت جالبی دارد که با آن می‌توانید هدفی برای خودتان تعیین کنید (مثلاً ورزش روزانه‌ی 20 دقیقه‌ای) و گوگل این هدف را به شکل هوشمند در برنامه‌ی روزانه‌تان جا می‌دهد. برای تعریف هدف (Goal) باید از نسخه‌های موبایلی تقویم گوگل استفاده کنید.

استفاده از Goal در گوگل کلندر

روی علامت به‌علاوه کلیک کنید. از بین گزینه‌های موجود Goal را انتخاب کنید. در صفحه‌ای که برایتان باز می‌شود، انتخاب کنید که هدفتان از چه دسته‌ای است (سلامتی، یادگیری مهارت، وقت‌گذرانی با دوستان و خانواده و…). در گام‌های بعد گوگل از شما می‌پرسد که می‌خواهید با چه تناوب و چه مدت برای آن هدف زمان بگذارید، ترجیح می‌دهید آن کار را در چه بازه‌ای از روز انجام دهید و…

بعد از تکمیل همه‌ی مراحل، گوگل به صورت هوشمند برای آن هدف رویدادهایی در تقویم شما تعریف می‌کند تا بتوانید در بلندمدت به آن برسید.

چطور جلسه‌ها را با تقویم گوگل مدیریت کنیم؟

اگر از آن دسته افرادی هستید که جلسه‌های بسیاری دارید، استفاده از تقویم گوگل برای شما واجب است. زیرا می‌توانید برنامه‌ها و کارهایتان را در آن وارد کنید و هر زمان که می‌خواهید وقت جلسه‌ای را تنظیم کنید، با نگاه به تقویم گوگل، زمانی را انتخاب کنید که با کارهای دیگرتان تداخل نداشته باشد.

اما صبر کنید! نیازی نیست این بررسی‌ها را خودتان انجام دهید. زیگ می‌تواند این کار را برایتان انجام دهد.

اتصال تقویم گوگل به زیگ

زیگ دستیار هوشمندی است که به تقویم گوگل شما متصل می‌شود و می‌تواند زمان جلسه‌های شما را مدیریت کند و حواسش باشد که جلسه‌هایتان با کارهای دیگرتان تداخل نداشته باشد. در ضمن با استفاده از زیگ برای هماهنگی جلسه‌ها، دیگر نیازی به پیام‌های رفت‌وبرگشتی ندارید. تنها لینک زیگتان را برای مهمان می‌فرستید و زیگ با توجه به قوانینی که برایش مشخص کرده‌اید و همچنین کارهای ثبت‌شده در تقویم گوگلتان، زمان‌های آزاد را به مهمان نمایش می‌دهد. مهمان هم یکی از آن روز و ساعت‌ها را انتخاب می‌کند و جلسه هماهنگ می‌شود. زیگ این جلسه را هم در تقویم گوگلتان ثبت می‌کند.

سخن آخر

حالا که با شیوه‌ی استفاده از تقویم گوگل آشنا شدید، خوب است که از آن برای مدیریت بهتر زمانتان استفاده کنید. سعی کنید کارها و برنامه‌هایتان را از روز یا روزهای قبل در تقویم وارد کنید، تا از ابتدای هر روز بدانید قرار است به چه کاری مشغول باشید. در این راه استفاده از تکنیک بسته‌بندی زمان (Time Boxing) می‌تواند بسیار مفید باشد. در این مطلب شیوه‌ی استفاده از این تکنیک را کامل توضیح داده‌ایم.

توضیحاتی که در این مطلب مطالعه کردید، اصول اولیه‌ی استفاده از تقویم گوگل بود. اما این محصول امکانات فراوان دیگری نیز دارد که شما می‌توانید در مطلب زیر بیشتر درباره‌شان بخوانید:

بیشتر بخوانید: 8 قابلیت گوگل کلندر که باید بشناسید.

اشتراک‌گذاری

پاسخ به لغو
Comments دیدگاه‌ها
Avatar ایلیا
۳۱ خرداد ۱۴۰۱
Reply پاسخ دادن
سلام برنامتون عالیه 💎