کرونا تحولاتی در محیط‌های کار ایجاد کرده که به احتمال زیاد آینده‌ی بیش‌تر سازمان‌ها را برای همیشه تغییر می‌دهد. در دوران این بحران بسیاری از مدیران و رهبران تیم‌ها مجبور به دنبال کردن استراتژی‌هایی جدید شده‌اند تا بتوانند با دورکاری فعالیت‌هایشان را پیش ببرند. بسیاری نیز تلاش کرده‌اند تا محیط کار را به‌گونه‌ای بازطراحی کنند تا با رعایت پروتکل‌های بهداشتی، سلامت کارکنان‌شان را حفظ کنند. در این میان رایج‌ترین تغییری که اتفاق افتاده، تغییر ساعت کاری کارکنان است. حالا این تغییر ممکن است برای همگام شدن با تحولات زندگی و وضعیت کار اتفاق افتاده باشد یا برای کاهش رودررویی‌های اجتماعی و یا برای پاسخگویی به نیازهای متزلزل و متغیر کسب‌وکارها. علت هرچه باشد، یک چیز مشخص است: ساعت کاری ۹ صبح تا ۵ عصر دیگر بهترین گزینه‌‌ی ما نیست.

همه‌گیری کرونا باعث شد بیش از پیش به پرستاران، پزشکان، کارکنان فروشگاه‌های مواد غذایی، پیک‌ها و سایر کسانی توجه شود که معمولن ساعت کاری نامنظمی دارند. البته حقیقت این است که ساعت کاری غیراستاندارد پیش از این هم کاملن رایج بوده. از این به بعد نیز هر سازمانی باید با مزایا و معایب استفاده از آن آگاه باشد و با علم به این نکات، تصمیم بگیرد که از این شیوه‌ برای برنامه‌ریزی ساعت کاری کارکنانش استفاده بکند یا نه. به هر حال تغییر ساعت کاری می‌تواند نتایج مهمی روی کارکنان، چه از جنبه‌های شخصی و چه از جنبه‌های کاری، داشته باشد.

اخیرن مقاله‌ای در مجله‌ی رفتار سازمانی (Journal of Organizational Behavior) منتشر شده که در آن نتایج 153 مقاله‌ی دانشگاهی در زمینه‌ی بررسی نحوه‌ی اثرگذاری ساعت کاری غیراستاندارد بر پارامترهای مختلفی مرور و جمع‌بندی شده است؛ پارامترهایی از جمله روحیه، رفتار، سلامت جسمی و روحی و زندگی شخصی و خانوادگی‌ کارکنان سازمان‌ها. این مقاله نتیجه می‌گیرد که اگر شما، در نقش مدیر سازمان یا رهبر تیم، قصد بازنگری در ساعت کاری کارکنان خود را دارید، ابتدا باید به جواب چهار سوالی فکر کنید که در ادامه آن‌ها را مرور می‌کنیم.

1. ساعت کاری سازمان چگونه روی سلامت و بازدهی کارکنان تاثیر می‌گذارد؟

نویسندگان مقاله مجموعه‌ای از سیستم‌های ساعت کاری غیراستاندارد از جمله شیفت‌های چرخشی، کار شبانه، ساعت کاری دلخواه و… را بررسی کرده و به این نتیجه رسیده‌اند که این رویکردها هرکدام به‌شکلی روی میزان غیبتِ غیرموجه، نرخ ترک شرکت و عملکرد شغلی کارکنان تاثیر می‌گذارند.

کار کردن در شیفت شب معمولن با غیبت‌های غیرموجه بیش‌تر و بهره‌وری کم‌تر همراه است. از آن طرف سیستم ساعت کاری دلخواه به‌طور میانگین به کاهش غیبت‌های غیرموجه و نرخ ترک شرکت منجر می‌شود. گزارش اخیر موسسه‌ی گالوپ نشان می‌دهد 51 درصد از کارکنان آمریکایی قصد دارند کارشان را با شغلی عوض کنند که ساعت کاری دلخواه را در اختیارشان قرار می‌دهد. به‌خصوص مادران شاغل که به‌شدت طرفدار این سیستم هستند.

