حجم کارهایی که روی سرمان آوار شده‌اند، معمولن بیش‌تر از آن است که بتوانیم با سبک کاری فعلی‌مان به‌موقع انجام‌شان دهیم. شاید کارهایمان را اولویت‌بندی کرده باشیم، برنامه‌ریزی کرده باشیم، بعضی از کارها را به بقیه واگذار کرده باشیم و حتا تکنیک‌های مدیریت زمان را امتحان کرده باشیم، اما باز هم یک جای کار می‌لنگد.

برای موفقیت در هر فرایندی، لازم است که مجری به‌روشنی بداند هدف آن فرایند چیست، چه منابعی برای رسیدن به نتیجه‌ی مطلوب در اختیار دارد و برای پشت سر گذاشتن این مسیر یک نقشه‌ی راه طراحی کند. این همان چیزی است که از آن با عنوان «استراتژی» یاد می‌کنیم. برای مدیریت زمان هم نیاز داریم استراتژی‌هایی داشته باشیم تا بتوانیم در مدت زمان کم‌تر، کارهای بیش‌تری را انجام دهیم.

استراتژی‌های مدیریت زمان فراوان‌اند و نمی‌توان یک نسخه‌ی ثابت برای همه پیچید که بتوانند با استفاده از آن در مدیریت زمان موفق شوند. برای هر فرد و در هر موقعیتی، ممکن است یکی از استراتژی‌های مدیریت زمان جواب بدهد. اما آشنایی با انواع مختلف آن‌ها، می‌تواند به شما کمک کند تا نقشه‌ی راه خود را بهتر و موثرتر طراحی کنید. در این مطلب به مرورِ پنج استراتژی می‌پردازیم که پیاده‌سازی هرکدام از آن‌ها می‌تواند ساعت‌ها در وقت‌تان صرفه‌جویی کند.

انتظارات را به‌وضوح مشخص کنید

پیش از شروع کار برای خودتان مشخص کنید که کارفرما از شما چه انتظاری دارد. شاید به پروژه‌ای بسیار باکیفیت نیاز داشته باشد و ترجیح بدهد کیفیت را فدای زمان کند. شاید هم سرعت کار برایش مهم‌تر باشد و به نتیجه‌ای سریع‌تر اما کم‌کیفیت‌تر هم راضی باشد. شاید از شما انتظار داشته باشد در ابتدای کار برنامه‌ی جامعی به او ارایه دهید که می‌خواهید پروژه را چطور پیش ببرید، شاید هم با طرحی کلی و گنگ مشکلی نداشته باشد.

برای مثال فرض کنید در یک شرکت خدمات مالی فعالیت می‌کنید و رییس‌تان از شما می‌خواهد پروژه‌ای را بررسی کنید که آیا شرکت در آن مشارکت بکند یا نه. ممکن است زمان زیادی روی بررسی پروژه بگذارید و با کوهی از اطلاعات تحلیلی سراغ رییس‌تان بروید تا نتیجه را به او گزارش کنید. بعد متوجه شوید که او فقط یک بررسی کلی از شما می‌خواسته تا بداند آیا ارزش دارد برای بررسی بیش‌تر روی این پروژه زمان صرف شود یا نه.

اگر پیش از شروع کارها بدانید که دقیقن باید چه بکنید و از شما چه سطحی از کیفیت خواسته شده، می‌توانید ساعت‌ها در وقت‌تان صرفه‌جویی کنید. این موضوع فقط به کارهایی محدود نمی‌شود که کارفرماها به شما واگذار می‌کنند. دانستن انتظارات در کارهای خودتان هم کمک می‌کند که زمان و انرژی‌تان را متمرکزتر و بهینه‌تر هزینه کنید.

از تولیدات قبلی دوباره استفاده کنید

امکان استفاده‌ی مجدد از تولیدات قبلی به این بستگی دارد که کجا کار می‌کنید یا چه مسوولیتی دارید. اما هرجا که می‌توانید از تولیدات قبلی‌تان استفاده کنید. کپی-پیست کردن همیشه هم بد نیست. این استراتژی را می‌توانید برای ایمیل‌ها، ارایه‌ها، پروپوزال‌ها و هر کار دیگری پیاده کنید که مشابه این موارد باشند.

