اولویت بندی کارها یکی از مشکلاتی است که انسانِ مدرن همیشه با آن درگیر بوده است. با افزایش ارتباطات و حجم کارهای ریز و درشت و متنوعی که هر نفر باید انجام دهد، نیاز به برنامه‌ریزی نیز بیش‌تر شده. هنگام برنامه‌ریزی مهم‌ترین سوالی که پیش می‌آید این است: کارها را با چه ترتیب و اولویتی انجام دهم؟

با این حساب اگر بگوییم اولویت بندی کارها مهم‌ترین بخش برنامه‌ریزی است، بی‌راه نگفته‌ایم؛ اینکه بدانید کدام کار اهمیت بالاتری دارد و اجازه ندهید انرژی‌تان صرف کارهای کم‌اهمیت‌تر شود، نکته‌ای است که می‌تواند به موفقیت یا عدم موفقیت شما ختم شود. شاید اولویت بندی‌ کارها در نگاه اول به‌نظر ساده بیاید، اما تجربه ثابت کرده که بسیار دشوارتر از چیزی است که فکر می‌کنیم. به‌خصوص زمانی که کارها زیاد می‌شود و تعداد فعالیت‌هایی که به‌نظرمان اولویت یکسانی دارند، بالا می‌رود. اینجاست که داشتن ساز و کاری منسجم برای اولویت بندی کارها اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کند. این همان موضوعی است که قصد داریم در این مطلب به آن بپردازیم.

در این مطلب به موضوعات زیر می‌پردازیم:

• چرا اولویت بندی کارها اهمیت دارد؟
• فهرستی از تمام کارها بسازید!
• اولویت بندی کارها به‌کمک ماتریس آیزنهاور
• فهرست کارهای مهم به روش آیوی لی
• روش ABCDE برای ریزتر کردن اولویت‌ها
• قورباغه‌ات را قورت بده!

چرا اولویت بندی کارها اهمیت دارد؟

شاید نام «اصل پارتو» به گوش‌تان خورده باشد. صورت کلی این اصل می‌گوید که «تقریبن ۸۰ درصد اثرات از ۲۰ درصد علل ناشی می‌شود». اصل پارتو در حوزه‌های گوناگون از اقتصادی گرفته تا بهداشتی کاربرد دارد، اما اگر بخواهیم آن را در مورد حوزه‌ی مورد بحث خودمان به زبان ساده بازنویسی کنیم، باید بگوییم: نزدیک به ۸۰ درصد از نتایج و آورده‌هایی که از فعالیت‌هایمان به دست می‌آوریم، حاصل ۲۰ درصد کارهایمان است.

حالا این چه ارتباطی با اولویت بندی کارها دارد؟ اگر بتوانیم آن ۲۰ درصد از کارهایی را شناسایی کنیم که بیش‌ترین آورده را برایمان دارند، می‌توانیم توان و انرژی بیش‌تری روی آن‌ها بگذاریم تا با صرف انرژی کم‌تر و بهینه‌تر، بیش‌ترین بهره‌وری را داشته باشیم. اما مشکل اینجاست که شناسایی این دسته از کارها همیشه آنچنان ساده نیست…

فهرستی از تمام کارها بسازید!

اولین گام برای اولویت بندی کارها این است که فهرستی از تمام کارهایتان تهیه کنید. بیایید اسمش را «شاه‌فهرست» بگذاریم. باید تا جایی که می‌توانید هر کاری را که به ذهن‌تان می‌رسد در شاه‌فهرست بنویسید. فرقی نمی‌کند که این کار هماهنگ کردن قرار با رییس‌تان باشد یا بردن بچه‌ها به پارک یا نوشتن گزارش پیشرفت پروژه. همه‌ی کارها، با هر سطح از اهمیت، باید در شاه‌فهرست آورده شود. در ضمن سعی کنید تا جای ممکن کارهایتان را ریز به ریز بنویسید و از نوشتن کارهایی کلی که خودشان از تعداد زیادی کار جزئی تشکیل شده‌اند، پرهیز کنید.

نکته: فراموش نکنید که اگر می‌خواهید قرار ملاقات یا جلسه‌ای را هماهنگ کنید، زیگ می‌تواند به شما کمک کند تا در زمان‌تان صرفه‌جویی کنید.

برای این کار فرقی نمی‌کند که از وسایل سنتی مانند کاغذ و قلم استفاده کنید، یا سراغ ابزار مدرن بروید و از نرم‌افزارهای مدیریت کارها بهره ببرید. پیش‌تر در این مقاله برایتان نوشته بودیم که چرا نباید از فهرست‌های To-Do برای برنامه‌ریزی روزانه استفاده کرد. اما برای گام اول در مشخص کردن اولویت کارها، نرم‌افزارهای To-Do ابزارهای بسیار مفیدی هستند.