سیستم ساعت کاری تنها روی بازدهی کارکنان اثر نمی‌گذارد. بلکه بر روحیه و سلامت آن‌ها نیز تاثیرگذار است. بررسی‌ها نشان داده‌اند که ساعت کاری دلخواه و ساعت کاری فشرده (که کارکنان ساعت‌های بیش‌تری را در روز و در عوض روزهای کم‌تری را در هفته کار می‌کنند)، به افراد اجازه می‌دهند کنترل بیش‌تری روی وقت‌شان داشته باشند و اوقات فراغت‌شان بیش‌تر شود. نتیجه‌ای که به افزایش رضایت شغلی منجر می‌شود. در طرف مقابل، شیفت‌های چرخشی و شبانه کم‌تر پیش‌بینی‌پذیر هستند و آثار مخرب‌تری روی زندگی شخصی کارکنان دارند و در نهایت رضایت شغلی را پایین می‌آورند.

اگر بخواهیم از جنبه‌ی سلامت نگاه کنیم، ساعت‌های کاری شیفتی، شبانه و بعد از ظهری معمولن اثرات قابل‌توجهی روی سلامت جسمی و روحی فرد می‌گذارند. برای نمونه می‌توانند توازن خواب و خوراک کارکنان را بر هم بزنند. چنین تاثیراتی در گذر زمان پیامدهایی جدی برای سلامت افراد دارند.

بگذارید به نمونه‌ای اشاره کنیم: در سال 2016 مطالعه‌ای روی تقریبن 189 هزار زن در بازه‌ی سنی 24 ساله انجام شد و نتایج نشان داد آن‌هایی که بیش از 10 سال در شیفت‌های چرخشی شبانه کار می‌کردند، احتمال ابتلایشان به بیماری کرونری قلبی 15 تا 18 درصد بیش‌تر بوده است. ساعت‌ کاری نامنظم می‌تواند باعث شود که فرد نتواند رابطه‌ی خوبش را با همسر و فرزندانش حفظ کند. این آثار مخرب می‌تواند منجر به نارضایتی از ساعت کاری شود که موضوع بسیار مهمی است. زیرا بررسی‌ها نشان داده رضایت از ساعت کاری رابطه‌ای مستقیم با تعهد کاری (Work Engagement) دارد.

2. می‌توانیم ساعت کاری را بیش‌تر از قبل با نیازها، خواسته‌ها و شخصیت کارکنان هم‌راستا کنیم؟

هنگام بازنگری در سیستم ساعت کاری سازمان، باید به عامِل «ساعت کاری مناسبِ هر فرد» توجه ویژه‌ای داشته باشید. گرچه بررسی‌ها نشان داده‌اند که برخی شیوه‌های برنامه‌ریزی ساعت‌های کاری نسبت به بقیه مضرتر هستند، اما واضح است که برخی کارکنان با کار کردن در ساعاتی خاص راحت‌ترند. برای نمونه گرچه مطالعات نشان داده‌اند که ساعت‌‌های کاری غیراستاندارد، مانند کار کردن در شیفت‌های شبانه، می‌تواند باعث کاهش میزان سلامت کارکنان شود، اما در مطالعه‌ای نشان داده شده که بعضی کارکنان با این ساعت‌های کاری راحت‌ترند. این موضوع می‌تواند علت‌های مختلفی داشته باشد، از جمله وضعیت خانواده یا متفاوت بودن ساعت زیستی این افراد.

به همین دلیل اگر قصد دارید که از ساعت‌ کاری غیراستاندارد استفاده کنید، باید تمام تلاش‌تان را بکنید تا افرادی را پیدا کنید که با توجه به شخصیت، نیازها یا وضعیت زندگی‌شان، با چنین سیستمی راحت باشند.

سازمان‌ها می‌توانند در فرایند استخدام روی این موضوع تمرکز ویژه‌ای بکنند. برای کارکنان فعلی نیز می‌توانید پرسش‌نامه‌هایی طراحی کنید تا متوجه شوید ترجیح‌شان چیست و بر آن اساس برنامه‌ریزی دقیق‌تری داشته باشید.

3. پیاده‌سازی ساعت کاری شخصی‌سازی‌شده یا دادن کنترل بیش‌تر به کارکنان روی ساعت کاری‌شان، چه پیامدهایی دارد؟

باید بدانید که می‌شود با توجه به نیازها و خواسته‌های افراد، برای هرکس ساعت کاری شخصی‌سازی‌شده‌ای را پیاده کرد. نظریه‌های عدالت سازمانی اعتقاد دارند که ساعت کاری کارکنان باید منصفانه و نه الزاماً مشابه یکدیگر باشد. در نتیجه رویکرد استفاده از یک سیستم ساعت کاری برای تمام کارکنان منسوخ شده است. در دوران کرونا، بسیاری از کارمندان با استفاده از دورکاری و همکاری مجازی مشغول انجام وظایف‌شان شده‌اند و منطقی است که فکر کنیم بیش‌ترشان بر اساس زمان‌بندی خودشان کار می‌کنند.