این استراتژی بیش از همه به درد کسانی می‌خورد که در کارشان ارایه‌های فراوانی دارند یا در حوزه‌ی آموزش فعالیت می‌کنند. وقتی از نظر زمانی در فشار هستید، با میل‌تان به تولید محتوای کاملن جدید مقابله کنید. از تولیدات قبلی‌تان استفاده کنید و کمی آن‌ها را ویرایش کنید تا بتوانید بهترین محتوای ممکن را ارایه دهید. سخنران‌های معروف عادت دارند که سخنرانی‌های مشابهی را بارها و بارها ارایه دهند، زیرا معتقدند کار نیکو کردن از پر کردن است.

برای خودتان قالب‌سازی کنید

برای کارهای روزمره چهارچوب تعیین کنید. کارهای تکراری که هر بار مراحل مشخصی دارند، نیازمند قالب‌سازی هستند. برای چنین کارهایی فهرستی تهیه کنید و هر بار گام‌به‌گام از روی آن پیش بروید. با انجام هر گام، آن را تیک بزنید. با این کار احتمال فراموشی برخی گام‌ها به حداقل می‌رسد و دیگر لازم نیست زمان زیادی صرف کنید که بدانید در مرحله‌ی بعد باید چه کاری انجام دهید.

درست کردن این فهرست‌ها نیازمند امکانات خاصی نیست. هرچند این روزها اپلیکیشن‌های زیادی وجود دارند که به شما در این کار کمک می‌کنند. از جمله‌ی آن‌ها می‌توان به Microsoft To Do اشاره کرد.

به‌جای نوشتن، صحبت کنید

گاهی اوقات ارایه‌ی کلامی میزان پیشرفت پروژه، بیش‌تر از ارایه‌ی نوشتاری کمک می‌کند. برای مثال ممکن است رییس‌تان از شما بخواهد که روی موضوعی خاص تحقیق کنید. به‌جای نوشتن متنی رسمی برای عرضه‌ی یافته‌هایتان، می‌توانید نکات کلیدی مد نظرتان را یادداشت کنید و خودتان به‌صورت کلامی آن‌ها را به گوش رییس برسانید. این‌گونه هم در وقت‌ خودتان صرفه‌جویی کرده‌اید (درگیر آماده‌سازی متن رسمی نشده‌اید)، هم در وقت رییس‌تان (چون لازم نیست برای خواندن و فهمیدن متن رسمی وقت بگذارد).

البته همیشه نمی‌توان این استراتژی را پیاده کرد. اما وقتی پای موضوعات انتزاعی، مانند طراحی، به میان می‌آید، این استراتژی به‌شدت جواب می‌دهد. گاهی اوقات به زبان آوردن موضوعات و مطرح کردن‌شان با بقیه، راحت‌تر از تلاش برای پیاده‌سازی آن‌ها در قالب کلمات است.

به هر کاری زمان اختصاص دهید

یکی از استراتژی‌های مدیریت زمان برای انجام کارهای بیش‌تر در مدت زمان کم‌تر، تصمیم‌گیری در مورد میزان زمانی که می‌خواهید روی یک کار صرف کنید و پایبندی به آن است. برای مثال فرض کنید که در مرحله‌ی تحقیق و جست‌وجوی یک پروژه بیش از حد معمول زمان می‌گذارید. در این صورت می‌توانید خودتان را ملزم کنید که بعد از یک یا دو ساعت تحقیق، از این مرحله گذر کنید. یا شاید موقع نوشتن گزارش حواس‌تان مدام پرت می‌شود و زمان نگارش آن گزارش بیش از اندازه‌ی معقول می‌شود. می‌توانید پیش از شروع به نگارش برای خودتان بازه‌ای تعیین کنید و سعی کنید در همان بازه، نگارش گزارش را تمام کنید.

اختصاص زمان به کارها تضمین نمی‌کند که حتمن بتوانید کاری را در زمان مشخص‌شده تمام کنید. اما به تمرکز شما کمک بسیاری می‌کند. از طرفی، اگر پیش از شروع کار درباره‌ی مدت زمانش تصمیم‌گیری کنید، می‌توانید با نتایج قانون پارکینسون مقابله کنید. قانونی که می‌گوید هر کار به اندازه‌ی زمانی که برایش اختصاص داده شده، طول می‌کشد.

همه‌ی ما محدودیت‌های خودمان را داریم، در نتیجه نمی‌توان صد درصد مطمئن بود که با استفاده از این استراتژی‌های مدیریت زمان، همه‌ی کارها به‌موقع انجام شوند. اما اگر این استراتژی‌ها را سرمشق خودتان قرار دهید، می‌توانید در مدت زمان کم‌تر، کارهای بیش‌تری بکنید.