زمانی که شاه‌فهرست‌تان کامل شد، با یک نگاه به آن متوجه می‌شوید که کارهای مختلف، به سطح توجه مختلفی نیاز دارند. کارهایی هستند که باید امروز انجام‌شان دهید. کارهایی هستند که باید در طول هفته یا ماه انجام‌شان دهید. بعضی اهداف بلندمدت نیز هستند که دستیابی به آن‌ها می‌توانند شما را در زندگی جلو بیندازند.

شروع به دسته‌بندی شاه‌فهرست‌تان کنید و کارها را به دسته‌های ماهانه، هفتگی و روزانه تقسیم کنید. برایان تریسی (Brian Tracy) می‌گوید که اول باید فهرست کارهای ماهانه‌تان را از شاه‌فهرست استخراج کنید. سپس کارهای هفتگی‌تان را از فهرست کارهای ماهانه‌تان استخراج کنید و از دل آن نیز کارهای روزانه‌تان را بیرون بکشید.

دسته‌بندی کارها به این ترتیب دو فایده دارد: اول اینکه مطمئن می‌شوید کارهای روزانه‌تان در راستانی اهداف بلندمدت‌تان خواهند بود. دوم اینکه خیالتان راحت است که روزانه وقت‌تان فقط صرف کارهایی نمی‌شود که ناگهان پیش می‌آیند.

حالا زمان آن است که به‌کمک یکی از روش‌های زیر، کارهای هر دسته را اولویت‌بندی کنید.

اولویت بندی کارها به‌کمک ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور که نامش را از دوایت دیوید آیزنهاور (Dwight David Eisenhower)، سی و چهارمین رییس‌جمهور ایالات متحده گرفته، ماتریسی است که می‌تواند به شما کمک کند کارهای «فوری» را از کارهای «مهم» تفکیک کنید.

در ماتریس آیزنهاور کارهای «فوری» به کارهایی گفته می‌شود که لازم است سریع به آن‌ها رسیدگی کنید. یعنی یا نیاز است که واکنشی لحظه‌ای به آن‌ها نشان دهید (برای نمونه جواب دادن به تلفن، ایمیل یا حضور در جلسه‌های اضطراری) یا نسبت به زمان حساس‌اند، یعنی ضرب‌الاجل‌های سفت و سختی دارند. برای نمونه شرکت در آزمون آنلاین ضمن خدمت که باید در بازه‌ای خاص در آن شرکت کنید.

از طرف دیگر کارهایی «مهم» تلقی می‌شوند که در راستای اهداف بلندمدت شما هستند. کارهایی که در درازمدت می‌توانند برای شما ارزش‌آفرین باشند یا بخشی از اهداف و ارزش‌های زندگی‌تان محسوب می‌شوند. برای نمونه می‌توان به تعامل با دوستان، ورزش کردن روزانه، یادگیری موسیقی، دستیابی به اهداف نقشه‌ی کسب و کارتان و چیزهایی از این دست اشاره کرد.

بر این اساس ماتریس آیزنهاور کارها را به چهار دسته‌ی زیر تقسیم می‌کند و برای هر دسته توصیه‌ای متفاوت دارد:

• فوری و مهم: در اولین فرصت انجامش بده.
• غیرفوری، اما مهم: برایش برنامه‌ریزی کن.
• فوری، اما غیرمهم: به فردی دیگر واگذارش کن.
• غیرفوری و غیرمهم: حذفش کن.

از بین توصیه‌های بالا، عمل به توصیه‌ی واگذار کردن کارهای «فوری، اما غیرمهم» به دیگران برای بعضی افراد دشوارتر است. شاید ذهن‌تان فریب‌تان دهد و با خود بگویید که فلان کار روزانه فقط 5 دقیقه از وقتم را می‌گیرد، در حالی که اگر بخواهید آن را به فرد دیگری واگذار کنید، شاید نتواند به کیفیت خودتان انجامش دهد. در این اوقات از قانون 30x استفاده کنید: ۳۰ برابر زمانی را که برای انجام آن کار لازم دارید، صرف آموزش کاملش به فردی دیگر کنید. شاید در ابتدا زمان زیادی به‌نظر برسد (در مثال ما ۱۵۰ دقیقه)، اما در ادامه زمان بسیار زیادی را صرفه‌جویی خواهید کرد (در مثال ما با فرض ۲۵۰ روز کاری در سال، ۱۱۰۰ دقیقه).