اگر سازمان شما می‌خواهد به کارکنانش کنترل بیش‌تری روی زمان بدهد، می‌تواند مفهوم کارتراشی (Job Crafting) را به انتخاب ساعت کاری‌ نیز تعمیم دهید. کارتراشی به‌شکل سنتی‌اش به کارکنان اجازه می‌دهد که خودشان انتخاب کنند روی چه چیزی، با چه کسی و به چه علت کار کنند. در واقع افراد می‌توانند شغل‌شان را مطابق میل خود «تراش» بدهند. این ایده را می‌توان به ساعت کاری افراد نیز گسترش و اجازه داد که آن را نیز مطابق میل و نیازهای خودشان انتخاب کنند.

البته که این رویکرد می‌تواند چالش‌هایی، به‌خصوص برای مدیران، ایجاد کند؛ زیرا پیدا کردن ترکیبی که هم پاسخگوی نیازهای کارکنان باشد و هم بتوان به کمکش وظایف تیم را به‌خوبی پیش برد، سخت خواهد بود. اما اکنون فرصت خوبی است تا به‌شکلی جدی‌تر و با بلندنظری بیش‌تری به این رویکرد فکر کنید.

4. آیا می‌توان به‌شکلی کارآمد بین نیازها و خواسته‌های سازمان و کارکنان توازن برقرار کرد؟

سیستم اقتصادی این روزهای دنیا از ما انتظار دارد 24 ساعت شبانه‌روز، 7 روز هفته و 365 روز سال را کار کنیم. همین سیستم به سازمان‌ها پیشنهاد می‌کند سراغ کارکنانی بروند که بتوانند پیوسته، شب‌ها و حتا حین تعطیلات کار کنند تا به خواسته‌های مشتری پاسخ داده شود. بررسی‌ها نشان می‌دهد که طی سال‌های اخیر کارفرمایان به‌شکل فزاینده‌ای خواهان فعالیت کارکنان‌شان در ساعت‌های کاری «نوسانی» هستند؛ از ویژگی‌های این سیستم می‌توان به ساعت‌های فعالیت پیش‌بینی‌نشده، پیشاپیش اعلام نکردن به کارکنان و ارایه‌ی اطلاعات محدود و ناقص به آن‌ها اشاره کرد. البته مطالعه‌ای که اخیرن نتایجش منتشر شده نشان می‌دهد که ساعت کاری نوسانی می‌تواند استرس فراوان و دشواری‌هایی برای کارکنان و خانواده‌هایشان ایجاد کند. این پیامدها بیش از بقیه روی افرادی نمود دارد که حقوق دریافتی‌شان بالا نیست و از مزایای محدودی برخوردارند.

صد البته مدیران باید به فکر باشند که سازمان‌شان کارکرد اصلی‌اش را حفظ کند و شاید همیشه هم نتوان برای کارکنان ساعت کاری ایده‌آلشان را پیاده‌سازی کرد. اما در این بین باید به خواسته‌ها و نیازهای کارکنان نیز توجه کرد. قرار نیست با کارکنان برده‌وار رفتار شود و همیشه سازمان بر آن‌ها اولویت داشته باشد.

کلید حل این مشکل پیدا کردن نقطه‌ی تعادل بین نیازهای کوتاه‌مدت کسب‌وکار و فواید بلندمدت سیستم ساعت کاری جدید چه برای کارکنان و چه برای سازمان است.

کلام آخر

شاید زمان آن رسیده باشد که سازمان‌ها از حالت مکانیکی‌شان خارج شوند و به کارکنان‌شان اجازه دهند خودشان درباره‌ی ساعت کاری‌شان تصمیم بگیرند یا حداقل نقش پررنگ‌تری در این زمینه داشته باشند. بحث‌های بسیاری در جریان است که در دوران پساکرونا، مردم دنیا کجا (برای نمونه از خانه) و چطور (برای نمونه با استفاده از تکنولوژی ویدیو کنفرانس) کار خواهند کرد. شاید بتوان عامل دیگری هم به این مباحث اضافه کرد: چه وقت. اکنون بهترین زمان برای تفکر روی ساعت کاری سازمان و تیم‌تان و در صورت نیاز، بازنگری در آن است.