فهرست کارهای مهم به روش آیوی لی

گاهی اوقات حتا اگر نهایت تلاش‌مان را بکنیم، باز هم با فهرستی پر از کارهای فوری و مهم روبه‌رو می‌شویم. حالا کدام‌شان را اول انجام دهیم؟ برای پاسخ به این سوال نیاز به راهی داریم تا بتوانیم به‌کمکش اهمیت واقعی کارها را کشف کنیم.

یکی از بهترین راهکارها، روشی است که آیوی لی (Ivy Lee) حدود ۱۰۰ سال پیش ابداع کرده است. در این روش با پیروی از قوانین زیر، مجبور می‌شوید که روزتان را اولویت‌بندی کنید:

1. در انتهای هر روز، فهرستی از شش کار مهمی بنویسید که فردا باید انجام دهید. بیش از شش کار ننویسید.
2. آن شش کار را بر اساس اینکه کدام‌شان اهمیت بیشتری دارند، رده‌بندی کنید.
3. فردا که شد، تمام تمرکزتان را روی اولین کار از آن فهرست بگذارید. تا زمانی که آن کار را تمام نکرده‌اید، سراغ کار بعدی نروید.
4. به همین ترتیب ادامه دهید. در انتهای روز، کارهایی را که موفق به انجام‌شان نشده‌اید به فهرست شش‌گانه‌ی روز بعد منتقل کنید.
5. همین روند را برای هر روز تکرار کنید.

اینکه خودتان را هر روز به شش کار (یا حتا کمتر) محدود کنید، ناخودآگاه کمک‌تان می‌کند کارها را بر اساس اهمیت واقعی‌شان اولویت‌بندی کنید و در حفظ تمرکزتان موفق‌تر باشید. اگر تمام کارهای فهرست را تمام کردید و وقت و حوصله داشتید، می‌توانید سراغ سایر کارهایتان بروید.

روش ABCDE برای ریزتر کردن اولویت‌ها

زمانی که تعداد کارهایتان زیاد باشد، برای مثال فرض کنید روی پروژه‌ای کار می‌کنید که جزئیات فراوانی دارد، یا زمانی که وظایف متعددی دارید، ماتریس آیزنهاور یا روش آیوی لی نمی‌توانند آن‌طور که باید و شاید موثر باشند. زیرا در نهایت با تعدادی کار مواجه می‌شوید که در نگاه اول در یک سطح از اهمیت قرار دارند. در این مواقع سراغ روش ABCDE بروید که برایان تریسی آن را ابداع کرده است:

• سراغ فهرست کارهایتان بروید و به هر کار از A تا E یک حرف اختصاص دهید (A برای مهم‌ترین و E برای کم‌اهمیت‌ترین کار).
• برای کارهای رده‌ی A شماره‌ای اختصاص دهید که نشان‌دهنده‌ی اولویت آن کار در بین کارهای هم‌رده‌اش باشد.
• این کار را آن‌قدر ادامه دهید تا تمام کارها حرف و عدد داشته باشند.

این روش اولویت بندی کارها، روشی ساده و فریبنده است. در حالت عادی شاید سخت بتوان تفاوت اهمیت بین دو فعالیت B1 و A3 را مشخص کرد، اما با این کار می‌توانید راحت‌تر آن‌ها را از هم تفکیک کنید.

قورباغه‌ات را قورت بده!

مارک تواین (Mark Twain) جمله‌ی منتسب معروفی دارد که می‌گوید:

اگر مجبوری قورباغه‌ی زنده‌ای را بخوری، هیچ فایده‌ای ندارد که مدتی طولانی بنشینی و فقط نگاهش کنی!

اصطلاح «قورباغه‌ات را قورت بده» از همین جمله‌ی معروف آمده است. ابتدای فهرست کارهای روزانه‌تان، یکی از این قورباغه‌ها را بگذارید. زیرا با انجامش نه تنها آن کار ناخوشایند از فهرست‌تان حذف می‌شود، بلکه برای ادامه‌ی روز هم روحیه‌ی مضاعفی می‌گیرید. بررسی‌ها نشان داده که همین پیروزی‌های کوچک می‌تواند روحیه و انرژی‌تان را برای کل روز حفظ کند.

برای اولویت بندی کارها نسخه‌ی یگانه‌ای وجود ندارد. روش‌های مختلفی برای این هدف توسعه یافته که کارآیی هرکدام از فرد به فردی دیگر و از کار به کاری دیگر تفاوت دارد. حتا می‌توان با ترکیب آن‌ها با یکدیگر، نتیجه‌ای جالب گرفت. مهم این است که بتوانید اهداف‌تان را خوب بشناسید، روش مناسب‌تان را انتخاب کنید و در نهایت، واقع‌بینی را فراموش نکنید.